Einführung ERP-System Referenznummer der Bekanntmachung: V-RP-2022-01
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
NUTS-Code: DE501 Bremen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 28209
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kvhb.de
Abschnitt II: Gegenstand
Einführung ERP-System
Der Auftraggeber sucht einen kompetenten Anbieter und Dienstleister für die Einführung eines integrierten Standard-ERP-Systems.
Kassenärztliche Vereinigung Bremen Schwachhauser Heerstraße 26/28 28209 Bremen
Die KV Bremen ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und mit rund 2000 Mitgliedern in Bremen und Bremerhaven eine von 17 Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) in Deutschland. In der KV Bremen sind alle an der ambulanten Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten zusammengeschlossen. Als Körperschaft öffentlichen Rechts ist die KV Bremen mehr als nur eine Dienstleistungsorganisation für ihre Mitglieder. Sie ist Interessenvertreter einerseits, andererseits übt sie die Aufsichts- und Disziplinarfunktion gegenüber ihren Mitgliedern aus (Gewährleistungsauftrag). Dazu kommen weitere hoheitliche Aufgaben. Die KV Bremen gewährleistet die ambulante Versorgung im Land Bremen (Sicherstellungsauftrag) und stellt die Qualität sicher (Qualitätssicherung).
Als ein Baustein zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen initiierte die KV Bremen Anfang 2022 ein Projekt zur Einführung eines integrierten Standard-ERP-Systems (Enterprise-Resource-Planning). In einer ersten Phase "Analysephase" wurde die Zielsetzung, Priorisierung und Vorgehensweise zum Einsatz eines solchen Systems fundiert und mit Hilfe von externer Unterstützung herausgearbeitet.
Die folgenden Primärziele verfolgt die KV Bremen damit:
1. Risikominimierung in Prozessen und Compliance
2. Sicherung einer hohen Leistungs- und Zukunftsfähigkeit
3. Optimierung der ERP-relevanten Geschäftsprozesse
4. Langfristige Sicherung von Kosten- und Kalkulationsbasis
Im Zuge der Analysephase wurden Schwerpunktthemen definiert. Das System soll auf der Basis mindestens die folgenden Module/Funktionen enthalten - unabhängig vom Implementierungszeitpunkt:
- Finanz- und Rechnungswesen (Rewe) inklusive Anlagenbuchhaltung, Steuerbuchhaltung, (e)Bilanzierung
- Kassenbuch (Nebenbuch)
- Arztkontokorrent (Nebenbuch)
- Kassenkontokorrent (Nebenbuch)
- Kosten- und Leistungsrechnung
- Unternehmensplanung und Hochrechnung
- Hoch standardisiertes Berichtswesen und Analysefunktionen
- Cash-Management
- Fakturierung inklusive X-Rechnungsformat
- Inventarisierung (optional)
- Vertragsmanagement (optional)
- Reisekosten/Entschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten von Mitgliedern (optional)
- Workflow-Funktionalitäten zwischen den Modulen des ERP-Systems
- Web-Fähigkeit
- Mehrmandantenfähigkeit
- Konsolidierung (Management und Konzern)
- Stammdatenmanagement in den relevanten Modulen
In der ersten Stufe wird die Eignung der interessieren Unternehmen anhand der festgelegten Eignungskriterien geprüft. Alle Bewerber, die die geforderten Eignungskriterien erfüllen, werden zur Abgabe verbindlicher Erstangebote aufgefordert. Es ist beabsichtigt, mit den vier bestplatzierten Bietern in einer Verhandlungsrunde über eine Optimierung der Angebote zu verhandeln.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Nachweis der Eintragung im Handelsregister oder ein vergleichbares Verzeichnis nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
a) Nachweis über ausreichende Unternehmenshaftpflichtversicherung;
b) Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Jahren und bezogen auf den
Leistungsgegenstand (Einführung eines ERP-Systems);
c) Erklärung, dass Ausschlussgründe gemäß § 123 (1) Nr. 1 bis 10 und § 123 (4) Nr. 1
sowie § 124 (1) Nr. 2 GWB nicht zutreffen;
d) Bonitätsnachweis (z. B. Bankauskunft oder Selbstauskunft einer etablierten
Auskunftsdatei).
zu Kriterium b) im Durchschnitt 2,0 Mio Euro netto pro Jahr Gesamtumsatz
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
a) Erklärung über Mitarbeiterzahlen der letzten 3 Jahre. Der Bewerber verfügt über
ausreichend Mitarbeiter mit adäquaten Erfahrungen.
b) Projektsprache: deutsch. Alle im Projekt geplanten Mitarbeiter müssen die
deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort & Schrift beherrschen. Auch Support,
Handbücher, Systemhilfen & -masken, Schulungen, etc. müssen in deutscher Sprache
gestaltet sein bzw. erfolgen.
c) Wartung, Pflege, Support: Verfügbarkeit von Wartung, Pflege und Support in Deutschland zum Betrieb eines ERP-Systems entlang der im Lastenheft beschriebenen
Anforderungen insbesondere im Kapitel 4 an u.a. Verfügbarkeit einer Serviceorganisation einschließlich 1st, 2nd und 3rd Level Support
samt Servicedesk;
d) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)
von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle Projektleiter*in,
e) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)
von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle IT-Architekt
f) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)
von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle Migrationsexperte
g) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)
von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle Service-Manager
h) Nennung & Kurzbeschreibung von vergleichbaren Referenzen der letzten 48
Monate: 3 Referenzen: Einführung ERP-System; Angabe von: Projektbeschreibung,
Auftraggeber, Anzahl Mitarbeiter Auftraggeber, Zeitraum, Projektvolumen (ca.),
Ansprechpartner inkl. Tel.-Nr., Besonderheiten. Referenzaufträge umfassen operative
Implementierung ERP-System durch den Bewerber. System beinhaltet folgende
Funktionsbereiche: Finanz- & Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, KLR,
Unternehmensplanung & Forecast, vorzugsweise Cash-Management, Berichtswesen, Fakturierung, Stammdatenverwaltung, Schnittstellen zu Umsystemen DMS und Workflow-Engine
zu a) Im Bereichen Einführung eines ERP-Systems 5 Mitarbeiter
zu d) Ausreichend Erfahrung in Leitung von ERP Einführungsprojekten, herausragende Fähigkeiten zur Ableitung von technischen Funktionalitäten aus
fachlichen Anforderungen & in der Vermittlung zwischen Fach- und IT-Bereich, Nennung von je mind. 2 Referenzen zur Leitung von möglichst vergleichbaren ERP-Einführungsprojekten mit mind. 6 Monaten Laufzeit.
zu e) Ausreichend Erfahrung in Konzeption geeigneter IT-Architekturen & technische Schnittstellen im ERP Umfeld, Nennung von je mind. 2 Referenzen zu entsprechenden ERP-Projekten
zu f) Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Durchführung von Migrationsprojekten, herausragende Fähigkeiten zur Ableitung von technischen Migrationsmethodiken aus fachlichen Anforderungen,
Nennung von je mind. 2 Referenzen zu ERP-Migrationsprojekten
zu g) Nachweislich herausragende Kunden- & Serviceorientierung,
ausreichend Erfahrung im beschriebenen Leistungsspektrum zum Managen aller relevanten Kundenanforderungen, herausragende Fähigkeiten zur Vermittlung von Anforderungen/Problemen
zwischen Kunden & internen Supportlevel bzw. Ansprechpartnern, Nennung von je mind. 2 Referenzen mit mind. 6 Monaten Laufzeit im ERP-Umfeld
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1VRXL4
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bauumwelt.bremen.de/ressort/vergabekammer-3529
Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer
beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).