Bereitstellung, Installation, Ausrollen eines neuen Zeiterfassungssystems als SaaS-Anwendung und anschließende Wartung Referenznummer der Bekanntmachung: HRH-2022-Arbeitszeiterfassung-S
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10785 Berlin
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.degewo.de
Abschnitt II: Gegenstand
Bereitstellung, Installation, Ausrollen eines neuen Zeiterfassungssystems als SaaS-Anwendung und anschließende Wartung
Die degewo plant eine Modernisierung des Arbeitszeiterfassungssystems an allen sieben Verwaltungsstandorten der degewo AG innerhalb von Berlin.
Berlin
Der Umfang des Arbeitszeiterfassungssystems erstreckt sich auf sieben Standorte mit ca. 1.500 Mitarbeitern zum Ausschreibungszeitpunkt und soll das im sich Einsatz befindende Systeme aus Wartungsgründen ablösen. Bei der Ablöse sollen bestehende Datensätze in das Neusystem importiert und auf dessen Datenbestand weitergearbeitet werden können. Die Software soll gemäß der degewo IT-Konzernstrategie als SaaS (Software as a Service) betrieben werden. Neben klassischen Funktionalitäten der Arbeitszeiterfassung soll das angebotene Systeme auch weitergehende Funktion für den Einsatz der Tochtergesellschaften abbilden können. Hierrunter zählt zum Beispiel: Buchung von Arbeitszeiten über „Kolonnenführer“, Reporting und Auswertungsmöglichkeiten, Schnittstellen zur SAP VRG HR so wie ImmoOffice. Die Zeiterfassung muss über Hardwareterminals mit RFID-Karten, mobile App für iOS / Google Android sowie als Desktop Browserversion möglich sein.
Das AZES soll unterschiedliche Eingabemöglichkeiten für Mitarbeiter zur Zeiterfassung bieten. Neben dem automatischen „Ein- & Auschecken“ mittels Hardware-Terminals an den sieben Berliner Standorten soll die Möglichkeit einer manuellen Zeiterfassung über eine intuitive Web-Benutzeroberfläche aus dem mobilen Arbeiten oder vom Arbeitsplatz geboten werden. Die Weboberfläche soll auch außerhalb des internen degewo-Netzwerkes erreichbar sein. Für Außendiensteinsätze soll das neue System zusätzlich eine App für aktuelle Smartphone Betriebssysteme (Google Android, Apple iOS) zur Verfügung stellen.
Aus IT-Sicherheitsgründen muss die App immer für die zum aktuellen Zeitpunkt neuste Betriebssystem Version bereitgestellt und ggf. aktualisiert werden.
Als führendes System wird das bestehende SAP-HR Softwareprodukt zum Einsatz kommen. Mitarbeiterstammdaten, Arbeitszeitmodell etc. werden von dem führenden System per zeitgemäßer Schnittstelle in das AZES übertragen. Dazugehörige Arbeitszeiten werden von dem AZES in das SAP-HR zur Lohnabrechnung übertragen.
Standorte mit insgesamt 15 Terminals:
- Zentrale: Potsdamer Straße 60 in 10785 Berlin
- KC Südost: Bahnhofstraße 2b 12555 Berlin
- KC West: Brunnenstraße 128 in 13355 Berlin
- KC Süd: Joachim-Gottschalk-Weg 9 in 12353 Berlin
- gewobe: Kurfürstenstraße 26 in 10785 Berlin
- KC Nordost: Mehrower Allee 52 in 12687 Berlin
- dTD: Alt-Marzahn 56h in 12685 Berlin
Der Vertrag verlängert sich jährlich, wenn er nicht gem. EVB-IT-Vertrag gekündigt wir.
1. Hauptsitz des Bewerbers 5 %
2. Anzahl der Mitarbeiter 15 %
3. Referenzen 15 %
4. Standort der Servicehotline 15 %
5. Sprache der Service Hotline 15 %
6. Vor-Ort Support Hotline 15 %
7. Kompensationsbeitrag in zertifizierte Klimaschutzprojekte 5 %
8. verpflichtenden Anforderungen des Funktionskataloges 15 %
Die detaillierte Auswahlmatrix ist unter www.meinauftrag.rib.de hinterlegt (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).
Bei gleicher Gesamtpunktzahl wird die Auswahl durch Losentscheid getroffen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:
1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Eintragung in einem öffentlichen Register oder bei einer Genehmigungsbehörde, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) und Angaben zur Absicht, sich zum Nachweis eines Unterauftragnehmers zu bedienen) (Bewerberbogen - Punkt 1)
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (Bewerberbogen - Anlage 1)
3. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bewerberbogen - Anlage 2)
4. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bewerberbogen - Anlage 3)
5. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bewerberbogen - Anlage 4)
Hinweis: Die Eigenerklärungen zu Nr. 3 (Steuern und Abgaben) und Nr. 5 (Berufsgenossenschaft) sind durch den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen.
Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen zur Nr. 2-5 kann eine Kopie der gültigen (Stichtag s. oben)
- ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder
- ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt
oder Mecklenburg-Vorpommern oder
- Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis
eingereicht werden (als Anlage 5 dem Bewerberbogen beizufügen)
Ausländische Bewerber haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen sowie eine Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers als Anlage 12 dem Bewerberbogen beizufügen, jeweils in deutscher Sprache.
6. Eigenerklärung hinsichtlich Personen/Unternehmen mit Bezug zu Russland (Bewerberbogen – Anlage 6)
7. Eigenerklärung über den Hauptsitz des Bieters und den Standort der Service Hotline/ des Customer Service Centers (Bieterbogen-Anlage 7)
Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter/von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, die Vorlage einer Bankerklärung zu fordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose zu verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden.
Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:
1. Erklärung über die Anzahl der in den letzten drei Kalenderjahren (2019 -2021) pro Jahr jahresdurchschnittlich und aktuell (Stand: November 2022) beschäftigten Mitarbeiter (aufgeschlüsselt in angestellte und freie Mitarbeiter),
(Bewerberbogen - Pkt. 10)
2. Referenzliste über erfolgreich beendete ähnliche Vertragsverhältnisse, insbesondere Bereitstellung, Installation, Ausrollen eines Zeiterfassungssystems inklusive Wartung in vergleichbarer Größenordnung während der letzten
5 Kalenderjahre (2018 bis 2022) mit Angabe der Projekte, der Auftraggeber (mit Ansprechpartner, Adresse und Tel.-Nr.) und Angaben zu Art und Umfang der Leistung, z. B. Art des Zeiterfassungssystems, Art der Software, Anzahl der Standorte, Anzahl der Benutzer (Bewerberbogen-Anlage 8).
3. Funktionsanforderungen über Mandantenfähigkeit, Schnittstellen, Anforderungen mobile App, Genehmigungsverfahren, Stammdaten, Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung, Urlaub, Krankheit, Planungsmöglichkeiten, Benachrichtigungen, Berechtigungen/Genehmigungen, Mitarbeiterplattform, Auswertungsmöglichkeit, Technische Anforderung und Webapplikation (extra Anlage Nr. 9 zum Bewerberbogen)
4. Eigenerklärung, dass die Sprache der Service Hotline / des Customer Service Centers Deutsch auf einem Sprachniveau C2/ Muttersprache ist. (Bewerberbogen-Anlage 10)
5. Eigenerklärung , dass der Bewerber einen Kompensationsbeitrag in zertifizierte Klimaschutzprojekte leistet. (Bewerberbogen-Anlage 11)
zu 1) Mindestanforderung für die Teilnahme am Wettbewerb sind mindestens 40 aktuell beschäftigte Mitarbeiter des Bewerbers
zu 3) Mindestanforderung für die Teilnahme am Wettbewerb sind Erfüllung der verpflichtenden Funktionsanforderungen gem. Anlage 9 als bereits vorhandenen Funktionen bzw. Möglichkeit der späteren Implementierung
Mit Angebotsabgabe sind Erklärungen zur Frauenförderung sowie zur Einhaltung des Mindestlohnes abzugeben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Fragen zu dieser Ausschreibung sind nur über die Vergabeplattform einzureichen, ansonsten werden sie nicht berücksichtigt. Sie werden nur beantwortet, wenn Sie dort bis zum 20.11.2022 eingehen.
Die Antworten sind für alle interessierten Unternehmen in anonymisierter Form unter www.meinauftrag.rib.de abrufbar (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).
Die interessierten Unternehmen haben sich eigenverantwortlich über Aktualisierungen zu informieren.
2. Die Bewerbungsbedingungen der Vergabestelle sind zu beachten.
3. Der Bewerberbogen ist rechtsverbindlich zu unterschreiben.
4. Alle geforderten Angaben zum Nachweis der Eignung sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen und seinen Anlagen zu machen.
Das Formblatt für den Bewerberbogen incl. Anlagen sowie die Bewerbungsbedingungen stehen unter www.meinauftrag.rib.de zur Verfügung (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).
5. Der Bewerberbogen incl. aller Anlagen ist elektronisch über die Vergabeplattform Berlin unter www.meinauftrag.rib.de (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1) einzureichen. Wird er nicht über die Vergabeplattform eingereicht, wird er nicht berücksichtigt.
6. Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss führen.
7. Bei einer Bewerbung durch eine Bewerbergemeinschaft ist die Erklärung gem. Anlage 12 des Bewerberbogens (Bewerbergemeinschaftserklärung) vollständig auszufüllen und von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu unterschreiben.
8. Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt auch für Unterauftragnehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient, ist mit dem Bewerberbogen eine Erklärung des Unterauftragnehmers einzureichen, dass er dem Bewerber im Auftragsfall seine Ressourcen zur Verfügung stellen wird (Bewerberbogen - Anlage 14). Die Vorgaben für Unterauftragnehmer gelten genauso für verbundene Unternehmen.
9. Die Vergabestelle behält sich vor, Nachweise und Erklärungen nachzufordern.
10. Der Auftraggeber wird für den Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, gem. § 6 Wettbewerbsregistergesetz vor Zuschlagserteilung eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (geführt beim Bundeskartellamt) vornehmen und auf dieser Basis die Eignungsprognose verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).
Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland