1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Kyffhäuserkreis
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Upgrade auf P&I Loga HR
Beschreibung: Gegenstand des Vertrages ist das Upgrade des bestehenden Programms P&I LOGA auf die P&I LOGA HR Plattform, als eine integrierte Softwarelösung, welche als Software as a Service (SaaS) sämtliche Prozesse des Personalwesens in einer homogenen Fachanwendung abdeckt. Dies beinhaltet die Überlassung der jeweils aktuellen Softwareprodukte des Auftragnehmers (P&I Software) sowie deren Pflege und Wartung. - Personalabrechnung ÖD - Zeitwirtschaft - Stellenplan - Organisationsmanagement - Kostenplanung/Personalkostenhochrechnung - Personalentwicklung - Abrechnungsanalysen - Reisekosten - Bewerbermanagement - elektronische Personalakte - eLearning - Scout (Auswertungsgenerator) - Intelligente Produktion (tägliche vollständige automatisches Abrechnungssimulation)
Kennung des Verfahrens: 54d9d3d4-e7fb-40bd-9285-557bc7ed8b5d
Interne Kennung: KYF/REV/2024/037b
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Landratsamt Kyffhäuserkreis
Stadt: Sondershausen
Postleitzahl: 99706
Land, Gliederung (NUTS): Kyffhäuserkreis (DEG0A)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Es handelt sich gem. § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV um zusätzliche Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers, der P&I Personal & Informatik AG, die zu einer teilweisen Erneuerung bereits erbrachter Leistungen bestimmt ist. Ein Verfahrenswechsel zu einem anderen Personalabrechnungsverfahren würde für den Landkreis Kyffhäuserkreis zu erheblichen Schwierigkeiten und zu beträchtlichen Zusatzkosten führen. Für die Migration der Daten ist die Personal- und Zeitressource im Bereich der Personal- und der IT-Abteilung, welche für eine fehlerfreie und reibungslose Systemumstellung zuständig wäre, nicht vorhanden. Ein Wechsel des Unternehmens und des Verfahrens als Ergebnis eines offenen Verfahrens würde dazu führen, dass ein komplett neues Verfahren mit neuer Hard- und Software beschafft werden müsste, da die jetzige Umgebung komplett auf P&I LOGA angepasst ist. Weiterhin führt eine solche Anpassung/ Änderung zwangsläufig zu erheblichen technischen Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung, da keine technische Plattform für die Implementierung verfügbar ist und Fachwissen für den Betrieb erst wieder mühevoll und zeitkritisch aufgebaut werden muss. Zudem wäre ein mehrmonatiger Parallelbetrieb des im Einsatz befindlichen, prozessual und funktional für den Landkreis Kyffhäuserkeis stark individualisierten Personalabrechnungsverfahrens und dem neu einzuführenden Verfahren erforderlich. Dabei müssten alle Stammdaten der Abrechnungsfälle, alle Abrechnungen der letzten 6 Monate, sowie die Schnittstellen der Payroll zu Finanzamt, Renten- und Sozialversicherungsträgern manuell neu erfasst und weitergeleitet werden. Auch Bestandsdaten und Historien vergangener Zeiträume könnten in einem anderen Verfahren nicht eingelesen, übernommen oder gar weiterverarbeitet werden. Daran anschließend wären parallele Abrechnungsabläufe auf beiden Systemen erforderlich, um die Ergebnisse abzugleichen. Dies ist wirtschaftlich und technisch nicht verhältnismäßig umsetzbar. Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, dass eine vollständige Datenübernahme der historischen und der produktiven Datensätze ohne Datenverlust erfolgen kann. Dies ist mit dem Upgrade der Software des ursprünglichen Auftragnehmers möglich.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Upgrade auf P&I Loga HR
Beschreibung: Gegenstand des Vertrages ist das Upgrade des bestehenden Programms P&I LOGA auf die P&I LOGA HR Plattform, als eine integrierte Softwarelösung, welche als Software as a Service (SaaS) sämtliche Prozesse des Personalwesens in einer homogenen Fachanwendung abdeckt. Dies beinhaltet die Überlassung der jeweils aktuellen Softwareprodukte des Auftragnehmers (P&I Software) sowie deren Pflege und Wartung. - Personalabrechnung ÖD - Zeitwirtschaft - Stellenplan - Organisationsmanagement - Kostenplanung/Personalkostenhochrechnung - Personalentwicklung - Abrechnungsanalysen - Reisekosten - Bewerbermanagement - elektronische Personalakte - eLearning - Scout (Auswertungsgenerator) - Intelligente Produktion (tägliche vollständige automatisches Abrechnungssimulation)
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Landratsamt Kyffhäuserkreis
Stadt: Sondershausen
Postleitzahl: 99706
Land, Gliederung (NUTS): Kyffhäuserkreis (DEG0A)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: -
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Auftraggeber ist gem. § 135 Abs.3 GWB verpflichtet, vor dem Zuschlag eine Wartefrist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, einzuhalten, bevor er den Vertrag abschließt. §135 Unwirksamkeit: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1.gegen § 134 verstoßen hat oder 2.den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn: 1.der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2.der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3.der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landratsamt Kyffhäuserkreis
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: gem. §14 Abs.4 Nr.5 VgV
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: P&I personal & Informatik AG
Offizielle Bezeichnung: P&I personal & Informatik AG
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Ergebnisses: 345 074,66 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Kyffhäuserkreis
Registrierungsnummer: DE347874397
Postanschrift: Markt 8
Stadt: Sondershausen
Postleitzahl: 99706
Land, Gliederung (NUTS): Kyffhäuserkreis (DEG0A)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Stabsstelle Recht und Vergabe
Telefon: +49 3632741-369
Fax: +49 3632741-88274
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Registrierungsnummer: 16900334-0001-29
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: +49 361573321254
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: P&I personal & Informatik AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 812576084
Postanschrift: Kreuzberger Ring 56
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: +49 61171470
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 30fa7f0a-a589-4425-9db6-2fe606ae7a24 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/08/2024 10:29:56 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 508142-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 164/2024
Datum der Veröffentlichung: 23/08/2024