Öffentliche Ausschreibung Erfurt 2025 Deutschland – Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware – Beschaffung einer bankweiten Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS) 2025-02-20

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Thüringer Aufbaubank - Anstalt öffentlichen Rechts

E-Mail: vergabe.busch@t-online.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2.1.

Verfahren

Titel: Beschaffung einer bankweiten Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Beschreibung: Beschaffung einer bankweiten Vertragsdatenbank inkl. Datenmanagementsystem (DMS)

Kennung des Verfahrens: 1c5b314d-05fe-402b-9899-7145bf3e566a

Interne Kennung: TAB-2024-VDB

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212000 Programmierung von Anwendersoftware

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Gorkistraße 9

Stadt: Erfurt

Postleitzahl: 99084

Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YQN5EW2

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Beschaffung einer bankweiten Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Beschreibung: Die TAB plante die Beschaffung einer workflowgestützten DMS-basierenden Standardsoftware, welche den Purchase-to-Pay-Prozess end-to-end abbildet. Gleichzeitig sollte sich die Standardsoftware nahtlos in die bestehende IT-Architektur integrieren. Schnittstellen zu angrenzenden Anwendungen sind in der Standardsoftware bereits integriert oder vom Anbieter zu entwickeln. Die Standardsoftware sollte stets die regulatorischen, gesetzlichen und bankaufsichtlichen Anforderungen sowohl an den Purchase-to-Pay-Prozess als auch an ein DMS erfüllen. Die dafür erforderlichen Funktionalitäten müssen vom Anbieter proaktiv bereitgestellt werden, auch bei zukünftigen Änderungen an die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen an Banken in Deutschland. Folgende Funktionsblöcke / Module sollen eingesetzt werden: - Vertragsdatenbank - Purchase-to-Pay End2End-Workflow - Dokumentenmanagement-System (DMS) - Schnittstellen Optional sollen in zukünftigen Arbeitspaketen die folgenden Module zum Einsatz kommen: - Order-to-Cash-End2End-Workflow - Formular-/Vorlagenmanagement - E-Akte - Künstliche Intelligenz

Interne Kennung: TAB-2024-VDB

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212000 Programmierung von Anwendersoftware

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Optional sollen in zukünftigen Arbeitspaketen die folgenden Module zum Einsatz kommen: - Order-to-Cash-End2End-Workflow - Formular-/Vorlagenmanagement - E-Akte - Künstliche Intelligenz

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Gorkistraße 9

Stadt: Erfurt

Postleitzahl: 99084

Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 6 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst 6 Jahre (Mindestvertragslaufzeit). Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um zwei weitere Jahre, sofern nicht sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch den Auftraggeber erfolgt. Für den zweiten und letzten Verlängerungszeitraum gilt selbiges.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog

Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Funktionale Anforderungen" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C3 Anforderungskatalog" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet und jeweils multipliziert mit dem individuellen Gewichtungsfaktor. In Summe können maximal 600 Punkte erreicht werden.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Nicht-funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog

Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Nicht-funktionale Anforderungen" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C3 Anforderungskatalog" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet und jeweils multipliziert mit dem individuellen Gewichtungsfaktor. In Summe können maximal 100 Punkte erreicht werden.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10

Kriterium:

Art: Kosten

Bezeichnung: Gesamtwirtschaftliche Betrachtung

Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums (ZK) "Gesamtwirtschaftliche Betrachtung" fließen die vom Bieter gemachten Angaben im Preisblatt gem. "C2 Preisblatt" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein (PA = Preis des zu bewertenden Angebots in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung, d.h. die kalkulatorische Gesamtangebotssumme inkl. aller Optionen über die maximale Vertragslaufzeit, netto, abzgl. Rabatt plus die kalkulatorischen Kosten für Beistellleistungen durch den Auftraggeber). Hierzu wird zunächst der niedrigste Bewertungspreis in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung (PN) ermittelt. Das günstigste Angebot in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung erhält dabei die maximale Punktzahl von 30 Punkten. Der Punkt, bei dem ein Preis mit 0 Punkten bewertet werden würde, liegt bei dem Doppelten des niedrigsten Bewertungspreises. Die Bewertungspunkte für die Preise der Angebote zwischen diesen beiden Punkten werden linear mit folgender Formel ermittelt. Es werden keine negativen Punkte vergeben. Die vergebenen Punkte werden mit dem Faktor 10 gewichtet. Somit können maximal 300 Wertungspunkte für das Zuschlagskriterium "Gesamtwirtschaftliche Betrachtung" erzielt werden. ZK Gesamtwirtschaftliche Betrachtung= ((2*PN-PA)/PN)*30*10

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Thüringer Aufbaubank - Anstalt öffentlichen Rechts

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter des Bieters: d.velop AG

Offizielle Bezeichnung: d.velop AG

Angebot:

Kennung des Angebots: 2

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Ja

Beschreibung: Lieferung eines eigenentwickelten in SAP integriertes AddOn Modul zur Abbildung Order-to-Cash, End2End-und Purchase2Pay Workflow.

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: TAB-2024-VDB

Titel: Beschaffung einer bankweiten Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Datum der Auswahl des Gewinners: 06/02/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 17/02/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 6

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers