Öffentliche Ausschreibung Ilmenau 2023 Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre Referenznummer der Bekanntmachung: TU-114/21-61-URZ 2023-03-16

Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre Referenznummer der Bekanntmachung: TU-114/21-61-URZ

Bekanntmachung einer Änderung

Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Max-Planck-Ring 14
Ort: Ilmenau
NUTS-Code: DEG0F Ilm-Kreis
Postleitzahl: 98693
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3677-691744
Fax: +49 3677-691931
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.tu-ilmenau.de
Adresse des Beschafferprofils: http://www.evergabe-online.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre

Referenznummer der Bekanntmachung: TU-114/21-61-URZ

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

30232110 Laserdrucker

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48824000 Druckerserver

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE Deutschland

NUTS-Code: DEG0F Ilm-Kreis

Hauptort der Ausführung:

TU Ilmenau

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags:

Das Projekt „Managed Print Service, Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunkti-onsgeräten“ ist darauf ausgerichtet, die Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur ganzheitlich neu zu organisieren und wirtschaftlich zu optimieren.

Die TU Ilmenau plant, den gesamten Betrieb der Dokumentenverarbeitungsgeräte durch einen externen Dienstleister im Rahmen einer Miete in Verbindung mit einer Full-Service-Vereinbarung erbringen zu lassen. Die Ausführung der Reparaturen, Wartungseinsätze und Supportleistungen sind als Service Level Agreement (SLA) spezifiziert.

Die Anforderungen an die Geräte sind dem Leistungsverzeichnis nebst Anlagenkatalog zu ent-nehmen.

Die Geräte werden über einen Mietvertrag beschafft, der folgende Leistungen umfasst:

1. Beschaffung der Hardware inklusive Service und Wartung der Geräte

2. Beschaffung von Softwarelösungen (z.B. Gerätemanagementsoftware)

3. Beschaffung des Verbrauchsmaterials

4. Beschaffung eines neuen Intercard Systems (Software Q-Pilot, Terminals an den MFG)

Die Zielsetzung ist die Implementierung eines wirtschaftlichen, einheitlichen und qualitativ hoch-wertigen Managed Print Service unter Berücksichtigung aktueller Technologien.

Der AG erwartet ein Gesamtkonzept, welches mit minimalem Aufwand zu administrieren ist. Die Geräte und deren Konfiguration sind zu standardisieren. Datenschutz und IT-Sicherheit der Ge-räte und Softwarekomponenten müssen dem Stand der Technik entsprechen.

Der AN ist verantwortlich, das Gesamtsystem in einen betriebsbereiten Zustand zu bringen.

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession

Beginn: 01/10/2022

Ende: 28/02/2026

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2022/S 060-155333

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: TU-114/21-61-URZ

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe:

18/03/2022

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs

Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Ort: Hannover
NUTS-Code: DE929 Region Hannover
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)

Gesamtwert der Beschaffung: 369 930.72 EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Ort: Weimar
Land: Deutschland
Telefon: +49 361-37700
Fax: +49 361-573321059

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

entsprechend der Regelungen gemäß § 160 GWB

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung: TU Ilmenau, Dezernat Finanzen, zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Ilmenau
Ort: Ilmenau
Postleitzahl: 98693
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3677-691744
Fax: +49 3677-691931

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

16/03/2023

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen

VII.1.1)CPV-Code Hauptteil

30232110 Laserdrucker

VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

VII.1.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEG0F Ilm-Kreis

Hauptort der Ausführung:

TU Ilmenau

VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Anforderungen an die Geräte sind dem Leistungsverzeichnis nebst Anlagenkatalog zu ent-nehmen.

Die Geräte werden über einen Mietvertrag beschafft, der folgende Leistungen umfasst:

1. Beschaffung der Hardware inklusive Service und Wartung der Geräte

2. Beschaffung von Softwarelösungen (z.B. Gerätemanagementsoftware)

3. Beschaffung des Verbrauchsmaterials

4. Beschaffung eines neuen Intercard Systems (Software Q-Pilot, Terminals an den MFG)

Die Zielsetzung ist die Implementierung eines wirtschaftlichen, einheitlichen und qualitativ hoch-wertigen Managed Print Service unter Berücksichtigung aktueller Technologien.

Der AN ist verantwortlich, das Gesamtsystem in einen betriebsbereiten Zustand zu bringen. Der endgültige Zuschlag erfolgt vorbehaltlich erst nach Ende der Testphase mit Nachweis eines be-triebsfähigen Gesamtzustandes.

Im Rahmen des Projektes wurde die aktuelle Infrastruktur qualitativ und quantitativ untersucht, was zu den Bestimmungen der vorliegenden Leistungsbeschreibung geführt hat.

Der Leistungsumfang und die Erwartungen an die Leistungsqualität und Schnittstellen sind in der Anlage Leistungsbeschreibung dargestellt.

Eine Zumietung und die Integration von Geräten und Zubehörteilen muss auch während der Ver-tragslaufzeit möglich sein.

Die in den beigefügten Anlagen dargestellten Seitenangaben basieren auf Erfahrungswerten der letzten Jahre. Eine Seitenmindestabnahme wird vom Auftraggeber nicht garantiert. Klauseln zu maximalen monatlichen Druckvolumina werden nicht akzeptiert. Sollte ein Gerät dauerhaft über

seinem Zielvolumen drucken, kann der AN ein Angebot zur Lösung unterbreiten, welches der Zustimmung des AG bedarf.

Technisch-Organisatorische Details entnehmen Sie bitte den Anlagen „Anlage A.2 Generelle An-forderungen“, Anlage A.3 Gerätespezifische Anforderungen“.

Mit dieser Ausschreibung werden Multifunktionsgeräte beschafft, welche von Mitarbeitenden und Studierenden der TU Illmenau genutzt werden.

Es wird aktuell ein Intercard System für das Drucken, Scannen und Kopieren genutzt. Die Nut-zung der öffentlichen Geräte durch Mitarbeitende und Studierende erfordert die Anmeldung mit den vorhandenen Thoska Ausweisen. Ausdrucke und Kopien der Mitarbeitenden werden den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet.

In diesem Beschaffungsverfahren wird die Intercard Lösung inklusive Smart.One Kartenterminals und Q Pilot Software zwingend vorgegeben. Dieses begründet sich in den durch einen System-wechsel erforderlichen Aufwänden. Mit einer Änderung müssten sämtliche Mitarbeitende und Studierende auf ein neues System transferiert, die Aufwertungsterminals ersetzt und das Bezahl-system umgestellt werden. Dazu sind die individuellen Guthaben der Studierende im laufenden Betrieb auf das neue System zu transferieren.

VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession

Beginn: 01/10/2022

Ende: 28/02/2026

VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)

Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 369 930.72 EUR

VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs

Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Ort: Hannover
NUTS-Code: DEG0F Ilm-Kreis
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja

VII.2)Angaben zu den Änderungen

VII.2.1)Beschreibung der Änderungen

Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

3x 500er Fach Papier

1x Multifunktionsgerät A3 + Externer Finisher Broschürendruck

1x Multifunktionsgerät A3 + Smart One Kartenleser

1x Interner Finisher Lochen

VII.2.2)Gründe für die Änderung

Notwendigkeit der Änderung aufgrund von Umständen, die ein öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber bei aller Umsicht nicht vorhersehen konnte (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/25/EU)

Beschreibung der Umstände, durch die die Änderung erforderlich wurde, und Erklärung der unvorhersehbaren Art dieser Umstände:

Mengenmehrung aufgrund von Strukturänderungen und Erweiterung durch neue Projekte, wie bspw. im Referat FuT mit dem Standort Finnhütten oder im FG Fahrzeugtechnik mit dem Standort ThIMo1, Umzug in das fertiggestellte Oeconomicum

VII.2.3)Preiserhöhung

Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)

Wert ohne MwSt.: 369 930.72 EUR

Gesamtauftragswert nach den Änderungen

Wert ohne MwSt.: 379 890.18 EUR

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