1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Digitale Archivierung
Beschreibung: Der am UKJ eingeführte Prozess zur Digitalisierung von Akten soll fortgesetzt werden. Der Auftragsgegenstand umfasst folgende Leistungsinhalte: Das Scannen von Patienten-, Personal- und Vertragsakten (Volumen aktuell ca. 4,5 Mio. Belege p.a.) mit Abholung der Akten vor Ort von Montag bis Freitag, Aufbereitung der Akten, Scannen nach TR-RESISCAN, Scannen z.T. über Nacht, Auslieferung der Digitalisate als volltextdurchsuchbares PDF plus Metadatenfile. Digitale revisionssichere Langzeitarchivierung/verschlüsselte Rohdatenspeicherung der eingescannten Akten. Datenschutzgerechte Entsorgung der Unterlagen. Einlagerung physischer Aktenbestände des UKJ. Campuslizenz für tiefintegrierbare Scan-Software (KIS, Fremdprogramme wie z.B. PACS, Labor). Abbildung der SAP-Funktionalitäten „frühes / spätes Erfassen“. Stapelverarbeitung mit Barcodeerkennung und automatischer Dokumentenheftung. Rückverlinkung gescannter Dokumente ins KIS. Archiv-Software mit allen Funktionalitäten eines VNA; mit Akten- und Fundortverwaltung. Tiefe Integration ins SAP ish/ish-med per ArchiveLink-Schnittstelle. Darstellung der Patientenakte sowie Darstellung beliebiger Inhalte mit generischen Suchmasken. Integration des MD-Managements inkl. Anbindung an das LE-Portal MD Thüringen.
Kennung des Verfahrens: 411a3d27-d3d6-435f-a150-f4be01863e81
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: Vorinformation verbunden mit einem Aufruf zur Interessenbekundung gemäߧ 38 Absatz 4 VgV dar. Der Auftrag wird im Verhandlungsverfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung nach§ 37 Absatz 1 VgV vergeben. Der Auftraggeber fordert alle Unternehmen, die auf die Veröffentlichung dieser Vorinformation nach§ 38 Absatz 4 VgV hin eine lnteressensbekundung übermittelt haben, zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme auf (Aufforderung zur lnteressensbestätigung). Mit der Aufforderung zur lnteressensbestätigung wird der Teilnahmewettbewerb nach§ 16 Absatz 1 und § 17 Absatz 1 eingeleitet (§ 38 Absatz 5 VgV).
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79521000 Fotokopierdienste, 72317000 Datenspeicherung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsklinikum Jena Am Klinikum 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Vorinformation verbunden mit einem Aufruf zur Interessenbekundung gemäß § 38 Absatz 4 VgV dar. Der Auftrag wird im Verhandlungsverfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung nach § 37 Absatz 1 VgV vergeben. Alle Unternehmen, die ein lnteresse bekundet haben, werden zur Bestätigung ihres Interesse auffordert, dies stellt den Teilnahmewettbewerb dar.
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitale Archivierung
Beschreibung: Der am UKJ eingeführte Prozess zur Digitalisierung von Akten soll fortgesetzt werden. Der Auftragsgegenstand umfasst folgende Leistungsinhalte: Das Scannen von Patienten-, Personal- und Vertragsakten (Volumen aktuell ca. 4,5 Mio. Belege p.a.) mit Abholung der Akten vor Ort von Montag bis Freitag, Aufbereitung der Akten, Scannen nach TR-RESISCAN, Scannen z.T. über Nacht, Auslieferung der Digitalisate als volltextdurchsuchbares PDF plus Metadatenfile. Digitale revisionssichere Langzeitarchivierung/verschlüsselte Rohdatenspeicherung der eingescannten Akten. Datenschutzgerechte Entsorgung der Unterlagen. Einlagerung physischer Aktenbestände des UKJ. Campuslizenz für tiefintegrierbare Scan-Software (KIS, Fremdprogramme wie z.B. PACS, Labor). Abbildung der SAP-Funktionalitäten „frühes / spätes Erfassen“. Stapelverarbeitung mit Barcodeerkennung und automatischer Dokumentenheftung. Rückverlinkung gescannter Dokumente ins KIS. Archiv-Software mit allen Funktionalitäten eines VNA; mit Akten- und Fundortverwaltung. Tiefe Integration ins SAP ish/ish-med per ArchiveLink-Schnittstelle. Darstellung der Patientenakte sowie Darstellung beliebiger Inhalte mit generischen Suchmasken. Integration des MD-Managements inkl. Anbindung an das LE-Portal MD Thüringen.
Interne Kennung: 112.I.24.041
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79521000 Fotokopierdienste, 72317000 Datenspeicherung, 48318000 Scannersoftwarepaket, 63121100 Lagerung, 63121000 Dienstleistung in Verbindung mit Speicherung und Nachweis
Optionen:
Beschreibung der Optionen: automatische Verlängerung, soweit nicht rechtzeitig gekündigt
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsklinikum Jena Am Klinikum 1 Am Klinikum 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 6 Jahr
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst# - ständig agierende Unternehmen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Innovative Beschaffung
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Innovatives Ziel: Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Prozessinnovationen.
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Nicht zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Interessenbekundungen: 30/04/2024 10:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Fehlende Bieterunterlagen können nicht nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: keine Nachreichungen zulässig
Auftragsbedingungen:
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: lt. Vergabeunterlagen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Statthafte Rechtsbehelfe sind gemäß §§ 155 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer ORG001 genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist als ORG003 benannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gemäß §§ 155 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Jena, Körperschaft des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Registrierungsnummer: DE150545777
Abteilung: Stabsstelle Vergabe
Postanschrift: Kastanienstraße 1
Stadt: Jena
Postleitzahl: 07747
Land, Gliederung (NUTS): Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Stabsstelle Vergabe
Telefon: +49 3641 9320180
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Registrierungsnummer: 16900334-0001-29
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99432
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Telefon: +49 3613 7737276
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: fe2d4b9d-3386-4f9c-8019-93fc0ddcbff6 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung als Aufruf zum Wettbewerb – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/03/2024 00:00:00 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 180440-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 61/2024
Datum der Veröffentlichung: 26/03/2024