Rahmenvereinbarung Versandlogistik
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10623
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kbv.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Versandlogistik
Die KBV stellt eine Vielzahl von kostenlosen Informationsmaterialien zur Verfügung und beabsichtigt, für die Lagerung, Konfektionierung sowie den Versand von Printmaterialien der KBV eine Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer je Los mit einer Laufzeit von drei Jahren mit der Option zur zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr zu vereinbaren.
Lagerung und Konfektionierung
Der Auftragnehmer übernimmt zu Vertragsbeginn die zur Lagerung vorgesehenen Produkte in sein Lager innerhalb Deutschlands. Dies beinhaltet die Abholung der transportfähig verpackten Paletten bei der KBV, Neueinlagerung der Produkte sowie die Installation eines Warenwirtschaftssystems. Der Auftragnehmer übernimmt die ständige Lagerung und die Führung einer Warenwirtschaft.
Folgende Leistungen werden erwartet:
› Bestandsaufnahme aller Artikel (Anfangsinventur).
› Bereitstellung von Lagerkapazität für 15 Europaletten (Mindestanforderung); Eine Erweiterung der Lagerkapazität muss möglich sein.
› Bei der Anlieferung von neuen Artikeln muss unaufgefordert eine Wareneingangsmeldung per Mail mit folgendem Inhalt erfolgen: Titel des Artikels, gelieferte Menge, Größe und Gewicht und Verpackungseinheit (z. B. Anzahl pro Paket).
› Beim Führen der Lagerbestandsliste mit Mindestbestandswarnung soll automatisch eine Warnung per Mail an den Auftraggeber erfolgen, wenn der Mindestbestand erreicht ist. Die Mindestmengen der aktuellen Artikel können der Artikelliste entnommen werden.
› Eine Auswertung des aktuellen Lagerbestandes muss jederzeit möglich sein.
› Das Erstellen von Statistiken zu Bestellverläufen einzelner Artikel, Artikelgruppen oder individuell definierbarer Zeiträume muss jederzeit durch den Auftraggeber möglich sein.
› Eine Gesamtinventur ist 1x jährlich (zum 30.06. oder zum 31.12.) ohne Aufforderung durchzuführen und das Ergebnis dem Auftraggeber zu melden.
› Die eingelagerten Artikel sind marktüblich gegen Wasserschäden, Feuer und Diebstahl zu versichern.
Zudem konfektioniert der Auftragnehmer mit bedarfsangepasstem, recyclingfähigem Versandmaterial aus Papier/Karton (kein Kunststoff/keine Folie). Die Artikel müssen dabei – abhängig von der jeweiligen Bestellung – in unterschiedlicher Art zusammengestellt werden. Der Auftragnehmer wählt die preisgünstigste Versandform. Die Konfektionierung der bestellten Artikel muss so erfolgen, dass eine ordnungsgemäße und sichere Lieferung und Öffnung der Sendungen möglich ist.
Folgende Leistungen werden erwartet:
› Erfassen von Adressdaten zur Versandabwicklung
› Bereitstellen von Verpackungen
› Konfektionieren der Versandaufträge
› Versand innerhalb von 3 Werktagen nach Bestelleingang
› Dem Auftraggeber muss eine Möglichkeit angeboten werden, direkt innerhalb von 24 Stunden Artikel zur Lieferung an die KBV bzw. KVen außerhalb des Onlineshops abrufen zu können.
› Pflege und Bearbeitung von Rückläufern und die damit verbundene Aktualisierung der Bestandslisten ist zu gewährleisten.
Ferner muss der „Webshop“ der KBV (https://www.kbv.de/html/publikationen.php) an das Warenwirtschaftssystem des Auftragnehmers angebunden werden. Der Webshop ist eine Eigenlösung zur Online-Bestellung bestimmter Publikationen in einfacher Umsetzung. Es werden Name und Anzahl der Publikation und die Adressdaten des Empfängers erfasst. Es können mehrere Publikationen in einer Bestellung erfasst werden. Die Daten liegen zugriffsgeschützt in einer MySQL Datenbank.
Zweimalige Möglichkeit zur Vertragsverlängerung um jeweils ein Jahr (01.08.2025 bis 31.073.2026 und 01.08.2026 bis 31.07.2027). Die Verlängerung kommt zum Tragen, wenn dies von beiden Vertragspartnern spätestens 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit vereinbart worden ist.
Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren und Aufforderung zur Angebotsabgabe zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf form- und fristgerechten Eingang sowie Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise und eingereichten Referenzen.
Sollten mehr als drei Bewerber geeignet sein, wird der Auftraggeber die eingereichten Referenzen prüfen und bewerten. Der Auftraggeber plant, maximal drei (3) geeignete Bewerbende zur Abgabe eines Angebots aufzufordern.
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl liegt, behält sich der Auftraggeber vor, das Verfahren fortzuführen, indem er den oder alle Bewerbende zur Angebotsabgabe auffordern, die über die geforderte Eignung verfügen. Andere Unternehmen, die sich nicht um die Teilnahme beworben haben, oder Bewerbende, die nicht über die geforderte Eignung verfügen, werden nicht zum Verfahren zugelassen.
Die Entscheidung über die Auswahl der Bewerber erfolgt in vier Stufen:
1. Es wird geprüft, ob die geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise vollständig vorliegen.
2. Im Rahmen der zweiten Stufe wird die grundsätzliche Eignung der Bewerber anhand der geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise inhaltlich geprüft.
3. In einer dritten Stufe wird eine differenzierte Prüfung anhand der eingereichten Unterlagen vorgenommen, insbesondere anhand der eingereichten Referenzprojekte, der Qualifikationen der Bewerber sowie der Schnittstellenbeschreibung zum Warenwirtschaftssystem.
4. Ergeben die Stufen 1 bis 3 keine ausreichende Beschränkung des Bewerberkreises auf drei zur Angebotsabgabe aufzufordernde Bewerber, entscheidet das Los.
Versanddienstleistung
Der Auftragnehmer übernimmt die gewerbsmäßige Abholung, Beförderung und Zustellung von Sendungen innerhalb Deutschlands (kein Auslandsversand). Die Leistung umfasst die jeweils werktägliche Abholung (außer samstags), Beförderung und Zustellung von Printmedien der KBV. Der Versand wird als Einzelversand, Mischversand (verschiedene Produkte in einer Sendung) und als Versand größerer Mengen gelagerter Produkte durchgeführt. Die Auflistung der Sendungsarten ist dem Preisblatt zu entnehmen. Die Abstimmung mit dem Dienstleister aus Los 1 ist ebenfalls Gegenstand der Leistung.
Folgende Leistungen werden erwartet:
› jeweils werktägliche Abholung (außer samstags) der Sendungen bei einem vom Auftraggeber benannten Dienstleister (Auftragnehmer Los 1)
› Die Sendungen sind nach Abholung innerhalb von 4 Werktagen zuzustellen.
› Transport der Sendungen
› ggf. Stellung der Transportbehälter
› Frankierung/Freimachung sofern erforderlich,
› Auslieferung und Zustellung an den Empfänger, ggf. auch an Postfachadressen, Großempfängeranschriften und innenliegende Briefkästen.
› Monatliche Abrechnung aufgrund von tägl. Nachweislisten.
› Bearbeitung von Rückläufern.
Zweimalige Möglichkeit zur Vertragsverlängerung um jeweils ein Jahr (01.08.2025 bis 31.07.2026 und 01.08.2026 bis 31.07.2027). Die Verlängerung kommt zum Tragen, wenn dies von beiden Vertragspartnern spätestens 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit vereinbart worden ist.
Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren und Aufforderung zur Angebotsabgabe zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf form- und fristgerechten Eingang sowie Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise und eingereichten Referenzen.
Sollten mehr als drei Bewerber geeignet sein, wird der Auftraggeber die eingereichten Referenzen prüfen und bewerten. Der Auftraggeber plant, maximal drei (3) geeignete Bewerbende zur Abgabe eines Angebots aufzufordern.
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl liegt, behält sich der Auftraggeber vor, das Verfahren fortzuführen, indem er den oder alle Bewerbende zur Angebotsabgabe auffordern, die über die geforderte Eignung verfügen. Andere Unternehmen, die sich nicht um die Teilnahme beworben haben, oder Bewerbende, die nicht über die geforderte Eignung verfügen, werden nicht zum Verfahren zugelassen.
Die Entscheidung über die Auswahl der Bewerber erfolgt in vier Stufen:
1. Es wird geprüft, ob die geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise vollständig vorliegen.
2. Im Rahmen der zweiten Stufe wird die grundsätzliche Eignung der Bewerber anhand der geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise inhaltlich geprüft.
3. In einer dritten Stufe wird eine differenzierte Prüfung anhand der eingereichten Unterlagen vorgenommen, insbesondere anhand der eingereichten Referenzprojekte, der Qualifikationen der Bewerber.
4. Ergeben die Stufen 1 bis 3 keine ausreichende Beschränkung des Bewerberkreises auf drei zur Angebotsabgabe aufzufordernde Bewerber, entscheidet das Los.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
(1) Eigenerklärung (Vordruck 1 im Teilnahmeantrag): Angaben zum Bieter bzw. ggf. der Bietergemeinschaft. Nachweis der Vertretungsmacht desjenigen, der den Bewerber vertritt (z. B. durch Kopie des Handelsregisterauszuges oder durch Vollmacht). Bietergemeinschaften haben mit dem Angebot eine Erklärung vorzulegen über die Bildung der Bietergemeinschaft (im Auftragsfall einer Arbeitsgemeinschaft) und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bietergemeinschaft auch über die Auflösung der Bieter-/Arbeitsgemeinschaft hinaus. Sie benennen in der Erklärung einen bevollmächtigten Vertreter und dessen Handlungsbefugnis.
(2) Eigenerklärung (Vordruck 2 im Teilnahmeantrag), dass die Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) nicht vorliegen. Der Bieter hat zu erklären, dass keiner der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegt. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften bei dem Bieter vorliegen, sind dazu nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, § 124 sowie nach §§ 125 und 126 GWB zu ermöglichen. Der Auftraggeber behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bieter vorliegen.
(3) Eigenerklärung (Vordruck 3 im Teilnahmeantrag), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Bezug auf unser Unternehmen nicht vorliegen. Der Auftraggeber behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bieter vorliegen.
(1) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu dem erzielten Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags der im Auftragsfall zuständigen Niederlassung des Bieters in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Ein Jahresumsatz mit Tätigkeiten im vorgenannten Sinne in jedem der letzten drei abgeschlossenen Jahre ist keine Mindestanforderung.
(2) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu der Anzahl fest angestellter Beschäftigter (ohne Sekretariat, Praktikanten, nicht fachliche Mitarbeiter) der im Auftragsfall zuständigen Niederlassung des Bieters.
(3) Eigenerklärung (Vordruck 5 im Teilnahmeantrag): Der Bieter/die Bietergemeinschaft hat eine Erklärung zur Berufs-/Haftpflichtversicherung abzugeben. Gefordert ist die Erklärung, dass der Bieter über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügt oder eine Erklärung, dass der Bieter eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird. Der Bieter hat dabei Angaben zur Höhe der Berufs-/Haftpflichtversicherung und zum Versicherungsunternehmen zu machen.
(1) Eigenerklärung (Vordruck 6 im Teilnahmeantrag): Angabe von mindestens drei (3) in Art und Umfang dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbaren Referenzen mit Benennung der auftraggeberseitigen Kontaktmöglichkeiten.
Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
a) Auftraggeber/in, Anschrift sowie Kontaktmöglichkeit
b) Leistungszeitraum (Monat/Jahr – Monat/Jahr bzw. laufend)
c) Kurze Beschreibung der erbrachten Leistungen, zur Komplexität des Projekts und zur Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen, insb. zur Art der Leistung und zur Umgebung
d) Größe des eingesetzten Projektteams
e) Rechnungswert (mit Angabe des Auftrags- und Honorarvolumens)
Nur für Los 1: (2) Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag eine Schnittstellenbeschreibung zu seinem Warenwirtschaftssystem inkl. Monitoring beizufügen. Der Server des Auftragnehmers muss sich innerhalb der EU befinden (vom Bewerber zu erstellendes Dokument).
(1) Eigenerklärung (Vordruck 6 im Teilnahmeantrag): Angabe von mindestens drei (3) in Art und Umfang dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbaren Referenzen mit Benennung der auftraggeberseitigen Kontaktmöglichkeiten.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu beachten.
§ 160 GWB lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.