Beschaffung eines Buchhaltungssystems Referenznummer der Bekanntmachung: BSG-08/2022

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 14193
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.bundesstiftung-gleichstellung.de/
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y4B6YYG/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y4B6YYG
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Gleichstellung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung eines Buchhaltungssystems

Referenznummer der Bekanntmachung: BSG-08/2022
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Bundesstiftung Gleichstellung ist eine rechtsfähige bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Der Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern in Deutschland.

Das doppelköpfige Direktorium ist zum 01.11.2021 bestellt worden. Seit März 2022 arbeitet ein achtköpfiges Aufbauteam mit dem Direktorium in einer neu erstellten IT-Infrastruktur. Für das Finanzwesen wird ein Buchhaltungssystem benötigt. Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Bundesstiftung Gleichstellung entspricht derzeit der Kameralistik.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Seit März 2022 arbeitet ein achtköpfiges Aufbauteam mit dem Direktorium in einer neu erstellten IT-Infrastruktur. Für das Finanzwesen wird ein Buchhaltungssystem benötigt. Das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Bundesstiftung Gleichstellung entspricht derzeit der Kameralistik.

1. Auftragsgegenstand

2.1 Softwareanforderungen

Die zu liefernde Software betreffend das Buchhaltungssystem muss über folgende Tools (Leistungsmerkmale) verfügen:

- Finanzbuchhaltung (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inkl. Stammda-tenpflege)

- elektronische Rechnungsbearbeitung (Eingangs- und Ausgangsrechnung)

- Kosten- und Leistungsrechnung

- Anlagenbuchhaltung

- Planung und Hochrechnungen mit der Möglichkeit der Darstellung paralleler Szenarien

- Controlling

- Reporting

- Monats-, Quartals- und Jahresabschluss

- retrospektive und perspektivische Vergleichbarkeit über Monate und Jahre hinweg in allen Tools

- Generierung von Mittelabrufen

- Liquiditätsplanung

- Schnittstellenkompatibilität

o gegenwärtiges IT-System

o E-Akte (Fabasoft)

o Microsoft Office, insbesondere Excelimport und -export

o Onlinebanking

o Erweiterung auf zusätzliche Schnittstellen

- Dienstreiseabrechnungen

- Fremdwährung und Auslandstransaktionen

- Drittmittelbewirtschaftung

- Anwendbarkeit auf Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kameralistik und Möglichkeit zur Erweiterung auf Doppik sowie Nutzbarkeit in verschiedenen Geschäftsbereichen (ideell/wirtschaftlich)

- Support und Schulungen inklusive Nutzerhandbuch

- Anzahl der User: fünf Personen mit Vollzugriff und bis zu 45 Personen mit unterschiedlichen Rollenverteilungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung

- Die Software muss uneingeschränkt kompatibel mit dem IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung sein (siehe Anlage IT-System Bundesstiftung). Das IT-System der Bundesstiftung Gleichstellung befindet sich derzeit im Aufbau, so dass Änderungen nicht ausgeschlossen sind. Die Bundesstiftung wird die Bieter*innen bzw. nach Zuschlagserteilung den*die Auftragnehmerin über etwaige Änderungen unterrichten, die im Rahmen der Leistungserbringung zu berücksichtigen sind.

2.2 Bereitstellung und Installation

Die Bereitstellung und Installation der Software (d.h. die Herstellung der Betriebs-bereitschaft) hat so schnell wie möglich nach Zuschlagserteilung, spätestens aber bis zum 01.11.2022 zu erfolgen. Eine einvernehmliche Anpassung des Liefertermins ist möglich, der*die Auftragnehmer*in darf die Zustimmung zu einer Verlegung des Liefertermins nicht unbillig verweigern.

Die Bereitstellung und Installation der Software hat zunächst in der BAFzA-Liegenschaft Berlin-Halensee, Berlin Global Village in Berlin Neukölln, den vorübergehenden Dienstorten der Bundesstiftung Gleichstellung (Juli-Oktober 2022) bzw. auf den Dienstrechnern der Mitarbeiter*innen zu erfolgen. Nach Umzug und Installation der gesamten IT-Infrastruktur in die endgültige Liegenschaft, zentral in Berlin, voraussichtlich ab November 2022 bis spätestens 15.12.2022, ist die Software ggf. erneut bereitzustellen und zu installieren.

2.3 Support und Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem

Zu den geschuldeten Leistungen gehören ferner der Support und die Wartung der Software. Hierzu gehört die Bereitstellung einer Hotline mit Ticketsystem zu den Geschäftszeiten der Bundesstiftung Gleichstellung von derzeit Montag bis Freitag, 08.00 h bis 17.00 h.

2.4 Sonstiges

Die geltenden rechtlichen Vorgaben für Bundeseinrichtungen, insbesondere Datenschutz und -sicherheit müssen berücksichtigt und umgesetzt werden.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Ende: 31/10/2026
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Support und die Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem ist ab Bereitstellung und Installation der Software vorbehaltlich der vertraglichen Regelungen fortlaufend bis zum 31.10.2026 zu erbringen. Die Bundesstiftung Gleichstellung hat die Option, den Vertrag zweimal um jeweils vierundzwanzig (24) Monate zu verlängern.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Der Support und die Wartung einschließlich Hotline mit Ticketsystem ist ab Bereitstellung und Installation der Software vorbehaltlich der vertraglichen Regelungen fortlaufend bis zum 31.10.2026 zu erbringen. Die Bundesstiftung Gleichstellung hat die Option, den Vertrag zweimal um jeweils vierundzwanzig (24) Monate zu verlängern.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1) Kurze Darstellung des Unternehmens (Vordruck Angebot)

2) Nennung der für das Unternehmen verantwortlichen Personen (Vordruck Angebot)

3) Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB (Vordruck Angebot)

4) Erklärung über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen:

- EUR 5 Mio. für Personenschäden

- EUR 5 Mio. für sonstige Schäden

- Die Ersatzleistung beträgt mindestens das Zweifache der genannten Deckungssummen pro Kalenderjahr

oder Erklärung, dass im Zuschlagsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird (Vordruck Angebot)

5) - sofern einschlägig - Angabe im Angebot zu Art und Umfang Nachunternehmer*innenleistungen (die namentliche Bennung der Nachunternehmer*innen und die Abgabe von Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer*innen muss erst auf Verlangen der Auftraggeberin erfolgen)

6) - sofern einschlägig - Angabe im Angebot zu Art und Umfang einer Eignungsleihe

7) - sofern einschlägig - Bieter*innengemeinschaftserklärung

8) Gewerbezentralregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) oder Erklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 MiLoG nicht vorliegen (Vordruck Angebot)

9) Erklärung Einhaltung Mindestlohn MiloG (Vordruck Angebot)

10) Eigenerklärung Sanktionen

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1) Erklärung über den Netto-Gesamtumsatz unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen für die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

1) Jahresumsatz als Durchschnitt der letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre: mindestens EUR 300.000

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1) Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren

2) Erklärung zum Namen und der beruflichen Qualifikation der Person, die die im Falle eines Zuschlags als Projektverantwortliche für die Auftragsabwicklung zuständig ist. Entsprechende Angaben zur Vertretung.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

1. Der*Die Bieter*in hat zwei (2) vergleichbare Referenzprojekte nachzuweisen. Es muss sich um unterschiedliche Referenzprojekte handeln.

1.1 Referenzprojekt 1: Software

Vergleichbarkeit liegt vor, wenn das Referenzprojekt sämtliche der nachfolgend genannten Anforderungen erfüllt:

(1) Tätigkeit für eine*n Öffentliche*n Auftraggeber*in

(2) Gegenstand: Bereitstellung und Installation einer Software zur Buchhaltung

(3) nach dem 01.01.2019 begonnene und abgeschlossene Leistungserbringung

1.2 Referenzprojekt 2: Support und Wartung

Vergleichbarkeit liegt vor, wenn das Referenzprojekt sämtliche der nachfolgend genannten Anforderungen erfüllt:

(1) Tätigkeit für eine*n Öffentliche*n Auftraggeber*in

(2) Gegenstand: Support und Wartung einer Software zur Buchhaltung einschließlich Hotline mit Ticketsystem

(3) nach dem 01.01.2019 begonnene und abgeschlossene Leistungserbringung

2. Anzahl der im Durchschnitt der letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre Beschäftigten: mindestens fünf (5)

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen:

- EUR 5 Mio. für Personenschäden

- EUR 5 Mio. für sonstige Schäden

- Die Ersatzleistung beträgt mindestens das Zweifache der genannten Deckungssummen pro Kalenderjahr

oder Erklärung, dass im Zuschlagsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 12/09/2022
Ortszeit: 14:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/10/2022
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 12/09/2022
Ortszeit: 14:15
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Bieter*innen sind bei Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y4B6YYG

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden.

Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; die First nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt;

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung auf elektronischem Weg oder per Fax beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am TAg nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
10/08/2022