Öffentliche Ausschreibung Erfurt 2024 Deutschland - Verwaltungssoftwarepaket - Upgrade der bislang genutzten Personalmanagementsoftware P&I Loga auf die aktuelle, cloudbasierte Softwarelösung P&I LogaHR. Die Lieferleistung wird hierdurch um die Datenspeicherung und Datensicherheit erweitert. Die Basisinfrastruktur, der Funktionsumfang der Anwendungen sowie die standardisierten und kundenspezifischen Auswertungen bleiben bestehen. 2024-01-26

Deutschland - Verwaltungssoftwarepaket - Upgrade der bislang genutzten Personalmanagementsoftware P&I Loga auf die aktuelle, cloudbasierte Softwarelösung P&I LogaHR. Die Lieferleistung wird hierdurch um die Datenspeicherung und Datensicherheit erweitert. Die Basisinfrastruktur, der Funktionsumfang der Anwendungen sowie die standardisierten und kundenspezifischen Auswertungen bleiben bestehen.

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: Upgrade der bislang genutzten Personalmanagementsoftware P&I Loga auf die aktuelle, cloudbasierte Softwarelösung P&I LogaHR. Die Lieferleistung wird hierdurch um die Datenspeicherung und Datensicherheit erweitert. Die Basisinfrastruktur, der Funktionsumfang der Anwendungen sowie die standardisierten und kundenspezifischen Auswertungen bleiben bestehen.

Beschreibung: Bereitstellung der Plattform P&I LogaHR als Software-as-a-Service über eine Mindestvertragslaufzeit von fünf Jahren

Kennung des Verfahrens: 2ee7b41e-f9b1-447a-895c-d4682fd0cafb

Interne Kennung: VVL 1411/23-11

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)

Land: Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1 Los: LOT-0001

Titel: Upgrade der Personalmanagementsoftware LOGA auf die cloudbasierte Softwarelösung LogaHR

Beschreibung: Upgrade der bislang genutzten Personalmanagementsoftware P&I Loga auf die aktuelle, cloudbasierte Softwarelösung P&I LogaHR. Die Lieferleistung wird hierdurch um die Datenspeicherung und Datensicherheit erweitert. Die Basisinfrastruktur, der Funktionsumfang der Anwendungen sowie die standardisierten und kundenspezifischen Auswertungen bleiben bestehen.

Interne Kennung: VVL 1411/23-11

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Nach Erreichung der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Vertragsjahr, sofern keine Vertragpartei mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Vertragsjahres schriftlich kündigt.

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen:

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 2024-04-01+02:00

Enddatum: 2029-03-31+02:00

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: 100 % Preis

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht (1)abhelfen zu wollen, vergangen sind.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250 - Vergabekammer, Vergabeangelegenheiten

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle

6. Ergebnisse

Wert aller im Rahmen dieses Verfahrens vergebenen Aufträge: 2,016,395 EUR

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Für die bislang genutzte Software wird zum Ende des Jahres der Support eingestellt, so dass ein entsprechendes Nachfolgeprodukt mit gleichem Funktionsumfang sowie die Erfüllung folgender Anforderungen zwingend erforderlich ist: - Kontinuität der Datenhaltung, d.h. Gewährleistung der vollständigen automatisierten Datenübernahme ohne Datenverluste, Erhalt der Historienfähigkeit aller hinterlegter Daten ohne weiteren manuellen Nacherfassungsaufwand - Aufgrund der tariflichen Bindung des Auftraggebers und des Umstandes, dass regelmäßige Korrekturen an Arbeits- und Dienstzeiten monatsversetzt erfasst werden, ist eine Rückrechnungsfähigkeit in vorangegangene Perioden im erheblichen Umfang regelmäßig erforderlich. Ein Verlust der Rückrechnungsfähigkeit hätte für den Auftraggeber zur Folge, dass mindestens bis zum Ablauf der tariflichen Ausschlussfrist (6 Monate) bzw. der besoldungsrechtlichen Verjährungsfristen, in Ausnahmefällen jedoch sogar bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen im Sinne des § 195 BGB sowie §25 SGB IV und §§ 169 i. V. m. §§ 228 ff AO Rückrechnungen manuell zu berechnen wären. Neben der tatsächlichen Fähigkeit, diese ohne Systemunterstützung ordnungsgemäß zu erledigen, bedürfte es eines erheblichen zusätzlichen personellen Aufwands auf Seiten der Entgeltabrechnung. - Erhalt sämtlicher Schnittstellen inkl. entsprechender Parametrisierung zu anderen Verfahren, insbesondere die haushalterische Verbuchung im HKR sowie die Anbindung an das im Einsatz befindliche Dokumentenmanagement-System. Insbesondere im Zusammenhang mit der Übergabe der Buchungsdaten ist die Rückrechnungsfähigkeit elementar, da rückgerechnete Buchungen automatisiert in der Buchungsdatei und Buchungsliste ausgewiesen werden müssen. - Fortsetzung des gesetzlichen Meldewesens gegenüber Finanzbehörden, SV-Annahmestellen, Berufsgenossenschaften, Zusatzversorgungskassen und sonstigen gesetzlichen Empfängern. Im Fall einer Unterbrechung der Datenkontinuität müsste gegenüber den jeweiligen Behörden ein Systemwechsel angezeigt werden. In diesem Fall würde jeder Beschäftigte des Auftraggebers eine An- und Abmeldung erhalten, da Systemwechsel gegenüber den Sozialversicherungsträgern mit einem besonderen Meldegrund übertragen werden müssen. - Erhalt sämtlicher nutzerspezifischer Informationen einschl. individueller Daten, Wiedervorlagen und automatisierter Vorgangsbearbeitung - Übernahme sämtlicher individueller Auswertungen sowie Gewährleistung der Lauffähigkeit von vorhandenen Makroanwendungen in Microsoft-Office-Programmen zur Aufbereitung der ausgewerteten Daten nach nutzerspezifischen Anforderungen - Übernahme des Rollen- und Rechtekonzeptes für die Nutzer des Verfahrens einschl. Administrationsrechten zur Gewährleistung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach Nutzergruppen - physischen Trennung der Daten von den Datenbeständen anderer Kunden (Private Cloud). - IT-Sicherheitsmanagement nach ISO 27001 - Fortsetzung der Möglichkeit der flexiblen auftraggeberspezifischen Nutzung des Systems wie vor, d.h. freie Wahl der Abrechnungstermine nach Maßgabe der betrieblichen Erfordernisse - Auswertung und Export aller Daten innerhalb der Datenbank nach betrieblichen Erfordernissen - Ausschluss eines Parallelbetriebs der fortzuführenden Abrechnungsläufe im Umstellungszeitraum - Erweiterbarkeit des Produktes um zusätzliche Funktionalitäten (z. B. Zeitwirtschaft, Mitarbeiter-Self-Services einschl. Workflow-Bearbeitung von Anträgen, Urlaubsverwaltung in Umsetzung des EuGH-Urteils usw.) Wie vorstehend bereits umfassend dargestellt, kommt für die Angebotsaufforderung und anschließende Leistungserbringung (Software-Upgrade) nur die Herstellerfirma des bisherigen Produkts - in diesem Fall P&I Personal & Informatik AG - in Betracht.

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

6.1.2 Informationen über die Gewinner

8. Organisationen

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Erfurt, Stadtverwaltung, Stadtkämmerei, Verdingungsstelle

Registrierungsnummer: Leitweg ID 16051000-0001-83

Postanschrift: Fischmarkt 1

Stadt: Erfurt

Postleitzahl: 99084

Land, Gliederung (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)

Land: Deutschland

E-Mail: verdingungsstelle@erfurt.de

Telefon: +49 361 6551282

Fax: +49 361 6551289

Internetadresse: https://www.erfurt.de/ef/de/leben/beruf/ausschreibungen/index.html

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250 - Vergabekammer, Vergabeangelegenheiten

Registrierungsnummer: Leitweg ID 16900334-0001-29

Stadt: Weimar

Postleitzahl: 99423

Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de

Telefon: 000

Fax: +49 361 573321059

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: large

Registrierungsnummer: HRB 9110

Postanschrift: Kreuzberger Ring 56

Stadt: Wiesbaden

Postleitzahl: 65205

Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)

Land: Deutschland

E-Mail: hjphannsen@pi-ag.com

Telefon: 000

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Wirtschaftlicher Eigentümer

Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG

Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 350bc2ca-ac14-4bdd-8e58-8da181c68fed - 01

Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe

Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2024-01-25+01:00 06:58:43+01:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00053945-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 19/2024

Datum der Veröffentlichung: 2024-01-26Z

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