1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Vergabe - SAP S/4HANA
Beschreibung: Die LEG Thüringen setzt seit 1999 das ERP-System der SAP mit den Modulen FI, FI-AA, CO, PS, RE-FX, MM, SD, PM zusammen mit dem Personalmanagement (HCM) ein. In diesem System werden zwei produktive Mandanten genutzt. Derzeit ist SAP ERP 6.0 mit Enhancement Package 8 im Einsatz. Das ERP-System soll in den Jahren 2024 bis 2026 in einer Brownfield-Konvertierung auf SAP S/4HANA migriert werden (LOS 1). Als ein wesentliches Teilprojekt muss dabei auch die bisherige Konsolidierungslösung EC-CS mittels Greenfield-Ansatz auf SAP S/4HANA for Group Reporting umgestellt werden (LOS 2). Im Mandant LEG sind 13 aktive Buchungskreise sowie im SAP HCM 4 aktive Personalbereiche im Einsatz. Die Personalbereiche sind in einem Core-Hybrid-Szenario mit SAP SuccessFactors verbunden, wobei SuccessFactors das führende System darstellt. Zudem existieren 10 nicht mehr genutzte Buchungskreise und 8 nicht mehr genutzte Personalbereiche, für die ein Konzept zur weiteren Behandlung im Rahmen der Migration zu erstellen ist. Im Mandant STIFT ist nur 1 Buchungskreis aktiv. Zudem existiert 1 Personalbereich, der aber nicht mehr genutzt wird. Die Personalstammsätze dieses Personalbereichs wurden zwischenzeitlich gelöscht. Im Jahr 2008 wurde das bis dahin genutzte klassische Immobilienmanagement (SAP RE classic) auf das Flexible Immobilienmanagement (SAP RE-FX) migriert. In diesem Zusammenhang wurde bereits die Funktionalität des SAP-Geschäftspartners eingeführt; diese wurde bisher aber nur im Bereich der Immobili-enverwaltung genutzt. Im 2. Halbjahr 2023 bis Ende des 1. Quartals 2024 wird der SAP-Geschäftspartner als Vorprojekt für die S/4HANA-Migration für die restlichen Debitoren und Kreditoren eingeführt. Dieses Vorprojekt ist somit nicht Teil der vorliegenden Ausschreibung. Als Vorprojekt für die S/4HANA-Migration wurde in den Jahren 2018/2019 die Neue Hauptbuchhaltung (NewGL) mit mehreren Ledgern (LEG-Mandant: 5, STIFT-Mandant: 3) und Belegsplit eingeführt. In diesem Zuge erfolgte auch die Einführung der Neuen Anlagenbuchhaltung. Technisch wird das SAP-System derzeit in einer 3-System-Landschaft betrieben. Die Systeme sind über VMware virtualisiert. Als Betriebssystem kommt Microsoft Windows zum Einsatz, als Datenbank SAP MaxDB. Die technischen Spezifikationen des derzeitigen Systems der LEG Thüringen liegen der Leistungsbeschrei-bung als Anlage 1 - bei. Diese enthält u. a. technische Daten zur Infrastruktur, zu den SAP-Systemen sowie zu den genutzten Mandanten, Buchungskreisen und Modulen.
Kennung des Verfahrens: e333727f-ad34-49b0-924f-aeb3ad7b3978
Interne Kennung: F&O/01-2024/RN
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: LOS 1: Migration von SAP ERP 6.0 auf SAP S/4HANA mittels Brownfield-Ansatz
Beschreibung: Die Leistung für das LOS 1 untergliedert sich in zwei Leistungspakete: • Leistungspaket a): Migration von SAP ERP 6.0 auf SAP S/4HANA mittels Brownfield-Ansatz • Leistungspaket b): Laufende Beratung und Support für maximal 3 Jahre (Beginn: 4 Wochen nach der Produktivsetzung auf SAP S/4HANA Im Rahmen des Migrationsprojekts ist das SAP-System vollständig auf S/4HANA zu migrieren. Die Migration hat im Brownfield-Ansatz zu erfolgen, d.h. unter Zuhilfenahme der von SAP dafür bereitgestellten Hilfsmittel und Methodiken. Als Projektmethodik ist SAP Activate anzuwenden. Im Umstellungsprojekt ist ein fachliches Feinkonzept zu erstellen, das die notwendigen Einstellungen im Customizing der einzelnen Module sowie die optimale Vorgehensweise bei der Umstellung beschreibt und vom Auftraggeber abzunehmen ist. Bei den Arbeiten im System stellt die SAP Hilfsmittel zur Verfügung, so z.B. ein Migrationscockpit und den Software Update Manager (SUM). Diese Hilfsmittel sind vom Auftragnehmer einzusetzen bzw. er muss den Auftraggeber bei der Nutzung dieser Hilfsmittel unterstützen. Im S/4HANA-System sind auf Grundlage der Konzeption entsprechende Anpassungen zu realisieren, die unter anderem Customizing und Aktivierung verschiedener Business Funktionen beinhalten. Neben den bereits durchgeführten Vorprojekten (Neues Hauptbuch – NewGL, neue Anlagenbuchhaltung, Geschäftspartnereinführung) kann es notwendig sein, weitere vorbereitende Aktivitäten durchzuführen, wie z.B. die ggf. notwendige Einführung des Material Ledgers oder weitere modulspezifische oder technische Vorarbeiten. Der Auftragnehmer hat diese Vorarbeiten durchzuführen bzw. den Auftraggeber bei der Umsetzung dieser Vorarbeiten zu unterstützen.
Interne Kennung: F&O/01-2024/RN Los 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 31/08/2024
Enddatum der Laufzeit: 17/05/2027
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Leistungserbringung nach dem Leistungspaket b) erfolgt auf Basis separater Abrufe durch den Auftrag-geber. Der Vertrag wird für ein Jahr geschlossen. Der Vertrag kann seitens des Auftraggebers um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden (einseitige Verlängerungsoption). Die Verlängerung ist 3 Monate vor Ablauf des Vertragsjahres gegenüber dem Auftragnehmer in Textform zu erklären. Die Vertragslaufzeit beträgt insgesamt maximal 3 Jahre.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: 30
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals
Beschreibung: 30 %
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Konzepts
Beschreibung: 20 %
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation des Konzepts und der Auftritt im Verhandlungsgespräch
Beschreibung: 20 %
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Organisation, die die Zahlung ausführt: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Umstellung von SAP EC-CS auf SAP S/4HANA for Group Reporting mittels Greenfield-Ansatz
Beschreibung: a) Derzeit setzt die LEG das Modul EC-CS ein, um jährlich den Konzernabschluss nach HGB zu erstellen. Insgesamt werden inklusive der Konzernmutter 9 Gesellschaften vollkonsolidiert, die alle auch als Buchungskreise im SAP FI abgebildet sind. Es gibt keine Teilkonzerne. Eine Währungsumrechnung ist nicht erforderlich, alle Gesellschaften haben Euro als Hauswährung. Stichtag sämtlicher in den Konzernabschluss einbezogenen Gesellschaften ist der 31.12. b) Auf Basis des vorhandenen EC-CS ist wegen dessen Wartungsende eine Umstellung auf SAP S/4HANA for Group Reporting vorzunehmen, wobei die vorhandene Funktionalität des EC-CS auch in Group Reporting zur Verfügung zu stellen ist. Dazu gehört u.a. a. automatische Kapitalkonsolidierung b. Schuldenkonsolidierung c. Aufwands- und Ertragskonsolidierung d. Zwischenergebniseliminierung e. Währungsumrechnung (aktuell nicht genutzt) f. Gewährleistung von Datenvalidierungen (aktuell ca. 4 genutzt) g. Automatisierte Übernahme der Daten aus SAP FI bzw. der Konsolidierungsvorbereitung. h. Wiederkehrende Anpassungsbuchungen i. Automatische Buchung latenter Steuern (aktuell nicht genutzt) j. Berichtswesen k. Gewährleistung von Monitoring / Überwachung und Prüfung des Abschlusses, Protokollierung der Tätigkeiten Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel, Anhang und Lagebericht werden manuell erstellt und müs-sen im Umstellungsprojekt nicht betrachtet werden. c) Die Umstellung hat in einem Greenfield-Szenario zu erfolgen. Dabei müssen die wesentlichen Einstel-lungen wie Positionsplan und Bewegungsarten aus dem EC-CS übernommen werden. d) Die technische Konvertierung von EC-CS nach Group Reporting wird nicht angestrebt. Trotzdem müssen die Einstellungen und Daten des EC-CS für Recherchezwecke erhalten bleiben. e) Für den Greenfield-Ansatz ist seitens der SAP eine Modifikation erforderlich, um das Customizing für Group Reporting neu aufsetzen zu können. Diese hat einen Umfang von bis zu 4 Personentagen. Dieser Beratungsaufwand der SAP wird vom Auftraggeber getragen. f) Es ist eine technische Erstkonsolidierung für das Geschäftsjahr 2025 vorzunehmen, die ein gleichlautendes Ergebnis zum Abschluss im EC-CS für dieses Geschäftsjahr liefert. Gemäß Planung soll der Konzernabschluss zum 31.12.2026 dann ausschließlich mit Group Reporting erstellt werden. Im Be-darfsfall unterstützt der Auftraggeber durch Supportleistungen bei der Erstellung des Konzernab-schlusses zum 31.12.2026. g) Da SAP Fiori als einzige Benutzeroberfläche für Group Reporting zur Verfügung steht, muss dieses entsprechend konfiguriert werden. Dabei sind mindestens 2 Rollen für die Anwender der Konsolidie-rung und für die Info-User auszuprägen. Neben der Oberflächenkonfiguration berät der Auftragnehmer auch bei der Gestaltung der Berechtigungen für die genannten Rollen. h) Die in EC-CS genutzten ca. 8-10 Berichte sind mit funktional gleichem Inhalt über Group Reporting zur Verfügung zu stellen. i) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber bei der revisionssicheren Dokumentation der Umstellung von SAP EC-CS auf SAP S/4HANA for Group Reporting zu unterstützen. Die entsprechende Doku-mentation bildet die Grundlage für Migrationsprüfungen durch die Interne Revision bzw. durch den Abschlussprüfer. j) Durchführung eines abschließenden ganztätigen vor Ort Workshops zur Vorstellung und Abnahme des Feinkonzepts.
Interne Kennung: F&O/01-2024/RN Los 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/11/2025
Enddatum der Laufzeit: 16/04/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: 30 %
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals
Beschreibung: 30 %
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Konzepts
Beschreibung: 20 %
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation des Konzepts und der Auftritt im Verhandlungsgespräch
Beschreibung: Max. 20 Punkte nach Wichtung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 791 660,08 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen)
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE151271758
Stadt: Erfurt
Postleitzahl: 99084
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: 16900334-0001-29
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5cb34060-2812-4c48-b32e-490185871200 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/08/2024 00:00:00 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 522135-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 169/2024
Datum der Veröffentlichung: 30/08/2024