5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket, 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Stuhlsatzenhaus 5
Stadt: Saarbrücken
Postleitzahl: 66123
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die im Rahmen dieses Vertrages geschuldete Implementierung der Software vollständig und funktionsfähig innerhalb von drei Monaten nach Zuschlagserteilung abzuschließen. Maßgeblich für den Fristbeginn ist das Datum der schriftlichen Zuschlagserteilung durch den Auftraggeber. Nach erfolgreicher Implementierung startet die Laufzeit der Bereitstellung der Software, sowie aller Lizenzen (User und Viewer) und des Supports zunächst 12 Monate. Einer expliziten Kündigung bedarf es nach Ablauf dieser 12 Monate nicht. Der AG kann den Vertrag für die Bereitstellung der Software, der Lizenzen und den Support dreimal um jeweils 12 Monate verlängern. Die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption ist spätestens 3 Monate vor Ablauf des jeweils laufenden Vertragsjahres in Textform zu erklären. Die maximale Vertragslaufzeit für die Bereitstellung der Software, der Lizenzen und den Support ist damit auf 48 Monate beschränkt.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium Preis: Für die Angebotswertung wird eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. 10 Punkte erhält das Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme. Alle Angebote, die darüber lie-gen, werden ins Verhältnis zu dem Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme gesetzt und mit 10 multipliziert. Die so ermittelte Punktebewertung wird auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet. Beispiel: Angebot "1" mit der niedrigsten Wertungssumme: 10.000,00 EUR Angebot "2" mit der Wertungssumme: 10.500,00 EUR Angebot 1 erhält 10 Punkte Angebot 2: 10.000 EUR x 10 Punkte ./. 10.500 EUR = 9,52 Punkte
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftlich mit Angebotsabgabe)
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium "Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftliches Konzept mit Angebotsabgabe)": Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabeunterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung. Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt werden: - Vorstellung des Grundverständnisses/der Interpretation des Auftrags: Mindestanforderung an die Lösung: - Vertragsmanagement - Fristenmanagement - Aktenmanagement - Dokumentenmanagement - KI-Anbindung Es gilt die technische Lösung bereitzustellen und darüber hinaus die Einführung zu begleiten. Insbesondere soll der Anbieter bei der Anpassung der Software an die Belange des Auftraggebers (Customizing) sowie Anbindung an Schnittstellen (IT-Unterstützung) unterstützen. Die Anzahl der Schnittstellen soll auf ein Minimum reduziert werden und weitere zukünftige technische Möglichkeiten offengehalten sein. Durch die Einführung sollen die Effizienz und Effektivität in der Stabsstelle gesteigert werden. Zudem sollen Prozesse optimiert, digitalisiert und automatisiert wer-den. Der Zugriff auf Daten soll ortsunabhängig ermöglicht werden, sodass gleich-zeitige Zugriffe und mobiles Arbeiten den Arbeitsalltag erleichtern. Dabei sind Ansichts- & Bearbeitungsrechte zu differenzieren. - Welche Fragestellungen würden Sie zu Beginn der gemeinsamen Projektentwicklung erarbeiten? Welche erachten Sie als zentrale Abstimmungspunkte, die zu Beginn festgelegt werden sollten? - Wie setzt sich Ihr Projektteam zusammen? Wer wird während der Implementierung für was zuständig sein? Stellen Sie bitte dar, wie und in welchem Umfang ihr System die Anforderungen (s. Leistungsbeschreibung) erfüllt. Die detaillierten schriftlichen Angaben sollten einen Mindestumfang von 2 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in welchem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden. Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftlich mit Angebotsabgabe)
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium "Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftliches Konzept mit Angebotsabgabe)": Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabeunterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung. Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt werden: - Vorstellung des Grundverständnisses/der Interpretation des Auftrags: Mindestanforderung an die Lösung: - Vertragsmanagement - Fristenmanagement - Aktenmanagement - Dokumentenmanagement - KI-Anbindung Es gilt die technische Lösung bereitzustellen und darüber hinaus die Einführung zu begleiten. Insbesondere soll der Anbieter bei der Anpassung der Software an die Belange des Auftraggebers (Customizing) sowie Anbindung an Schnittstellen (IT-Unterstützung) unterstützen. Die Anzahl der Schnittstellen soll auf ein Minimum reduziert werden und weitere zukünftige technische Möglichkeiten offengehalten sein. Durch die Einführung sollen die Effizienz und Effektivität in der Stabsstelle gesteigert werden. Zudem sollen Prozesse optimiert, digitalisiert und automatisiert wer-den. Der Zugriff auf Daten soll ortsunabhängig ermöglicht werden, sodass gleich-zeitige Zugriffe und mobiles Arbeiten den Arbeitsalltag erleichtern. Dabei sind Ansichts- & Bearbeitungsrechte zu differenzieren. - Welche Fragestellungen würden Sie zu Beginn der gemeinsamen Projektentwicklung erarbeiten? Welche erachten Sie als zentrale Abstimmungspunkte, die zu Beginn festgelegt werden sollten? - Wie setzt sich Ihr Projektteam zusammen? Wer wird während der Implementierung für was zuständig sein? Stellen Sie bitte dar, wie und in welchem Umfang ihr System die Anforderungen (s. Leistungsbeschreibung) erfüllt. Die detaillierten schriftlichen Angaben sollten einen Mindestumfang von 2 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in welchem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden. Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums: Mindestpunktzahl
Zuschlagskriterium — Zahl: 5,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Wertende Präsentation
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium "Wertende Präsentation" Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren. Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist. Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen. Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich) Der Auftraggeber erwartet, dass die Präsentation anschaulich, strukturiert und adressatengerecht erfolgt. Eigene Anwendungsbeispiele, eine Demo-Umgebung oder vorbereitete Screenshots sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie zur Erläuterung der Funktionalitäten beitragen. Im Rahmen der (wertenden) Präsentation müssen die Bieter ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können. Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden: Erwarteter Inhalt Vertragsmanagement: Funktionen zur Verwaltung von Verträgen, inkl. Verknüpfungen unter-/übergeordneter Verträge, Fristenverfolgung, Statusanzeige und Änderungsverlauf. Fristenmanagement: Fristenkontrolle mit Mehrfachzuweisungen je Dokument, Erinnerungsfunktionen, Kalenderansicht, Synchronisation mit Outlook. Suchfunktionen: Suchfunktionalitäten, inkl. Volltextsuche, strukturierter Aktenplan, Tagging, Filterfunktionen. KI-Anbindung: Unterstützende Suche innerhalb der Softwarelösung. KI-basierte Zusammenfassung von Dokumenten etc. durch intelligente Auswertung und Aufbereitung relevanter Daten in Echtzeit. Kommunikationsanbindung: Anbindung an Kommunikationssysteme wie beA, E-Mail, etc. Benutzerführung: Benutzeroberfläche, sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten (pro Benutzer) Rollen- und Rechtemanagement: Rechte- und Rollenkonzepts, Differenzierung nach Nutzergruppen und Zugriffsberechtigungen. Reversibilität /Datenmigration: Exportmöglichkeiten und Vorgehen bei Offboarding bzw. Systemwechsel. Technische Aspekte: Sicherheitskonzepte, Updateverfahren, Verfügbarkeit, Hosting in der EU, Authentifizierungsverfahren. Hinweis: Die Präsentation ist Bestandteil der Angebotsbewertung. Es wird darauf hingewiesen, dass wesentliche neue Inhalte, die nicht im schriftlichen Angebot benannt wurden, nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Präsentation dient der Vertiefung und Erläuterung des bereits eingereichten Angebots, nicht der nachträglichen Ergänzung desselben. Zur Jury der wertenden Präsentation Die Präsentation wird durch ein interdisziplinäres Gremium bewertet. Diese Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern. Bewertet wird insbesondere: - der Nachweis der Umsetzbarkeit der Anforderungen, - die Plausibilität und Praxisnähe der Lösung, - die Benutzerfreundlichkeit und technische Verständlichkeit, - sowie die Kohärenz zwischen schriftlichem Angebot und Präsentationsinhalten. Die Bewertung fließt gemäß den Vergabeunterlagen in die Gesamtwertung des Angebots ein. Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Wertende Präsentation
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium "Wertende Präsentation" Der Auftraggeber (AG) versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung, die das schriftliche Angebot (sowie die konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert. Sie ist Bestandteil des Wertungsvorgangs und dient dazu, die Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu evaluieren. Die Präsentation dient dem Auftraggeber dazu, über das schriftliche Angebot hinaus einen praxisnahen und inhaltlich fundierten Eindruck davon zu erhalten, wie die angebotene Lösung die technischen und funktionalen Mindestanforderungen erfüllt, wie gut der Bieter die Bedarfe und Ziele des Auftraggebers verstanden hat und inwieweit die Umsetzung der Lösung in der Praxis nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich gestaltet ist. Es handelt sich somit nicht um eine reine Wiederholung des schriftlichen Angebots, sondern um eine fachlich-inhaltliche Darstellung und praktische Vorführung, die die Bewertung des Angebots ergänzt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeit-raum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen. Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich) Der Auftraggeber erwartet, dass die Präsentation anschaulich, strukturiert und adressatengerecht erfolgt. Eigene Anwendungsbeispiele, eine Demo-Umgebung oder vorbereitete Screenshots sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie zur Erläuterung der Funktionalitäten beitragen. Im Rahmen der (wertenden) Präsentation müssen die Bieter ihr schriftliches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können. Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Leistungsinhalte und Mindestanforderungen eingegangen werden: Erwarteter Inhalt Vertragsmanagement: Funktionen zur Verwaltung von Verträgen, inkl. Verknüpfungen unter-/übergeordneter Verträge, Fristenverfolgung, Statusanzeige und Änderungsverlauf. Fristenmanagement: Fristenkontrolle mit Mehrfachzuweisungen je Dokument, Erinnerungsfunktionen, Kalenderansicht, Synchronisation mit Outlook. Suchfunktionen: Suchfunktionalitäten, inkl. Volltextsuche, strukturierter Aktenplan, Tagging, Filterfunktionen. KI-Anbindung: Unterstützende Suche innerhalb der Softwarelösung. KI-basierte Zusammenfassung von Dokumenten etc. durch intelligente Auswertung und Aufbereitung relevanter Daten in Echtzeit. Kommunikationsanbindung: Anbindung an Kommunikationssysteme wie beA, E-Mail, etc. Benutzerführung: Benutzeroberfläche, sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten (pro Benutzer) Rollen- und Rechtemanagement: Rechte- und Rollenkonzepts, Differenzierung nach Nutzergruppen und Zugriffsberechtigungen. Reversibilität /Datenmigration: Exportmöglichkeiten und Vorgehen bei Offboarding bzw. Systemwechsel. Technische Aspekte: Sicherheitskonzepte, Updateverfahren, Verfügbarkeit, Hosting in der EU, Authentifizierungsverfahren. Hinweis: Die Präsentation ist Bestandteil der Angebotsbewertung. Es wird darauf hingewiesen, dass wesentliche neue Inhalte, die nicht im schriftlichen Angebot benannt wurden, nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Präsentation dient der Vertiefung und Erläuterung des bereits eingereichten Angebots, nicht der nachträglichen Ergänzung desselben. Zur Jury der wertenden Präsentation Die Präsentation wird durch ein interdisziplinäres Gremium bewertet. Diese Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern. Bewertet wird insbesondere: - der Nachweis der Umsetzbarkeit der Anforderungen, - die Plausibilität und Praxisnähe der Lösung, - die Benutzerfreundlichkeit und technische Verständlichkeit, - sowie die Kohärenz zwischen schriftlichem Angebot und Präsentationsinhalten. Die Bewertung fließt gemäß den Vergabeunterlagen in die Gesamtwertung des Angebots ein. Detaillierte Informationen zur Bewertungsmatrix dieses Zuschlagskriteriums entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums: Mindestpunktzahl
Zuschlagskriterium — Zahl: 5,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spä-testens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertragsnach§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oderelektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH