Implementierungsunterstützung SAP SuccessFactors Referenznummer der Bekanntmachung: ZB-2021-046
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Saarbrücken
NUTS-Code: DEC01 Regionalverband Saarbrücken
Postleitzahl: 66041
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.uni-saarland.de
Adresse des Beschafferprofils: https://www.uni-saarland.de/verwaltung/zbd/start.html
Abschnitt II: Gegenstand
Implementierungsunterstützung SAP SuccessFactors
Die Universität des Saarlandes benötigt Unterstützung bei der Implementierung von SAP SuccessFactors (kurz: SF). Die Lizenzen hierfür wurden direkt bei der SAP eingekauft. Die Lizenzen stehen seit 01.07.2021 zur Verfügung. Zur Unterstützung der Einführung der o. g. Module von SF sucht die Universität des Saarlandes einen Beratungs- und Implementierungspartner, der das Implementierungsprojekt leitet und die Umsetzung bis nach dem Go Live begleitet. Außerdem soll das angebotene Beratungskontingent auch Leistungen für spätere Optimierungen und Anpassungen für 3 Jahre mit Projektstart umfassen (kein klassischer Support).
Zur Umsetzung des Projekts fallen sowohl Planungs-, Beratungs-, Umsetzungs-, Unterstützungs- als auch Schulungsleistungen, Leistungen zur Konfiguration des Systems, sowie eventuell Entwicklungsleistungen an.
Das angebotene Dienstleistungskontingent soll 255 Tage (à 8 Stunden) umfassen (die 255 Tage beziehen sich auf die gesamte Vertragslaufzeit bis 3 Jahren nach Projektstart). Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Abruf des vollständigen Kontingents nicht notwendig sein wird (siehe hierzu Kapitel 1 der "Leistungsbeschreibung SF EC Recruiting Onboarding").
Universität des Saarlandes Postfach 15 11 50 66041 Saarbrücken
Im Folgenden werden die Rahmenbedingungen für die Implementierung von SAP SuccessFactors (kurz: SF) für die Universität des Saarlandes (kurz: UdS) als Auftraggeberin beschrieben.
Die Lizenzen hierfür wurden direkt bei der SAP eingekauft. Die Lizenzen stehen seit 01.07.2021 zur Verfügung.
Beschafft wurden in diesem Rahmen folgende Lizenzen:
- SAP SuccessFactors: HR Employee Central (kurz: EC), Recruiting und Onboarding
- SAP Ariba Snap Buying und Invoicing
Folgende Abfolge und Zieltermine sind dabei aktuell geplant:
1. Employee Central (1):
(1a) Zeiterfassung: Die Implementierung des Teils Zeiterfassung von EC wurde als Teilprojekt zeitlich der vollständigen Implementierung des Moduls EC vorgezogen, beschränkt ausgeschrieben und vergeben. Das Projekt "Zeiterfassung mit SF" befindet sich derzeit in der Umsetzungsphase. Geplanter Go Live ist im Oktober 2021.
(1b) Employee Central: Bis Januar 2022 sollen alle HR-Kernprozesse, bis auf Payroll, im EC abgewickelt implementiert werden. SF wird dann das führende System für Personalstammdaten.
2. Mit SAP Ariba (2) soll zum Juli 2022 der Probebetrieb aufgenommen werden, der campusweite ist für den Jahreswechsel 2022/23 geplant. SAP Ariba ist nicht Teil dieses Vergabeverfahrens und wird hier nur für den Gesamtüberblick aufgeführt.
3. SAP SF Recruiting (3a) und Onboarding (3b): soll Anfang 2022 eingeführt werden.
Die SAP SF und SAP Ariba Projekte sind Teil der Strategie zur Vorbereitung auf den Systemwechsel von SAP ERP auf SAP S/4HANA.
Diese Ausschreibung bezieht sich ausschließlich auf Dienstleistungen zur Implementierung von SF mit folgenden Modulen bzw. Teilprojekten:
- Vollständige Implementierung des Moduls SF Employee Central (1b),
- Implementierung des Moduls SF Recruiting (3a),
- Implementierung des Moduls SF Onboarding (3b),
- Perspektivisch könnte auch das Modul SF Succession & Development relevant werden.
Der vorgesehene Zeitplan sowie die Ziele und Umsetzungswünsche können dem Kapitel 3 der "Leistungsbeschreibung SF EC Recruiting Onboarding", welche über das Vergabeportal zum Download bereit steht, entnommen werden.
Im Rahmen der Bewerbungsphase gibt es über die vorliegende Bekanntmachung sowie die über das Vergabeportal zur Verfügung gestellten Formblätter und Informationen keine weiteren Unterlagen, die angefordert werden können. Weitere Unterlagen werden ggf. denjenigen Bewerbern, die nach Abschluss der Bewerbungsphase (Phase 1) ausgewählt und zur Abgabe eines Honorarangebotes sowie zur Teilnahme an einem Verhandlungsgespräch (Phase 2) aufgefordert werden, zur Verfügung gestellt.
Sonstige zu vergebende Leistungen sind nicht Bestandteil der vorliegenden Ausschreibung und werden gesondert vergeben.
Parallel zur vorliegenden Ausschreibung wird die Implementierungsunterstützung für SAP Ariba europaweit ausgeschrieben.
Es ist zulässig, dass sich Bewerber für beide Leistungen (im Rahmen des jeweiligen Vergabeverfahrens) bewerben. Doppelbewerbungen im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung für den zu vergebenden Auftrag "Implementierungsunterstützung SAP SuccessFactors" sind nicht zulässig. Mehrfachbewerbungen im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung einzelner Bewerber oder einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft können zum Ausschluss aller betroffenen Angebote führen, wenn dem Bewerber, der Bietergemeinschaft oder den betroffenen konkurrierenden Mitgliedsunternehmen oder Bietergemeinschaften der Nachweis, dass die fraglichen Angebote völlig unabhängig voneinander erstellt wurden, nicht gelingt.
Die unter "Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister" geforderten Nachweise u. Eigenerklärungen sind mit der Bewerbung (Phase 1) vorzulegen. Dabei sind die weiteren Rahmenbedingungen (z.B. Aktualität der Referenzen) für die Wertbarkeit von Referenzen unter "Technische und berufliche Leistungsfähigkeit" zu beachten. Die dort formulierten Rahmenbedingungen sind bindend. Für die Bewerbung sind die auf auf dem Vergabeportal zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.
Die Bewerber mit den höchsten Bewertungszahlen werden ausgewählt und aufgefordert, am weiteren Verfahren (Phase 2) teilzunehmen.
Folgende Kriterien werden bei der Bewertung der Bewerbungen (Phase 1) zugrunde gelegt:
Mindestanforderung, d.h. mind. 3 Referenzen sind zu benennen (siehe Kapitel 6 der "Leistungsbeschreibung SF EC Recruiting Onboarding"):
Nachweis des Bewerbers über Erfahrung mit vgl. Aufgabenstellungen; hier:
Referenzen für ein Implementierungsprojekt von SuccessFactors in einer der beschriebenen Funktionen vergleichbaren Komplexität.
Je Referenz können max. 10 Punkte vergeben werden.
Zu erbringen sind mind. 3 wertbare Referenzen. Gewertet werden max. 5 wertbare Referenzen.
Zusatzpunkte:
Pro Referenz können insgesamt 20 Zusatzpunkte erworben werden. Dafür ist im Formblatt anzugeben, ob die Einrichtung eines oder mehrerer der folgenden Module Teil der Leistung war:
- Umsetzung des Moduls Recruiting in dem Projekt (jeweils 5 Zusatzpunkte):
Gesonderte Benennung, ob neben der SF Einführung mit Employee Central auch das Modul Recruiting eingeführt wurde. Ist das Modul Recruiting in einem Folgeprojekt eingeführt worden, so könne diese beiden Projekte (ggf. drei Projekte mit Onboarding) zu einer Referenz zusammengefasst werden.
- Umsetzung des Moduls Onboarding in dem Projekt (jeweils 5 Zusatzpunkte):
Gesonderte Benennung, ob neben der SF Einführung mit Employee Central auch das Modul Onboarding eingeführt wurde. Ist das Modul Onboarding in einem Folgeprojekt eingeführt worden, so könne diese beiden Projekte (ggf. drei Projekte mit Recruiting) zu einer Referenz zusammengefasst werden.
- Öffentliche Auftraggeber (jeweils 5 Zusatzpunkte):
gesonderte Benennung, ob die Leistung für Körperschaften des öffentlichen Rechts, insbesondere Hochschulen oder vergleichbare öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden und andere öffentlich-rechtlich organisierte Einrichtungen) oder staatlich geförderte außeruniversitäre Forschungsorganisationen (wie z. B. Helmholtz-Gesellschaft, Fraunhofer-Gesellschaft, Max-Planck-Gesellschaft, Leibniz-Gesellschaft, o.ä.) vom Bewerbenden erbracht wurden; die Zusatzpunkte werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
- Anbindung an SAP HCM (jeweils 5 Zusatzpunkte):
Gesonderte Benennung, ob SAP SuccessFactors mit dem SAP ERP Modul HCM verbunden wurde; die Zusatzpunkte werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
Wertung je Referenz: max. 30 Punkte möglich.
Insgesamt können bei 5 wertbaren Referenzen maximal 150 Punkte, inkl. Zusatzpunkte, erreicht werden.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Die folgenden Nachweise/Eigenerklärungen sind mit der Bewerbung vollständig vorzulegen (vgl. Kapitel 6.1 der "Leistungsbeschreibung SF EC Recruiting Onboarding):
- Teilnahmeantrag (formlos),
- Formblatt 1 mit Angaben zum bewerbenden Unternehmen (Name, Sitz, Tel.-Nummer, E-Mail-Adresse, Benennung des/der Federführenden beim sich bewerbenden Unternehmen, Angabe, ob ein Teil der Leistung von einem Mitbewerber/Nachunternehmer übernommen werden soll und Benennung dieses Leistungsteils),
- Formblatt 2: Angaben zur Personalstruktur des Unternehmens (der letzten drei Jahre zu den Stichtagen 31.12.2018, 31.12.2019 und 31.12.2020)
a) die Anzahl der qualifizierten Berater*innen für die Implementierung von SAP SF pro Modul (ALLE SF Module, nicht nur die ausgeschriebenen) insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung,
b) die Anzahl der qualifizierten und zertifizierten Berater*innen für die Implementierung Lösungen im SAP HCM/HXM Umfeld insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung,
c) Anzahl der qualifizierten Entwickler/technischen Berater*innen im SAP ERP insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung,
d) Anzahl der qualifizierten Entwickler/technischen Berater*innen für SAP BTC (Business Technologie Cloud) insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung,
e) Anzahl der qualifizierten Fachkräfte für das Projektmanagement insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung,
- Formblatt 3: Beabsichtigte Weitergabe von Leistungen im Auftragsfall: Es ist anzugeben, ob und für welche Leistungsbestandteile der/die Bewerbende im Auftragsfall mit Dritten bzw. Mitbewerbenden oder Nachunternehmern zusammenarbeiten würde. Beabsichtigt der/die Bewerbende, sich bei der Erfüllung eines Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen zu bedienen, muss Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsbereiche im Angebot bezeichnet werden.
Wichtig: Bei Nachunternehmen, auf deren Eignung sich der Bewerbende bezieht (Eignungsleihe), sind für jeden Nachunternehmer die Formblätter gesondert auszufüllen und inkl. aller geforderten Unterlagen einzureichen. (Die Koordinations-/Abrechnungstätigkeiten im Projekt übernimmt in diesem Fall der/die Hauptbietende.) Das bedeutet, sofern der Eignungsnach-weis durch Referenzen des Nachunternehmers erbracht wird, ist eine namentliche Benennung des Nachunternehmers und eine Erklärung zu allen abgefragten Angaben den Bewerber betreffend beizufügen.
- Formblatt 4 Referenzen: ausgefüllte Referenzblätter (Inhalte s.u.): mindestens 3 wertbare Referenzen; gewertet werden maximal 5 wertbare Referenzen,
- Formblatt 5: unterschriebene Datenschutzerklärung,
- Formblatt 6: unterschriebene Erklärung zur Tariftreue und zum Mindestlohn,
- Formblatt 7: Eigenerklärung, dass keine Personen im Zuständigkeitsbereich des Bewerbers/Mitbewerbers tätig sind, die zum Ausschluss von Personen nach § 6 VgV führen,
- Formblatt 8: Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen,
- Formblatt 9: Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 124 GWB nicht vorliegen.
Zum Nachweis der techn. und berufl. Leistungsfähigkeit sind die unter "Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerber" bezeichneten Referenzen vom Bewerber/der BG vorzulegen. Die Angaben zu den Referenzen sind in die zur Verfügung gestellten Formblätter (FB) einzutragen. Darüber hinausgehendes Material ist nicht erforderlich und wird nicht gewertet.
Damit die grundsätzliche Vergleichbarkeit und Wertbarkeit bei allen Kriterien gegeben ist, müssen die Referenzen die folgenden Grundvoraussetzungen erfüllen und alle im Formblatt geforderten Angaben enthalten (siehe Kapitel 6.2 der "Leistungsbeschreibung SF EC Recruiting Onboarding"):
Grundsätzliche Voraussetzung für die Wertbarkeit der Referenzen:
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der in den FB abgefragten Angaben,
- Nutzendenzahlen von SF von mindestens 500 eigenen Mitarbeitenden,
- Auftragswert von mind. [Betrag gelöscht] EUR (netto),
- Erbringungszeitraum der letzten 4 Jahre, d.h. die Leistungen des AN am Referenzprojekt müssen frühestens im März 2017 oder später abgeschlossen worden sein (ältere Referenzen werden nicht gewertet),
- mindestens der Einführung von SuccessFactors Employee Central (Zusatzpunkte für weitere Module).
Die Nennung von mindestens 3 wertbaren Referenz ist Mindestvoraussetzung für die Teilnahme am weiteren Bewerbungsverfahren.
Es dürfen grundsätzlich mehr Referenzen als erforderlich genannt werden. Die übrigen aufgeführten Referenzen gehen in diesem Fall nicht in die Wertung ein.
Bei Bewerbergemeinschaften ist in den Referenzen anzugeben, welches Mitglied der BG diese bearbeitet hat. Außerdem ist bei den tatsächlichen Leistungserbringern die Bürozugehörigkeit zu benennen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1) Arbeitssprache ist deutsch. Anträge in anderer Sprache werden ausgeschlossen.
2) Für den Teilnahmeantrag sind die auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Formblätter (FB) entsprechend zu verwenden. Die FB sind um die geforderten Angaben und Nachweise zu ergänzen. Die Angaben sind wahrheitsgemäß zu machen. Änderungen des Bewerbers an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Inhaltliche Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Formale Erweiterungen können zulässig sein, sofern dies in den FB ausdrücklich zugelassen wird (z. B. Ergänzung weiterer Mitbewerber). Bewerber haben als Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung entweder:
- die FB nebst beigefügten Nachweisen,
- oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) unter https://www.evergabe.de/assets/imagescms/Anleitung_und_Formular_EEE.PDF (mit den vollständigen in der vorliegenden Bekanntmachung geforderten Inhalten, was vom Bewerber zu beachten ist) als vorläufigen Nachweis, vorzulegen. Bei Einsatz von anderen Unternehmen, Bietergemeinschaften (BG), usw. sind die Unterlagen/die EEE auch für diese anzugeben. BG's, die sich erst nach Einreichung eines Teilnahmeantrages gebildet haben, werden nicht zugelassen. Ein Wechsel der Identität des Bieters oder der BG ist nicht zugelassen. Nach Ablauf der Eingangsfrist eingehende Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Die Bewerber haben selbst dafür Sorge zutragen, dass ihre Bewerbungsunterlagen rechtzeitig bei der angegebenen Stelle eingehen.
3) Wichtig: Seit dem 18.10.18 besteht die Pflicht zur eVergabe. Die Kommunikation und die Abgabe der Teilnahmeanträge erfolgt gem. § 53 (1) VgV ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform. Die zum Download bereitgestellten Unterlagen sind auf www.dtvp.de frei verfügbar. Um regelmäßig über Informationen/Rückfragen in Kenntnis gesetzt zu werden und für die Abgabe der Teilnahmeanträge, ist eine Registrierung erforderlich. Diese ist für die Bieter kostenfrei. Teilnahmeanträge oder Angebote, die nicht über das Deutsche Vergabeportal (DTVP), sondern per E-Mail, schriftlich auf dem Postweg oder persönlich eingehen, werden ausgeschlossen. Es wird empfohlen, dass sich interessierte Bewerber/Bieter rechtzeitig mit den technischen Anforderungen des Vergabeportals vertraut machen.
4) Der AG behält sich vor, bei Bedarf von den Bietern Folgeangebote einzuholen. Wenn der AG Verhandlungen führt, wird jeder Bieter zu einem Verhandlungsgespräch eingeladen. Unabhängig davon, ob der Auftraggeber sich dazu entscheidet, Verhandlungsgespräche zu führen, behält sich der Auftraggeber aufgrund der derzeit noch bestehenden Kontaktbeschränkungen und Verhaltensregeln vor, die ggf. zu führenden Verhandlungsgespräche per Videokonferenz durchzuführen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YRBYYMQ
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Saarbrücken
Postleitzahl: 66119
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.saarland.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Saarbrücken
Postleitzahl: 66119
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.saarland.de
Siehe § 160 Abs. 3 GWB. Der Antrag ist unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.