Öffentliche Ausschreibung Jena 2025 Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Beschaffung Personalmanagementsystem 2025-02-10

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie e. V. HKI

E-Mail: einkauf@leibniz-hki.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Beschaffung Personalmanagementsystem

Beschreibung: Einführung, IT-Betrieb und Support eines cloud-basierten Personalmanagementsystems

Kennung des Verfahrens: e533ed55-3623-49ba-a095-79495a54ed27

Vorherige Bekanntmachung: 709925-2024

Interne Kennung: 24-1000-01

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 23

Stadt: Jena

Postleitzahl: 07745

Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 305 526,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YR95BP5

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Beschaffung Personalmanagementsystem

Beschreibung: Anforderungen: Einführung eines cloud-basierten Personalinformationssystems als Software-as-a-Service (SaaS) für 450 Mitarbeiter. IT-Betrieb des cloud-basierten Personalinformationssystems als Software-as-a-Service (SaaS) inkl. Bereitstellung der notwendigen Subskriptionen, inkl. Upgrades und Updates. Unterstützung des Produktivbetriebs und Support (Konfiguration, Erweiterung und Support im Fehlerfall). Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich geleistetem Aufwand. Siehe Dokument "01_Anforderungskatalog".

Interne Kennung: 24-1000-01

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 23

Stadt: Jena

Postleitzahl: 07745

Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Laufzeit 4 Jahre + Option 2x Verlängerung um jeweils 1 Jahr = 42.174 EUR pro Jahr zusätzlich als Option

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Informationen über frühere Bekanntmachungen:

Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 709925-2024

Zusätzliche Informationen: Den Vergabeunterlagen ist ein ausführliches und detailliertes Firmenangebot zwingend beizulegen, dass den Vorgaben der Leistungsbeschreibung entspricht! Eine Angebotsabgabe per E-Mail oder über eine Nachricht an die Vergabestelle im Bereich "Kommunikation" der Vergabeplattform ist nicht zulässig! Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot unbedingt das den Vergabeunterlagen beigefügte Angebotsschreiben ein, da Ihr Angebot sonst ausgeschlossen werden muss. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung der Bewerber / Bieter Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so haben diese unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen. Information über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO): Die Erhebung der personenbezogenen Daten dient ausschließlich dem Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: lt. Leistungsverzeichnis. Auswertung zu den festgelegten Zuschlags- / Wertungskriterien (LV Punkt 6)

Fester Wert (insgesamt): 60

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Anforderungskatalog, Implementierung und Referenzen

Beschreibung: lt. Leistungsverzeichnis. Auswertung zu den festgelegten Zuschlags- / Wertungskriterien (LV Punkt 6)

Fester Wert (insgesamt): 40

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Leibniz-Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie e. V. HKI

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Leibniz-Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie e. V. HKI

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 175 656,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter des Bieters: Personio GmbH & Co. KG

Offizielle Bezeichnung: Personio GmbH & Co. KG

Angebot:

Kennung des Angebots: Q-30231

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 175 656,00 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 2500432

Titel: Personalmanagementsystem

Datum der Auswahl des Gewinners: 16/01/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 29/01/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge