5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit des Dienstleistungsvertrages für den POC beginnt mit Zuschlagserteilung und endet spätestens nach Ablauf von 6 Monaten. Nach erfolgreichem POC kann der Auftraggeber die Option ziehen und die Dienstleistungen des Einführungsprojektes be-auftragen. Der Vertrag endet mit vollständiger, vertragsgemäßer Leistungserbringung. Die Dienst-leistung des Einführungsprojektes beginnt ca. 6 Wochen nach erfolgreichem POC und ist innerhalb von 12 Monaten vollständig und vertragsgemäß zu erbringen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH Stuhlsatzenhaus 5
Stadt: Saarbrücken
Postleitzahl: 66123
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium Preis: Für die Angebotswertung wird eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. 10 Punkte erhält das Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme. Alle Angebote, die darüber liegen, werden ins Verhältnis zu dem Angebot mit der niedrigsten Wertungs-summe gesetzt und mit 10 multipliziert. Die so ermittelte Punktebewertung wird auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet. Beispiel: Angebot "1" mit der niedrigsten Wertungssumme: 10.000,00 EUR Angebot "2" mit der Wertungssumme: 10.500,00 EUR Angebot 1 erhält 10 Punkte Angebot 2: 10.000 EUR x 10 Punkte ./. 10.500 EUR = 9,52 Punkte
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium "Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftliches Konzept mit Angebotsabgabe)" Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabe-unterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung. Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt wer-den: - Vorstellung des Grundverständnisses / der Interpretation des Auftrags: Das CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH ist das jüngste vollwertige Mitglied in der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher For-schungszentren mit einem starken, personellen Wachstum. Diese starke Auf-bau-Phase bedingt, dass auch alle operativen Prozesse in sehr kurzer Zeit stark skalieren müssen oder sogar neu etabliert werden müssen. Wandel und Ver-änderung sind ein wesentliches Merkmal dieser Organisation. Die starke Volati-lität der Organisation ist Chance und Risiko zu gleich: Die Chance, eine moder-ne und effiziente Verwaltungsorganisation zu schaffen, und das Risiko, der Schnelligkeit der Veränderung nicht standzuhalten. Durch die Einführung ei-nes Workflow Managements soll ein Instrument etabliert werden, mit dem Chancen genutzt und Risiken weitgehend vermieden werden sollen sowie eine hohe und schnelle Flexibilisierung der Prozesse erreicht wird. - Wie stellen Sie mit Ihrem angebotenen System folgende Kernanforderungen des CISPA dar: - Transparente Gestaltung der Prozesse als Basis Aufzeigen der richtigen Handlungsoptionen: Mithilfe digitaler Workflows wird u.a. unter anderem erkannt, welche Aufgaben bearbeitet werden, wie lange die Fertigstellung dauern wird und es werden Erkenntnisse über Schwachstellen und Optimierungsansätze gesammelt. -Erfüllen der Dokumentationspflichten gegenüber Dritten (wie z.B. Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsministerium, ...) - direkte Sichtbarkeit der Wirkung abgestimmter Abläufe -Ermöglichen einer zielgerichteten und einheitliche Kommunikation, dadurch dass die Kunden den Stand der Bearbeitung kennen. - Steigerung der Qualität unserer Prozesse Prozesse, die definierten Schemata und Vorgaben folgen, haben eine höhere Qualität. So sollen beispielsweise Medienbrüche möglichst vermieden werden. Zufriedenheit der Prozessnutzer: diese wünschen sich Handlungssicherheit sowie eine effiziente, intuitive und konsistente User-Experience (abteilungsübergreifend). - Erhöhung der Effizienz der Prozesse Durch einen gefestigten Handlungsrahmen verkürzen sich die Durchlaufzeiten und minimieren sich die Wartezeiten. Eine Workflow-Automatisierung unterstützt insbesondere die wiederkehrenden Prozesse und spart Zeit und Geld. Erhöhung der Usability: Dashboards ermöglichen einen zentralen Absprungpunkt für alle offenen Vorgänge ins Fachsysteme. - Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit Durch Workflows erhalten alle die benötigen Informationen und werden über aktuelle Aufgaben benachrichtigt. Rückfragen werden reduziert und das gegenseitige Verständnis gesteigert. - Barrierefreiheit der Benutzersoftware Wie wird die Norm EU-EN 301549 im angebotenen System umgesetzt - Welche Fragestellungen würden Sie zu Beginn der gemeinsamen Projektentwicklung erarbeiten? Welche erachten Sie als zentrale Abstimmungspunkte, die zu Beginn festgelegt werden sollten? - Wie stellen Sie sicher, dass Sie genug Ressourcen zur Verfügung stellen können, um den Proof of Concept (POC) spätestens nach 3 Monaten nach Zuschlagserteilung mit einem Kick off zu initiieren. - Die Implementierung eines mittel-komplexen Prozesses im POC soll innerhalb 3 Monaten abgeschlossen sein. Wie genau wollen und können Sie diese Deadline sicherstellen? - Wie setzt sich Ihr Projektteam zusammen? Beschreiben Sie einzelnen Rollen und ihre Zuständigkeiten, sowohl CISPA- extern als auch CISPA-intern. Wer wird zum Go-Live (Hypercare-Phase) nach dem Einführungsprojekt für den Support zuständig sein? - Stellen Sie bitte dar, wie und in welchem Umfang ihr System die funktionalen Anforderungen (s. Kapitel Funktionale Anforderungen) erfüllt. - Bitte tragen Sie vor, wie Sie die technischen System-Anforderungen (s. Kapitel Technische Anforderungen) umsetzen werden. - Stellen Sie bitte einen Projektplan mit einer insgesamten Time-Line dar, die geschätzten Personentage für die einzelnen Projektphasen (POC und Einführungsprojekt) darstellt, idealerweise nach Rollen gegliedert (s. Kapitel Projektplan (POC und Einführungsprojekt)). - Bitte stellen Sie entsprechende Projektsteckbrief der Berater/Beraterprofil vor, die hauptsächlich an dem Projekt mitwirken sollen. Die detaillierten schriftlichen Angaben müssen einen Mindestumfang von 4 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in wel-chem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden. Die o. g. Fragen müssen zwingend beantwortet werden. Eine bloße Bestätigung hinsichtlich der Einhaltung / Sicherstellung der o. g. Mindestanforderungen genügt insoweit ausdrücklich nicht. Mindestbedingung für dieses Kriterium (konzeptionelle Idee zur Projek-tumsetzung): Angebote, die für diese konzeptionelle Bewerbung nicht mindestens 5 Punk-te erhalten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirt-schaftlich betrachtet werden. Die Dienstleistung ist für das CISPA enorm wichtig. Insoweit sind die Min-destanforderungen an die Qualität der konzeptionellen Idee zur Projek-tumsetzung überaus wichtig. Die konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung wird wie folgt gewertet: Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium: Punkteskala Sehr gute Konzeptvors
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung
Beschreibung: Zum Zuschlagskriterium "Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung (schriftliches Konzept mit Angebotsabgabe)" Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext) Ihre Ausführungen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschreibung dieser Vergabe-unterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung. Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt wer-den: - Vorstellung des Grundverständnisses / der Interpretation des Auftrags: Das CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH ist das jüngste vollwertige Mitglied in der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher For-schungszentren mit einem starken, personellen Wachstum. Diese starke Auf-bau-Phase bedingt, dass auch alle operativen Prozesse in sehr kurzer Zeit stark skalieren müssen oder sogar neu etabliert werden müssen. Wandel und Ver-änderung sind ein wesentliches Merkmal dieser Organisation. Die starke Volati-lität der Organisation ist Chance und Risiko zu gleich: Die Chance, eine moder-ne und effiziente Verwaltungsorganisation zu schaffen, und das Risiko, der Schnelligkeit der Veränderung nicht standzuhalten. Durch die Einführung ei-nes Workflow Managements soll ein Instrument etabliert werden, mit dem Chancen genutzt und Risiken weitgehend vermieden werden sollen sowie eine hohe und schnelle Flexibilisierung der Prozesse erreicht wird. - Wie stellen Sie mit Ihrem angebotenen System folgende Kernanforderungen des CISPA dar: - Transparente Gestaltung der Prozesse als Basis Aufzeigen der richtigen Handlungsoptionen: Mithilfe digitaler Workflows wird u.a. unter anderem erkannt, welche Aufgaben bearbeitet werden, wie lange die Fertigstellung dauern wird und es werden Erkenntnisse über Schwachstellen und Optimierungsansätze gesammelt. -Erfüllen der Dokumentationspflichten gegenüber Dritten (wie z.B. Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsministerium, ...) - direkte Sichtbarkeit der Wirkung abgestimmter Abläufe -Ermöglichen einer zielgerichteten und einheitliche Kommunikation, dadurch dass die Kunden den Stand der Bearbeitung kennen. - Steigerung der Qualität unserer Prozesse Prozesse, die definierten Schemata und Vorgaben folgen, haben eine höhere Qualität. So sollen beispielsweise Medienbrüche möglichst vermieden werden. Zufriedenheit der Prozessnutzer: diese wünschen sich Handlungssicherheit sowie eine effiziente, intuitive und konsistente User-Experience (abteilungsübergreifend). - Erhöhung der Effizienz der Prozesse Durch einen gefestigten Handlungsrahmen verkürzen sich die Durchlaufzeiten und minimieren sich die Wartezeiten. Eine Workflow-Automatisierung unterstützt insbesondere die wiederkehrenden Prozesse und spart Zeit und Geld. Erhöhung der Usability: Dashboards ermöglichen einen zentralen Absprungpunkt für alle offenen Vorgänge ins Fachsysteme. - Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit Durch Workflows erhalten alle die benötigen Informationen und werden über aktuelle Aufgaben benachrichtigt. Rückfragen werden reduziert und das gegenseitige Verständnis gesteigert. - Barrierefreiheit der Benutzersoftware Wie wird die Norm EU-EN 301549 im angebotenen System umgesetzt - Welche Fragestellungen würden Sie zu Beginn der gemeinsamen Projektentwicklung erarbeiten? Welche erachten Sie als zentrale Abstimmungspunkte, die zu Beginn festgelegt werden sollten? - Wie stellen Sie sicher, dass Sie genug Ressourcen zur Verfügung stellen können, um den Proof of Concept (POC) spätestens nach 3 Monaten nach Zuschlagserteilung mit einem Kick off zu initiieren. - Die Implementierung eines mittel-komplexen Prozesses im POC soll innerhalb 3 Monaten abgeschlossen sein. Wie genau wollen und können Sie diese Deadline sicherstellen? - Wie setzt sich Ihr Projektteam zusammen? Beschreiben Sie einzelnen Rollen und ihre Zuständigkeiten, sowohl CISPA- extern als auch CISPA-intern. Wer wird zum Go-Live (Hypercare-Phase) nach dem Einführungsprojekt für den Support zuständig sein? - Stellen Sie bitte dar, wie und in welchem Umfang ihr System die funktionalen Anforderungen (s. Kapitel Funktionale Anforderungen) erfüllt. - Bitte tragen Sie vor, wie Sie die technischen System-Anforderungen (s. Kapitel Technische Anforderungen) umsetzen werden. - Stellen Sie bitte einen Projektplan mit einer insgesamten Time-Line dar, die geschätzten Personentage für die einzelnen Projektphasen (POC und Einführungsprojekt) darstellt, idealerweise nach Rollen gegliedert (s. Kapitel Projektplan (POC und Einführungsprojekt)). - Bitte stellen Sie entsprechende Projektsteckbrief der Berater/Beraterprofil vor, die hauptsächlich an dem Projekt mitwirken sollen. Die detaillierten schriftlichen Angaben müssen einen Mindestumfang von 4 DIN-A 4 Seiten haben. Darin sollte explizit beschrieben sein, wie und in wel-chem Umfang die o. g. Mindestanforderungen in der angebotenen Lösung Berücksichtigung finden. Die o. g. Fragen müssen zwingend beantwortet werden. Eine bloße Bestätigung hinsichtlich der Einhaltung / Sicherstellung der o. g. Mindestanforderungen genügt insoweit ausdrücklich nicht. Mindestbedingung für dieses Kriterium (konzeptionelle Idee zur Projek-tumsetzung): Angebote, die für diese konzeptionelle Bewerbung nicht mindestens 5 Punk-te erhalten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirt-schaftlich betrachtet werden. Die Dienstleistung ist für das CISPA enorm wichtig. Insoweit sind die Min-destanforderungen an die Qualität der konzeptionellen Idee zur Projek-tumsetzung überaus wichtig. Die konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung wird wie folgt gewertet: Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium: Punkteskala Sehr gute Konzeptvors
Mindestpunktzahl: 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Wertende Teststellung (Präsentation)
Beschreibung: Der AG versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und Ange-botsdarstellung, die das schriftliche Angebot (konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert und auch dazu dient, die Einhaltung der technischen Mindestanforderungen zu evaluieren. Eine Präsentation ist dabei nicht ausschließlich eine mündliche Wiederholung des schriftlichen Angebots. Es finden vielmehr Aspekte Berücksichtigung, die durch den Bieter schriftlich nicht oder nur schwer dargestellt werden können. Ebenso ist die Präsentation eine Ergänzung des schriftlichen Angebotes, welches die praktische Vorführung der ausgeschriebenen Leistung selbst darstellt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbe-schreibung vorgegebenen Projektziele, Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich) Dazu müssen die Bieter nach Angebotsabgabe in Form einer (wertenden) Präsentation ihr schriftli-ches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können. Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Projektziele, Leistungsinhalte und Min-destanforderungen eingegangen werden: Projektziele Das System ermöglicht, Projektziele zu erreichen. (S. Kapitel "Soll-Zustand") Modelierungsbasis für die Prozess-Automatisierung Das System nutzt BPMN sowohl für das Prozess-Design als auch für die Prozess-Automatisierung. Dynamisches Case Management Für komplexere Prozesse, bei denen die Tätigkeiten nicht im-mer nach einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden und die Reihenfolge der Tätigkeiten von unterschiedlichen Kriterien abhängen kann, verfügt das System über dynami-sches Case Management, möglichst mit CMMN. Entscheidungstabellen Das System hat die Möglichkeit der Darstellung von Ge-schäftsregeln auf Basis von Entscheidungstabellen, möglichst in DMN. Abbildung des Status der Prozesse Das System bildet den Status der Prozesse in der Bearbei-tung ab: bei welchem Prozessschritt und welcher Abteilung und Ansprechperson ein Prozess-Ticket liegt. Formulare Das System ermöglicht die Formularerstellung ohne Programmierkenntnisse auf Basis von Bausteinen. Kommunikation System unterstützt unterschiedliche Kommunikationsanlässe und -wege oder die Anbindung von entsprechenden Kommunikationstools. Prozesse können aus unterschiedlichen Quel-len angestoßen werden. Auswertung/Fehlersuche Das System ermöglicht leichte Erstellung von Dashboards und Statistiken (sowohl vor konfiguriert als auch individualisiert). Auswertungsmöglichkeiten und Fehlersuche sind auch in Real-time möglich, inkl. Filterfunktion innerhalb der Auswertung. Task-Management Das System kann als professionelles Task-Management Tool genutzt werden. Benutzerführung Intuitive Nutzung des Systems sowohl für Prozess-Beteiligte als auch für Prozess-Nutzer. Prozessportal Erhöhung der Usability: Dashboard ermöglichen einen zentra-len Absprungpunkt für alle offenen Vorgänge - hohe Individualisierbarkeit des User Interface ist auch möglich. Rollenkonzept Das System bietet Flexibles Rollenkonzept und Gruppenkon-zept, welches hierarchie-übergreifende Zugriffe zulässt. Frontend Sprachen Frontend des Systems unterstützt mindestens deutsch und englisch. Einheitliches, universelles Tool Das System bietet ein einheitliches Tool für die Prozessarbeit und damit können unter anderen Funktionen Prozesse modelliert, Prozesse verwaltet, Prozesse getestet, Prozesse monitort werden. Einbettung in eine bestehende IT-Infrastruktur Entweder via Container Laufzeitumgebung oder Virtualisierung. Projekt Vorgehensmodell Professionelle Darstellung der Durchführung aller Projektteile, sowohl des Proof of Concept als auch Einführungsprojektes. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Bieter müssen in einer maximal ein-stündigen Präsentation ihres Konzeptes aufzeigen, dass sie die Mindestanforderungen umsetzen können und die Konzeptidee verstanden wurde. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehand-lungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeitraum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen. Zur Jury der wertenden Präsentation Für die Wertung der Zuschlagkriterien (Unterkriterien) wird jeweils eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. Der AG beruft eine Jury für die Bewertung der wertenden Präsentation ein. Die Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern. Jedes Jurymitglied vergibt pro Zuschlagskriterium (Unterkriteri-um) eine Punktzahl von 0 bis 10 Punkte. Die einzelnen Punktzahlen der jeweiligen Jurymitglieder werden unmittelbar nach Beendigung der Präsentation, ohne Anwesenheit des Bieters, mündlich verlesen und dann verschriftet. Die Gesamtpunktzahl aller fünf Jurymitglieder wird dann durch fünf dividiert, die Wertungspunktzahl sodann in die Wertungsmatrix übertragen. Mindestbedingung für dieses Kriterium: Angebote, die für diese wertende Teststellung nicht mindestens 8 Punkte erhalten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirt-schaftlich betrachtet werden. Die Dienstleistung ist für das CISPA enorm wichtig. Insoweit sind die Min-destanforderungen an die Qualität der konzeptionellen Idee in Form der Prä-sentation überaus wichtig. Bewertungsmatrix Zur wertenden Teststellung Zur inhaltlichen Nachweiserbringung zu diesem Zuschlagskriterium wird auf den o. g. Präsentations-Sollinhalt verwiesen Punkteskala Sehr gute Konzeptvorstellung, weil sehr gut auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibu
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Wertende Teststellung (Präsentation)
Beschreibung: Der AG versteht unter einer Präsentation eine fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und Ange-botsdarstellung, die das schriftliche Angebot (konzeptionelle Idee) des Bieters präsentiert und auch dazu dient, die Einhaltung der technischen Mindestanforderungen zu evaluieren. Eine Präsentation ist dabei nicht ausschließlich eine mündliche Wiederholung des schriftlichen Angebots. Es finden vielmehr Aspekte Berücksichtigung, die durch den Bieter schriftlich nicht oder nur schwer dargestellt werden können. Ebenso ist die Präsentation eine Ergänzung des schriftlichen Angebotes, welches die praktische Vorführung der ausgeschriebenen Leistung selbst darstellt. Der AG will durch die wertende Präsentation sichergestellt wissen, dass die in der Leistungsbe-schreibung vorgegebenen Projektziele, Leistungsinhalte und Mindestanforderungen auch umgesetzt werden können. Zum Präsentationsinhalt (für alle Bieter gleich) Dazu müssen die Bieter nach Angebotsabgabe in Form einer (wertenden) Präsentation ihr schriftli-ches Konzept vorstellen und vollumfänglich nachweisen, dass alle geforderten Inhalte auch umgesetzt werden können. Insbesondere soll im Rahmen der Präsentation auf folgende Projektziele, Leistungsinhalte und Min-destanforderungen eingegangen werden: Projektziele Das System ermöglicht, Projektziele zu erreichen. (S. Kapitel "Soll-Zustand") Modelierungsbasis für die Prozess-Automatisierung Das System nutzt BPMN sowohl für das Prozess-Design als auch für die Prozess-Automatisierung. Dynamisches Case Management Für komplexere Prozesse, bei denen die Tätigkeiten nicht im-mer nach einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden und die Reihenfolge der Tätigkeiten von unterschiedlichen Kriterien abhängen kann, verfügt das System über dynami-sches Case Management, möglichst mit CMMN. Entscheidungstabellen Das System hat die Möglichkeit der Darstellung von Ge-schäftsregeln auf Basis von Entscheidungstabellen, möglichst in DMN. Abbildung des Status der Prozesse Das System bildet den Status der Prozesse in der Bearbei-tung ab: bei welchem Prozessschritt und welcher Abteilung und Ansprechperson ein Prozess-Ticket liegt. Formulare Das System ermöglicht die Formularerstellung ohne Programmierkenntnisse auf Basis von Bausteinen. Kommunikation System unterstützt unterschiedliche Kommunikationsanlässe und -wege oder die Anbindung von entsprechenden Kommunikationstools. Prozesse können aus unterschiedlichen Quel-len angestoßen werden. Auswertung/Fehlersuche Das System ermöglicht leichte Erstellung von Dashboards und Statistiken (sowohl vor konfiguriert als auch individualisiert). Auswertungsmöglichkeiten und Fehlersuche sind auch in Real-time möglich, inkl. Filterfunktion innerhalb der Auswertung. Task-Management Das System kann als professionelles Task-Management Tool genutzt werden. Benutzerführung Intuitive Nutzung des Systems sowohl für Prozess-Beteiligte als auch für Prozess-Nutzer. Prozessportal Erhöhung der Usability: Dashboard ermöglichen einen zentra-len Absprungpunkt für alle offenen Vorgänge - hohe Individualisierbarkeit des User Interface ist auch möglich. Rollenkonzept Das System bietet Flexibles Rollenkonzept und Gruppenkon-zept, welches hierarchie-übergreifende Zugriffe zulässt. Frontend Sprachen Frontend des Systems unterstützt mindestens deutsch und englisch. Einheitliches, universelles Tool Das System bietet ein einheitliches Tool für die Prozessarbeit und damit können unter anderen Funktionen Prozesse modelliert, Prozesse verwaltet, Prozesse getestet, Prozesse monitort werden. Einbettung in eine bestehende IT-Infrastruktur Entweder via Container Laufzeitumgebung oder Virtualisierung. Projekt Vorgehensmodell Professionelle Darstellung der Durchführung aller Projektteile, sowohl des Proof of Concept als auch Einführungsprojektes. Die Präsentationsanforderungen sind für alle Bieter gleich. Die Bieter müssen in einer maximal ein-stündigen Präsentation ihres Konzeptes aufzeigen, dass sie die Mindestanforderungen umsetzen können und die Konzeptidee verstanden wurde. Die Termine zur Präsentation werden unverzüglich und unter Berücksichtigung des Gleichbehand-lungsgrundsatzes nach Angebotsöffnung vergeben. Der Bieter hat sicherzustellen, dass er für einen Zeitraum von 3 Wochen nach Angebotsöffnung für die Durchführung der vorangestellten, wertenden Präsentation (remote) zur Verfügung steht und auf entsprechende Termine reagieren kann. Alle Bieter, die ein vollständiges und formal korrektes Angebot eingereicht haben, werden zur wertenden Präsentation eingeladen. Zur Jury der wertenden Präsentation Für die Wertung der Zuschlagkriterien (Unterkriterien) wird jeweils eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. Der AG beruft eine Jury für die Bewertung der wertenden Präsentation ein. Die Jury besteht aus 5 Jurymitgliedern. Jedes Jurymitglied vergibt pro Zuschlagskriterium (Unterkriteri-um) eine Punktzahl von 0 bis 10 Punkte. Die einzelnen Punktzahlen der jeweiligen Jurymitglieder werden unmittelbar nach Beendigung der Präsentation, ohne Anwesenheit des Bieters, mündlich verlesen und dann verschriftet. Die Gesamtpunktzahl aller fünf Jurymitglieder wird dann durch fünf dividiert, die Wertungspunktzahl sodann in die Wertungsmatrix übertragen. Mindestbedingung für dieses Kriterium: Angebote, die für diese wertende Teststellung nicht mindestens 8 Punkte erhalten, werden im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt - auf sie kann deswegen kein Zuschlag erteilt werden, weil sie nicht als wirt-schaftlich betrachtet werden. Die Dienstleistung ist für das CISPA enorm wichtig. Insoweit sind die Min-destanforderungen an die Qualität der konzeptionellen Idee in Form der Prä-sentation überaus wichtig. Bewertungsmatrix Zur wertenden Teststellung Zur inhaltlichen Nachweiserbringung zu diesem Zuschlagskriterium wird auf den o. g. Präsentations-Sollinhalt verwiesen Punkteskala Sehr gute Konzeptvorstellung, weil sehr gut auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibu
Mindestpunktzahl: 8
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spä-testens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertragsnach§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oderelektronisch über das E-Vergabe-Portal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)