5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212000 Programmierung von Anwendersoftware
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Optional sollen in zukünftigen Arbeitspaketen die folgenden Module zum Einsatz kommen: - Order-to-Cash-End2End-Workflow - Formular-/Vorlagenmanagement - E-Akte - Künstliche Intelligenz
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Thüringer Aufbaubank - Anstalt öffentlichen Rechts Gorkistraße 9
Stadt: Erfurt
Postleitzahl: 99084
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst 6 Jahre (Mindestvertragslaufzeit). Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um zwei weitere Jahre, sofern nicht sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch den Auftraggeber erfolgt. Für den zweiten und letzten Verlängerungszeitraum gilt selbiges.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Beschreibung: - Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes - Eigenerklärung zur Angabe über Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV bzw. § 31 UVgO in Verbindung mit § 123 und § 124 GWB - Eigenerklärung über die Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung - Eigenerklärung über die Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation - Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: 1. Angaben über die Umsätze der vergangenen 3 Jahre des Unternehmens: a) insgesamt b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)) Mindestanforderung 500.000 EUR p.a. (netto, im Durchschnitt) 2. Angaben über die Anzahl der Kunden in den vergangenen 3 Jahren des Unternehmens: a) insgesamt b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)) 3. Angaben über die Mitarbeiterzahlen der vergangenen 3 Jahre des Unternehmens: a) insgesamt b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)) 4. Betriebshaftpflichtversicherungsschutz über die Vertragslaufzeit. Nachweis durch Kopie des Versicherungsscheins oder durch Eigenerklärung, gegebenenfalls durch Eigenerklärung im Zuschlagsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe abzuschließen. Mindestdeckung von jeweils 3.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie 250.000 EUR für Vermögensschäden pro Schadensfall bei doppelter Jahresgesamtleistung 5. Angabe, ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: 1. Eigenerklärung über die leistungsspezifische Anzahl festangestellter Mitarbeiter/innen mit Angaben zur Berufsqualifikation und Berufserfahrung: 1.1 Mit Studienabschluss Fachrichtung Informatik oder vergleichbar und mind. 5 Jahren Berufserfahrung im Bereich IT und für die Projektleitung zur Implementierung einer Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Mindestanforderung: 2 Personen 1.2 Mit Studienabschluss Fachrichtung Informatik oder vergleichbar und mind. 3 Jahren Berufserfahrung im Bereich IT für die Entwicklung/Programmierung sowie Wartung und Fehlerbehebung einer Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Mindestanforderung: 3 Personen 1.3 Mit Studienabschluss Fachrichtung Informatik oder vergleichbar und mind. 1 Jahr Berufserfahrung im Bereich IT für die Hotline/Ticketing sowie Störungsannahme einer Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Mindestanforderung: 2 Personen 2. Nachweis von Unternehmens-Zertifikaten: 2.1 Nachweis eines Zertifikats, dass die Anforderungen für Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems unter Berücksichtigung des Kontexts des Unternehmens bestätigt. Mindestanforderung: zum Zeitpunkt der Abgabe gültige Zertifizierung gem. ISO/IEC 27001 2.2 Nachweis eines Zertifikats, dass die Erfüllung an ein Qualitätsmanagementsystem bestätigt. In der Organisation sind geeignete Prozesse etabliert, um qualitativ hinreichende Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können. Mindestanforderung: zum Zeitpunkt der Abgabe gültige Zertifizierung gem. ISO 9001 2.3 Nachweis einer Bestätigung über die "Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen". Die Bestätigung schließt eine Berücksichtigung des regulatorischen Umfelds der Kunden sowie der Anforderungen von deren Stakeholdern und Abschlussprüfern eindeutig mit ein. Mindestanforderung: Bescheinigung nach IDW PS 951 3. Eigenerklärung über die Leistungsfähigkeit des Anwendungsprogramms: 3.1 Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welches standardisierte Anwendungsprogramm sowie technische Umfeld für Schnittstellen das Unternehmen für die Ausführung des Auftrags verfügt (gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 9 VgV). Darüber hinaus ist die Betriebsform (Cloud oder On-Premise) anzugeben. Für die Erklärung kann zur Vereinfachung ein Datenblatt beigefügt werden. Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal 4 DIN A4-Seiten nicht überschreiten. 3.2 Falls Betriebsform Cloud angewendet wird: Nachweis eines Testats, dass der Kriterienkatalog des BSI C5 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) bestätigt wird. Die dort spezifizierten Mindestanforderungen lassen ein sicheres Cloud Computing erwarten. Mindestanforderung: Testat gem. BSI C5 des Cloud Anbieters 3.3 Erklärung, dass das Anwendungsprogramm und die eingesetzten Komponenten durch den Hersteller während der Vertragsdauer regelmäßig gewartet und weiterentwickelt werden. Darüber hinaus sind Service und Support für das Anwendungsprogramm sicherzustellen und zu beschreiben. Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal eine DIN A4-Seite nicht überschreiten. 3.4 Erklärung, dass das Anwendungsprogramm und das zugrundeliegende Datenmodell mindestens einmal jährlich Updates erhalten, welche abwärtskompatible Anpassungen ermöglichen. Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal eine DIN A4-Seite nicht überschreiten. 3.5 Erklärung, dass der Anbieter die bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen an eine Auslagerung erfüllt (vgl. MaRisk und BAIT, z.B. Prüfung durch regelmäßige Ausfall-Übungen). Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal eine DIN A4-Seite nicht überschreiten.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Nachweis von Projektreferenzen über Leistungen, die mit der aktuell zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)). Projektreferenzen dürfen höchstens aus Leistungen der letzten fünf Jahren (Ende der Leistungserbringung nicht vor dem 1. Juni 2019) erbracht worden sein. Der Nachweis hat folgende Informationen zu beinhalten: a) Name des Auftraggebers b) Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten (Tel. und E-Mail) c) Zeitraum der Leistungserbringung (Beginn/Ende jeweils unterteilt in die Funktionsbereiche: Vertragsdatenbank, DMS, E-Akte, Order-to-cash) d) Angabe des geleisteten Werts (hier Auftragswert netto gerundet in EUR) (unterteilt in: Gesamtauftragswert; Lizenzgebühren; Wartung / Service; Beratung / Integrationsleistung) e) wesentliche Leistungsbeschreibung (max. 5 DINA 4 Seiten, ggf. als separate formfreie Anlage) f) Projektspezifische Angaben Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren. Stufe 1: Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Stufe 2: Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Stufe 3: Schließlich wird für den Fall, dass mehr als drei bis fünf grundsätzlich geeignete Bewerber vorliegen, unter den Bewerbern anhand der Projektreferenzen beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. Um eine objektive Vergleichbarkeit und Bewertung der Bewerber zu gewährleisten, müssen die Projektreferenzen zwingend gemäß der im Anhang befindlichen Vorlage (s. Anlage B4.1 Referenzvorlage) eingereicht werden. - wesentliche Leistungsbeschreibung: 0-3 Punkte: Die Referenz ist nicht (= 0 Punkte) oder kaum mit der vorliegenden Beschaffung vergleichbar. 4-7 Punkte: Die Referenz ist teilweise mit der vorliegenden Beschaffung vergleichbar. 8-10 Punkte: Die Referenz ist überwiegend oder vollständig mit der vorliegenden Beschaffung vergleichbar. Darstellungsmängel führen zu Minderbewertungen. - Referenzprojekt im Finanzsektor (Förderbank = 5 Punkte; Bank/Kreditinstitut = 4 Punkte; Finanzdienstleister = 3 Punkte; Versicherung = 2 Punkte; öffentlicher Auftraggeber = 1 Punkt; Sonstiges = 0 Punkte) - Vorlage eines Referenzschreibens (gem. der Vorlage der TAB) des Auftraggebers (mit Referenzschreiben = 5 Punkte; ohne Referenzschreiben = 0 Punkte) - Projekt, das bereits abschließend implementiert wurde (ja = 5 Punkte; nein = 0 Punkte) - Support / Hotline etabliert (ja = 5 Punkte; nein = 0 Punkte) - Fachlicher Projektscope (enthaltene Module bzw. Applikationsumfang) Je Modul 5 Punkte: Vertragsdatenbank inkl. Purchase-to-pay; Dokumentenmanagementsystem (DMS); Fähigkeit zu e-Akte; maschinelle Verarbeitung von Dokumenten mit Informations-Extraktion und -Weiterverarbeitung, insbesondere Rechnungen inkl. Prüfung §14 UStG; Fähigkeit e-Rechnungsdateiformate zu verarbeiten; Workflow-Funktionalität mit e-Signatur(-Einbindung) inkl. Workflow Builder; Fähigkeit zu automatisierten Workflow-Verarbeitungen (Dunkelverarbeitung bei Erfüllung von Kriterien) - technisches Projekt-Umfeld: Je Umfeld 5 Punkte: Anbieter-Expertise bzgl. Digitalisierung und Automatisierung von bisher (teil-) manuellen Prozessen; Informationsverarbeitung via Künstliche Intelligenz; Betriebsform der Software (on Premise oder Cloud); Schnittstellen zu SAP R3 & S/4 HANA Readiness; Schnittstellen-Fähigkeit (API) zu Umsystemen auf Basis von Standard-Schnittstellen (REST, ...) - organisatorische Anforderungen: Je Anforderung 5 Punkte: Umsetzung regulatorischer Anforderungen gemäß MaRisk; Umsetzung an eine Bank gerichteten Informationssicherheits- bzw. Datenschutz-Anforderungen (BAIT) Es sind mindestens zwei Projektreferenzen einzureichen. Die Bewertung von maximal drei Projektreferenzen, unterteilt in die einzelnen Angaben, kann den Teilnahmeunterlagen (Anlage B4.1 Referenzvorlage) entnommen werden. Es steht dem Bewerber frei weitere Projektreferenzen einzureichen. Diese fließen ausdrücklich nicht in die Bewertung ein. Je Projektreferenz können 100 Punkte erreicht werden. Insgesamt können somit maximal 300 Punkte erzielt werden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 5
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anforderungskatalog (Ausschlusskriterien) - Übergreifend für alle Module
Beschreibung: Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Benutzeradministration: Möglichkeit zur Berechtigungssteuerung über ein flexibles Benutzer-/Rollen-/Rechtekonzept, welches in einer Benutzerverwaltung vorgegeben und administriert wird (Beispiele für Benutzerrollen: Fachadministrator, Benutzeradministrator, Bedarfsträger, Genehmiger, Beschaffer, Revisor, Vertragsverantwortlicher, Vertragsverwalter; Beispiele für Berechtigungen: anlegen, lesen, bearbeiten, genehmigen, löschen) Vorgangsadministration/-steuerung: Möglichkeit zur individuellen Kennzeichnung von Datenfeldern als Pflichtfeld (z.B. wg. erforderlicher Dokumentation auf Basis bankaufsichtlicher/gesetzlicher Anforderungen) Funktion zur automatischen Generierung individueller Aufgaben gemäß hinterlegtem Workflow / Regeln (Generierung erfolgt z.B. auf Basis von Datenfeldbefüllung, Schwellwerten oder Vorgangsstatus) Funktion zur Aufgabenerledigung (Aufgabe abschließen) Möglichkeit zur Verhinderung der Vorgangsfortführung /-weitergabe bei Nichterledigung von Aufgaben Möglichkeit zur Verwaltung von Post-/Auftragskörben/Aufgabenlisten für Benutzer, inkl. Vergabe spezifischer Berechtigungen Möglichkeit zum Vorgangsaufruf über eine in der Anwendung integrierte Aufgabenliste Möglichkeit zur individuellen Kennzeichnung von Datenfeldern als Pflichtfeld (z.B. wg. erforderlicher Dokumentation auf Basis bankaufsichtlicher/gesetzlicher Anforderungen) Funktion zur automatischen Generierung individueller Aufgaben gemäß hinterlegtem Workflow / Regeln (Generierung erfolgt z.B. auf Basis von Datenfeldbefüllung, Schwellwerten oder Vorgangsstatus) Funktion zur Aufgabenerledigung (Aufgabe abschließen) Möglichkeit zur Verhinderung der Vorgangsfortführung /-weitergabe bei Nichterledigung von Aufgaben Möglichkeit zur Verwaltung von Post-/Auftragskörben/Aufgabenlisten für Benutzer, inkl. Vergabe spezifischer Berechtigungen Möglichkeit zum Vorgangsaufruf über eine in der Anwendung integrierte Aufgabenliste Auswertungen / Monitoring: Auswertungsmöglichkeiten / Dashboard des aktuellen und stichtagsbezogenen Datenbestandes (anhand auswählbarer Attribute) für Purchase-to-Pay-Workflow (Vorgänge in allen Statuszuständen, z.B. Bestellung, Lieferung, Rechnung) Auswertungsmöglichkeiten / Dashboard des aktuellen und stichtagsbezogenen Datenbestandes (anhand auswählbarer Attribute) der Vertragsdatenbank (z.B. Übersicht über alle nicht beendeten Verträge) Auswertungsmöglichkeiten / Dashboard des aktuellen und stichtagsbezogenen Datenbestandes (anhand auswählbarer Attribute) des DMS (z.B. Gesamtanzahl Akten, Dokumente) Exportfunktion in Standardformaten, mindestens PDF und XLSX (z.B. für Auswertungen) Such- und Filterfunktionen inkl. Speicherung / Abonnement / Freigabe von und Benachrichtigung über Filter-Ergebnisse
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anforderungskatalog (Ausschlusskriterien) - Module
Beschreibung: Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Vertragsdatenbank: Funktionen zur Erfassung und Bearbeitung von Verträgen inkl. Attributen und Speicherung in einer Datenbank Funktion zur (automatischen) Übernahme von auswählbaren, vertragsrelevanten Informationen aus einem Beschaffungsvorgang zur Erzeugung neuer Einträge in der Vertragsdatenbank Funktionen zur Erfassung und Darstellung von Vertragsbeziehungen (Rahmen-/Einzelverträge, Hierarchien, Nachfolger, Anpassung, u. ä.) Möglichkeit zur Migration aller Bestandsverträge (z.B. per Massenimport über Datenlieferung/Schnittstelle) aus Bestandssystemen (JIRA, Excel, File-System) und mithilfe von Scans. Dabei Übernahme bestehender Attribute (z.B. Vertragsnummer, Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Vertragsart, Kostenstelle, Vertragsbeginn, Kündigungstermin) Purchase-to-Pay-Workflow: Möglichkeit zur Erstellung von Erfassungsmasken über definierbare Feldauswahlen (Freitext, Kataloge, Kostenstelle, ...) zur Erfassung von Beschaffungsbedarfen Möglichkeit zur workflowgestützten, regelbasierten Vorgangsweiterleitung an einen Genehmiger (individuelle Genehmigungsstufen z.B. anhand Kompetenzmatrix) Zugriff auf SAP-Geschäftspartner-Daten für den Beschaffungsvorgang (Schnittstelle zu SAP GP). Möglichkeit, ausgewählte Anbieter automatisiert mit dem SAP-Geschäftspartnerbestand abzugleichen (z.B. zwecks Identifizierung / Prüfung bestimmter Daten / Kennzeichen, z.B. Negativmerkmale, Organeigenschaft) Funktion zur automatischen Erzeugung neuer Einträge in integrierter Vertragsdatenbank inkl Übernahne von Beschaffungsinhalten (z.B. Vertragsgegenstand, Vertragspartner) Möglichkeit zur Dokumentation des Wareneingangs über befüllbare Datenfelder anhand Lieferschein und Übertragung an Umsysteme (per Schnittstelle SAP-MM/Jira (CMDB/IT-Assets & Lizenzen z.B. zwecks Inventarisierung) Funktion zur Verknüpfung eines Wareneingangs mit dem zu Grunde liegenden Vertrag und Übernahme von Informationen in den jeweiligen Vertrag in der integrierten Vertragsdatenbank, z.B. zur (ggf. automatisierten) Kontrolle von Lieferung Stückzahl, geleistete Arbeitszeiten; teilweise oder vollständige Lieferungen; Kontingentabrufen Funktion zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten (Xrechnung, ZUGFeRD, o.ä.) Funktion zur automatischen formalen Prüfung von Rechnungen nach §14 (4) UStG inkl. Ergebnismitteilung Funktionen zur Zuordnung und Prüfung von Rechnungsdaten bzw. Daten zur Leistungserbringung (Lieferscheine, erbrachte Leistungen) zum zugehörenden Beschaffungsvorgang/Bestellung und/oder Verträge Möglichkeit zur parametrisierbaren (z.B. Höchstbeträge), automatischen Buchung ("Dunkelverarbeitung") bei differenzlosem automatisiertem Abgleich (z.B. Bestellung = Lieferschein = Rechnung) Funktion zur Erzeugung von SAP-Belegarten auf Basis von am Vertrag hinterlegten Attributen Funktion zur Erstellung und Ausführung von Dauerbuchungsbelegen bzw. Abgrenzungsbuchungen Möglichkeit zur Abbildung von Kreditkartenbuchungen Funktion zur Rechnungsbuchung mit Zahlsperren Funktion zur Hinterlegung von Anlagen an FI-Buchungsbelege Funktion zur Aufteilung von Rechnung (unterschiedliche Kostenträger, Kostenstellen / Aufträge) Funktion zur Buchung von Teilrechnung bei Teillieferung einer Bestellung Dokumenten-Management-System (DMS): Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems zur Ablage von elektronischen Dokumenten in Standard-Dateiformaten (z.B. docx, xlsx, pptx, MP3, MP4, AVI, ZIP, RAR; Möglichkeit zum Ausschluss von potenziell gefährlichen Dateiformaten (z.B. .exe, .bat)) Möglichkeit zur Strukturierung mittels eines noch zu erstellenden Aktenplans Funktionen zur Bündelung von Dokumenten in Akten Funktionen zur Unterteilung von Akten in Register Möglichkeit zur automatischen und manuellen Hinterlegung von seitens der Software vordefinierten Attributen an Dokumenten und Akten (z.B. für eindeutige Identifizierung (z.B: Akten-/Dokumentennummer, Beschreibung, Eingangsdatum, Dokumentdatum, Geschäftspartner-Nummer) Möglichkeit zur Hinterlegung von individuellen Attributen an Dokumenten und Akten Vorlagenfunktion zur Verwaltung von Akten-/Register-/Dokumententypen (Anlegen/Ändern/Löschen durch berechtige User, z.B. Voreinstellung von Attributen) Scan-/Import-Schnittstelle für Dokumente in Standard-Dateiformaten (z.B. PDF, TIFF, JPG) inkl. Umwandlungsmöglichkeit in langzeitfähiges Archiv-Format (z.B. PDF/A) Funktionen zur Suche von Dokumenten und Akten auf Basis der jeweils hinterlegten Attribute (Unterstützung der Suche mit Wildcards zur Anzeige passender uneindeutiger Suchergebnisse; fehlertolerante Suche)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anforderungskatalog (Ausschlusskriterien) - Schnittstellen
Beschreibung: Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Schnittstellen: Kommunikationsfähigkeit mit der vorgegebenen JIRA-REST-API zur Integration/Synchronisation spezifischer Vorgänge (aus JIRA-Projekten) und Objekte (Assets aus JIRA Insight) sowie Rückübermittlung von Statuswechsel. Kommunikationsfähigkeit mit der vorgegebenen JIRA-REST-API zur Verknüpfung von Verträgen mit spezifischer Objekten der Asset-Verwaltung in gewünschter Workflow-Übersicht (siehe bildhafte Darstellung in der Anlage zu C3) Nahtlose Integration/Speichermöglichkeit von Mails/Anhängen über Outlook-Integration (Plugin, Drag&Drop) der DMS-Komponente sowie regelbasierte Überwachung von Postfächern inkl. regelbasierte, automatisierte Zuordnung von Mails / Dokumenten zu Verträgen. Die Anwendung muss in der Lage sein, die Synchronisation der Berechtigungen über eine AD/LDAP-Anbindung durchzuführen. Integrationsfähigkeit für jedes mögliche Betriebsmodell einer SAP-Umgebung entsprechend der SAP-Referenzarchitektur ist sicherzustellen. Ergänzend ist sicherzustellen, dass eine Verknüpfungsmöglichkeit der Dokumente mit SAP-Objekten über die SAP Archive Link Funktionalität vorliegt. (Hinweis: Transformation von SAP R3 zu S/4 HANA ist geplant; derzeit (R3) verwendete Module: FI, GP, ggf. MM)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anforderungskatalog (Ausschlusskriterien) - nicht-funktionale Anforderungen
Beschreibung: Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: nicht-funktionale Anforderungen: Infrastruktur, falls Betriebsform on premise: Die eingesetzte Software/Hardware muss zur bestehenden TAB-Infrastruktur kompatibel sein. Diese umfasst: - Betriebssysteme Server: Windows / RHEL Linux - jeweils aktuelle Version - Betriebssystem Client: Windows - jeweils aktuelle Version - Datenbanken: präferiert MS-SQL, Postgres - jeweils aktuelle Version; ebenfalls möglich Oracle- jeweils aktuelle Version - Hypervisor-Plattform: VMware vSphere - Microsoft Office: 2016 oder höher Der Support der Anwendung erfolgt in deutscher Sprache und hat mindestens in folgenden Zeiten zur Verfügung zu stehen: Mo-Do 9-16 Uhr und Fr 9-13 Uhr Sprache: Anwendung ist deutsch lokalisiert Falls Cloud: Durchführung von Datensicherungen/Backups (mindestens täglich), Durchführung und Dokumentation von regelmäßigen Wiederherstellungstest/Restore, um die Verwendbarkeit der Datensicherungen sicherzustellen Falls Cloud: Bereitstellung einer technischen Möglichkeit zum (oder technisch-organisatorischer Unterstützung bei) vollständigen Datenexport (bspw. als Ausgliederung zu Langzeitarchivierung oder möglichen Exit-Strategien) Die Software ermöglicht, dass der Software-Betreiber (Cloud - Anbieter, on Prem - TAB-IT) Restore Funktionalitäten für einzelne User nutzen kann. Zum Beispiel Wiederherstellen einzelner gelöschter Dokumente. Authentifizierungsmethoden: 2 Faktorauthentifizierung oder Authentifizierung über Zertifikate / Benutzername und PW Passwortvorgaben: Automatische Passwortänderung alle 3 Monate (Admin-Accounts) / 6 Monate (restliche Benutzer) oder anlassbezogen; Mindestlänge von 12 Zeichen bei Passwörtern, wobei mindestens drei der folgenden vier Kategorien enthalten sein müssen: Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen; die letzten drei der bereits verwendeten Passwörter dürfen bei der Änderung des Passwortes nicht verwendet werden, das zuletzt geänderte Passwort darf erst nach einem Zeitraum von einem Tag erneut geändert werden. Anwendungsarchitektur: Drei-Schichten-Architektur oder höherwertiger vorhanden Mindestvorgaben für Verschlüsselung zwischen Benutzer / Anwendung und Anwendung / Datenbank: TLS und HTTPS: ECDHE_ECDSA_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA256 / AES_256_CBC_ GCM_SHA384 ECDHE_RSA_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA256 / AES_256_CBC_ GCM_SHA384 DHE_DSS_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA256 / AES_256_CBC_ GCM_SHA256 DHE_RSA_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA384 / AES_256_CBC_ GCM_SHA256 Falls Cloud-Betriebsform: Betriebsstandort des Rechenzentrums innerhalb EU Schwachstellenmanagement: Anwendung ist in CERT-Bund / NVD enthalten. Alternativ muss manuelle Überwachung über Herstellerseite durch Auftraggeber möglich sein
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog
Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Funktionale Anforderungen" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C3 Anforderungskatalog" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet und jeweils multipliziert mit dem individuellen Gewichtungsfaktor. In Summe können maximal 600 Punkte erreicht werden.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Nicht-funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog
Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Nicht-funktionale Anforderungen" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C3 Anforderungskatalog" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet und jeweils multipliziert mit dem individuellen Gewichtungsfaktor. In Summe können maximal 100 Punkte erreicht werden.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Gesamtwirtschaftliche Betrachtung
Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums (ZK) "Gesamtwirtschaftliche Betrachtung" fließen die vom Bieter gemachten Angaben im Preisblatt gem. "C2 Preisblatt" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein (PA = Preis des zu bewertenden Angebots in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung, d.h. die kalkulatorische Gesamtangebotssumme inkl. aller Optionen über die maximale Vertragslaufzeit, netto, abzgl. Rabatt plus die kalkulatorischen Kosten für Beistellleistungen durch den Auftraggeber). Hierzu wird zunächst der niedrigste Bewertungspreis in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung (PN) ermittelt. Das günstigste Angebot in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung erhält dabei die maximale Punktzahl von 30 Punkten. Der Punkt, bei dem ein Preis mit 0 Punkten bewertet werden würde, liegt bei dem Doppelten des niedrigsten Bewertungspreises. Die Bewertungspunkte für die Preise der Angebote zwischen diesen beiden Punkten werden linear mit folgender Formel ermittelt. Es werden keine negativen Punkte vergeben. Die vergebenen Punkte werden mit dem Faktor 10 gewichtet. Somit können maximal 300 Wertungspunkte für das Zuschlagskriterium "Gesamtwirtschaftliche Betrachtung" erzielt werden. ZK Gesamtwirtschaftliche Betrachtung= ((2*PN-PA)/PN)*30*10
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 21/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 5 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Teilnahmeanträge/Angebote werden gem. § 56 VgV auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit und auf rechnerische Richtigkeit geprüft. Der öffentliche Auftraggeber kann Bewerber/Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Die Unterlagen sind vom Bewerber/Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Zusätzliche Informationen: Bewerber sind bei der Öffnung der Teilnahmeanträge nicht zugelassen.
Auftragsbedingungen:
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Basis der Vertragsgrundlage bildet ein EVB-IT Vertrag. Die konkrete Ausgestaltung des Vertrags wird in den Vergabeunterlagen enthalten sein. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen der Auftragserfüllung die Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu wahren und darüber hinaus Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, nicht unerlaubt zu erlangen, zu nutzen oder offenzulegen (gem Anlage "Anlage B7 Verpflichtungserklärung Vertraulichkeit" der Teilnahmeunterlagen).
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Thüringer Aufbaubank - Anstalt öffentlichen Rechts