Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Dienstleistungen für die Digitalisierung von Bestandsakten, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale Bonn - VOEK 274-22 Referenznummer der Bekanntmachung: VOEK 274-22

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.bundesimmobilien.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=483179
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=483179
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Immobilienverwertung und -verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Dienstleistungen für die Digitalisierung von Bestandsakten, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale Bonn - VOEK 274-22

Referenznummer der Bekanntmachung: VOEK 274-22
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72252000 Datenarchivierung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Leistung umfasst den gesamten Prozess der Digitalisierung, vom Transport der Dokumente bis zur Bereitstellung in digitaler Form sowie die Zwischenlagerung und anschließende Vernichtung.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: ja
Angebote sind möglich für alle Lose
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Nord und Ost - Digitalisierung der Bestandsakten

Los-Nr.: 1
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79995100 Archivierung
79999100 Scanning
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
Hauptort der Ausführung:

Regionalbereich Nord

Rostock

Stralsund

Altenholz

Hannover

Oldenburg

.

Regionalbereich Ost

Berlin

Erfurt

Leipzig

Dresden

Löbau

Potsdam

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Leistungen beinhalten:

- Die Verpackung der Aktenordner, die Abholung sowie den Transport der Akten zur in der EU befindlichen Digitalisierungsstätten,

- die Erfassungsdienstleistungen im Auftrag der BImA,

- die vollständige und gesicherte Bereitstellung der erfassten Dokumente und Metadaten an die BImA,

- die sichere Lagerung der Dokumente in einem definierten Zeitraum sowie

- die Sicherstellung der dokumentierten Vernichtung der Dokumente und Datenträger durch einen Fachbetrieb.

.

Geschätzte Menge = G; Höchstmenge = H

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Rostock) G 6 H 10

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Stralsund) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Altenholz) G 6 H 10

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Hannover) G 6 H 10

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Oldenburg) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Berlin) G 16 H 24

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Erfurt) G 2 H 4

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Leipzig) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Dresden) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Löbau) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Potsdam) G 4 H 6

Bereitstellung der Datenschutzbehälter für den Transport der Bestandsakten G 60 H 90

Nebenkosten für die Aktenabholung und eindeutige Zuordnung wie Verplombung, QR-Codes, Transportversicherung und Lieferscheine G 60 H 90

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Aktenvorbereitung zum Scannen pro Akte G 17.960 H 26.940

Aussortierung von Schriftstücken inkl. Rücklieferung an den jeweiligen BImA Standort (ca. 10% der zu digitalisierenden Seiten) pro Blatt G 321.035 H 481.553

Scannen in Farbe bis DIN A3 pro Blatt G 4.835.350 H 7.253.025

OCR Erkennung pro Seite G 5.778.630 H 8.667.945

Klassifizierung der Dokumentenarten pro PDF G 161.640 H 242.460

Indexierung der Bestandsakten pro Akte G 17.960 H 26.940

Elektronische Signatur oder elektronisches Siegel pro Datei G 161.640 H 242.460

.

Bereitstellung des SFTP Servers Monat G 36 H 36

.

Rückbündlung der Akte für die Zwischenlagerung pro Akte G 17.960 H 26.940

Einlagerungskosten pro Monat pro Akte G 17.960 H 26.940

Vernichtungskosten gemäß DIN 66399 inkl. Zertifikat pro kg G 16.052 H 24.078

Vernichtungskosten der digitalen Dokumente pro Datei G 179.600 H 269.400

.

Projektierung, Projektleitung, Klärfallbearbeitung und Jour Fixes pro Personentag G 35 H 53

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Re-Scan pro Blatt G 270 H 405

Priorisiertes Bereitstellen einer Akte pro Akte G 3 H 5

Verlängerung der Aufbewahrungsdauer pro Akte pro Monat G 3 H 5

Preis für Scannen in Farbe für Dokumente > DIN A3 und < DIN A0 pro Blatt G 1625 H 2438

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 40
Preis - Gewichtung: 60
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 36
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Süd und West - Digitalisierung der Bestandsakten

Los-Nr.: 2
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79995100 Archivierung
79999100 Scanning
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
Hauptort der Ausführung:

Regionalbereich Süd

Konstanz

Freiburg

Stuttgart

Nürnberg

München

Landshut

Augsburg

.

Regionalbereich West

Bonn

Soest

Bielefeld

Kassel

Dortmund

Köln

Frankfurt am Main

Koblenz

Kaiserslautern

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Leistungen beinhalten:

- Die Verpackung der Aktenordner, die Abholung sowie den Transport der Akten zur in der EU befindlichen Digitalisierungsstätten,

- die Erfassungsdienstleistungen im Auftrag der BImA,

- die vollständige und gesicherte Bereitstellung der erfassten Dokumente und Metadaten an die BImA,

- die sichere Lagerung der Dokumente in einem definierten Zeitraum sowie

- die Sicherstellung der dokumentierten Vernichtung der Dokumente und Datenträger durch einen Fachbetrieb.

.

Geschätzte Menge = G; Höchstmenge = H

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Augsburg) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Freiburg im Breisgau) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Konstanz) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Landshut) G 6 H 10

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort München) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Nürnberg) G 2 H 4

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Stuttgart) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Bielefeld) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Bonn) G 6 H 10

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Dortmund) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Frankfurt am Main) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Kaiserslautern) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Kassel) G 4 H 6

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Koblenz) G 6 H 10

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Köln) G 6 H 10

Abholung und Transport von Bestandsakten (Standort Soest) G 4 H 6

Bereitstellung der Datenschutzbehälter für den Transport der Bestandsakten G 70 H 105

Nebenkosten für die Aktenabholung und eindeutige Zuordnung wie Verplombung, QR-Codes, Transportversicherung und Lieferscheine G 70 H 105

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Aktenvorbereitung zum Scannen pro Akte G 21.967 H 32.951

Aussortierung von Schriftstücken inkl. Rücklieferung an den jeweiligen BImA Standort (ca. 10% der zu digitalisierenden Seiten) pro Blatt G 392.660 H 588.990

Scannen in Farbe bis DIN A3 pro Blatt G 5.551.602 H 8.327.403

OCR Erkennung pro Seite G 7.067.883 H 10.601.825

Klassifizierung der Dokumentenarten pro PDF G 197.703 H 296.555

Indexierung der Bestandsakten pro Akte G 21.967 H 32.951

Elektronische Signatur oder elektronisches Siegel pro Datei G 197.703 H 296.555

.

Bereitstellung des SFTP Servers je Monat G 36 H 36

.

Rückbündlung der Akte für die Zwischenlagerung pro Akte G 21.967 H 32.951

Einlagerungskosten pro Monat pro Akte G 21.967 H 32.951

Vernichtungskosten gemäß DIN 66399 inkl. Zertifikat pro kg G 19.633 H 29.450

Vernichtungskosten der digitalen Dokumente pro Datei G 219.670 H 329.505

.

Projektierung, Projektleitung, Klärfallbearbeitung und Jour Fixes pro Personentag G 35 H 53

.

Re-Scan pro Blatt G 270 H 405

Priorisiertes Bereitstellen einer Akte pro Akte G 3 H 5

Verlängerung der Aufbewahrungsdauer pro Akte pro Monat G 3 H 5

Preis für Scannen in Farbe für Dokumente > DIN A3 und < DIN A0 pro Blatt G 1625 H 2438

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 40
Preis - Gewichtung: 60
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 36
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=483179&criteriaId=27106

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=483179&criteriaId=27108

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=483179&criteriaId=27107

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 30/11/2022
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 20/02/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 01/12/2022
Ortszeit: 00:00
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Die Teilnahme der Bieter am Eröffnungstermin ist nicht gestattet

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Zusätzliche Angaben:

Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen z.T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises (soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen). Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bieter die Anlage B-03.1, ergänzende Bieterauskunft mit Eigenerklärungen zu einem etwaigen Bezug des Bieters zu Russland, auszufüllen und zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.

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Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grds. der als Anlage B-03 beigefügte Vordruck „Eignungskriterien Bieterauskunft“ zu verwenden. Der Bieter kann alternativ zur „Eignungskriterien Bieterauskunft“ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach. Liegen bei einem Unternehmen Ausschlussgründe gem. § 42 Abs. 1 VgV i. V. m. §§ 123, 124 GWB vor, wird es nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern es nachweist, dass es zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gem. § 125 GWB ergriffen hat. Werden von der Auftraggeberin Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert, z. B. eine Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen, so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren. Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen. Die Auftraggeberin behält sich vor, über Bieter, deren Angebot für einen Zuschlag in Frage kommt, eine Vollauskunft einer Wirtschaftsauskunftsdatei einzuholen. Sollten dort zu Finanzlage, Zahlungsverhalten oder sonstigen Merkmalen negative Informationen vorliegen, die auf eine überdurchschnittliche Ausfallwahrscheinlichkeit des Unternehmens hindeuten, wird die Auftraggeberin dem Bieter im Rahmen der Aufklärung Gelegenheit geben, die Angaben auf ihre sachliche Richtigkeit zu überprüfen und ggf. Einwände und Korrekturen anzubringen. Die Bieter haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags von der Auftraggeberin festgelegten Eignungskriterien erfüllen, und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck „Eignungskriterien Bieterauskunft“ (Anlage B-03) zusammen mit dem Angebot einzureichen. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.

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Fragen zu den Vergabeunterlagen werden erbeten bis spätetestens: 18.11.2022. Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind mit dem Formblatt Frage-Antwort ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform einzureichen. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

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Bei technischen Fragen zur Verwendung der e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:

Telefon: +49 (0) 22899-610-1234

E-Mail: [gelöscht]

Geschäftszeiten:

- Montag bis Donnerstag: 08.00 bis 16.00 Uhr,

- Freitag: 08.00 bis 14.00 Uhr.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist (gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Bonn
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
21/10/2022