Erschließung HAS Schriftgut Referenznummer der Bekanntmachung: MfN-29-2022-O-BH-ZP
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://my.vergabeplattform.berlin.de
Adresse des Beschafferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de
Abschnitt II: Gegenstand
Erschließung HAS Schriftgut
Die Historische Bild- und Schriftgutsammlung des Museums ist eines der weltweit bedeutendsten Archive zur Geschichte der Naturwissenschaften mit Schwerpunkten in der Zoologie, Geologie und Paläontologie.
Diese Bestände sollen nach archivfachlichen Standards erschlossen und für eine spätere Digitalisierung vorbereitet werden. Nach der Erschließung der Nachlässe und Konvolute (2021/2022) wird als zweiter Teilbestand nun das Verwaltungsschriftgut zur Erschließung durch Archivdienstleister ausgeschrieben.
Projektkoordination und Datenkuration
1. Übergreifende Koordination der Bearbeitungspakete für alle Arbeitsschritte inkl. Überwachung der Zeitpläne
2. Bündelung von Rückfragen vor Weitergabe an den Auftraggeber und Abgleich identischer Rückfragen (Filterfunktion)
3. Kommunikation mit allen Dienstleistern und Projektbeteiligten, inklusive Terminfindung und -koordination
4. Wöchentliche schriftliche Status-Updates, umfassende Dokumentation und Protokolle zum Bearbeitungsstand
5. Wöchentlicher Jour Fixe zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zur Besprechung der Status-Updates
6. Maßnahmen der Qualitätssicherung während und nach der Durchführung der Arbeiten:
a. Stichprobenhafte Vorprüfung der erfassten Datensätze sowie der bearbeiteten Materialien nach den vom Auftraggeber vorgegebenen Bearbeitungsstandards. Rückgabe an den Dienstleister bei Nichteinhaltung der Vorgaben zum Zwecke der Nacherfüllung.
b. Die Größe der Stichprobe muss bei mind. 5-10% liegen, sodass eine Beurteilung der Bearbeitungsqualität möglich ist.
c. Kontrolle der eindeutigen Vergabe von Signaturen (Inventarnummern) und maschinenlesbaren Identifiern
d. Prüfung der gelieferten Daten auf korrekte inhaltliche Zuordnung und Formatierung
Prüfung der bearbeiteten Materialien auf vollständige Erfassung und korrekte Umverpackung gemäß Leistungsverzeichnis vor Rückgabe der Archivalien an den Auftraggeber in den Räumen des Dienstleisters.
Ein konkretes und ausführliches Konzept für die Durchführung und Kriterien der Qualitätskontrolle muss schriftlich vorgelegt werden, ebenso wie ein abschließender Bericht.
7. Zusammenführung der von den Dienstleistern erfassten Daten in einheitlichem XLS-/CSV-Format nach Vorgaben des Auftraggebers in Vorbereitung auf die Migration der Daten in das Archivinformationssystem der Historischen Bild- und Schriftgutsammlungen. Eine beispielhafte Excel-Tabelle liegt den Unterlagen zur Ansicht bei. Diese wurde zur früheren Erfassung eines Teilbestands verwendet, entspricht aber nicht zwingend dem für die in dieser Ausschreibung aufgeführten Bestände zu verwendenden Format.
8. Durchführung der Datenmigration in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Zielsystem ist ActaPro (startext). Ggf. notwendige Mapping- und Übersetzungsschritte sind vom Auftragnehmer durchzuführen.
Der Bieter ist aufgefordert in einem Konzept darzulegen, wie die Maßnahmen zur Projektkoordination, zur Qualitätssicherung und zur Datenkuration und -migration technisch und organisatorisch durchgeführt werden.
Zoologisches Museum 1810-1888 os
Zoologisches Museum 1810-1888 - Bestandssignatur: S001
Umfang: 19,00 lfd. Meter, 1.574 Einzelobjekte + 80 (Archiv-)Kartons + 2 Mappen
Mineralogie 1813-1888 und 1889-1968
Los 3 Mineralogie (1813-1888) und (1889-1968)
Mineralogisches Museum (1813-1888) Bestandssignatur: S002
Umfang: 1,08 lfd. Meter, 19 Einzelobjekte + 9 (Archiv-)Kartons + 11 Mappen
IST-Zustand: teilweise umverpackt, teilweise foliiert
Verzeichnungshilfen: /
Darüber hinaus erforderliche Kenntnisse: gute paläographische Kenntnisse (19. Jh.)
Zoologisches Institut der Universität 1889-1960
Los 4 Zoologisches Institut der Universität (1889–1960)
Bestandssignatur: S003
Umfang: 5,07 lfd. Meter, 124 Einzelobjekte + 18 (Archiv-)Kartons + 23 Mappen / Ordner
IST-Zustand: teilweise umverpackt, teilweise foliiert
Verzeichnungshilfen: /
Darüber hinaus erforderliche Kenntnisse: gute paläographische Kenntnisse (19./20. Jh.)
MfN Zoologisches Museum Zoologische Sammlung 1889-1960
Los 5 MfN Zoologisches Museum/Zoologische Sammlung (1889-1960)
Bestandssignatur: S004-02
Umfang: 78,16 lfd. Meter, 378 Akten, 532 Einzelobjekte + 8 (Archiv-)Kartons + 5 Umzugskisten IST-Zustand: teilweise umverpackt, teilweise foliiert
Verzeichnungshilfen: Findkartei für die Korrespondenzakten liegt vor (ca.1/5 des zu verzeichnenden Bestandes)
Darüber hinaus erforderliche Kenntnisse: gute paläographische Kenntnisse (19./20. Jh.)
MfN Geologisch-Paläontologisches Institut u Museum 1889-1968
Los 6 MfN Geologisch-Paläontologisches Institut & Museum (1889-1968)
Bestandssignatur: S004-03
Umfang: 26,47 lfd. Meter, 84 Einzelobjekte + 23 (Archiv-)Kartons + 2 Mappen
IST-Zustand: teilweise umverpackt, teilweise foliiert
Verzeichnungshilfen: /
Darüber hinaus erforderliche Kenntnisse: gute paläographische Kenntnisse (19./20. Jh.)
MfN Institut für Spezielle Zoologie Zoologisches Museum der HUB 1960-1968
Los 7 MfN/Institut für Spezielle Zoologie & Zoologisches Museum der HUB (1960-1968)
Bestandssignatur: S004-04
Umfang: 6,64 lfd. Meter, 74 Einzelobjekte + 10 (Archiv-)Kartons + 2 Mappen
IST-Zustand: teilweise umverpackt, teilweise foliiert
Verzeichnungshilfen: Findkartei für die Korrespondenzakten liegt vor (ca.1/5 des zu verzeichnenden Bestandes)
MfN Bereiche 1969-1993
Los 8 MfN/Bereiche (1969-1993)
MfN/ Direktorium / Rat des Museums für Naturkunde / Beirat des Museums für Naturkunde Bestandssignatur: S005-01
MfN/Bereich Zoologisches Museum
Bestandssignatur: S005-02
MfN/Bereich Mineralogisches Museum
Bestandssignatur: S005-03
MfN/Bereich Paläontologisches Museum
Bestandssignatur: S005-04 MfN/Bereich Ausstellungen Bestandssignatur: S005-05
MfN/Bereich Botanik und Arboretum
Bestandssignatur: S005-06
MfN/Bereich Anthropologie
Bestandssignatur: S005-07
MfN/Technisch-ökonomischer Bereich
Bestandssignatur: S005-08
Umfang: 75,52 lfd. Meter, 964 Einzelobjekte + 56 (Archiv-)Kartons + 3 Umzugskartons + 42 Mappen/Ordner
IST-Zustand: teilweise umverpackt, nicht foliiert
Naturhistorisches Forschungsinstitut MfN Zentralinstitut der HU 1994-2008
Los 9 Naturhistorisches Forschungsinstitut MfN / Zentralinstitut der HU 1994-2008
Direktorium (Stöffler) / Museumsrat / Wiss. Beirat
Bestandssignatur: S006-01
Institut für systemat. Zoologie
Bestandssignatur: S006-02
Institut für Mineralogie
Bestandssignatur: S006-03
Institut für Paläontologie
Bestandssignatur: S006-04
Abteilung für Öffentliche Ausstellungen
Bestandssignatur: S006-05
Referat Öffentlichkeitsarbeit
Bestandssignatur: S006-06
Zentrale Serviceeinrichtungen
Bestandssignatur: S006-07
Umfang: 23,32 lfd. Meter, 1.362 Einzelobjekte + 16 (Archiv-)Kartons + 95 Mappen/Ordner/Stapel IST-Zustand: kaum umverpackt, nicht foliiert
MfN Leibniz-Institut für Evolutions- und Biodiversitätsforschung 2009-heute
Los 10 MfN, Leibniz-Institut für Evolutions- und Biodiversitätsforschung (2009 – heute)
Generaldirektion und andere Gremien / Wissenschaftlicher Beirat / Stiftungsrat / Öffentlichkeitsarbeit Bestandssignatur: S007-01
Verwaltung
Bestandssignatur: S007-02
Forschung und Sammlung
Bestandssignatur: S007-03
Umfang: 14,17 lfd. Meter, 315 Einzelobjekte + 24 (Archiv-)Kartons + 149
Mappen/Ordner/Bündel/Stapel
IST-Zustand: kaum umverpackt, nicht foliiert
Los 11 Teil-Nachlässe und Konvolute
)
Nachlass Günther Leps (1934-2000)
Bestandssignatur: N047
Umfang: 0,84 lfd. Meter, 93 Akten
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Günther Freytag (1918-1989)
Bestandssignatur: N048
Umfang: 1,57 lfd. Meter, 12 Akten
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Ewald Döring (1902-1957)
Bestandssignatur: N049
Umfang: 0,07 lfd. Meter, 1 Archivkarton
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Max Müller (Lebensdaten unbekannt)
Bestandssignatur: N050
Umfang: 0,07 lfd. Meter, 1 Archivkarton
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Walter Gross (1903–1974)
Bestandssignatur: N018
Umfang: 0,54 lfd. Meter, 208 Einzelobjekte + 2 Archivkartons + 1 Umzugskarton IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Vorlass Marco Spieler
Bestandssignatur: N051
Umfang: 0,03 lfd. Meter, 1 Akte
orlass Manfred Uhlig
Bestandssignatur: N052
Umfang: 0,14 lfd. Meter, 2 Akten
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Werner Rüppell (1908-1945)
Bestandssignatur: N053
Umfang: 0,67 lfd. Meter, 9 Einzelobjekte + 6 (Archiv-)Kartons IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Wolfdietrich Eichler (1912-1994)
Bestandssignatur: N054
Umfang: 1,34 lfd. Meter, 1 Einzelobjekt + 10 (Archiv-)Kartons IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Jörg-Sepp Lüdecke (1943-2020)
Bestandssignatur: N055
Umfang: 3,21 lfd. Meter, 605 Einzelobjekte + 7 (Archiv-)Kartons IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Ernst Urbahn (1888-1983)
Bestandssignatur: N058
Umfang: 0,1 lfd. Meter, 6 Tagebücher
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Nachlass Otto Hähnel / Haehnel (*1884 tbc)
Bestandssignatur: N059
Umfang: 0,02 lfd. Meter, 2 Akten
Verzeichnungshilfen: /
Konvolut Fritz Schaudinn-Archiv
Bestandssignatur: K005
Umfang: 0,11 lfd. Meter, 1 Archivkarton
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Konvolut Kuno von Schwertberg
Bestandssignatur: K011
Umfang: 0,08 lfd. Meter, 4 Tagebücher
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
onvolut Märkisches Museum
Bestandssignatur: K012
Umfang: 0,35 lfd. Meter, 5 (Archiv-)Kartons
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Konvolut Königliche Landwirtschaftliche Hochschule
Bestandssignatur: K013
Umfang: 0,03 lfd. Meter, 2 Akten
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Konvolut Auskunftsstelle für Schädlingsbekämpfung / Institut für Landwirtschaftliche Zoologie HUB
Bestandssignatur: K014
Umfang: 2,41 lfd. Meter, 35 Akten + 1 Archivkarton
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: /
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.berlin.de/vergabekammer
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.berlin.de/vergabekammer
Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://my.vergabeplattform.berlin.de