Öffentliche Ausschreibung Ilmenau 2024 Deutschland – Büroautomatisierungssoftwarepaket – Cloudleistungen für ein Prozessmanagementsystem 2024-01-29

Deutschland – Büroautomatisierungssoftwarepaket – Cloudleistungen für ein Prozessmanagementsystem

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Technische Universität Ilmenau

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Cloudleistungen für ein Prozessmanagementsystem

Beschreibung: Gegenstand der Vergabe ist Nutzung eines Prozessmanagementsystems an der Technischen Universität Ilmenau. Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Prozessmanagementsystems zur Modellierung, Dokumentation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, existierende und aufzunehmende Prozessbeschreibungen zusammen mit den zugehörigen Dokumenten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Prozesse zu automatisieren. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: · Strukturierte Dokumentation von institutionellem Prozesswissen, · Transparenz der Prozesse, · Automatisierung IT-gestützter Prozesse, · Steigerung der Effektivität der Prozesse, · Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, · kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschl. der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.

Kennung des Verfahrens: 3f2e0c89-a75b-4bc0-ae40-c41f4c7e8736

Interne Kennung: TU-007/24-719-DPQ

Verfahrensart: Offenes Verfahren

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Ilm-Kreis (DEG0F)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich elektronisch unter dieser Bekanntmachung/ Kommunikation angegebenen Internet-Adresse kostenfrei zur Verfügung. Ein Anwendersupport für Bieter steht unter der Rufnummer: 0228/99 6101234 zur Verfügung. Hinweis zum Ausfüllen der EEE: Dienst zum Ausfüllen und Wiederverwenden der EEE unter dem Link: https://uea. publicprocurement.be/filter?lang=de Im nächsten Schritt „Ich bin ein Wirtschaftsteilnehmer“ anklicken und dann die Option " eine Antwort erstellen" anklicken Bitte weiterhin darauf achten, das im Teil IV Eignungskriterien „JA“ angeben werden muss um alle notwendigen Angaben eintragen zu können. „Möchten Sie die Auswahlkriterien A-D verwenden „JA“ anklicken. Der Globalvermerk ist nicht anzukreuzen. Dann kann die EEE ausgefüllt und im gleichen Format (xml) sowie als PDF-Datei exportiert/ gespeichert werden. ___ § 8 ThürVgG - Verfahrensanforderungen (1) Bieter sind verpflichtet mit der Abgabe des Angebotes eine Eigenerklärung zur Einhaltung der Bestimmungen des Vergabegesetzes vorzulegen. Das für das öffentliche Auftragswesen zuständige Ministerium legt den Wortlaut der Erklärung nach Satz 1 im Einvernehmen mit dem dafür zuständigen Ausschuss des Thüringer Landtags fest. Der Auftraggeber ist verpflichtet, in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hinzuweisen, dass nur Angebote gewertet werden können, welchen eine Erklärung nach Satz 1 beigefügt ist. Gemäß § 8(1) ThürVgG ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Anlage_Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S.1“ mit dem Angebot einzureichen. Es können nur Angebote gewertet werden, welche die genannte Erklärung enthalten.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe:

Korruption: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 GWB Abs.1 Nr. 6,7,8,9 i.V.m. §§ 108e, 299, 299a, 299b, 333, 334, 335 StGB Art. 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung

Betrugsbekämpfung: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 4,5 GWB i.V.m. §§ 263, 264 StGB.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 1 GWB i.V.m. § 129 StGB.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 1 GWB i.V.m. § 129a, § 129b StGB.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 GWB Abs.1 Nr. 2, 3 i.V.m. §§ 89a Abs. 2 Nr. 2, 89c, 261 StGB.

Konkurs: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 5 GWB.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 7 GWB.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 10 GWB i.V.m. §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a StGB.

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB.

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.2 GWB i.V.m. § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 3 GWB.

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 4, 9 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB.

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.4 GWB.

Entrichtung von Steuern: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.4 GWB.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 4, 9 GWB.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 6 GWB, § 7 VgV

Zahlungsunfähigkeit: Der Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 ist es verboten, öffentliche Aufträge an die darin definierten Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben. Mit dem Teilnahmeantrag ist daher zu erklären, ob die am Auftrag beteiligten Personen zu dem ausgeschlossenen Personenkreis gehören.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Cloudleistungen für ein Prozessmanagementsystem

Beschreibung: Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Prozessmanagementsystems zur Modellierung, Dokumentation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, existierende und aufzunehmende Prozessbeschreibungen zusammen mit den zugehörigen Dokumenten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Prozesse zu automatisieren. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: · Strukturierte Dokumentation von institutionellem Prozesswissen, · Transparenz der Prozesse, · Automatisierung IT-gestützter Prozesse, · Steigerung der Effektivität der Prozesse, · Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, · kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschl. der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.

Interne Kennung: TU-007/24-719-DPQ

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket

Optionen:

Beschreibung der Optionen: - Consultingleistungen (Online) zur Inbetriebnahme und Anpassung der Systeme - Schulungsleistungen Prozessdesign und Prozessautomatisierung • Umfang: bis zu 5 Tagen in den Jahren 2024 und 2025 - Coaching für fachliche Beratung und Betreuung (weiteres Kontingent zum Abrufen in den Jahren 2024 und 2025) - Nachkauf von Lizenzen für Modellierer

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Ilm-Kreis (DEG0F)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/05/2024

Enddatum der Laufzeit: 30/04/2029

Laufzeit: 60 Monat

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: Nachweis über die Befähigung zur Berufsausübung durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt A. Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes. Das Formblatt „EEE-Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ steht unter dem in I.3) genannten Zugang uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Beschreibung:Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: - Nachweis über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt Cund D (Hinweis: bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre) Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung “ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Angaben zu Lieferungen und Dienstleistungen der genannten Art (dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen), - Angaben zu technischen Fachkräften oder technischen Stellen, - Angaben zur technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung - Angaben zur Vertragserfüllung, Lieferkettenmanagement und Überwachungssystem - Angabe zur Kontrollmöglichkeit der Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie der Qualitätskontrolle - Angaben zu Ausbildungsnachweisen oder Bescheinigungen über die berufliche Befähigung (Dienstleister oder Unternehmen selbst oder seiner Führungskräfte) - Angaben zu Umweltmanagementmaßnahmen, Angaben zu den durchschnittlich jährlich Beschäftigtenzahlen und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren - Angaben zu Ausstattung, Geräte und technischen Ausrüstungen - Angaben zur Unterauftragsvergabe, Bescheinigungen zu Qualitätssicherungsnormen, Bescheinigungen zur Erfüllung der Anforderungen an die Umweltmanagementsysteme oder -normen.

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Nachweis über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt B. Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Der allgemeine Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 Jahre - der spezifische Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem vom Auftrag abgedeckten Geschäftsbereich der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem betreffenden Bereich der letzten 3 Jahre - Sind die Informationen zum Umsatz (allgemeiner oder spezifischer Umsatz) nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, Angabe, an welchem Datum das Unternehmen des Wirtschaftsteilnehmers gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat.

Kriterium:

Art: Sonstiges

Beschreibung: - Nachweis zur Einhaltung des aktuellen Cloud-Computing Compliance ISO 27001 oder höher - Vertragsentwurf zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung. - Die Eignung und Leistungsfähigkeit des Bieters wird u.a. anhand von Referenzangaben festgestellt. Mit diesen Referenzangaben hat der Bieter durch Eigenerklärung darzulegen, dass die Software erfolgreich an mind. 3 anderen Staatlichen Hochschulen und Universitäten Deutschlands als SaaS-Lösung eingesetzt wird (Einführung in den letzten 5 Jahren). Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: Auftraggeber, Ansprechpartner, Beschreibung des Auftragsgegenstandes, Auftragsvolumen und Projektlaufzeitraum.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Die Zuschlagskriterien befinden sich in den Vergabekriterien. Die Dateien "007-24 EVB-IT-Anlage 2_Leistungsbeschreibung" und "2024 – Prozessmanagementsystem – EVB-IT-Anlage 3_Anforderungskatalog Preisübersicht"

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=586358

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen

Frist für den Eingang der Angebote: 05/03/2024 09:29:00 (UTC+1)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 45 Tag

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 05/03/2024 09:30:00 (UTC+1)

Auftragsbedingungen:

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt

Zahlungen werden elektronisch geleistet

Informationen über die Überprüfungsfristen: entsprechend der Regelungen gemäß § 160 GWB

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind die Arbeiten zur Aufnahme und Modellierung der Prozesse im System (Aufbau eines Prozessregisters). Darüber hinaus sollen Prozesse automatisiert werden, so dass workflowbasiert Verarbeitungen stattfinden. Es ist nur ein sukzessives Herangehen für die Implementierung der zahlreichen Prozesse fachlich sinnvoll und aus Kapazitätsgründen möglich (in der Universität zur Verfügung stehenden Kapazitäten sowohl in den für die Prozesse fachlich zuständigen Organisationseinheiten als auch zentral für die Organisation und Systempflege). Es sollen eine größere Anzahl von Prozessen mit einer größerer Bandbreite bei den Prozessumfängen und Schnittstellen implementiert und automatisiert werden. Die Komplexität soll dabei schrittweise gesteigert werden. Das Vorgehen benötigt entsprechende Zeiten. Es wird von einer Implementierungszeit von mindestens einem Jahr ausgegangen, wobei die Implementierung von Prozessen in das System fortführend eine Daueraufgabe ist. Zudem ist vorgesehen, eine große Nutzerzahl (alle Mitglieder der Universität) zu den automatisierten Prozessen zuzulassen, so dass z.B. die Tests vor den Freigaben umfassender vorgenommen werden müssen. Zielstellung ist letztendlich ein stabiler Betrieb über mindestens 3 – 4 Jahre, so dass die beabsichtigten Effekte durch die Digitalisierungslösungen auch zum Tragen kommen können. Mit den o.g. sukzessiven Implementierungen als Einführungs- und Aufbauphase wurde die Laufzeit auf 5 Jahre veranschlagt.

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Technische Universität Ilmenau

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Technische Universität Ilmenau

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Technische Universität Ilmenau

8. Organisationen

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Technische Universität Ilmenau

Registrierungsnummer: 16901581-0001-19

Stadt: Ilmenau

Postleitzahl: 98693

Land, Gliederung (NUTS): Ilm-Kreis (DEG0F)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabestelle@tu-ilmenau.de

Telefon: 000

Internetadresse: https://www.tu-ilmenau.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt

Registrierungsnummer: t:0361573321254

Stadt: Weimar

Postleitzahl: 99423

Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de

Telefon: 000

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a5795726-7c6c-41e2-9d84-4edc372d464b - 02

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/01/2024 11:26:38 (UTC+1)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 56774-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 20/2024

Datum der Veröffentlichung: 29/01/2024

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