Event-Organisation 36th Congress of the International Society for Limnology

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.fv-berlin.de/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: eingetragener Verein
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Forschung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Event-Organisation 36th Congress of the International Society for Limnology

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79952000 Event-Organisation
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Dienstleistungen der Event-Organisation zur Durchführung einer wissenschaftlichen Tagung "36th Congress of the International Society for Limnology" vom 07.-10.08.2022 in Berlin und Online (Hybride Tagung)

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Projektleitung und Beratung im Zusammenhang mit der Planung, Durchführung und Ausrichtung des hybriden Kongresses "36th Congress of the International Society for Limnology" vom 07.-10.08.2022; Terminliche Planung, Budgetierung, Überwachung von Zeitplänen und Verantwortlichkeiten; Vertragsverhandlungen mit dem Kongressort / Anmietung der notwenigen Kongresseinheiten; Veranstaltungslogistik inkl. Supply-Chain-Management (Organisation/Ausstattung/Koordination des Veranstaltungsortes, Einkaufsmanagement/Lieferantenauswahl, technisches Management, Catering, Personal- und Volunteerplanung (Briefing), Hygiene & Sicherheit); Organisation und Durchführung der Welcome Reception und des Social Evenings in Berlin; Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Exkursionen; Abschluss von erforderlichen Versicherungen; Qualitätskontrolle; Berichtswesen (Abschlussbericht, Endabrechnung); Konzeption von Ausstellungs- und Sponsoring-Maßnahmen (Sponsorship Prospectus und Exhibition Manual); Recherche und Erstellung einer Datenbank von potentiellen Unterstützern in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber; Akquisition von Unterstützungsleistungen in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber; Administration und Betreuung der Partner (Anmeldung, Vertragshandling, Inkasso/Mahnwesen, Aufbauplanung, Auftritt, Betreuung vor Ort); Unterstützung bei der Gliederung und Struktur des wissenschaftlichen Programms; Organisatorische Referentenbetreuung; Erstellung des Online-Programms; Abstract-Management inkl. Online-Einreichungsformular (Einreichung, Begutachtung, Autorenbenachrichtigung, Publikationsübergabe, Berichtswesen); ePoster- und Präsentationsmangement; Organisatorische und touristische Textentwürfe, Redaktion und Betreuung der Herstellung aller Druck- und online-Medien sowie Werbeartikel; Entwicklung einer Social Media Marketing Strategie; Erstellung von digitalen Werbeanzeigen für Social Media Kanäle; Veranstaltungsmarketing / Digitales Marketing; Kongresswebsite www.sil2022.org; Erstellung KongressAPP; Teilnehmer-Management; Web-basierten veranstaltungsspezifischen Registrierungsplattform; VIP und Referenten-Management; eVersand der Anmeldeunterlagen und -bestätigungen/Rechnungen; Inkasso/ Mahnwesen; Einrichtung eines mehrsprachigen Call Centers für Fragen, Hilfestellungen, Einreisebestimmungen/Visa; Berichtswesen/Teilnehmerlisten; Erstellung/Vorproduktion der Namensschilder, Teilnahmebescheinigungen; Planung/vor Ort Betreuung des Kongressbüros; komplette IT-Architektur am Veranstaltungsort; IT-Sicherheit (stabile Serverarchitektur mit mehrfach redundanter Außenanbindung, Virenschutz, Back-up, Notfallpläne, Benutzerrichtlinien, Datenschutzrichtlinien); Credit Control; Cash-Flow Überwachung; Finanzberichte; Contingency Plan; Mahnwesen/Inkasso; Endabrechnung; Projekt-Controlling; Betrieblicher Datenschutz; Stabsstelle Legal für in- und externe Compliance etc.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)
  • Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Erläuterung:

Die Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:

Der Forschungsverbund Berlin e.V. hat einen exklusiven Vertrag mit der International Society of Limnology (SIL), 5020 Swepsonville-Saxapahaw Road, Graham, NC, 27253, USA, zur Organisation und Durchführung des „36th Congress of the International Society of Limnology“ vom 07.08.2022 bis 10.08.2022 in Berlin geschlossen. Das rechtlich nicht selbstständige Leibniz-Institut für Gewässerökologie und Binnenfischerei (IGB) im Forschungsverbund Berlin e.V. ist mit der Wahrnehmung der vertraglich geschuldeten Verpflichtungen gegenüber dem Vertragspartner betraut.

Die International Society of Limnology (SIL) hat im Rahmen eines wettbewerblichen Auswahlverfahrens, die K.I.T. Group GmbH, Association & Conference Management, Kurfürstendamm 71, 10709 Berlin, für die Erbringung von Leistungen der Event-Organisation im Vertrag mit dem Forschungsverbund Berlin e.V. zur Organisation und Durchführung des „36th Congress of the International Society of Limnology“ vom 07.08.2022 bis 10.08.2022 in Berlin bestimmt. Der Forschungsverbund Berlin e.V. erfüllt mit der Beauftragung der K.I.T. Group GmbH die Bedingungen des Vertrages mit der International Society of Limnology (SIL). Bei denen zur Rede stehenden Leistungen der K.I.T. Group GmbH, Association & Conference Management, Kurfürstendamm 71, 10709 Berlin, handelt es sich um die Vergabe eines Auftrags für soziale und andere besondere Dienstleistungen (Dienstleistungen der Event-Organisation - CPV-Code: 79952000-2) gemäß Artikel 74 der RL 2014/24/EU (Anhang XIV). Der geschätzte Auftragswert erreicht nicht derzeit gültigen Schwellenwert.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
14/04/2022
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10709
Land: Deutschland
Internet-Adresse: https://www.kit-group.org/de/
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag/Das Los/Die Konzession kann als Unterauftrag vergeben werden
Kurze Beschreibung des Anteils des an Unterauftragnehmer vergebenen Auftrags:

Der Auftragnehmer ist berechtigt, mit Zustimmung des Auftraggebers, Unteraufträge zur Erbringung von Drittleistungen zu vergeben. Dies können sein: Veranstaltungsstätte, Catering, Versicherungen, Dekoration, Veranstaltungsdokumentation, Drucksachen, Rahmenprogramm/Entertainment, Umsetzung der Gästelogistik und Helferlogistik, Medienproduktionen, Umsetzung Sicherkeitskonzept, Technik etc.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Der Forschungsverbund Berlin e.V. beabsichtigt den Vertrag mit dem unter V.2.3) genannten Unternehmen zu schließen. Der Vertragsschluss wird frühstens nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, erfolgen.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Frist zur Einreichung eines Nachprüfungsantrages bei der unter Ziffer VI.4.1) genannten Stelle, um den Abschluss des Vertrages zu verhindern, beträgt gemäß § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB in Verbindung mit § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB zehn Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
14/04/2022