Lieferung, Implementierung und Betreuung eines IT-Vermietungstool Referenznummer der Bekanntmachung: 533019-2019-DE

Bekanntmachung einer Änderung

Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10785 Berlin
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.degewo.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Lieferung, Implementierung und Betreuung eines IT-Vermietungstool

Referenznummer der Bekanntmachung: 533019-2019-DE
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Lieferung, Implementierung und Betreuung eines IT-Vermietungstool

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags:

Die degewo AG mit Ihren Tochterunternehmen betreuen ca. 75 000 Mieteinheiten.

Die degewo AG schreibt ein deutschsprachiges IT-System zur Abwicklung der Geschäftsprozesse im

Vermietungsprozess für Wohnungen, Gewerbeobjekte und Stellplätze aus.

Im degewo-Konzern ist SAP/Blue Eagle als führendes ERP-System im Einsatz. Blue Eagle ist ein

SAPspezifisches Template für die Immobilienbrache, in dem die Prozesse der Immobilienverwaltung, des

Rechnungswesen und des Controllings abgebildet werden.

Das IT-System sollte folgende Detailfunktionen abdecken:

— Übernahme von Stammdaten für Mietobjekte aus SAP für Wohnungen, Gewerbeobjekten und Stellplätzen, u.

a. Mietobjektdaten, Gebäude-/Grundstücksdaten, Vertragsdaten und Daten der

Wirtschaftseinheit, mit zeitnahem Abgleich zwischen den Systemen,

— Veröffentlichung der Angebote auf den gängigen WEB-Portalen und degewo-Homepage,

— Automatische Bearbeitung des Erstkontaktes, Versand einer Eingangsbestätigung, automatische Erfassung

der Interessenten mit Prüfung, ob Mietinteressent bereits im System erfasst wurde,

— Automatisiertes Auswahlverfahren von Interessenten zu Angeboten (mietobjektbezogenes Matching),

— Terminmanagement für Wohnungsbesichtigungen,

— Bereitstellung individuelles Schriftgut/Mailverarbeitung,

— Bereitstellung einer flexiblen Onlinekommunikation zwischen Interessent und Vermieter,

— Bereitstellung der Anwendung als mobile Lösung,

— kontinuierliche Anpassungsmöglichkeiten des Systems auf kundenindividuelle Anforderungen,

— gleichzeitige und performante Nutzung von mindestens 100 Mitarbeitern,

— performanter Zugriff auf der Interessentenseite muss sichergestellt sein.

Voraussetzung für die Vergabe ist der Abschluss eines EVB-IT Systemlieferungsvertrages

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 6
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

6 Monate für die Erarbeitung der Software, — nach Produktivsetzung folgt ein Betreuungsvertrag mit einer Erstlaufzeit von 5 Jahren, der jährlich um 1 Jahr verlängert werden kann

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2019/S 217-533019

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 1
Bezeichnung des Auftrags:

Lieferung, Implementierung und Betreuung eines IT-Vermietungstool

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe:
10/10/2019
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 81671
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)
Gesamtwert der Beschaffung: [Betrag gelöscht] EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).

Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
14/04/2022

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen
VII.1.1)CPV-Code Hauptteil
72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software
VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
VII.1.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die degewo AG mit Ihren Tochterunternehmen betreuen ca. 75 000 Mieteinheiten.

Die degewo AG schreibt ein deutschsprachiges IT-System zur Abwicklung der Geschäftsprozesse im

Vermietungsprozess für Wohnungen, Gewerbeobjekte und Stellplätze aus.

Im degewo-Konzern ist SAP/Blue Eagle als führendes ERP-System im Einsatz. Blue Eagle ist ein

SAPspezifisches Template für die Immobilienbrache, in dem die Prozesse der Immobilienverwaltung, des

Rechnungswesen und des Controllings abgebildet werden.

Das IT-System sollte folgende Detailfunktionen abdecken:

— Übernahme von Stammdaten für Mietobjekte aus SAP für Wohnungen, Gewerbeobjekten und Stellplätzen,

u. a. Mietobjektdaten, Gebäude-/Grundstücksdaten, Vertragsdaten und Daten der Wirtschaftseinheit, mit

zeitnahem Abgleich zwischen den Systemen,

— Veröffentlichung der Angebote auf den gängigen WEB-Portalen und degewo-Homepage,

— automatische Bearbeitung des Erstkontaktes, Versand einer Eingangsbestätigung, automatische Erfassung

der Interessenten mit Prüfung, ob Mietinteressent bereits im System erfasst wurde,

— automatisiertes Auswahlverfahren von Interessenten zu angeboten (mietobjektbezogenes Matching),

— Terminmanagement für Wohnungsbesichtigungen,

— Bereitstellung individuelles Schriftgut/Mailverarbeitung,

— Bereitstellung einer flexiblen Onlinekommunikation zwischen Interessent und Vermieter,

— Bereitstellung der Anwendung als mobile Lösung,

— kontinuierliche Anpassungsmöglichkeiten des Systems auf kundenindividuelle Anforderungen,

— gleichzeitige und performante Nutzung von mindestens 100 Mitarbeitern,

— performanter Zugriff auf der Interessentenseite muss sichergestellt sein.

VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 6
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

6 Monate für die Erarbeitung der Software, — nach Produktivsetzung folgt ein Betreuungsvertrag mit einerErstlaufzeit von 5 Jahren, der jährlich um 1 Jahr verlängert werden kann.

VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 81671
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
VII.2)Angaben zu den Änderungen
VII.2.1)Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

Das wohnungshelden System ist eine Standardsoftware, welche bei degewo für die Vermietung von

Wohnungen, Stellplätzen und Gewerbeobjekten eingesetzt wird. Der Vertragsabschluss war am 10.10.2019 und

der Produktivstart am 01.05.2020. Die Vertragslaufzeit beträgt 60 Monate.

Im Rahmen der Ausschreibung wurde der Umfang für das Einführungsprojekt festgelegt. Daraus ergab sich

bei Vertragsabschluss lt. Preisblatt für die Projekt- und Schulungskosten, sowie für die Systemkosten für eine

Laufzeit von 60 Monaten, ein Umfang von 801.417,40 €.

In 2021 wurden die optionalen Module Vertragsabstimmungstermine und Freigabeprozess produktiv gesetzt,

welche zu einer Erhöhung der monatlichen Servicegebühren führte.

Außerdem wurde in 2021 das wohnungshelden System für das Tochterunternehmen gewobe eingeführt, was zu

weiteren Erhöhung der monatlichen Servicegebühren führte.

Im Laufe des Einführungsprojektes stellte sich heraus, dass die Standardsoftware, mehr als erwartet, auf die

Anforderungen von degewo angepasst werden konnte. Daraus ergaben sich diverse CR’s, die zu einer weiteren

Kostenerhöhung beitrugen, bzw. auch in den nächsten 3 Jahren beitragen werden

VII.2.2)Gründe für die Änderung
Notwendigkeit zusätzlicher Bauarbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer/Konzessionär (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/25/EU)
Beschreibung der wirtschaftlichen oder technischen Gründe und der Unannehmlichkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten, durch die ein Auftragnehmerwechsel verhindert wird:

zusätzliche Leistungen im laufenden Vertrag Eine Neuausschreibung ist nicht erforderlich, da dieVertragslaufzeit 60 Monate beträgt und Anpassungsentwicklungen ausschließlich von wohnungsheldendurchgeführt werden können

VII.2.3)Preiserhöhung
Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
Gesamtauftragswert nach den Änderungen
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR