Denkmalgerechte Herrichtung Stadtschloss Weimar - Beratungs- und Dienstleitungen des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010) Referenznummer der Bekanntmachung: B22.20430
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Weimar
NUTS-Code: DEG05 Weimar, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.klassik-stiftung.de
Abschnitt II: Gegenstand
Denkmalgerechte Herrichtung Stadtschloss Weimar - Beratungs- und Dienstleitungen des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010)
Gegenstand der Ausschreibung sind Beratungs- und Dienstleitungen des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (Schriftenreihe des AHO-Ausschusses der Ingenieurverbände und Ingenieurkammern für die Honorarordnung e. V., 4. vollständig überarbeitete und erweiterte Auflage; März 2010) der Projektphasen I - IV für das Vorhaben "Denkmalgerechte Herrichtung des Stadtschlosses Weimar".
Klassik Stiftung Weimar
Burgplatz 4
99423 Weimar
Die Klassik Stiftung Weimar beabsichtigt bis etwa 2030 das ehemalige Weimarer Residenzschloss (Weimarer Stadtschloss) vollständig instand zu setzen. Ziel der Maßnahme ist es, das Schloss als neue impulsgebende Mitte der Klassik Stiftung zu profilieren.
Das Schlossensemble zählt zu den bedeutendsten Bauten der Residenzkultur in Deutschland und gehört zur UNESCO-Welterbestätte "Klassisches Weimar". Das besondere Potential des Schlosses ergibt sich aus der Authentizität des Bauwerks in Verbindung mit seiner hochwertigen wandfesten und mobilen Ausstattung sowie den kultur- und kunstgeschichtlichen Sammlungen, die hier über Jahrhunderte zusammengetragen wurden. Auf Grundlage der Welterbekonvention wird größter Wert auf die Wahrung von Integrität und Authentizität des Denkmals und die mit seiner Kulturgeschichte verbundenen Sammlung sowie die denkmalgerechte Instandsetzung gelegt.
Die Baumaßnahme erstreckt sich über einen Zeitraum von 2008-2030. Die Stiftung nutzt die Chance, im Rahmen dieses Bauprojektes Vorsorge zu treffen für die Zeit nach der Baufertigstellung im Sinne der Verbindung von Nutzung und Betrieb und Bauunterhalt. Deshalb werden die beiden Handlungsfelder "Sanierung" und "Facility Management" im Sinne nachhaltiger Bauinstandsetzung und nachhaltiger Betreibung kongruent zusammen gedacht. Um das zu ermöglichen, ist es notwendig, das Facility Management in einem ersten Schritt während der Planungsphase des Projektes als eigene Planungsleistung zu beauftragen, in einem späteren Schritt wird die laufende Betreuung des Facility Management während des Betriebes entweder von der Klassik Stiftung ganz oder teilweise selbst übernommen, alternativ ganz oder teilweise an externe Betreuer delegiert werden.
Das gegenständliche Projekt der denkmalgerechten Herrichtung des Residenzschlosses besteht im Wesentlichen aus zwei Teilprojekten, die mit den Projektkürzeln als S40 (Realisierungsvariante) und S100 bezeichnet werden und unter dem Dach des Gesamtprojektes S140 zusammengefasst werden.
Die hier ausgeschriebenen Beratungs- und Dienstleistungen umfassen die Planung des Facility Management in Betrachtung des Gesamtschlosses (S140), also beider Teilprojekte, die jedoch zeitlich versetzt umgesetzt werden.
Naturgemäß hat das Gebäude als Teil des UNESCO Welterbes seinen Themenschwerpunkt im Bereich der Denkmalpflege, und im Sinne der Verpflichtung, das Gebäude für die Zukunft zu erhalten, im Bereich der Nachhaltigkeit. Weiter müssen für die Planung des zukünftigen Betriebes und für die Erfüllung der Vorgaben des Zuwendungsgebers die Nutzungskosten im Hochbau nach der DIN 18960 erarbeitet werden.
Diese zentralen Themenstellungen sind vor dem Hintergrund der Nutzungsänderung des Gebäudes zu sehen: das Schloss war, wie alle anderen Residenzgebäude, ein Wohngebäude mit Wohnräumen, Räume der Repräsentation, der Bewirtschaftung, der Verwaltung usw. Die heutige Nutzung sieht museale Bereiche, Veranstaltungsbereiche, Verwaltungsbereiche und allgemeine Servicefunktion vor. Dazu kommt die zeitgemäße technische Infrastruktur, die die Planung vor erhebliche Herausforderungen stellt.
Durch den langen Vorlauf des Projektes sind Grundlagen, die für das Facility Management relevant sind, bereits teilweise erarbeitet. Kurz zusammengefasst, sind folgende Grundlagenarbeiten zu nennen:
- Bauaufmaß,
- Untersuchung des Tragwerks,
- Untersuchung biologischer Schäden,
- Denkmalpflegerische Zielstellung.
In der Planung, bedingt durch Vorentwurfsstudien für das Gesamtschloss sowie die laufende Planung für die Realisierungsvariante sind Entscheidungen, die ebenfalls für das Facility Management relevant sind, bereits getroffen:
- Klima- und Energiekonzept,
- Lage der Technikzentralen und der Trassenführung der technischen Ausrüstung,
- Grundsätzliche Entscheidungen zum Umgang mit dem Baudenkmal,
- Brandschutzkonzeption,
- Sicherheitskonzeption (Einbruchschutz),
- Barrierefreiheit.
Der Nutzerbedarf (quantitative und qualitative Nutzeranforderungen) ist weitgehend ermittelt, es gibt Teilbereiche, für die Entscheidungen noch nicht getroffen wurden, diese sind jedoch im Gesamtgefüge nachgeordnet.
Das Facility Management setzt im konkreten Fall also im Schwerpunkt begleitend zur Sanierungsplanung der Bestandsimmobilie auf der Grundlage bereits erfolgter Bestandserfassung und bereits getroffener Grundsatzentscheidungen ein.
Damit wird klar, dass im Zentrum der Leistung der zukünftige Gebäudebetrieb mit seinen infrastrukturellen, technischen und wirtschaftlichen Aspekten steht. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung des Betriebes, sondern auch um die Vorstrukturierung der notwendigen Ressourcen, um den optimalen Betrieb des Gebäudes mit allen seinen Nutzungen sicherzustellen. Beispielsweise muss die personelle Ausstattung der Stiftung mit entsprechendem zeitlichen Vorlauf geplant und angemeldet werden.
Die Stiftung versteht die zu erbringende Leistung so, dass mit Abschluss der Projektphase II - Umsetzungskonzept, die Vorausschau auf notwendige Planungen für den Betrieb möglich ist.
Das Bauvorhaben wird von der Bundesrepublik Deutschland und dem Freistaat Thüringen über ein gemeinsames Sonderinvestitionsprogramm finanziert.
Die Beauftragung der Bearbeitung der weiteren Projektphasen III Projektumsetzung und IV, Umsetzungscontrolling erfolgt als Option.
Die Projektphasen III und IV werden, bedingt durch den gesetzten Projektablauf, zeitlich getrennt für die Teilprojekte S40 und S100 ausgearbeitet.
Aufgrund des festgelegten Zeitplanes muss der Antrag im RZBau-Verfahren für S100 im Frühjahr 2024 ausgearbeitet sein. Dafür müssen sowohl die Kostenberechnung für das Teilprojekt S100 vorliegen, als auch die Nutzungskosten nach DIN 18960 für das Gesamtschloss.
Für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist das Verständnis für den Planungsansatz im Projekt notwendig. Die Klassik Stiftung erwartet das Verständnis für "Integrale Planung", da die Laufzeit des Projektes und die Komplexität der Themenstellungen nur bewältigt werden können, wenn die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten konstruktiv erfolgt, um auf diese Weise belastbare und nachhaltige Lösungen zu erarbeiten, die proaktiv umgesetzt werden.
Alle relevanten Normen und Regelwerke zum Facility Management sind in die Definitionen des Leistungsbildes inkludiert bzw. sind zu berücksichtigen, u.a. GEFMA, DIN 276, Din 277, DIN 18960.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe von Beratungs- und Dienstleistungen für die Planung des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010) für das Gesamtschloss (S140).
Die Beauftragung der hier ausgeschriebenen Leistungen erfolgt stufenweise, hierzu wird auf Pkt. II.2.11 dieses Dokuments verwiesen.
Im Falle einer Beauftragung muss das angebotene Projektteam sofort und vollumfänglich zur Verfügung stehen. Im Bedarfsfall ist zur Sicherstellung der Termineinhaltung eine Aufstockung der Teamstärke zu sichern/ zu ermöglichen.
Die angegebene Laufzeit in Monaten bezieht sich auf die Erstellung der abgeschlossenen Projektphasen I und II als erste Phase der Beauftragung. Die Beauftragung der hier ausgeschriebenen Leistungen erfolgt stufenweise, hierzu wird auf Pkt. II.2.11 diese Dokuments verwiesen.
Erfüllung der Teilnahmevoraussetzungen gemäß Punkt III.1.1 und III.2.2.
Gewichtung der Kriterien gemäß Punkt III.1.2 und III.1.3: zusammen 100 % Gewichtung, davon anteilig gemäß der angegebenen Kriteriengewichtung und Wertungsschwellen.
Erfüllen Bewerber alle veröffentlichten Auswahlkriterien derart, dass eine objektive Abgrenzung der einzuladenden Teilnehmergruppe nicht möglich ist, dann behält sich die Vergabestelle das Recht vor, die Auswahl unter den betreffenden Bewerbern in Anwendung von § 75 (6) VgV durch Los vorzunehmen.
Die Vergabe erfolgt stufenweise für Leistungen des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010) für die Projektphasen I bis IV.
Geplante 1. Phase der Beauftragung:
- Projektphase I (Basiskonzept) und II (Umsetzungskonzept).
Geplante 2. Phase der Beauftragung (Option):
- Projektphase III (Projektumsetzung) und IV (Umsetzungscontrolling).
Über einen Zeitraum von ca. 18 Monaten soll vorerst die 1. Phase der Beauftragung (Projektphase I und II) erbracht werden. Die Gesamtlaufzeit einschließlich aller Optionen beträgt ca. 10 Jahre.
Zwingender Zwischentermin ist nach 9 Monaten der Abschluss der Projektphase I (einschließlich der Zuarbeit zur Erstellung der RZBau-Unterlage inkl. Erstellung der Nutzungskosten).
Der Auftraggeber behält sich vor, optional die Projektphasen III und IV nach § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010) zu beauftragen. Die Beauftragung weiterer Phasen besteht als Option und kann nur unter dem Vorbehalt der Anerkennung der Ergebnisse der Planung und für den Fall der Verfügbarkeit in Aussicht gestellter Investitions-/ Fördermittel erfolgen. Ein Anspruch auf die Beauftragung der optionalen Leistungsphasen besteht nicht.
Der Auftraggeber behält sich, in Abhängigkeit der Verfügbarkeit finanzieller Mittel oder dem Vorliegen von projektsachlichen Gründen, über den gesamten Projektzeitraum das Recht vor, die Beauftragung der weiteren Leistungen einzeln, gegliedert nach Abschnitten und Projektphasen oder anderweitig modifiziert, vorzunehmen.
Der Auftraggeber behält sich des Weiteren vor, dem Auftragnehmer ggf. weitere / ergänzende Leistungen zu übertragen, die im inhaltlichen oder räumlichen Zusammenhang mit dem zu planenden Vorhaben stehen. Der Auftraggeber behält sich außerdem vor, in Anwendung von § 132 (2), (3) GWB Teilleistungen getrennt oder an Dritte zu vergeben, wenn besondere fachliche Gründe dafürsprechen.
Ein Rechtsanspruch des Auftragnehmers auf Beauftragung weiterer Leistungsphasen bzw. sonstigen Planungsleistungen besteht nicht.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
siehe ergänzende verbindliche Inhalte zum Bekanntmachungstext unter:
https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-185a641652d-49ab3da5a91df648
siehe ergänzende verbindliche Inhalte zum Bekanntmachungstext unter:
https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-185a641652d-49ab3da5a91df648
siehe ergänzende verbindliche Inhalte zum Bekanntmachungstext unter:
https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-185a641652d-49ab3da5a91df648
siehe ergänzende verbindliche Inhalte zum Bekanntmachungstext unter:
https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-185a641652d-49ab3da5a91df648
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wurde im Bekanntmachungstext auf die geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Betreffende Bezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.
Rückfragen während der Teilnahmeantragsphase sind ausschließlich über das eVergabeportal einzureichen. Redaktionsschluss für die Annahme von Rückfragen ist der 03.02.2023 - 11:00 Uhr. Eingehende Rückfragen und deren Beantwortung werden gesammelt und in anonymisierter Form über das eVergabeportal am 23.01.2023, 30.01.2023 und 06.02.2023 zur Verfügung gestellt.
Schlusstermin für die Annahme / den Eingang der Teilnahmeantragsunterlagen im eVergabeportal ist der 13.02.2023 - 11:00 Uhr. Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich über das eVergabeportal als EIN elektronisches Textdokument (pdf) zu senden. Eingereichte Teilnahmeantragsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Kosten für die Erstellung von Teilnahmeantragsunterlagen werden nicht erstattet.
Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, einschl. Versendung der zugehörigen Unterlagen der Verhandlungsphase erfolgt via eVergabe und ist für den 21.04.2023 vorgesehen. Als Abgabefrist des einzureichenden Angebotes (Leistungs- und Kostenteil) ist der 22.05.2023 vorgesehen.
Die eingeladenen Teilnehmer müssen einen Besichtigungstermin vor Ort wahrnehmen (Pflicht/ Voraussetzung für die Teilnahme am Verhandlungsverfahren). Dieser ist für die 18. KW 2023 geplant.
Die Verhandlungsgespräche mit bis zu 5 ausgewählten Bietern sind voraussichtlich für den 31.05./01.06.2023 in Weimar geplant.
Bestandteile der verbindlichen Vergabe-/ Beschaffungsunterlagen der Teilnahmeantragsphase sind:
- 01 Bekanntmachung,
- 02 ergänzende verbindliche Inhalte zum Bekanntmachungstext,
- 03 Bewerbungsbogen,
- 04 Aufgabenbeschreibung mit Anlagen der Phase 1 (Teilnahmeantragsphase).
Hinweise:
• Die Möglichkeit der Nachforderung fehlender und Annahme nachgereichter Erklärungen und Nachweise oder sonstiger geforderter Unterlagen im Sinne § 56 (2) VgV wird durch die Vergabestelle für dieses Verfahren ausdrücklich ausgeschlossen, soweit mind. 5 Teilnahmeanträge vorliegen, die sämtliche veröffentlichte Teilnahmebedingungen/-voraussetzungen erfüllen.
• Die den Bewerbern/ Bietern im Verlauf des Verfahres erteilten Informationen in Form von Antworten des Auftraggebers auf Fragen des Bewerbern/ Bieters sowie sonstige Hinweise, sind bei der Erstellung des Angebotes ebenso wie die Ausschreibungsunterlagen zugrunde zu legen. Soweit diese Antworten, Hinweise oder Sonstiges diese Ausschreibungsunterlagen ergänzen, präzisieren oder abändern, gehen die später übersandten Antworten, Hinweise oder Verfahrensbbriefe diesen Ausschreibungsunterlagen vor.
• Der Vertragsentwurf wird den auszuwählenden Bietern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt (Vergabeunterlagen der Angebotsphase). Änderungsbedürftige Punkte des Entwurfs sind als Bieterfrage bis zur Angebotsfrist zu formulieren. Das eingereichte Angebot muss auf den Bedingungen des Vertragsentwurfs basieren. Sollte dies nicht der Fall sein, muss das Angebot ausgeschlossen werden, da dies mithin nicht den Vergabebedingungen entspricht. Eine Änderung des Vertrages nach Angebotsabgabe ist grundsätzlich nicht vorgesehen.
• Der Auftraggeber behält sich vor, den Zeitplan im Verlauf des Verfahrens abzuändern, insbesondere die vorgesehenen Fristen zu verlängern, soweit es sich für einen ordnungsgemäßen Verfahrensablauf als notwendig erweist.
Datenschutzhinweis:
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen nach Art.6 Abs.1b EU-DSGVO zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen und / oder zur Erfüllung des Vertrages (Projektaufgabe). Gemäß Art. 13 EU-DSGVO erheben wir zu diesem Zweck personengebundene Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind (z.B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Berufsstandsnachweis, Qualifikationsabschlüsse, Weiterbildungsnachweise, ...).
Jeder Teilnehmer erklärt mit seiner Teilnahme, dass er zur Weitergabe der personenbezogenen Beschäftigtendaten berechtigt ist bzw. die betroffenen Personen in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben.
Jeder Teilnehmer willigt durch seine Teilnahme ein, dass seine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Vorhaben in Form einer automatisierten Datei geführt werden. Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nur im Rahmen der Erfüllung der Projektaufgabe / des Vertrages. Eine Benutzung der Daten über den Rahmen des Projektes / Vertrages hinaus erfolgt nicht. Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- bzw. Nutzungszweckes sowie der Abgeltung gegenseitiger Ansprüche gelten einschlägige Aufbewahrungs- und Haftungsfristen. Nach Ablauf dieser gesetzlichen Fristen erfolgt die Löschung bzw. Vernichtung der Daten.
Sie können jederzeit gemäß Art. 21 der EU-DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer betreffenden personenbezogenen Daten einlegen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Rechtsbehelfshinweis:
Anträge auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens dürfen keine der Unzulässigkeitskriterien nach § 160 (3) Nr. 1 bis 4 GWB erfüllen.
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Verfahren vor der Vergabekammer für die unterliegende Partei kostenpflichtig ist.