1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Medinos Kliniken des Landkreis Sonneberg GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Beschaffungsbedarf der Medinos Kliniken und Landkreis Sonneberg GmbH und der Henneberg-Kliniken-Management GmbH (nachfolgend: Auftraggeber) ist eine Personalverwaltungssoftware.Der geschätzte Gesamtwert des Auftrags liegt oberhalb des geltenden Schwellenwertes in Höhe von 221.000 EUR.
705808-2024 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Beschaffungsbedarf der Medinos Kliniken und Landkreis Sonneberg GmbH und der Henneberg-Kliniken-Management GmbH (nachfolgend: Auftraggeber) ist eine Personalverwaltungssoftware.Der geschätzte Gesamtwert des Auftrags liegt oberhalb des geltenden Schwellenwertes in Höhe von 221.000 EUR.
OJ S 225/2024 19/11/2024
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Henneberg-Kliniken-Management GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffungsbedarf der Medinos Kliniken und Landkreis Sonneberg GmbH und der Henneberg-Kliniken-Management GmbH (nachfolgend: Auftraggeber) ist eine Personalverwaltungssoftware.Der geschätzte Gesamtwert des Auftrags liegt oberhalb des geltenden Schwellenwertes in Höhe von 221.000 EUR.
Beschreibung: Die Personalverwaltungssoftware soll eine einheitliche, digitale und mobile Architek-tur bieten, die schnittstellenfrei in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Notwendig ist eine umfassende Funktionalität für die Personalverwaltung und Entgeltabrechnung, speziell angepasst an die Anforderungen des Gesundheitswesens. Die Software soll u.a. auch folgende Anforderungene erfüllen: • Datenbank- und Konfigurationstools zur Anpassung und Optimierung: Die Software soll Werkzeuge bereitstellen, die es ermöglichen, vordefinierte Konfigurati-onen, Auswertungen und Parametereinstellungen direkt und ohne tiefgreifende technische Kenntnisse auf das System des Nutzers anzuwenden. Diese Funktion soll eine einfache, schnelle Anpassung der Software an spezifische organisatorische Anforderungen ermöglichen und sicherstellen, dass diese Anpassungen sowohl in der Projektphase als auch im Echtbetrieb unterstützt werden. Weiterhin wird erwartet, dass branchenspezifische Voreinstellungen zur Verfügung stehen, um den individuellen Anforderungen des Gesundheitswesens gerecht zu werden. Die Bereitstellung solcher Werkzeuge ist elementar, da sie den Nutzern ermöglicht, die Software ohne tiefgehende technische Kenntnisse individuell an die spezifischen Anforderungen der Organisation anzupassen. Gerade im Gesundheitswesen, wo branchenspezifische Anforderungen komplex und vielfältig sind, tragen vordefinierte Einstellungen dazu bei, die Implementierung effizient zu gestalten und den laufen-den Betrieb flexibel auf neue Anforderungen auszurichten. • Simulationsumgebung und Testsystem zur sicheren Anpassung: Die Software sollte eine Simulationsumgebung und ein Testsystem bieten, die als Duplikat des Produktivsystems agieren. Diese Umgebung ermöglicht es den Nutzern, Anpassungen und Tests vorzunehmen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Eine solche Funktion erlaubt die sichere Erprobung neuer Einstellungen in einer Umgebung, die dem Echtbetrieb entspricht, wodurch die Konfiguration und Optimierung der Software risikofrei durchgeführt werden kann. Eine Simulationsumgebung und ein Testsystem sind unerlässlich, da sie Nutzern erlauben, Änderungen und Anpassungen vorab zu testen, ohne den Produktivbetrieb zu beeinträchtigen. Gerade in der Personalverwaltung ist es wichtig, dass neue Einstellungen risikofrei geprüft werden können, um sicherzustellen, dass sie im Echtbetrieb zuverlässig funktionieren. Dies reduziert Ausfallzeiten und sorgt für eine nahtlose Anpassung der Software an veränderte organisatorische Bedürfnisse. • Automatisierte Produktionsprozesse für Routineaufgaben: Es wird erwartet, dass die Software hochautomatisierte Funktionen zur regelmäßigen Durchführung wesentlicher Personalprozesse umfasst. Diese sollten eine Vielzahl an Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung und -abrechnung, wie z. B. Steuer- und Meldepro-zesse, Schnittstellenaktualisierungen und Listenverwaltung, zuverlässig und effizient abwickeln. Die Automatisierung solcher Routineaufgaben stellt sicher, dass die Pro-zesse standardisiert, fehlerfrei und ohne manuellen Eingriff ablaufen, was zu einer Effizienzsteigerung und Entlastung des Personals beiträgt.Die Automatisierung regelmäßiger Aufgaben ist entscheidend, um die Effizienz der Personalverwaltung nachhaltig zu steigern. Im Gesundheitswesen ist die Entlastung des Personals von Routineaufgaben wie Steuer- und Meldeprozessen sowie die Standardisierung von Schnittstellenaktualisierungen besonders wertvoll. Durch die Automatisierung werden Prozesse konsistent und fehlerfrei ausgeführt, was den ope-rativen Aufwand reduziert und die Ressourcen auf wichtigere Aufgaben fokussiert. •Migration vorhandener Daten ohne Verluste: Eine effiziente und verlustfreie Datenmigration ist erforderlich, um bestehende Personal- und Abrechnungsdaten in die neue Software zu übertragen. Die Software muss daher über Migrationsfunktionen verfügen, die sicherstellen, dass alle historischen und aktuellen Daten nahtlos und vollständig übernommen werden können.
Kennung des Verfahrens: 0215b09a-93a2-4b1f-9aba-8a3b4ce2fe62
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Sonneberg (DEG0H)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Sonneberg und Hildburghausen
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Beschaffungsbedarf der Medinos Kliniken und Landkreis Sonneberg GmbH und der Henneberg-Kliniken-Management GmbH (nachfolgend: Auftraggeber) ist eine Personalverwaltungssoftware. Der geschätzte Gesamtwert des Auftrags liegt oberhalb des geltenden Schwellenwertes in Höhe von 221.000 EUR.
Beschreibung: s. zur Begründung der angenommenen Alleinstellung die vorgenannten Ausführungen.
Interne Kennung: 01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Sonneberg (DEG0H)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Sonneberg und Hildburghausen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabekammer leitet gemäß § 160 Abs. 1 GWB einNachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Wir weisen darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Darüber hinaus sind folgende Rügefristen gemäß § 160 Abs. 3 Nr.1 3 GWB zu beachten, die zu einer Unzulässigkeit des Nachprüfungsantrags führen, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Ungeachtet dessen können Bieter und Bewerber die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses feststellen lassen, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Informations und Wartepflicht aus § 134 GWB verstoßen hat oder der Auftrag rechtswidrig ohne vorherige Bekanntmachung imAmtsblatt der Europäischen Union vergeben wurde (vgl. § 160 Abs. 3 S. 2 GWB). Wurde der Bewerber / Bieter ohne Vorabinformazion direkt durch den öffentlichen Auftraggeber informiert oder die Auftragsvergabe im EUAmtsblatt bekanntgemacht, muss er einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30Tagen einlegen, selbst bei unterbliebener Information jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss (§ 135 Abs. 2, Abs. 1 GWB). Weiterhin ist zu beachten, dass die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB nach § 135 Abs. 3 GWB nicht eintritt , wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist,dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaats Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Auftraggeberin ist auf Grundlage der ihr vorliegenden Markterkenntnisse der Überzeugung, dass ihr Beschaffungsbedarf aus technischen Gründen umfassend ausschließlich von der P&I Personal & Informatik AG erfüllt werden kann und keine vernünftigen Alternativen oder Ersatzlösungen bestehen. Dies gilt insbesondere für die folgenden von den Auftraggebern erwarteten Softwareeigenschaften: • P&I LogaHR stellt mit BigData und den Expertensystemen Werkzeuge zur Verfügung, die es ermöglichen, vordefinierte Konfigurationen, Auswertungen und Parametereinstellungen unverändert oder individualisiert per Knopfdruck auf das kundeneigene System herunterzuladen. Damit wird eine einfache, schnelle Anpassung der Software an spezifische Anforderungen ermöglicht, ohne dass umfangreiche Neukonfigurationen notwendig sind. Diese Funktion bietet anderen Systemen gegenüber einen Vorteil, da sie die Grundlage für die Bereitstellung und Nutzung der Plattform sowohl in der Projektphase sowie im Echtbetrieb schafft und branchenspezifische Voreinstellungen bereitstellt. • Die P&I LogaHR-Software bietet durch das „P&I LogaHR Kundensystem“ und den „Digitalen Zwilling“ eine besondere Funktion zur Nachbildung des Echtbetriebs in einer geschützten Umgebung. Der Digitale Zwilling ist ein Duplikat des Produktivsystems, das dem Kunden erlaubt, Anpassungen und Tests vorzunehmen, ohne das tatsächliche Produktivsystem zu belasten. Diese Funktion erleichtert die Konfiguration und Erprobung neuer Einstellungen, was eine Alleinstellung darstellt, da sie eine umfas-sende Test- und Experimentiermöglichkeit mit realen Daten bietet, ohne den laufenden Betrieb zu stören. • P&I LogaHR umfasst eine hoch automatisierte Applikation zur täglichen oder monatlichen Erstel-lung von ca. 100 einzelnen Produkten der Personalarbeit (Entgeltabrechnung, Steuer-/SV-Meldewesen, Schnittstellenbestückung, Listen-/Auswertungserstellung, etc.). Diese Funktion, bekannt als „Intelligente Produktion“, ermöglicht es, wesentliche Ab-rechnungsprozesse und Datentransfers vollständig zu automatisieren und regelmäßig zu simulieren. Durch die Automatisierung dieser Prozesse stellt diese Funktion eine Alleinstellung dar, indem sie die Abwicklung der Personalprozesse effizient und fehlerfrei gestaltet. • P&I LogaHR bietet ein Berechtigungskonzept, das weitreichende Möglichkei-ten zur individuellen Rechtevergabe und Steuerung des Datenzugriffs umfasst. Das System ermöglicht die Administration der Berechtigungen in der Oberfläche des Systems, wobei Funktionen und Zugriffsrechte auf Feldebene konfiguriert werden können. Durch diese Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen detailliert anzupassen und einzuschränken, hebt sich die Software von anderen Lösungen ab, da sie eine beson-ders flexible und sichere Zugriffssteuerung bietet. • P&I LogaHR ermöglicht eine verlustfreie Übertragung sämtlicher vorhandener Daten aus bestehenden Systemen in die neue Softwareumgebung. Dies schließt sowohl historische als auch aktuelle Personal- und Abrechnungsdaten ein und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen nahtlos übernommen werden können. Insbesondere sind auch vernünftige Alternativen oder Ersatzlösungen anicht ersichtlich: Es ist aus Sicht des Anwenders aufgrund der technologischen Komplexität auf absehba-re Zeit höchst unwahrscheinlich, dass ein anderer Hersteller die Personalverwaltungssoftware mit gleich hoher Qualität implementieren wird. Zudem ist Folgendes zu berücksichtigen: (1) Derzeit verfügen die Mitarbeiter in der Perso-nalverwaltung über umfassende Erfahrung mit der bestehenden Software. Durch ihre langjährige Nutzung und die damit verbundene Expertise ist keine zusätzliche Schulungs- oder Einarbeitungsphase erforderlich. Diese Kontinuität ist besonders wichtig angesichts des hohen Arbeitsaufkommens, da sie eine reibungslose Fortfüh-rung der Personalverwaltungsprozesse ermöglicht. (2) Das Personal ist bereits umfassend in der Nutzung der bestehenden Software geschult und vertraut mit deren Handhabung. Diese beste-hende Expertise minimiert das Risiko von Bedienungsfehlern und erhöht die Effizienz und Sicherheit in der Personalverwaltung. (3) Alle bereits vorhande-nen Komponenten der bestehenden Personalverwaltungssoftware sind erwiesen vollständig kompatibel mit der Betriebsumgebung der Auftraggeber. Dies umfasst die uneingeschränkte Nutzung vorhandener Module und Funktionen und ermöglicht eine hohe Flexibilität, da alle bestehenden Daten und Konfigurationen nahtlos wei-terverwendet werden können. Diese Kompatibilität stellt sicher, dass die Investitio-nen in das bestehende System vollständig genutzt werden können und keine zusätzlichen Kosten für neue Anpassungen oder Integrationen anfallen. Die Einführung einer anderen Personalverwaltungssoftware würde erfordern, ein neues Schulungsprogramm für das Personal zu etablieren. Die bereits geschulten Mitarbeiter könnten ihre bestehende Expertise in der Nutzung des aktuellen Systems nur begrenzt auf eine neue Software anwenden. Es wären umfassende, erneute Schulungen notwendig, die voraussichtlich einen erheblichen zeitlichen Aufwand in Anspruch nehmen würden. Die dafür benötigten Schulungsstunden pro Mitarbeiter würden die vorhandenen personellen und zeitlichen Ressourcen der Kliniken übersteigen. Daher ist es unerlässlich, ein bereits etabliertes System weiter zu nutzen, das ohne zusätzlichen Schulungs-aufwand direkt einsetzbar ist, da die erforderliche Expertise bereits vorhanden ist. Insbesondere kann bei der Einführung einer Software eines anderen Herstellers keine systemübergreifende Kompatibilität sichergestellt werden, sodass Alternativlösungen anderer Anbieter von vornherein ausgeschlossen sind. Der Markt wurde hinsichtlich der vorgenannten Erwägungen erkundet. Im Rahmen dessen konnte die von den Auftraggebern angenommene Alleinstellung nicht widerlegt werden. Im Sinne der Transparenz informieren die Auftraggeber darüber im Wege dieser ex ante Transparenzbekanntmachung.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Medinos Kliniken des Landkreis Sonneberg GmbH
Registrierungsnummer: HRB 502119 AG Jena
Stadt: Sonneberg
Postleitzahl: 96515
Land, Gliederung (NUTS): Sonneberg (DEG0H)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Henneberg-Kliniken-Management GmbH
Registrierungsnummer: HRB 522294 (AG Jena)
Stadt: Hildburghausen
Postleitzahl: 98646
Land, Gliederung (NUTS): Hildburghausen (DEG0E)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: HRB 9110 (AG Wiesbaden)
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaats Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Registrierungsnummer: t:0361573321276
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: +49 361573321276
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e337b819-2c13-42fb-8ae3-b1ca655beb94 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/11/2024 00:00:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 705808-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 225/2024
Datum der Veröffentlichung: 19/11/2024