1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Upgrade der bislang genutzten Personalmanagementsoftware P&I Loga auf die aktuelle, cloudbasierte Softwarelösung P&I LogaHR. Die Lieferleistung wird hierdurch um die Datenspeicherung und Datensicherheit erweitert. Die Basisinfrastruktur, der Funktionsumfang der Anwendungen sowie die standardisierten und kundenspezifischen Auswertungen bleiben bestehen.
Beschreibung: Bereitstellung der Plattform P&I LogaHR als Software-as-a-Service über eine Mindestvertragslaufzeit von fünf Jahren
Kennung des Verfahrens: 2ee7b41e-f9b1-447a-895c-d4682fd0cafb
Interne Kennung: VVL 1411/23-11
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Upgrade der Personalmanagementsoftware LOGA auf die cloudbasierte Softwarelösung LogaHR
Beschreibung: Upgrade der bislang genutzten Personalmanagementsoftware P&I Loga auf die aktuelle, cloudbasierte Softwarelösung P&I LogaHR. Die Lieferleistung wird hierdurch um die Datenspeicherung und Datensicherheit erweitert. Die Basisinfrastruktur, der Funktionsumfang der Anwendungen sowie die standardisierten und kundenspezifischen Auswertungen bleiben bestehen.
Interne Kennung: VVL 1411/23-11
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Nach Erreichung der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Vertragsjahr, sofern keine Vertragpartei mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Vertragsjahres schriftlich kündigt.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/04/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/03/2029
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: 100 % Preis
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht (1)abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250 - Vergabekammer, Vergabeangelegenheiten
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Für die bislang genutzte Software wird zum Ende des Jahres der Support eingestellt, so dass ein entsprechendes Nachfolgeprodukt mit gleichem Funktionsumfang sowie die Erfüllung folgender Anforderungen zwingend erforderlich ist: - Kontinuität der Datenhaltung, d.h. Gewährleistung der vollständigen automatisierten Datenübernahme ohne Datenverluste, Erhalt der Historienfähigkeit aller hinterlegter Daten ohne weiteren manuellen Nacherfassungsaufwand - Aufgrund der tariflichen Bindung des Auftraggebers und des Umstandes, dass regelmäßige Korrekturen an Arbeits- und Dienstzeiten monatsversetzt erfasst werden, ist eine Rückrechnungsfähigkeit in vorangegangene Perioden im erheblichen Umfang regelmäßig erforderlich. Ein Verlust der Rückrechnungsfähigkeit hätte für den Auftraggeber zur Folge, dass mindestens bis zum Ablauf der tariflichen Ausschlussfrist (6 Monate) bzw. der besoldungsrechtlichen Verjährungsfristen, in Ausnahmefällen jedoch sogar bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen im Sinne des § 195 BGB sowie §25 SGB IV und §§ 169 i. V. m. §§ 228 ff AO Rückrechnungen manuell zu berechnen wären. Neben der tatsächlichen Fähigkeit, diese ohne Systemunterstützung ordnungsgemäß zu erledigen, bedürfte es eines erheblichen zusätzlichen personellen Aufwands auf Seiten der Entgeltabrechnung. - Erhalt sämtlicher Schnittstellen inkl. entsprechender Parametrisierung zu anderen Verfahren, insbesondere die haushalterische Verbuchung im HKR sowie die Anbindung an das im Einsatz befindliche Dokumentenmanagement-System. Insbesondere im Zusammenhang mit der Übergabe der Buchungsdaten ist die Rückrechnungsfähigkeit elementar, da rückgerechnete Buchungen automatisiert in der Buchungsdatei und Buchungsliste ausgewiesen werden müssen. - Fortsetzung des gesetzlichen Meldewesens gegenüber Finanzbehörden, SV-Annahmestellen, Berufsgenossenschaften, Zusatzversorgungskassen und sonstigen gesetzlichen Empfängern. Im Fall einer Unterbrechung der Datenkontinuität müsste gegenüber den jeweiligen Behörden ein Systemwechsel angezeigt werden. In diesem Fall würde jeder Beschäftigte des Auftraggebers eine An- und Abmeldung erhalten, da Systemwechsel gegenüber den Sozialversicherungsträgern mit einem besonderen Meldegrund übertragen werden müssen. - Erhalt sämtlicher nutzerspezifischer Informationen einschl. individueller Daten, Wiedervorlagen und automatisierter Vorgangsbearbeitung - Übernahme sämtlicher individueller Auswertungen sowie Gewährleistung der Lauffähigkeit von vorhandenen Makroanwendungen in Microsoft-Office-Programmen zur Aufbereitung der ausgewerteten Daten nach nutzerspezifischen Anforderungen - Übernahme des Rollen- und Rechtekonzeptes für die Nutzer des Verfahrens einschl. Administrationsrechten zur Gewährleistung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach Nutzergruppen - physischen Trennung der Daten von den Datenbeständen anderer Kunden (Private Cloud). - IT-Sicherheitsmanagement nach ISO 27001 - Fortsetzung der Möglichkeit der flexiblen auftraggeberspezifischen Nutzung des Systems wie vor, d.h. freie Wahl der Abrechnungstermine nach Maßgabe der betrieblichen Erfordernisse - Auswertung und Export aller Daten innerhalb der Datenbank nach betrieblichen Erfordernissen - Ausschluss eines Parallelbetriebs der fortzuführenden Abrechnungsläufe im Umstellungszeitraum - Erweiterbarkeit des Produktes um zusätzliche Funktionalitäten (z. B. Zeitwirtschaft, Mitarbeiter-Self-Services einschl. Workflow-Bearbeitung von Anträgen, Urlaubsverwaltung in Umsetzung des EuGH-Urteils usw.) Wie vorstehend bereits umfassend dargestellt, kommt für die Angebotsaufforderung und anschließende Leistungserbringung (Software-Upgrade) nur die Herstellerfirma des bisherigen Produkts - in diesem Fall P&I Personal & Informatik AG - in Betracht.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.3.
Nicht erfolgreiche Bieter:
Angebot:
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle
Registrierungsnummer: Leitweg ID 16051000-0001-83
Postanschrift: Fischmarkt 1
Stadt: Erfurt
Postleitzahl: 99084
Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Land: Deutschland
Telefon: +49 361 6551282
Fax: +49 361 6551289
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250 - Vergabekammer, Vergabeangelegenheiten
Registrierungsnummer: Leitweg ID 16900334-0001-29
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Fax: +49 361 573321059
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: large
Registrierungsnummer: HRB 9110
Postanschrift: Kreuzberger Ring 56
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 848ebc3b-b7c6-434a-8ac4-a829dc81cd80 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/02/2024 10:37:35 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 80868-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 27/2024
Datum der Veröffentlichung: 07/02/2024