Unterstützungsleistungen für die Plattform ServiceNow
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10179
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.bvg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Unterstützungsleistungen für die Plattform ServiceNow
Unterstützungsleistungen für die ServiceNow-Plattform der BVG (dienstvertragliche und werkvertragliche Leistungen)
Vertragszeitraum: 21.11.2022 - 30.04.2023
Verlängerungsoption: 01.05.2023 - 31.07.2023
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Die BVG benötigt zur Aufrechterhaltung und für zwingend erforderliche Erneuerungen an der ServiceNow-Plattform überbrückend weitere Unterstützungsleistungen.
Der Vertrag endet, sobald die derzeit laufende Neuausschreibung über diese Leistungen, Vergabenummer FEM2-0617-2022 via AI-Vergabemanager der Vergabekooperation Berlin, bezuschlagt wurde.
Berlin
Im Detail sind die folgenden Anpassungen für das Service Management Personal und IT Service Management folgende Leistungen mit aktuellem Release Upgrade und mit der Erhöhung der Patch Level zusätzlich zwingend erforderlich:
• Sicherstellung der Plattformfunktionalitäten und des Applikationsbetriebs inkl. Erweiterungen
• Finalisierung der angepassten individuellen Gestaltung, Automatisierung und Implementierung von standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozessen und Workflows für die ServiceNow-Plattform
• Anpassungen von nicht-prozessbezogenen Anforderungen (Berichtswesen, Berechtigungskonzept, Layout, Formular)
• notwendige Erweiterungen für Prozesse auf der ServiceNow-Plattform,
• vollständige Sicherstellung der Unterstützung der beauftragten Plattformfunktionalitäten
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Vertragslaufzeit: ca. 21.11.2022 - 30.04.2023
(endet mit Zuschlagserteilung der derzeit laufenden Neuausschreibung mit der Vergabenummer FEM2-0617-2022)
Vertragsverlängerungsoption: 01.05.2023 - 31.07.2023
Abschnitt IV: Verfahren
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
- Zusätzliche Lieferungen, deren Beschaffung den strengen Vorschriften der Richtlinie genügt
Direktvergabe nach nach § 13 Abs. 2 Nr. 3b und 5 SektVO
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Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist zulässig, weil
- aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist und
- Leistungen gleicher Art erweitert werden.
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Direktvergabe nach nach § 13 Abs. 2 Nr. 3b SektVO
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Um den herstellerseitigen Support zu erhalten und grundlegenden Plattformfunktionalitäten, die Sicherheit und den Applikationsbetrieb sicher zu stellen, wurden Plattform Release Upgrades und eine Erhöhung der Patch Level, Hot Fixes und Sicherheitspatches seitens ServiceNow erforderlich. Damit verbunden erfolgte auch das herstellerseitige Upgrade von Service Portal auf das Employee-Center und der Granular Delegation sowie wesentliche Änderungen in der Tabellenstruktur im HR Case Management.
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Aufgrund dieser zwingend durchzuführenden Plattform Release Upgrades und Patches ist eine Berücksichtigung, Anpassung und Erweiterung der beauftragten und begonnenen Leistungen erforderlich geworden. Die Anpassungen und Erweiterungen müssen umgesetzt werden, um die neuen Funktionen nutzen zu können. Weiterhin wäre es ohne Berücksichtigung der neuen Funktionen für die Implementierungen der standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozesse und Workflows nicht möglich, den vollständigen Funktionsumfang für das Service Management Personal und IT Service Management mit Employee- Center und Granular Delegation herzustellen.
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Die Leistungen sind in dem benötigten kurzen Zeithorizont ausschließlich durch die T-Systems inkl. Nachunternehmer erbringbar. Ein Wissenstransfer auf einen Drittanbieter ist nach Einschätzung der BVG frühestens innerhalb von 4 Monaten zu schaffen. Für den zukünftigen Dienstleister, welcher als Erstplatzierter aus der lfd. Ausschreibung Nr. FEM2-0617-2022 Mitte 2023 hervorgehen soll, ist dieser Wissenstransfer mit genügend Übergangszeit vorgesehen - für die jetzt unmittelbar erforderlichen Leistungen ist ein Wissenstransfer adhoc nicht umsetzbar.
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Im Detail ist derzeit zu viel fachliches spezielles Know-How beim jetzigen Dienstleister verankert, für welches bei der BVG unmittelbar Bedarf besteht. Aufgrund der zu erwartenden langen Einarbeitungszeit eines Drittanbieters könnten die jetzt erforderlichen Anpassungen nicht umgesetzt werden und der Betrieb der ServiceNow-Plattform wäre gefährdet.
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Desweiteren werden die Releasenotes durch den Hersteller jeweils erst zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Release veröffentlicht bzw. sind unter Umständen, einer gegebenen Early Access Registrierung, jeweils nur in sehr einem kurzen Zeitraum von max. 45 Tagen vorher einsehbar. Die Änderungen wurden uns somit frühestens zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ersichtlich. Daraus ergibt sich ein unmittelbarer jetzt bestehender Unterstützungsbedarf.
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Bei Nichtdurchführung der notwendigen Anpassungen können Risiko für den Systembetrieb, die Systemsicherheit und den Datenschutz entstehen. Damit verbunden sind potentielle Schadenskosten für den Systembetrieb bei Ausfall und bei Nicht-Sicherstellung des gesetzlichen Datenschutzes.
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Im Detail sind die folgenden Anpassungen für das Service Management Personal und IT Service Management folgende Leistungen mit aktuellem Release Upgrade und mit der Erhöhung der Patch Level zusätzlich zwingend erforderlich:
• Sicherstellung der Plattformfunktionalitäten und des Applikationsbetriebs inkl. Erweiterungen
• Finalisierung der angepassten individuellen Gestaltung, Automatisierung und Implementierung von standardisiert umgesetzten HR- und IT-Service Prozessen und Workflows für die ServiceNow-Plattform
• Anpassungen von nicht-prozessbezogenen Anforderungen (Berichtswesen, Berechtigungskonzept, Layout, Formular)
• notwendige Erweiterungen für Prozesse auf der ServiceNow-Plattform,
• vollständige Sicherstellung der Unterstützung der beauftragten Plattformfunktionalitäten
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--> weiter siehe Abschnitt VI.3) Zusätzliche Angaben
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Unterstützungsleistungen für ServiceNow-Plattform
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Internet-Adresse: www.t-systems.com
Abschnitt VI: Weitere Angaben
...weiter aus Abschnitt IV.I.I) Verfahrensart – Erläuterung:
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Die notwendigen Erweiterungen zur Fertigstellung zur Inbetriebnahme des Service Centers sind zum 01.12.2022 erforderlich, diese sind von der BVG selbst nicht fristgerecht leistbar. Ohne die notwendigen Erweiterungen könnte das Service Center nicht in Betrieb genommen werden. Das bedeutet darüber hinaus, es besteht ein hohes Risiko die Aufträge nicht mehr fristgerecht bearbeiten zu können und auch das gesetzliche Verfahren nicht fristgerecht ausgeführt werden können.
Die vollständige Ausprägung und Inbetriebnahme der Nativen APP ist für das Erreichen der wichtigen Unternehmensziele zur Digitalisierung und Optimierung der Serviceprozesse erforderlich. Die notwendigen Erweiterungen der Nativen APP sind für die Anwendungen auf mobilen Endgeräten erforderlich. Die Ausstattung der Beschäftigten mit mobilen Endgeräten hat bereits begonnen und soll bis Ende 2022 abgeschlossen sein. Andernfalls könnten die geplanten digitalisierten betriebliche Prozesse nicht angewendet werden. Damit verbunden wäre ein hohes Risiko für hohen zusätzlichen manuellen Aufwand zur Bewältigung der Service Prozesse in HR und IT.
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Ohne die notwendigen Erweiterungen wäre keine Anbindung von Dienstleistern an die Service Plattform möglich. Damit besteht ein hohes Risiko, keinen oder nicht mehr ausreichenden Support in dringenden und kritischen Fällen zu erhalten - die betrieblichen Abläufe könnten ggf. nur erheblich eingeschränkt erbracht werden. Darüberhinaus gäbe es ein erhöhtes Risiko für die betriebliche Stabilität, eine Gefahr für Schäden und Ausfälle an der allgemeinen und kritischen Infrastruktur und negative Auswirkungen auf den öffentlichen Personennahverkehr mit rund 3,1 Millionen Fahrgästen täglich.
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Eine Übergabe an einen anderen Auftragnehmer wäre auch aufgrund der damit verbunden hohen Komplexität, dem zusätzlich erforderlichen Aufwand für Einweisung in die technischen und fachlichen Zusammenhänge, dem höherem Aufwand für die Durchführung der notwendigen Übergaben, der zusätzlichen Schaffung der erforderlichen technischen Einrichtungen und der erheblich längeren Einarbeitung in die bekannten Strukturen und Rahmenbedingungen unwirtschaftlich und auch zeitlich innerhalb des vorgegeben Rahmens personell nicht leistbar.
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Zusätzliche Schnittstellen bei Einbindung neuer Dienstleister würden diesbezüglich auch zusätzliche Risikopotenziale für die Systemsicherheit und für die Funktionen der Anwendung bedeuten. Die gewählte Anwendung bietet den sichersten Weg, um die Risiken von Fehlfunktionen abzuwenden, Kompatibilitätsproblemen zu vermeiden. Die Alternativen wären mit einem wesentlich höherem Umstellungsaufwand verbunden.
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Direktvergabe nach nach § 13 Abs. 2 Nr. 5 SektVO
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Neben den o.g. Gründen ist die Fertigstellung der beschriebenen Leistungen aufgrund der bereits begonnenen Ablösung einer bestehenden Formularplattform wegen Kündigung erforderlich. Es besteht ein hohes Risiko für einen deutlich höheren Aufwand und deutlich längere Laufzeiten betrieblicher Prozesse. Ohne technische Unterstützung würde hier ein hoher manueller Aufwand entstehen, der ohne Unterstützung nicht geleistet werden kann und welcher hohe Auswirkungen auf die abhängigen Betriebsprozesse hätte. Ab dem 01.01.2023 würde der BVG ohne Unterstützung ein zusätzlicher beträchtlicher monatlicher Mehraufwand entstehen.
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Die im Zuge der Release-Upgrade zusätzlich erforderlich gewordenen Leistungen müssen erfolgen, um die vollständige Implementierung des Servicemanagements und die damit verbundenen Ziele sicherzustellen. Mit diesen Erweiterungen sollen die benötigten angepassten Systemfunktionen für das Service Management hergestellt und zusammen mit den bereits hergestellten Systemfunktionen in den Betrieb überführt werden.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Nach § 135 GWB:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Unionvergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft-und-technologie/wirtschaftsrecht/vergabekammer