Rahmenvereinbarung Archiv- und Bibliothekbetreuung DRK-Generalsekretariats Referenznummer der Bekanntmachung: 22-107
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.drk.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Archiv- und Bibliothekbetreuung DRK-Generalsekretariats
Diese Ausschreibung verfolgt das Ziel, eine Rahmenvereinbarung über die Archiv- und Bibliothekbetreuung des DRK-Generalsekretariats mit einem Wirtschaftsteilnehmer abzuschließen.
Rahmenbedingungen:
- Die Tätigkeiten können digital oder vor Ort durchgeführt werden,
- Für Tätigkeiten, die eine Anwesenheit im Generalsekretariat erfordern, wird ein eingerichteter Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt,
- Der Auftraggeber benötigt bis zu drei Archivare des Auftragnehmers,
- Zugang zum Generalsekretariat wird gewährleistet und
- die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit wird im Vertragsverhältnis entsprechend festgelegt.
Deutsches Rotes Kreuz e.V. Carstennstraße 58 12205 Berlin
Leistungen: Archivbetreuung:
Die zu erbringenden Leistungen bestehen grundsätzlich, aber nicht abschließend, aus
- Analoge und digitale Betreuung des Archivs inkl. Sammlungen (Tagesgeschäft),
- Übernahme von Medien (Archiv-, Bibliothek- und Sammlungsgut),
- Übernahme von Unterlagen Dritter, welche im Interesse der rotkreuzgeschichtlichen Dokumentation liegen,
- Bewertung von Archivgut,
- Erschließung von Akten,
- Verzeichnung von Archivgut,
- Bereitstellung von Archivgut,
- Ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Erhaltung/Sicherung von Archivgut
- Betreuung (inkl. technischer Personen- und Nutzerverwaltung) der vorhandenen Datenbank: AUGIAS-Archiv 9.2. (perspektivisch ist ein Update auf X in Planung) - https://www.augias.de/Produkte/#Archiv-Software,
- Betreuung DDR-Bestände (Pflichterfüllung),
- Betreuung aller Objekte, Digitalisate und Werke,
- Verzeichnung von Akten,
- Betreuung des Zeitzeugen-Archivs und
- Betreuung der Kunstobjekte.
Leistungen: Bibliotheksbetreuung:
Die zu erbringenden Leistungen bestehen grundsätzlich, aber nicht abschließend, aus
- Betreuung der wissenschaftlichen Bibliothek
- Bewertung von Bibliotheksgut
- Betreuung (inkl. technischer Personen- und Nutzerverwaltung) der Bibliothek (AUGIAS-Biblio 9.1.) - https://www.augias.de/Produkte/#Bibliothek-Software
- Verleihtätigkeiten
- Abgabe Pflichtexemplare an Nationalbibliothek
Weiterführende/ Ergänzende Leistungen:
Neben dem Tagesgeschäfts soll der Dienstleister insbesondere folgende Leistungen erbringen:
- Weiterentwicklung der vorhandenen Strukturen und Prozesse
- Mitarbeit bei der strategischen Ausrichtung
- Bearbeitung von internen und externen Anfragen
- Beratung von Benutzern
- Recherche von Dienstleistern zur Digitalisierung oder Aufbereitung (Restaurierung) alter Bestände
- Führungen durch das Archiv (Tag der offenen Tür)
- Betreuung von Archiv spezifischen Veranstaltungen innerhalb vereinbarter Zeiten
- Historische Hausführungen im Generalsekretariat
- Empfang und Betreuung von externen Gästen (Wissenschaftlern, Journalisten, Studierenden, Verbandsvertretern, Privatleuten...)
- Unterstützung der internen und öffentlichen Kommunikation (Website, Intranetseite)
- Wissenschaftliche Tätigkeiten/ Veröffentlichungen
- Teilnahme an Veranstaltungen
- Magazinmanagement, technische Bearbeitung von Medien.
Der Vertrag verlängert sich zweimalig automatisch um weitere 12 Monate bei gleichbleibenden Bedingungen, sofern der Auftraggeber nicht drei Monate vor Ende der jeweiligen Laufzeit (hier= spätestens zum 30.09.2024; spätestens zum 30.09.2025) kündigt. Der Vertrag endet jedoch spätestens am 31.12.2026 oder bei Erreichen der budgetären Obergrenze i. H. v. [Betrag gelöscht] EUR (brutto).
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Für die nachzuweisende Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung gelten die nachstehenden Deckungssummen:
(1) für Personen- und Sachschäden: mindestens [Betrag gelöscht] EUR
(2) für Vermögensschäden: mindestens [Betrag gelöscht] EUR
Diese Deckungssummen sind maßgeblich sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind. Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.
- Unternehmensprofil
- Unternehmensreferenz(en)
- Angaben zu Fachkräften
Unternehmensprofil:
Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geprüft. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an das Unternehmensprofil:
- Expertise im Bewerten, Erfassen, Ordnen, Erschließen und erhalten von Archivgut und
- Mitarbeitende mit entsprechender Erfahrung (Archivare, Historiker, Experten).
Unternehmensreferenz(en):
Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis von insgesamt zwei vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en):
- Betreuung eines Dokumentenarchivs (Original und digital),
- Referenzauftrag nicht älter als fünf Jahre.
Hinweis: Zum Nachweis der Unternehmensreferenz(en) wird das Ausfüllen des Formblattes B-22a für jede Referenz empfohlen! Sofern eine bietereigene Vorlage verwendet wird, sind zumindest die Angaben des Formblattes B-22a vorliegen.
Projektleiter (m/w/d):
Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für den Auftraggeber bereit zu stellen. Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:
- die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist;
- zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich "Archivbetreuung" aufweisen.
Hinweis: Zum Nachweis der Fachkräfte wird das Ausfüllen des Formblattes B-22b für jede Referenz empfohlen! Sofern eine bietereigene Vorlage verwendet wird, sind zumindest die Angaben des Formblattes B-22b vorliegen.
Die Einreichung zusätzlicher Nachweise und Erklärungen durch den Bieter ist zulässig. Hat der Auftraggeber nach Auswertung der eingereichten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eignung eines Bieters, kann er den Bieter zur Erläuterung der von ihm eingereichten Unterlagen auffordern; im Übrigen behält sich der Auftraggeber die Nachforderung gemäß § 56 VgV vor.
Abschnitt IV: Verfahren
Büroräumlichkeiten des DRK-Generalsekretariats in der Carstennstraße 58, 12205 Berlin.
Die Öffnungsverhandlung wird durch die Verhandlungsleitung und eine Stellvertretung im Vier-Augen-Prinzip durchgeführt.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Oktober 2026
Angebotskonzept:
Für die qualitative Bewertung seines Angebotes hat der Bieter ein Angebotskonzept auszuarbeiten und mit dem Angebot einzureichen. Der Auftraggeber gibt die folgenden Mindestanforderungen an das/die Angebotskonzept(e) vor:
- Darstellung des Kernteams:
Im Angebotskonzept soll der Bieter das zukünftig im DRK-Generalsekretariat tätige Kernteam mit seinen Qualifikationen und Schwerpunkten beschreiben. Das Kernteam kann aus insgesamt drei Personalien bestehen, die im Auftragsfall im Einsatz sein können. Welche Stärken bringen die einzusetzenden Mitarbeitenden des Dienstleisters in die Organisation ein, damit das Archiv und die Bibliothek zeitgemäß, wissenschaftlich professionell und zukunftssicher betreut werden.
- Konzeptionelle Herangehensweise:
Der Bieter hat ein Konzept zu erstellen, aus dem hervorgeht, wie die Archivbetreuung mit Übernahme von Unterlagen Dritter, der Bewertung von Archivgut, der Erschließung von Akten, der Verzeichnung von Archivgut sowie der ordnungs- und sachgemäßen Aufbewahrung und Erhaltung dessen sichergestellt wird. Im Konzept soll zudem dargelegt werden, inwiefern die Betreuung der DDR-Bestände (Pflichterfüllung) sichergestellt wird.
Auch für die Betreuung der Bibliothek soll in dem Konzept darauf eingegangen werden, wie die wissenschaftliche Bewertung von Bibliotheksgut und Verleihtätigkeiten durchgeführt werden.
Der Bieter soll in dem Konzept zudem erste Ideen beschreiben, inwiefern das Archivgut und die Bibliothek des DRK-Generalsekretariats weiterentwickelt werden könnten und wie das Kernteam beispielsweise Veranstaltungen aufbereiten und Veröffentlichungen konzeptionell angegangen werden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YF16H1D
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de
Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.
Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen:
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Team Compliance
Carstennstraße 58
12205 Berlin
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de