Offizielle Bezeichnung: Klassik Stiftung Weimar
Postanschrift: Burgplatz 4
Ort: Weimar
NUTS-Code: DEG05 Weimar, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabestelle
E-Mail:
Telefon: +49 3643-545159
Fax: +49 3643-545164
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.klassik-stiftung.de

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=505055

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=505055

Einrichtung des öffentlichen Rechts

Freizeit, Kultur und Religion

Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs

Referenznummer der Bekanntmachung: 81.1.2.2022

Dienstleistungen

Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.

Wert ohne MwSt.: 500 000.00 EUR

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

NUTS-Code: DEG05 Weimar, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Weimar

Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.

Die Umsetzung ist in mehreren Phasen geplant. Es ergeben sich nach aktuellem Planungsstand folgende Teilprojekte:

1. TP1: Implementierung des DMS-Basissystems

2. TP2: Einführung Bereichsablage gemäß Aktenplan

3. TP3: Einführung Umlauf- und Freigabeverfahren

4. TP4: Einführung Vertragsmanagement

5. TP5: Umsetzung Schnittstellenanbindung iboNet Project, FMS und AKIRA-Umgebung

6. TP6: Einführung Projektakte

7. TP7: Prozessimplementierung 1-3 (optional)

8. TP8: Anbindung Typo3-Formulare Webseite an Workflow-Engine

9. TP9: Umsetzung Langzeitarchivierung (optional)

Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch Partner sowie Kunden/Besuchern und Nutzern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem muss eine einheitliche zentrale Ablage inkl. Recherche für Dokumente geschaffen werden. Ziel der DMS-Softwareeinführung ist es, die in der Stiftung befindlichen Dokumente zu verteilen, abzulegen, zu recherchieren und zu bearbeiten.

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

Wert ohne MwSt.: 500 000.00 EUR

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

Geplante Mindestzahl: 3

Höchstzahl: 6

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

1.) Die Vergabestelle wird fehlende Nachweise und Erklärungen auf Grundlage von § 56 Abs. 2 VgV nachfordern. Das Fehlen der Angabe der Person (bei juristischen Personen-Firmenname und Anschrift), die den Teilnahmeantrag oder das Angebot abgibt, führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren. Es gilt die Textform nach § 126b BGB. Als Frist zur Vorlage der nachgeforderten Unterlagen gelten 7 Kalendertage, gerechnet nach dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Nachreichung/Vervollständigung von Unterlagen, Nachweisen und/oder Erklärungen. Teilnahmeanträge, die selbst nach Ablauf der Frist nachgeforderter Unterlagen unvollständig sind, werden ausgeschlossen.

2.) Die im Teilnahmeantrag abgeforderten Unterlagen, Nachweise und Erklärungen werden gemäß der, in den Vergabeunterlagen, angegebenen Bepunktung und Gewichtung bewertet. Die 3 - 6 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zur Abgabe eines Angebotes und zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.

Die genaue Bewertungstabelle ist der Vergabeunterlage zu entnehmen. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen derart, dass eine objektive Auswahl der einzuladenden Teilnehmer entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien nicht möglich ist, dann behält sich die Vergabestelle das Recht vor, die Auswahl unter den betreffenden Bewerbern in Anwendung von § 75 Abs. 6 VgV durch Losentscheid vorzunehmen.

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: ja

Optionen: nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Bietergemeinschaften sind zugelassen

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

entsprechend Teilnahmeunterlagen

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eignungskriterien gemäß Teilnahmeunterlagen

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eignungskriterien gemäß Teilnahmeunterlagen

Das gemäß Punkt III.2.3 zu nennende Personal, welches für die Ausführung des Auftrages verantwortlich sein soll, muss zur Leistungserbringung auch tatsächlich zur Verfügung stehen.

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Verhandlungsverfahren

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

Tag: 17/04/2023

Ortszeit: 12:00

Tag: 05/05/2023

Deutsch

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30/09/2023

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

(1.) Die in bzw. unter Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben werden in einem Teilnahmeantrag abgefordert und sind nicht separat zu erklären/abzugeben. Der Teilnahmeantrag kann als PDF Dokument heruntergeladen werden. Er ist unter Beachtung der Maßgaben dieser Bekanntmachung zu verwenden und in deutscher Sprache gut lesbar auszufüllen und in der in Ziffer IV.2.2 genannten Frist ausschließlich digital über die Vergabeplattform einzureichen. Das Fehlen der Angabe der Person (bei juristischen Personen Firmenname und Anschrift), die den Teilnahmeantrag oder das Angebot abgibt, führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren. Es gilt die Textform nach § 126b BGB. Der Teilnahmeantrag ist fristgerecht bei der unter Abschnitt I.3) genannten Kontaktstelle digital über das Vergabeportal einzureichen. Teilnahmeanträge die als E-Mail oder per FAX oder auf dem Postweg eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt. Für die Wahrung der Frist kommt es auf den Eingang auf dem Vergabeportal an. Eine qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur wird nicht gefordert.

(2) Unter der in Ziff. I.3 genannten Adresse können alle Vergabeunterlagen inkl. Aufgabenbeschreibung Angaben zur Verfahrensdurchführung sowie Änderungen/Ergänzungen zur Bekanntmachung wie auch weitere Auskünfte abgerufen werden. Bewerber sind verpflichtet, sich eigenständig dort zu informieren.

(3) Etwaige Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind in elektronischer Form (E-Mail) an die Kontaktstelle (Kontaktdaten unter I.3) zu richten. Die gesammelten Rückfragen werden anonymisiert beantwortet und sind öffentlich unter der unter Punkt I.3 genannten Web-Seite einsehbar.

(4) Hinweise zu Ziff. II.2.5 Zuschlagskriterien: Die Bewertungsmatrix ist in der Vergabeunterlage aufgeführt und unter der in I.3) genannten Adresse abrufbar. Zum Verhandlungsgespräch wird der für die Vertragsdurchführung vorgesehene Personenkreis erwartet: Kosten für die Bewerbung und Angebotserstellung sowie die Teilnahme am Verhandlungsverfahren werden nicht erstattet.

Offizielle Bezeichnung: Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer
Postanschrift: Jorge-Semprún-Plart 4
Ort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 361-573321254
Fax: +49 361-573321059

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gem. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsabschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein

Nachprüfungsantrag bei der unter 4.1 genannten Stelle gestellt werden. Bewerber und Bieter müssen Vergabeverstöße bei der unter I.1 genannten Vergabestelle rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen.

16/03/2023