Migration und Digitalisierung Altakten
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE30 Berlin
Postleitzahl: 10557
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.autobahn.de
Abschnitt II: Gegenstand
Migration und Digitalisierung Altakten
Mit dem Übergang der Aufgaben von den Bundesländern hin zur Autobahn GmbH des Bundes übernimmt der AG alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Altakten aus allen 16 Bundesländern.
Die Altakten unterteilen sich in folgende Aktentypen • Papierunterlagen (z. B. Aktenordner, Hängeregister, Pläne) • weitere Medien (z. B. Microfiches und -filme, VHS-Kassetten, DVDs, CDs/CD-ROMs, Dias, Fotos).
Der Gesamtumfang der Papierunterlagen beläuft sich auf ca. 105 lfd. km, bestehend aus Text- und Planunterlagen. Darüber hinaus werden sind ca. 490.000 extra gelagerte Planunterlagen vorhanden. Für die weiteren Medien liegen dem AG keine belastbaren Mengengerüste vor.
Aufgabe des AN ist das Ersetzende Scannen der Papierunterlagen gemäß den Vorgaben der "BSI TR-03138 Erset-zendes Scannen (RESISCAN)", Version 1.4.1, Datum 23.04.2020, im Folgenden TR RESISCAN.
Die weiteren Medien sind durch den AN lesbar zu machen und in das in das Enterprise Information Management System (EIM) des AG zu überführen.
Als weitere Leistungen sind die Altakten vom AN abzuholen, beim AN vor Ort zu lagern und zu digitalisieren bzw. lesbar zu machen. Die Digitalisate sollen anschließend über eine technische Schnittstelle in das EIM des AG überführt werden.
Die gescannten Altakten sind im Anschluss nach Vorgabe durch den AG entweder durch den AN datenschutzkonform zu vernichten, an den AG zurückzuliefern oder für eine Abholung durch vom AG benannte Dritte bereitzustellen.
Deutschlandweit
Mit dem Übergang der Aufgaben von den Bundesländern hin zur Autobahn GmbH des Bundes übernimmt der AG alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Altakten aus allen 16 Bundesländern.
Die Altakten unterteilen sich in folgende Aktentypen • Papierunterlagen (z. B. Aktenordner, Hängeregister, Pläne) • weitere Medien (z. B. Microfiches und -filme, VHS-Kassetten, DVDs, CDs/CD-ROMs, Dias, Fotos).
Der Gesamtumfang der Papierunterlagen beläuft sich auf ca. 105 lfd. km, bestehend aus Text- und Planunterlagen. Darüber hinaus werden sind ca. 490.000 extra gelagerte Planunterlagen vorhanden. Für die weiteren Medien liegen dem AG keine belastbaren Mengengerüste vor.
Aufgabe des AN ist das Ersetzende Scannen der Papierunterlagen gemäß den Vorgaben der "BSI TR-03138 Erset-zendes Scannen (RESISCAN)", Version 1.4.1, Datum 23.04.2020, im Folgenden TR RESISCAN.
Die weiteren Medien sind durch den AN lesbar zu machen und in das in das Enterprise Information Management System (EIM) des AG zu überführen.
Als weitere Leistungen sind die Altakten vom AN abzuholen, beim AN vor Ort zu lagern und zu digitalisieren bzw. lesbar zu machen. Die Digitalisate sollen anschließend über eine technische Schnittstelle in das EIM des AG überführt werden.
Die gescannten Altakten sind im Anschluss nach Vorgabe durch den AG entweder durch den AN datenschutzkonform zu vernichten, an den AG zurückzuliefern oder für eine Abholung durch vom AG benannte Dritte bereitzustellen.
Dieser Rahmenvertrag verlängert sich automatisch um eine Optionslaufzeit von dreimal einem Jahr (12 Monaten), sofern der Auftraggeber nicht von seinem Kündigungsrecht Gebrauch macht
Die Höchstabrufmenge beträgt 120lfd km Papierakten
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html). Hierfür ist das Formblatt C-F-1 - "Erklärung zum Unternehmen VgV EU" (Eigenerklärung) zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Diese Erklärung ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft sowie von jedem Unternehmen vorzulegen, auf dessen wirtschaftliche und finanzielle bzw. auf deren technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bieter/die Bietergemeinschaft beruft (§ 47 VgV).
2. Eigenerklärung zur Bieterstruktur, das heißt, ob sich der Bieter als Einzelbieter, Bietergemeinschaft, unter Berufung auf Unterauftragnehmer oder unter Berufung auf eignungsverleihende andere Unternehmen am Vergabeverfahren beteiligt. Die Erklärung ist von jedem Bieter und jeder Bietergemeinschaft einzureichen. Hierfür ist das Formblatt C-F-BS zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist.
3. Auszug aus dem Handelsregister oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer der Nachweis ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer vorzulegen (nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist).
— Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist. Ist ein Bieter nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z. B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben,
— alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z. B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister,
Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung),
— Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.
Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.
1. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters, dass eine entsprechende Versicherung vorhanden ist, bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird und diese während der gesamten Vertragslaufzeit aufrecht erhalten wird (Formblatt F3.1).
Vorlage der Versicherungsnachweise zum Vertragsbeginn.
2. Erklärung zu den Mindestumsätzen Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters (im Falle der Eignungsleihe des hierfür benannten anderen Unternehmens), dass seine Umsatzerlöse der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021) im Mittel der vier Geschäftsjahre mindestens 25 Mio.
EUR netto pro Geschäftsjahr betragen. (Formblatt F3.2).
Zu 1: Die Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens die nachstehenden Schäden mit folgenden Mindestversicherungssummen abzudecken:
- Für Personenschäden mindestens [Betrag gelöscht] EUR pauschal je Schadensfall einfach maximiert pro Jahr
- Für Sachschäden mindestens [Betrag gelöscht] EUR pauschal je Schadensfall einfach maximiert pro Jahr
- Für Vermögensschäden mindestens [Betrag gelöscht] EUR je Schadensfall, einfach maximiert pro Jahr
Zu 2: Die Umsatzerlöse müssen im Mittel der drei Geschäftsjahre 2019, 2020, 2021 mindestens 25 Mio. EUR netto pro Geschäftsjahr betragen.
1. Erklärung zu der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters (im Falle der Eignungsleihe des hierfür benannten anderen Unternehmens) über die Anzahl der Mitarbeiter gesamt sowie in dem mit der Leistung vergleichbaren Fachbereichen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021). (Formblatt F4.1) 2. Liste der Referenzen des Bewerbers/Bieters der letzten 3 Jahre (ab Januar 2020), die Erfahrungen bei vergleichbaren Projekten in dem Bereich der Gesamtleistung des Abholens, Lagerns, Scannen und übermitteln per Schnittstelle von Dokumenten belegen.
Zu jeder Referenz sind folgende Angaben zu machen (Formblatt F4.2):
- Auftraggeber (AG), mit Kontaktstelle des AG
- Projektauftrag (inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung. Der Bewerber/Bieter hat den Bezug zur ausgeschriebenen Leistung nachvollziehbar zu belegen)
- Menge an Dokumenten (in km)
- Auftragswert
- Leistungszeitraum
Sofern zur Erfüllung der Eignungsanforderungen auf ein anderes Unternehmen zurückgegriffen wird (Eignungsleihe), ist der geforderte Nachweis von dem anderen Unternehmen vorzulegen.
Vergleichbar ist eine Referenz, wenn diese die folgenden Leistungen beinhaltet:
- Abholung der Akten/Dokumente
- Lagerung der Akten/Dokumente
- Scannen der Dokumente
- Übertragung per Schnittstelle
3. Nachweis von Zertifizierungen Der Bieter hat die folgenden gültigen Zertifizierungen nachweisen:
- BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) oder vergleichbar
- DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar
- ISO/IEC 27001:2013 oder vergleichbar
Der AG behält sich das Recht vor, die Räumlichkeiten des Bieters zur Prüfung der Konformität der Prozesse im Sinne der Richtlinie BSI TR-03138 persönlich bzw. durch einen von ihm Beauftragten vor Auftragserteilung in Augenschein zu nehmen.
Zu 2. Es sind mindestens 3 Referenzprojekte nachzuweisen, die die geforderten Erfahrungen abdecken.
Dabei ist mindestens der Nachweis einer Referenz mit einem Mindestauftragswert von 1 Mio. EUR nachzuweisen.
Zu 3. Nachweise über die bestehenden und gültigen Zertifizierungen sind einzureichen. Der Bieter muss alle drei Zertifizierungen nachweisen.
Vorlage der Eigenerklärung im Rahmen der Russland-Sanktionen
Abschnitt IV: Verfahren
Die Mindestvertragslaufzeit liegt bei 22 Monaten. Bei Bedarf kann dreimalig um jeweils 12 Monate verlängert werden.
Ausgeschrieben wird eine einheitliche Leistungserbringung über den gesamten Vertragszeitraum. Zu Beginn ist die Schnittstelle zur Übertragung der Digitalisate zu erstellen und während der gesamten Laufzeit zu bedienen. Die Akten sind nach der Abholung zu lagern. Die Projektleitung ist während der gesamten Vertragslaufzeit aufgrund der Größe des Projektes durch einen Projektleiter durchzuführen.
Aufgrund des vorstehenden kann während der Laufzeit aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen kein Wechsel des Auftragnehmers stattfinden. Dieser müsste die Akten erst umlagern, eine neue Schnittstelle programmieren und sich in den Stand der Durchführung einarbeiten. Die Verlängerungsoption auf das fünfte Jahr ist folglich in dem Auftragsgegenstand begründet.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß §160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de /gwb/__160.html) hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
Etwaige Rügen sind über die Vergabe-Plattform oder über die unter I.3 angegebene Kontaktstelle anzubringen.
§ 160 GWB lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; derAblauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Die Vergabestelle wird gemäß § 134 GWB (siehe z. B.: https://www.gesetzeiminternet.de/gwb/__134.html) die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, hier von vor Zuschlagserteilung nach Maßgabe des §134 Abs. 1 GWB informieren. Bei schriftlicher Information darf der Vertrag erst 15 Kalendertage, bei Information auf elektronischem Weg oder per Fax erst 10 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden (§ 134 Abs. 2 S. 1 und S. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (§ 134 Abs. 2 S. 3 GWB)