ServiceNow-Lizenzen
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10179
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.bvg.de
Abschnitt II: Gegenstand
ServiceNow-Lizenzen
Kauf von ServiceNow-Lizenzen
Vertragszeitraum: 01.09.2022 - 31.12.2025
Verlängerungsoption: 01.01.2026 - 31.12.2027
Die BVG benötigt im Rahmen der verstärkten Nutzung des IT Service Managements für das ITSM Modul von ServiceNow zum einen weitere Lizenzen. Zum anderen sollen die bestehenden Lizenzen und Module weitergenutzt werden.
Alle ServiceNow-Lizenzen werden in diesem Auftrag gebündelt vergeben.
Berlin
Beauftragt wird die Beschaffung auf Abruf von sämtlichen für die BVG relevanten ServiceNow-Lizenzen.
Die Lizenzmengen können jährlich angepasst werden, zum Teil bestehen Mindestabrufmengen.
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...weiter zu D) 3 (2/2):
Ein Wechsel zu einem neuen Produkt würde zum Totalverlust der bereits implementierten Workflows und Arbeitsprozesse führen – alle diese Prozesse müssen erst auf einer neuen Plattform neu implementiert werden. Das bisher aufgebaute komplexe Know-How bei den seit 2019 für die Plattform ServiceNow eingesetzten Entwicklern würde verloren gehen. Dies muss für ein neues Produkt komplett neu aufgebaut werden.
Ein Produktwechsel würde zwangsläufig zu Kompatibilitätsproblemen führen. Der Wechsel auf ein neues Produkt birgt zudem die Gefahr gravierender Störungen des laufenden IT-Betriebs der BVG. Dies ist unter allen Umständen zu vermeiden.
Eine Neu-Implementierung mit einem Nachbau aller Workflows und Arbeitsprozesse würde nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten und Zeitaufwand zu realisieren sein, da alle Arbeitsprozesse, die seit 2019 erstellt wurden, neu aufzusetzen wären.
Darüberhinaus müssen sämtliche Schnittstellen zu allen angeschlossenen Systemen ebenfalls neu implementiert und an die bestehenden Arbeitsprozesse angepasst werden.
Kein anderer Anbieter kann die bestehenden Workflows und Arbeitsprozesse weiter betreiben. Bei einem Anbieterwechsel würden diese Workflows und Arbeitsprozesse unbrauchbar werden - Schnittstellen wären nicht weiter nutzbar.
1) Vertragsverlängerungsoption: 01.01.2026 - 31.12.2027
2) Optional können die ServiceNow-Funktionen "Machine Learning" und "Metric Base" beauftragt werden.
Abschnitt IV: Verfahren
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
- Zusätzliche Lieferungen, deren Beschaffung den strengen Vorschriften der Richtlinie genügt
Direktvergabe nach nach § 13 Abs. 2 Nr. 3b und 5 SektVO
Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist zulässig, weil
- aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist und
- Leistungen gleicher Art erweitert werden.
Direktvergabe nach nach § 13 Abs. 2 Nr. 3b SektVO
Die BVG plant, die ServiceNow-Lizenzen unternehmensweit auszurollen.
Die ServiceNow-Lizenzen können ausschließlich direkt über den Hersteller "ServiceNow" wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich der Rechte des geistigen Eigentums, beschafft werden. Zudem besteht keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung und der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter.
Die bestehende Workflows und Arbeitsprozesse können ausschließlich durch die Lizenzen bei der Operational Services GmbH (OS) weitergenutzt werden. Nur so kann ein sicherer und störungsfreier Betrieb gewährleistet werden während des Ausbaus des Systems.
Nach der bisher ergangenen Rechtsprechung (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII-Verg 16/12, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 1.8.2012 - VII - Verg 10/12, SatWaS/ MoWaS u. Beschluss vom 27.6.2012 - VII-Verg 7/12, Fertigspritzen) sind vorliegend die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers eingehalten, da
- die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist,
- vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe vorliegen und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist,
- die Gründe tatsächlich vorhanden sind,
- und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert.
An den vorstehenden Grundsätzen gemessen, liegen objektiv schwerwiegende personelle, wirtschaftliche und technische Gründe vor, zukünftig nur ServiceNow-Lizenzen und kein anderes Produkt zu nutzen. Allein die abzuwendenden Risiken von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und hohem Umstellungsaufwand, die bei einem "massiven Übergang" auf eine alternative Enterprise Service Management Software erheblich wahrscheinlicher auftreten würden als bei einer Beibehaltung der ServiceNow-Plattform und damit einhergehend die unterbrechungsfreie Weiternutzung aller bisher generierten Arbeitsprozesse und Workflows unter Beibehaltung der Basisinfrastruktur, rechtfertigten diese Entscheidung. Insbesondere mit Blick auf die zwingende Notwendigkeit eines jederzeit störungsfreien Betriebs der Service-Plattform im laufenden Betrieb sind jedwede Risikopotentiale ausschließen und der sicherste Weg zu wählen, um jederzeit den sicheren und unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Die Beschaffungsentscheidung ist infolgedessen willkürfrei aufgrund sachlich gerechtfertigter und auftragsbezogener Gründe getroffen worden. Andere Wirtschaftsteilnehmer sind dadurch nicht diskriminiert worden.
Ein Softwarewechsel führt dazu, dass die komplette Softwareinfrastruktur ausgetauscht bzw. die vorhandenen Workflows und Arbeitsprozesse mit hohem Aufwand migriert und an eine neue Softwareinfrastruktur angepasst werden müssten. Außerdem müsste sowohl die Datenbasis als auch alle vorhandenen Schnittstellen auf die neue Plattform migriert werden.
Desweiteren ist eine Beibehaltung und Weiternutzung der ServiceNow-Lizenzen nur mit einem geringen - die zukünftige Nutzung von neuer alternativer Software dagegen mit einem erheblichen - auch finanziell belastenden - Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umstellungsmehraufwand verbunden. Bei einer Nutzung einer Alternativsoftware anstelle der ServiceNow-Plattform würde weiterer Administrationsmehraufwand entstehen, da sowohl die bisher genutzte Service-Plattform als auch die Alternativsoftware über einen längeren Zeitraum - nämlich bis zur vollen Einsatzfähigkeit aller Komponenten der Alternativsoftware - parallel betrieben werden müssten, um einen ungestörten Betrieb zu gewährleisten.
--> weiter unter VI) 3
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
ServiceNow-Lizenzen
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Internet-Adresse: www.t-systems.com
Abschnitt VI: Weitere Angaben
...weiter zu D) 3 (1/2):
Bei Weiter-Nutzung von ServiceNow würde keine Nowendigkeit eines Parallelbetriebs zweier Systeme entstehen. Im Gegensatz zu einem Parallelbetrieb ergeben sich erhebliche finanzielle Vorteile bei einer zukünftigen alleinigen Weiternutzung von ServiceNow-Lizenzen: Während des möglicherweise mehrjährigen Parallelbetriebs von ServiceNow und der neuen Alternativ-Software muss keine zusätzliche Vergütung für eine neue Alternativ-Software bezahlt werden. Während des vollständigen Parallelbetriebs der bisher genutzten Software und einer neuen Alternativsoftware müssten dagegen sowohl Zahlungen für ServiceNow als auch an den neuen Softwarebetreiber geleistet werden und das Budget über lange Zeit empfindlich belasten.
Markterkundung:
Am 08.06.2022 wurde durch den Bereich VI eine Marktrecherche im Internet durchgeführt für Anbieter, die ServiceNow-Lizenzen inkl. Hosting und Wartung und Support in Deutschland selbst hosten/betreiben und den Betrieb aus Deutschland sicherstellen sowie das volle Customizing der ServiceNow Module ermöglichen.
Dabei wurden nur zwei passende Anbieter gefunden:
Die T-Systems - der aktuelle Vertragspartner - und die Operational Services (OS), die als Tochtergesellschaft der T-Systems das Hosting von ServiceNow-Lizenzen im Auftrag der T Systems übernimmt.
Dies entspricht derselben Vertragskonstellation der bisherigen Beauftragung der ServiceNow-Lizenzen:
Der bis zum 31.08.2022 gültige Auftrag (Beschaffung ServiceNow-Lizenzen, Wartung und Support) wurde in 2018 an die T Systems Deutschland vergeben - das Hosting der Lizenzen erfolgt seither durch die T-Systems-Tochtergesellschaft "Operational Services GmbH" (OS). Die ServiceNow-Lizenzen wurden von der OS im Auftrag der T-Systems beim Lizenanbieter "ServiceNow" beschafft.
Weitere Anbieter bieten ausschließlich die Implementierung/Customizing, den Betrieb, die Betriebsunterstützung oder vorkonfigurierte ITSM Prozesse an – nicht jedoch das Hosting innerhalb Deutschlands. Der Anbieter Swisscom bietet ein eigenes Hosting in der Schweiz an.
Ein Hosting im Ausland kommt für die BVG jedoch nicht in Betracht, da das Hosting und der Betrieb aus folgenden Gründen ausschließlich in und aus Deutschland erfolgen muss:
U.a. werden einige der verwalteten Systeme der BVG als KRITIS-IT eingestuft und werden von der BVG als besonders schützenswert erachtet. Aus diesem Grund ist eine in Deutschland betriebene Private-Cloud-Lösung gewünscht.
Anbieter mit eigenem Hosting in und Customizing aus Deutschland:
- T-Systems: ServiceNow (t-systems.com)
- Operational Services: ServiceNow (operational-services.de)
Nur Implementierung, Betriebsunterstützung und Support, kein Hosting in Deutschland:
- Agineo: ServiceNow – nur vom Elite Partner agineo GmbH
- ITSM Group: https://www.itsmgroup.com/services/servicenow-as-a-service
- Computacenter: Partner (computacenter.com)
- Conetec-x.de: Ihr Partner für ServiceNow in Deutschland (contec-x.de)
Hosting in der Schweiz:
- Swisscom: Prozessdigitalisierung mit ServiceNow | Swisscom
Die OS ist der einzige Anbieter, der die Lizenzen in der frei konfigurierbaren Enterprise-Version selbst in einer Private Cloud hosten kann. Nur bei der durch die OS betriebene Private Cloud wird der Zugriff für Betrieb und Support ausschließlich aus Deutschland gewährleistet.
Direktvergabe nach nach § 13 Abs. 2 Nr. 5 SektVO
Der Nutzungsrahmen der implementierten Workflows in den bereits eingesetzten Modulen wird auf zusätzliche Fachbereiche ausgeweitet, um die Serviceprozesse in der BVG zu vereinheitlichen. Dies gilt sowohl für IT- als auch für HR-Serviceprozesse.
Bis 2025 soll die Prozessdigitalisierung innerhalb der BVG forciert werden. Dies soll auf der NOW-Plattform erfolgen.
Ziel der BVG ist, dass alle Serviceprozesse (IT und digitale Workflows außerhalb der IT) über eine Oberfläche zur Verfügung gestellt wird und für alle Anwendenden leicht nutzbar ist.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Nach § 135 GWB:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Unionvergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
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Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft-und-technologie/wirtschaftsrecht/vergabekammer