Öffentliche Ausschreibung Weimar 2023 Deutschland - Dokumentenmanagement - Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs 2023-11-20

Deutschland - Dokumentenmanagement - Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Klassik Stiftung Weimar

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs

Beschreibung: Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.

Kennung des Verfahrens: be41d99a-ff5e-4b59-b943-43960f54871a

Vorherige Bekanntmachung: 00168161-2023

Interne Kennung: 81.1.2.2022

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)

Land: Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 500,000 EUR

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: (1.) Die in bzw. unter Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben werden in einem Teilnahmeantrag abgefordert und sind nicht separat zu erklären/abzugeben. Der Teilnahmeantrag kann als PDF Dokument heruntergeladen werden. Er ist unter Beachtung der Maßgaben dieser Bekanntmachung zu verwenden und in deutscher Sprache gut lesbar auszufüllen und in der in Ziffer IV.2.2 genannten Frist ausschließlich digital über die Vergabeplattform einzureichen. Das Fehlen der Angabe der Person (bei juristischen Personen Firmenname und Anschrift), die den Teilnahmeantrag oder das Angebot abgibt, führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren. Es gilt die Textform nach § 126b BGB. Der Teilnahmeantrag ist fristgerecht bei der unter Abschnitt I.3) genannten Kontaktstelle digital über das Vergabeportal einzureichen. Teilnahmeanträge die als E-Mail oder per FAX oder auf dem Postweg eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt. Für die Wahrung der Frist kommt es auf den Eingang auf dem Vergabeportal an. Eine qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur wird nicht gefordert. (2) Unter der in Ziff. I.3 genannten Adresse können alle Vergabeunterlagen inkl. Aufgabenbeschreibung Angaben zur Verfahrensdurchführung sowie Änderungen/Ergänzungen zur Bekanntmachung wie auch weitere Auskünfte abgerufen werden. Bewerber sind verpflichtet, sich eigenständig dort zu informieren. (3) Etwaige Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind in elektronischer Form (E-Mail) an die Kontaktstelle (Kontaktdaten unter I.3) zu richten. Die gesammelten Rückfragen werden anonymisiert beantwortet und sind öffentlich unter der unter Punkt I.3 genannten Web-Seite einsehbar. (4) Hinweise zu Ziff. II.2.5 Zuschlagskriterien: Die Bewertungsmatrix ist in der Vergabeunterlage aufgeführt und unter der in I.3) genannten Adresse abrufbar. Zum Verhandlungsgespräch wird der für die Vertragsdurchführung vorgesehene Personenkreis erwartet: Kosten für die Bewerbung und Angebotserstellung sowie die Teilnahme am Verhandlungsverfahren werden nicht erstattet.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1 Los: LOT-0001

Titel: Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs

Beschreibung: Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an. Die Umsetzung ist in mehreren Phasen geplant. Es ergeben sich nach aktuellem Planungsstand folgende Teilprojekte: 1. TP1: Implementierung des DMS-Basissystems 2. TP2: Einführung Bereichsablage gemäß Aktenplan 3. TP3: Einführung Umlauf- und Freigabeverfahren 4. TP4: Einführung Vertragsmanagement 5. TP5: Umsetzung Schnittstellenanbindung iboNet Project, FMS und AKIRA-Umgebung 6. TP6: Einführung Projektakte 7. TP7: Prozessimplementierung 1-3 (optional) 8. TP8: Anbindung Typo3-Formulare Webseite an Workflow-Engine 9. TP9: Umsetzung Langzeitarchivierung (optional) Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch Partner sowie Kunden/Besuchern und Nutzern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen. Mit dem Dokumentenmanagementsystem muss eine einheitliche zentrale Ablage inkl. Recherche für Dokumente geschaffen werden. Ziel der DMS-Softwareeinführung ist es, die in der Stiftung befindlichen Dokumente zu verteilen, abzulegen, zu recherchieren und zu bearbeiten.

Interne Kennung: 81.1.2.2022

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: Weimar

Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen:

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit: 48 MONTH

5.1.5 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 500,000 EUR

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Zusätzliche Informationen: Bietergemeinschaften sind zugelassen

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents.

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: einfache Richtwertmethode

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gem. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsabschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein Nachprüfungsantrag bei der unter 4.1 genannten Stelle gestellt werden. Bewerber und Bieter müssen Vergabeverstöße bei der unter I.1 genannten Vergabestelle rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion:

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Klassik Stiftung Weimar

6. Ergebnisse

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

8. Organisationen

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Klassik Stiftung Weimar

Registrierungsnummer: 16701123-0001-76

Postanschrift: Burgplatz 4

Stadt: Weimar

Postleitzahl: 99423

Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Vergabestelle

E-Mail: vergabe@klassik-stiftung.de

Telefon: +49 3643-545159

Fax: +49 3643-545164

Internetadresse: https://www.klassik-stiftung.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer

Registrierungsnummer: 16900334-0001-29

Postanschrift: Jorge-Semprún-Plart 4

Stadt: Weimar

Postleitzahl: 99423

Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de

Telefon: +49 361-573321254

Fax: +49 361-573321059

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: d.velop AG

Registrierungsnummer: DE813062165

Postanschrift: Schildarpstraße 6-8

Stadt: Gescher

Postleitzahl: 48712

Land, Gliederung (NUTS): Borken (DEA34)

Land: Deutschland

E-Mail: info@d-velop.de

Telefon: 000

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Wirtschaftlicher Eigentümer

Offizielle Bezeichnung: d.velop AG

Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 13bb926d-bb55-471a-a4ed-8d0fcb08987a - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2023-11-16+01:00 14:08:06+01:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00704625-2023

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 223/2023

Datum der Veröffentlichung: 2023-11-20Z

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