Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Pflege und Betrieb einer Facility Management Lösung Referenznummer der Bekanntmachung: KE-FM-Lösung-2018

Bekanntmachung einer Änderung

Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10785 Berlin
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.degewo.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Pflege und Betrieb einer Facility Management Lösung

Referenznummer der Bekanntmachung: KE-FM-Lösung-2018
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Pflege und Betrieb einer Facility Management Lösung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48421000 Softwarepaket für das Facility-Management
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags:

Die dgs bewirtschaftet ca. 80 % des degewo-Bestandes. Mit ihren ca. 500 Mitarbeitern erbringt sie Reinigungsleistungen in ca. 5 000 Hausaufgängen sowie Grün- und Grauflächenpflege auf ca. 2 Millionen Quadratmetern. Darüber hinaus umfasst das Leistungsspektrum die Betreuung von ca. 75 000 Mieteinheiten im Hausmeisterbereich sowie Kleinstreparaturmanagement. dgs beschafft Materialien im Wert von ca. 2 Millionen EUR pro Jahr.

Die Leistungserbringung erfolgt hauptsächlich in Eigenleistung. Fremdleistungen werden im Bedarfsfall beschafft.

Im degewo-Konzern ist SAP/Blue Eagle als führendes ERP-System im Einsatz. Blue Eagle ist ein SAP spezifisches Template für die Immobilienbrache, in dem die objektbezogenen Stammdaten von degewo geführt sowie das Konzern Rechnungswesen und -Controlling abgebildet werden. Das dgs-Kernsystem muss über die Kernmodule

— Vertrieb zur Verwaltung von Kunden- und Serviceverträge sowie zur Fakturierung verfügen,

— Objektmanagement zur Verwaltung der Objekte zur Leistungserbringung unter Angabe u. a. von Objektnummern, Adresse und Flächeninformationen sowie Gültigkeiten verfügen,

— Auftragsmanagement zur Planung und operative Auftragssteuerung (von der Disposition bis hin zur Auftragsanlage) sowie Leistungs- und Materialdokumentation verfügen.

Wünschenswert sind Funktionen zur Erfassung und Pflege von Organisationsmodellen, Personaldaten sowie Arbeitszeit- und Vergütungsmodellen. Die Erfassung von Anwesenheiten sollte ebenfalls unterstützt werden.

Für die Erstellung von Reports zu Qualität, Wirtschaftlichkeit, Quantität ist ein Planungs- und Steuerungscockpit vorgesehen.

Darüber hinaus sollen auch mobile Anwendungen eingeführt werden. Vorgesehen ist die Einführung mobiler Prozesse für

— Wohnungsvorabnahmen, -abnahmen und Wohnungsübergaben,

— Auftragsabwicklung inkl. Erfassung von Fertigmeldungen,

— mobile Schadensmeldungen,

— Erfassung von An-, Abwesenheiten,

— mobiler Beschaffung von Materialien.

Optional kann ein FI (Finanzwesen)-Modul zur Darstellung des gesamten Rechnungswesens von der Buchführung über die Kosten- und Leistungsrechnung angeboten werden unter der Voraussetzung der entsprechenden Zertifizierung

nach IDW PS 880.

Im Rahmen der IT-Strategie für die technischen Tochterunternehmen von degewo ist vorgesehen, das ausgeschriebene IT-System bei der degewo Technische Dienste (dTD) mit Schwerpunkt im technischen Facility Management mittelfristig zu implementieren.

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 60
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und läuft zunächst 5 Jahre.Wenn dieser nicht 9 Monate vor Ablauf des Vertragsende gekündigt wird, verlängert der Vertrag sich um ein weiteres Jahr.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2019/S 147-362624

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 1
Bezeichnung des Auftrags:

Lieferung/Bereitstellung, Implementierung, Pflege und Betrieb einer Facility Management Lösung

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe:
30/07/2019
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 22083
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)
Gesamtwert der Beschaffung: [Betrag gelöscht] EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).

Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
25/08/2022

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen
VII.1.1)CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48421000 Softwarepaket für das Facility-Management
VII.1.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin

VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die degewo AG schreibt für ihr Tochterunternehmen degewo Gebäudeservice GmbH (dgs) ein deutschsprachiges NON-SAP IT-System aus. Über das IT-System soll die Abwicklung aller operativen als auch kaufmännischen Prozesse im Facility Management erfolgen sowie der Steuerung aller Mitarbeiter mittels mobiler Anwendungen. Es wird eine Unternehmen gesucht, dass die Standard-Software bereitstellt und in die IT-Umgebung von degewo installiert und kundenspezifische Anforderungen implementiert.

VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 60
VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 22083
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
VII.2)Angaben zu den Änderungen
VII.2.1)Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

lm Zuge der Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse bei degewo wird immo-office immer mehr als Losung für mobile Prozesse als auch in den beteiligten kaufmännischen sowie technischen Prozessen eingesetzt.

lm Rahmen verschiedener Unternehmensprojekte werden IT-gestützte End-to-End-Prozesse entwickelt. Aufgrund der immo-office Einführung bei degewo in 2020/2021 werden Teilprozesse bereits in immo-office-Modulen abgewickelt. Mit der voranschreitenden Automatisierung sollen Synergien genutzt werden, so dass die immo-office-Lösung effizient in Folgeprozessen zum Einsatz kommt. Medienbrüche, Fehlerquellen und Prozesskosten sollen mit der Weiterentwicklung von

immo-office-Modulen bei degewo verringert werden. Bei Nicht-Umsetzung sind die Projekterfolge gefährdet. Die Ablösung der immo-office-Lösung wäre mit höheren Kosten sowie einem höheren zeitlichem Risiko verbunden im Vergleich zur Weiterentwicklung der implementierten Module.

1. Projekt IT-Integration dgs

Im Rahmen der seit 2019 laufenden Projektarbeit haben sich zum Regelleistungsmodul Anpassungsbedarfe im Vergleich zum Lasten-und Pflichtenheft ergeben, die zum Change Request(CR „Regelleistung 2.0“ für die Implementierung führten.

2. Projekt Implementierung immo-office dTD

Bereits im Vergabeverfahren in 2019 wurde ein Anbieter für die Implementierung einer IT-Lösung bei der dgs und dTD gesucht. Auf Basis der in 2020/2021 stufenweise eingeführten immo-office-Module Objektmanagement, Auftragsmanagement und Vertrieb bei der dgs wurde die Lösung für die dTD konzipiert. Durch die Prozessdokumentation zu den verschiedenen dTD-Teilprozessen ergaben sich Abweichung in den Prozessschritten und Prozess beteiligten im Vergleich zur dgs. Die Anpassungsbedarfe machen eine Weiterentwicklung der bei der dgs implementierten Module entsprechend der dTD- Anforderungen notwendig.

3.Projekt Digitalisierung VKS

Für das im Rahmen des Projektes "Digitalisierung Verkehrssicherung" zu entwickelnde Modul im immo-office fallen jährliche Servicegebühren für Schnittstellenbetreuung und Modulbetreuung an

4.Optimierung Mieterwechsel

Im Zuge der Implementierung des neuen Sollprozesses zum Mieterwechsel in das immo-office haben sich Anpassungsbedarfe ergeben. Die Anforderungen an Optimierung und Automatisierung an den in 2021 produktivgesetzten Funktionsbereich für den Mieterwechsel (Wohnungs-Vorabnahmen,-Endabnahmen,- Übergaben) bei der dgs führen zu Mehrkosten für die Implementierung und für die zusätzliche mobilen User bei degewo aufgrund des Wechsels in der Zuständigkeit.

5.LaufendeOptimierung

Jede Anwendung unterliegt einer laufenden Optimierung. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen nach Produktivsetzung der immo-office-Module und der Erweiterung der Prozessunterstützung bei degewo für

den Einsatz der immo-office-Lösung müssen Optimierungskosten für die verschiedenen Module geplant werden. Ursächlich für Optimierungen können Reduzierung von Prozessschritten und Prozesskosten oder neue Anforderungen sein.

VII.2.2)Gründe für die Änderung
Notwendigkeit der Änderung aufgrund von Umständen, die ein öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber bei aller Umsicht nicht vorhersehen konnte (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/25/EU)
Beschreibung der Umstände, durch die die Änderung erforderlich wurde, und Erklärung der unvorhersehbaren Art dieser Umstände:

siehe ausführliche Beschreibung unter VII.2.1)

VII.2.3)Preiserhöhung
Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
Gesamtauftragswert nach den Änderungen
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR