Markterkundung: Softwarelösung für das Versenden und den Empfang von eRechnungen Referenznummer der Bekanntmachung: 69/22
Vorinformation
Diese Bekanntmachung dient nur der Vorinformation
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10969
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.bundesdruckerei.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Markterkundung: Softwarelösung für das Versenden und den Empfang von eRechnungen
Gegenstand dieser Bekanntmachung ist allein die Markterkundung (§ 28 VgV)
Der vorliegende Vorgang dient ausschließlich dem Zwecke einer Markterkundung!
Um die Erreichbarkeit der mit dem Vorhaben verbundenen Zielsetzungen überprüfen zu können, bittet der Auftraggeber um Einreichung der unter VI.3) aufgelisteten Unterlagen, ausschließlich per E-Mail an die unter I.1) angegebene Stelle, bis zum 30.01.2023 zu übersenden.
Im Rahmen der Markterkundung möchte der Auftraggeber feststellen, ob es Unternehmen am Markt gibt, die eine Leistung, die den vom Auftraggeber definierten Beschaffungsbedarf in einer für den Auftraggeber ausreichenden Größenordnung und Skalierbarkeit entspricht, derzeit bereits am Markt anbieten oder binnen einer Entwicklungsdauer ab Zuschlag von höchstens vier Monaten anbieten können.
Zum Zwecke des Nachweises hat der Interessent zusammen mit seiner Interessensbekundung seine Leistungsfähigkeit durch eine entsprechende Referenz sowie durch Qualitätszertifikate nachzuweisen.
Beschafft werden soll eine cloudbasierte Softwarelösung, mit welcher der Auftraggeber den Versand und den Empfang von e-Rechnungen (e-Invoicing) und anderer geschäftlicher Dokumente rechtssicher gewährleisten kann. Die Lösung muss zu einem Stichtag, vier Monate nach Zuschlag, vom Auftragnehmer dem Auftraggeber mitsamt aller im Folgenden beschriebenen Komponenten und Features betriebsbereit bereitgestellt werden.
Gefordert ist eine Portallösung, auf der sich die beiden Parteien (Rechnungsversender und -empfänger) registrieren und danach gegenseitig finden können. Nach der Registrierung wird den Parteien ein Posteingang zur Verfügung gestellt. Der rechtssichere Zugang von Dokumenten in diesem muss über das Portal durch Empfangsbestätigung gewährleistet werden können.
Die angebotene Lösung muss in der Lage sein, elektronische Datensätze aus ERP-Systemen des Auftraggebers und seiner Kunden entgegenzunehmen und daraus Geschäftsdokumente (wie Rechnungen, Lieferscheine, etc.) zu erzeugen. Dabei muss die Softwarelösung für eine Konvertierung der Daten in ein vom Empfänger bestimmtes Datenformat sorgen. Pdf-Dokumente müssen mittels OCR erfasst werden können. Sie muss insbesondere in der Lage sein, die Datenformate XRechnung, ZUGFeRD (Basic / Comfot / Extended), Peppol BIS 3.0, sowie kundenindividuelle Ausprägungen von EDIFACT, CSV, xml oder iDoc für die Empfänger erzeugen und prüfen, (mittels eines Validierungstools für das XRechnungs-Format sowie eine Plausibilisierungsprüfung, ob alle notwendigen Angaben i. S. v. § 14 UstG enthalten sind) zu können. Die Lösung muss vorsehen, dass Versender und Empfänger individuelle Anforderungen (akzeptierte Datenformate, Übertragungskanäle, akzeptierte Dokumentenarten) im System hinterlegen. Die Software muss diese Präferenzen beim Rechnungsversand beachten können.
Das System muss bei Inbetriebnahme eine Anzahl von mindestens 8 Mio. Geschäftsdokumenten pro Jahr entgegennehmen und, ggfs. konvertieren und übermitteln können. Zwei Jahre nach Inbetriebnahme muss es in der Lage sein, mit 30 Mio., nach vier Jahren mit 160 Mio. Geschäftsdokumente pro Jahr umgehen zu können.
Der Anbieter muss in der Lage sein, ein skalierendes System für den Versand und Empfang von elektronischen Geschäftsdokumenten kurzfristig bereitzustellen, dauerhaft zu betreiben und bei Bedarf anforderungsgerecht weiterzuentwickeln. Das System muss in der Lage sein, eine Großzahl von Dokumentenversendern und -empfängern zu erreichen. Als Zielgröße wird eine Anzahl von mindestens 300.000 Accounts mit durchschnittlich drei Usern inklusive deren Vernetzungen zu ihren Geschäftspartnern vorausgesetzt. Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass binnen einer Übergangszeit von 2 Wochen bestehende Nutzerdaten im Umfang von ca. 100.000 im CSV-Format in seiner Portal-Softwarelösung eingepflegt werden, sodass ein reibungsloser Betrieb nach 8 Wochen gewährleistet werden kann.
FORTSETZUNG siehe Ziffer II.2.14) Zusätzliche Angaben
Ob es sich bei dem angebotenen System um eine bestehende Lösung oder eine Neuentwicklung handelt, ist für den Auftraggeber nicht von Belang. Entscheidend ist, dass die Software in einer finalen Version nach vier Monaten ab Zuschlag mitsamt aller implementierten Features und Schnittstellen reibungslos eingesetzt werden kann; dies ist umfassend und detailliert zu plausibilisieren. Eine Budgetierung o. ä. findet nicht statt. Entscheidet sich der Interessent für eine Neuentwicklung, hat er diese auf eigene Rechnung sowie eigenes Risiko zu übernehmen.
Auch für den Fall, das ein Rechnungsempfänger nicht im Portal registriert ist, muss die angebotene Lösung dafür sorgen können, dass ein Versand der vom Rechnungsverwender elektronisch bereitgestellten Rechnung an den Empfänger in Papierformat durchgeführt wird. Dazu muss durch den Auftragnehmer die Rechnung auf Papier in Druckstraßen gedruckt werden und postalisch an den Empfänger versendet werden. Alternativ dazu kann der Auftragnehmer eine entsprechende Schnittstelle für einen solchen Service vorhalten.
Das System muss in der Lage sein, dem Auftraggeber und seinen Kunden eine Weboberfläche für die Übermittlung oder Erfassung von elektronischen Rechnungen bereitzustellen. Die Oberfläche muss den Maßgaben der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) entsprechen.
Das eingesetzte System zum Versand und Empfang von elektronischen Geschäftsdokumenten muss externe Dienstleistungen einbinden können. Dazu zählt insbesondere die Integration von elektronischen Signaturen eines externen Anbieters. Geschäftsdokumente müssen vom System mit einer elektronischen Signatur versehen werden und anhand einer geeigneten Infrastruktur validiert werden können.
Das System muss für den Auftraggeber und seine Kunden betrieben werden. Der Auftraggeber muss ohne Zwischenschritte, insbesondere ohne eigene Support- oder gar Entwicklungsleistungen, in der Lage sein, seinen Kunden das System eigenständig anzubieten und Einfluss auf die Gestaltung zu nehmen. Insbesondere muss sichergestellt werden, dass der Auftraggeber das Design der Oberfläche bestimmen kann (Vorgabe eines Corporate Designs: Verwendung von Schriftarten, Logos und Farbschemata). Das System muss in der Lage sein, Hosting und der Betrieb in einer separaten Umgebung (dediziert für das Geschäft des Auftraggebers) in einem Rechenzentrum des Auftragnehmers zu ermöglichen.
Vom Auftragnehmer muss technischer Support im Kontext elektronischer Geschäftsdokumente für den beschriebenen Empfänger- und Versender-Kreis durchgeführt werden.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
A) Anforderungen an die Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
Der Auftraggeber führt auch eine Markterkundung über die Eignung der am Markt tätigen Anbieter durch. Zu diesem Zweck sind bei Abgabe der Interessensbekundung zur Markterkundung vom Interessenten folgende Unterlagen einzureichen:
I) Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Interessenten beschäftigten Arbeitnehmer;
II) Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Interessenten beschäftigten Arbeitnehmer und Mitarbeiter, seien sie festangestellt, freiberuflich tätig oder entliehen oder auf werkvertraglicher Grundlage gestellt, welche zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen erbringen;
Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Anforderungen entsprechen.
III) Nachweis von einer Referenz aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe:
- des Auftraggebers der Referenz,
- der Beschreibung der Referenzleistung(en),
- des Leistungszeitraums,
- des ungefähren Auftragsvolumens (Umsatz oder Mengen)
und
- des Leistungserbringers.
Dabei muss sich die Referenz entweder auf den Betrieb einer cloudbasierten e-Invoicing-Plattform beziehen, oder es muss der Interessent nachweisen, dass er binnen einer Entwicklungszeit von vier Monaten in der Lage ist, eine voll funktionstüchtige Plattformlösung zu schaffen (sog. qualifizierte Referenz):
1. Alternative: Die Referenz muss sich auf den Betrieb einer cloudbasierte e-Invoicing-Plattform beziehen,
- auf der mindestens 30.000 Nutzer zeitgleich aktiv sind (zeitgleich aktiv heißt, dass der Nutzer sich binnen einer Woche mindestens einmal eingeloggt hat),
- die die automatische Datenkonvertierung in folgenden Dateiformaten anbietet: XRechnung, ZUGFeRD (Basic / Comfot / Extended), Peppol BIS 3.0, sowie anpassungsfähige Versionen von: EDIFACT, CSV, xml sowie iDoc,
- die offene Schnittstellen zu Drittanbietersoftware hat.
2. Alternative: Der Interessent hat eine Referenz über eine Softwareentwicklung einreichen, die folgende Parameter erfüllt:
- Es handelt sich um ein cloudbasiertes oder als SaaS konzipiertes Netzwerkportal, auf dem mindestens 30.000 Nutzer zeitgleich aktiv sind (zeitgleich aktiv heißt, dass der Nutzer sich binnen einer Woche mindestens einmal eingeloggt hat),
- Das Netzwerkportal muss binnen drei bis sechs Monaten nach kundenindividuellen Spezifikationen angepasst worden sein.
- Der Auftragnehmer muss binnen einer Übergangszeit von 2 Wochen bestehende Nutzerdaten im Umfang von 100.000 im CSV-Format in seiner Portal-Softwarelösung eingepflegt haben, sodass ein reibungsloser Betrieb nach 8 Wochen gewährleistet wurde.
Die Referenzerklärung ist formlos im Einzelnen zu beschreiben und unter Benennung folgender Angaben zum Auftraggeber einzureichen: Name und Anschrift, Branche/Bereich des Auftraggebers und Ansprechpartner nebst Kontaktdaten. Auf die konkrete Benennung des Auftraggebers (Name und Anschrift) sowie des Ansprechpartners (Name und Kontaktdaten) kann ausnahmsweise verzichtet werden, wenn diesen Angaben eine Vertraulichkeitsverpflichtung des Interessenten gegenüber dem Referenzauftraggeber entgegensteht. Auch in diesem Fall ist der Auftraggeber so konkret wie möglich zu umschreiben und auf das Bestehen einer Vertraulichkeitsverpflichtung hinzuweisen. Allgemein muss aus den Angaben des Interessenten hervorgehen, dass und inwieweit die obigen Anforderungen erfüllt sind.
Wenn der Interessent über keine qualifizierte Referenz im o.g. Sinn verfügt, sich aber gleichwohl für technisch in der Lage erachtet, die im hiesigen Markterkundungswege näher zu arrondierende Lösung für den Auftraggeber im noch ungewissen Fall einer Ausschreibung zu erbringen, so steht es ihm frei dies in einem Konzeptpapier darzustellen. Dieses Konzeptpapier ist in deutscher Sprache zu verfassen. In ihm soll entweder dargestellt werden, inwiefern die derzeitig vom Interessenten angebotene Leistung von den voraussichtlich benötigten Referenzen abweicht und warum sie den beschriebenen Beschaffungsbedarf des Auftraggebers ebenfalls befriedigt, oder es soll dargestellt werden, wie der Interessent ein abnahmefertiges Produkt, das den beschriebenen Anforderungen des Auftraggebers genügt, binnen vier Monaten einschließlich Migration zu welchen internen Kosten entwickeln will. Der Auftraggeber wird unter Zugrundelegung dieser Schilderung beurteilen, ob sein ggf. künftig entstehender Beschaffungsbedarf durch die beschriebene Lösung gedeckt werden könnte bzw. ob andere Anbieter in Eignungshinsicht über Alleinstellungscharakter verfügen. Der Auftraggeber behält sich vor, in diesem Zusammenhang weitere Unterlagen vom Interessenten nachzufordern, wenn die eingereichten Unterlagen keine eindeutige Entscheidung über dessen Leistungsfähigkeit offenbaren.
IV) Zum Nachweis der Qualitätssicherung folgende aktuelle Zertifizierungen vom Interessenten, bei einer Interessentengemeinschaft von jedem Mitglied der Interessentengemeinschaft, einzureichen:
- Zertifizierung Informationssicherheit nach ISO 27001 (oder vergleichbar)
- Zertifizierung Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) (oder vergleichbar)
- Zertifizierung Energiemanagement nach ISO 50001 (oder vergleichbar)
- Zertifizierung Qualitätsmanagement nach ISO 9001 (oder vergleichbar)
- Zertifizierung Business Continuity Management nach ISO 22301 (oder vergleichbar)
- Zertifizierung Umweltmanagement nach ISO 14001 (oder vergleichbar)
- Abschlussbericht oder Auditierung Konformität mit BITV 2.0.
B) Bedingungen für den Auftrag:
Der Interessent muss zudem nachweisen, dass und ggf. inwiefern er die folgenden Anforderungen beachtet:
Bei der angebotenen Leistung muss es sich um eine cloudbasierte Softwarelösung handeln, die in einem Rechenzentrum des Auftragnehmers betrieben wird.
Die gesamte Verarbeitung von Daten muss im EWR erfolgen.
Bedienoberfläche, Systemdokumentation und Kundensupport sind in deutscher Sprache.
Das eingesetzte System soll in der Lage sein, dem Auftraggeber, bzw. seinen Kunden auf individuellen Wunsch mindestens folgende Schnittstellen für den Versand bzw. Empfang von elektronischen Geschäftsdokumenten bereitzustellen: REST API, PEPPOL Access Point, Lokaler Dienst für den verschlüsselten Up- bzw. Download von einem Client, manueller Up- und Download über eine Weboberfläche, AS 2 bzw. AS 4, OFTP-2 sowie SFTP).
Das System muss produktiv zur Verfügung stehende Interoperabilitäten zu den folgenden Systemen und (hoheitlichen) Rechnungsplattformen bereitstellen: e-Rechnung.gv.at (AUT), swisscom, FACTURAe (ESP), SEF - Sistem e Faktura (CZ), Systema di Interscambio SDI (ITA), eXite (Mittel- und Osteuropa), Nemzeti Adoes Vamhivatai NAV (HU), TRAFFIQX (Mitteleuropa), DATEV Unternehmen Online.
C) Angaben zum Ablauf und zu einzureichenden Unterlagen:
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich bei diesem Verfahren nicht um die Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder einer Konzession handelt. Das Markterkundungsverfahren dient der Entscheidungsvorbereitung, ob und in welcher Form zu einem späteren Zeitpunkt wettbewerbliche, transparente und gleichbehandelnde Vergabeverfahren durchgeführt werden.
Es besteht kein Anspruch auf die spätere Durchführung eines Vergabeverfahrens oder auf eine bestimmte Berücksichtigung der Ergebnisse der Markterkundung.
Die Unternehmen sind nicht an ihre Realisierungsvorschläge gebunden. Der Auftraggeber ist nicht an die Ergebnisse der Markterkundung gebunden. Auch schließt die Nichtteilnahme an dieser Markterkundung im Sinne von § 28 Abs. 1 VgV die Möglichkeit zur Beteiligung an einem späteren wettbewerblichen Verfahren zur Erteilung eines öffentlichen Auftrags oder einer Konzession nicht aus.
Die förmlichen Vergabebestimmungen insbesondere aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV), der VOB/A und der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) etc. finden auf das vorliegende Markterkundungsverfahren ausdrücklich keine Anwendung. Die Grundsätze von Transparenz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung werden beachtet.
Der Rechtsweg zu den Vergabenachprüfungsinstanzen ist für diese unverbindliche Markterkundung nicht eröffnet; ein Vergabeverfahren ist noch nicht begonnen, es steht vielmehr infrage, ob es sinnvoll eröffnet werden kann. Es handelt sich hier um eine freiwillige Bekanntmachung zum Zwecke der Durchführung eines Markterkundungsverfahrens. Die Beteiligung an der Markterkundung erfolgt für die Interessenten auf eigene Kosten. Eine Erstattung der Kosten, die den Interessenten durch die Teilnahme an dieser Markterkundung entstehen sowie sonstige Entschädigungsansprüche sind ausgeschlossen.
Einzureichende Unterlagen:
- Anschreiben
- einschlägige, ausführliche Produktbeschreibung
- Qualifizierte Referenz oder Konzept (s.oben)
- Nachweise über Zertifizierungen und zusätzlichen Angaben (s. oben)
Frist und Form zur Abgabe Ihrer Unterlagen:
Einreichungsfrist: 30.01.2023
Einreichungsform: per mail an [gelöscht]
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0M6BZG