Grunddigitalisierung der Sammlung im Perthes der Stiftung Schloss Friedenstein Gotha Referenznummer der Bekanntmachung: EU-VV-DI-23-400
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Schlossplatz 1
Ort: Gotha
NUTS-Code: DEG0C Gotha
Postleitzahl: 99867
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB, Herr RA Tobias Freiberg, Anna-Louisa-Karsch- Str. 2, 10178 Berlin
E-Mail:
Telefon: +49 30399769-47
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.stiftung-friedenstein.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Grunddigitalisierung der Sammlung im Perthes der Stiftung Schloss Friedenstein Gotha
Im Perthes der Stiftung Schloss Friedenstein (SSFG) soll die Planung, Koordinierung und Durchführung einer Grunddigitalisierung von ca. 15%-20% der dort befindlichen Sammlungsobjekte (ca. 800.000) stattfinden, d.h. ca. 143.000 Objekte. Dazu sind Datenerfassungsstationen in den Räumlichkeiten des Perthes einzurichten. Dorthin sollen die Objekte vom Auftragnehmer verbracht werden, um sie fotografisch nach den Vorgaben der SSFG zu digitalisieren.
Zu den Aufgaben des Auftragnehmers zählen auch u.a. die Reinigung der Objekte, deren Markierung, die digitale Erfassung und Verwaltung in der Datenbank, der Transport sowie ggf. die Vornahme von Notsicherungsmaßnahmen an den Objekten. Darüber hinaus wählt der Auftragnehmer in Absprache mit der SSFG einzelne Objekte für eine spätere hochwertige 3D-Digitalisierung aus und bereitet dafür nötige Vergabeunterlagen vor. Auch ggf. notwendige restauratorische Maßnahmen sind in Absprache mit der SSFG vom Auftragnehmer zu planen und vorzubereiten. Genauso die (neue) Nutzung alter Verpackungen bzw. die Beschaffung neuer Verpackung.
Die umfassende Vorstudie von ProDenkmal wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt.
Weitere Details zu dieser Ausschreibung sind der auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Die Leistungserbringung soll noch im IV. Quartal 2023 beginnen und im Dezember 2027 enden.
Die Ausführung des Auftrages findet in den Räumlichkeiten des Perthes, Justus-Perthes-Str. 1-9 in 99867 Gotha statt.
Als kulturelle Einrichtung von nationaler Bedeutung ist die Stiftung Schloss Friedenstein Gotha (SSFG) im Verbund mit weiteren Einrichtungen in Gotha und im Umland ein einzigartiges Bau-, Garten- und Sammlungsensemble der europäischen Residenzkultur. Sie besteht aus insgesamt vier Museen: dem Schlossmuseum, dem Historischen Museum, dem Museum der Natur sowie dem Herzoglichen Museum. Im Eigentum der Stiftung befinden sich über 1 Million Objekte, verteilt auf über 80 historisch gewachsene Sammlungsbereiche. Im Rahmen eines von der Europäischen Union, der Bundesrepublik Deutschland und des Landes Thüringen geförderten Vorhabens "Gotha transdigital" beabsichtigt die SSFG den Sammlungsbestand digital verfügbar zu machen und darüber hinaus alle Arbeits- und Vermittlungsprozesse unter der Prämisse der Digitalität zu transformieren.
Gegenstand der hiesigen Ausschreibung ist die Grunddigitalisierung der Sammlungsbestände im Perthesforum (Perthes) unter Berücksichtigung konservatorischer und restauratorischer Belange. Im Perthes der SSFG soll die Planung, Koordinierung und Durchführung einer Grunddigitalisierung von ca. 15%-20% der dort befindlichen Sammlungsobjekte (ca. 800.000) erfolgen, d.h. ca. 143.000 Objekte. Dazu sind Datenerfassungsstationen in den Räumlichkeiten des Perthes einzurichten. Dorthin sollen die Objekte vom Auftragnehmer verbracht werden, um sie fotografisch nach den Vorgaben der SSFG zu digitalisieren.
Zu den Aufgaben des Auftragnehmers zählen auch u.a. die Reinigung der Objekte, deren Markierung, die digitale Erfassung und Verwaltung in der Datenbank, der Transport sowie ggf. die Vornahme von Notsicherungsmaßnahmen an den Objekten. Darüber hinaus wählt der Auftragnehmer in Absprache mit der SSFG einzelne Objekte für eine spätere hochwertige 3D-Digitalisierung aus und bereitet dafür nötige Vergabeunterlagen vor. Auch ggf. notwendige restauratorische Maßnahmen sind in Absprache mit der SSFG vom Auftragnehmer zu planen und vorzubereiten. Genauso die (neue) Nutzung alter Verpackungen bzw. die Beschaffung neuer Verpackung.
Eine Besichtigung vor Ort wird mit Blick auf die Angebotskalkulation empfohlen! Zudem wird auf die umfassende Vorstudie von ProDenkmal in den Vergabeunterlagen verwiesen.
Weitere Details zu dieser Ausschreibung sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Die Leistungserbringung soll im IV. Quartal 2023 beginnen und im Dezember 2027 enden.
Das Projekt "Gotha transdigital" wird bis Ende 2027 gefördert. Der Bewilligungsbescheid für die aktuelle Förderperiode ist befristet bis 31.12.2023. Die Projektförderung über den 31.12.2023 hinaus ist beantragt. Der Bewilligungsbescheid vom Fördermittelgeber soll Ende dieses Jahres erteilt werden. Die SSFG ist diesbezüglich mit dem Fördermittelgeber in engen Austausch. Es ist vorgesehen, noch im IV. Quartal 2023 mit der Pilotphase zu beginnen. Nach derzeitigem Stand ist mit einer Verlängerung der Projektförderung zu rechnen. Eine Auftragserteilung über den 31.12.2023 hinaus kann die SSFG aufgrund zuwendungsrechtlicher Besonderheiten jedoch nicht erteilen, so dass die Leistungen ab 2024 optional anzubieten sind.
Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist insb. die Erprobungsphase beabsichtigt. Ab 2024 erfolgt die Grunddigitalisierung des Perthes, die aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 optional anzubieten ist.
Bei mehr als 3 geeigneten Bewerbern/Bewerbergemeinschaften im vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb (1. Verfahrensstufe) erfolgt die Auswahl der Teilnehmer für die spätere Angebots- und Verhandlungsphase (2. Verfahrensstufe) auf der Grundlage eignungsbasierter Auswahlkriterien (§ 51 VgV), konkret auf Basis der Vergabeunterlage "Auswahlmatrix Teilnahmewettbewerb", direkt einsehbar unter folgendem Link:
Sollten danach mehr als 3 Teilnahmeanträge geeigneter Bewerber/Bewerbergemeinschaften infrage kommen, werden die Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Angebotsabgabe (Erstangebot) in der Rangfolge aufgefordert, die im Rahmen des eignungsbasierten Auswahlmodus auf Grundlage der Bewertungskriterien "Ausführungsort" (60%), "Art der digitalisierten Objekte" (30%) und "Umfang der digitalisierten Objekte" (10 %) die meisten der zu vergebenden Punkte (max. 1000) erhalten. Die Summe der erreichten Punkte bestimmt demnach die Reihenfolge der Teilnehmer. Führt dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis, wird sich der Losentscheid vorbehalten.
Für den Zeitraum bis zum 31.12.2023 ist insb. die Erprobungsphase beabsichtigt. Ab 2024 erfolgt die Grunddigitalisierung des Perthes, die aufgrund der ausstehenden Förderzusage für den Zeitraum ab 2024 optional anzubieten ist.
Finanziert wird das Projekt durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE), die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) und die Thüringer Staatskanzlei (TSK). So soll sich die SSFG zu einer digital kompetenten Kultureinrichtung weiterentwickeln, die durch den gezielten und kreativen Einsatz digitaler Technologien ihrem gesellschaftlichen Auftrag nachkommt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Siehe Vergabeunterlage "Bewerberbogen", dort unter Ziff. 1.2, direkt einsehbar unter folgendem Link:
https://www.kapellmann.de/fileadmin/user_upload/Vergabemanagement/Anlage_3_Bewerberbogen.pdf
Siehe Vergabeunterlage "Bewerberbogen", dort unter Ziff. 1.6 und Ziff. 2, direkt einsehbar unter folgendem Link:
https://www.kapellmann.de/fileadmin/user_upload/Vergabemanagement/Anlage_3_Bewerberbogen.pdf
Siehe Vergabeunterlage "Bewerberbogen", dort unter Ziff. 1.6 und Ziff. 2.2, direkt einsehbar unter folgendem Link:
https://www.kapellmann.de/fileadmin/user_upload/Vergabemanagement/Anlage_3_Bewerberbogen.pdf
Siehe Vergabeunterlage "Bewerberbogen", dort unter Ziff. 1.7, 1.12 und Ziff. 3, direkt einsehbar unter folgendem Link:
https://www.kapellmann.de/fileadmin/user_upload/Vergabemanagement/Anlage_3_Bewerberbogen.pdf
Siehe Vergabeunterlage "Bewerberbogen", dort unter Ziff. 1.7 und Ziff. 1.12, direkt einsehbar unter folgendem Link:
https://www.kapellmann.de/fileadmin/user_upload/Vergabemanagement/Anlage_3_Bewerberbogen.pdf
Der Auftrag wird unter Berücksichtigung der Vorgaben des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) vergeben und ausgeführt. Der Bieter (und soweit vorgesehen, deren Unterauftragnehmer), der für den Zuschlag vorgesehen ist, hat auf Verlangen der SSFG hierzu entsprechende Verpflichtungserklärungen abzugeben. Die auf der Vergabeplattform bereitgestellten Vordrucke sind nach gesonderter Aufforderung durch die SSFG einzureichen, vgl. Ziff. 1.12 der Vergabeunterlage "Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags mit Verfahrensleitfaden".
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Das gesamte Vergabefahren wird als 2-stufiges Verhandlungsverfahren mit vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb vollständig elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) als Vergabeplattform abgewickelt. Die geforderten Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) sind gem. § 53 VgV ausschließlich elektronisch in Textform über DTVP an die Vergabestelle zu übermitteln.
Für eine möglichst optimale Angebotskalkulation können Bieter in der zweiten Verfahrensstufe (Angebots- und Verhandlungsphase) die Sammlungsbestände im Perthes besichtigen. Der EVB-IT-Vertragsentwurf wird nur den ausgewählten Bietern im Rahmen der zweiten Verfahrensstufe mit der Aufforderung zur Abgabe des Erstangebots zur Verfügung gestellt.
Es wird darauf aufmerksam gemacht, dass der Bieter mit seinem Angebot acht verifizierende Teststellungen vorzulegen hat. Diese dienen der Prüfung, ob die von dem Bieter angebotene Leistung den in der Leistungsbeschreibung oder sonstigen Unterlagen geforderten technischen Ansprüchen genügt. Die Teststellungen werden im Rahmen des Zuschlags nicht gewertet. Von den acht Teststellung müssen mind. sechs Teststellungen den gem. Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen entsprechen. Andernfalls gilt die Teststellung als "nicht erfüllt". Das Angebot ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen. Eine freiwillige Registrierung auf DTVP wird zur uneingeschränkten Teilnahme am Vergabeverfahren ausdrücklich empfohlen, insbesondere, um Informationsdefizite im Rahmen der späteren Bewerber-/Bieterkommunikation zu vermeiden, welche im Falle einer fehlenden Registrierung zu Lasten des Bewerbers/Bieters gehen. Bewerber-/Bieterfragen können über DTVP bis zu den im Verfahrensbrief genannten Fristen gestellt werden, damit gewährleistet ist, dass erbetene Informationen auch die anderen Bewerber noch rechtzeitig erreichen. Diese Frist ist jedoch keine Ausschlussfrist. Die Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen erfolgt anonymisiert an alle Bewerber/Bieter. Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied die vom Bewerber gemäß den Vorgaben des Bewerberbogens geforderten Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) mit dem Teilnahmenantrag jeweils für sich vorzulegen. Soweit der Bewerber den Einsatz von Nachunternehmern beabsichtigt, sind für diese die Unterlagen (Angaben, Erklärungen, Nachweise etc.) gemäß den Vorgaben des Bewerberbogens mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Auftraggeberin behält sich vor, von ihrem Nachforderungsrecht gemäß § 56 VgV Gebrauch zu machen. Werden Unterlagen auf einmalige Nachforderung unter Fristsetzung nicht bzw. nicht wie gefordert nachgereicht, wird der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot ausgeschlossen. Der Auftrag wird unter Berücksichtigung der Vorgaben des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) vergeben und ausgeführt. Der Bieter (und soweit vorgesehen, deren Nachunternehmer), der für den Zuschlag vorgehesen ist, hat auf gesonderte Aufforderung der Auftraggeberin hierzu entsprechende Verpflichtungserklärungen abzugeben. Bei der Auftragsbearbeitung sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten die einschlägigen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere diejenigen der EU-Datenschutzgrundverordnung, einzuhalten.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YP56XB9
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Ort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit ein Verstoß gegen Vergabebestimmungen nicht rechtzeitig gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. zu den Rügefristen im Einzelnen § 160 Abs. 3 GWB).