Markterkundung Software zur Personaleinsatzplanung und Abrechnung
Vorinformation
Diese Bekanntmachung dient nur der Vorinformation
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Nationale Identifikationsnummer: PolBln PuZMan_22
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 12101
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]0
Fax: [gelöscht]021
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.polizei.berlin.de
Abschnitt II: Gegenstand
Markterkundung Software zur Personaleinsatzplanung und Abrechnung
Markterkundung für die Beschaffung einer neuen Software zur Personaleinsatzplanung sowie Stunden- und Zulagenberechnung für die Polizei Berlin
Berlin
Zur Vorbereitung des Vergabeverfahrens für die Beschaffung einer neuen Software zur Personaleinsatzplanung sowie Stunden- und Zulagenabrechnung führt die Polizei Berlin mit dieser Bekanntmachung eine Markterkundung durch.
Diese beschaffungsbezogene Markterkundung wird zum Zwecke der Informationsgewinnung und zur Schaffung eines Marktüberblicks durchgeführt. Die direkte Vergabe eines Auftrages ist mit der Markterkundung nicht verbunden. Die Durchführung des betreffenden Vergabeverfahrens ist für 2023 vorgesehen.
Die Polizei Berlin verfügt derzeit über einen Personalkörper von ca. 26.000 Dienstkräften, die in verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen stehen. Die Dienstverrichtung erfolgt in unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Die vielfältigen tarifvertraglichen und arbeitszeitrechtlichen Regelungen und die Art der Dienstverrichtung werden derzeit auch in der bereits vorhandenen Arbeitszeiterfassung abgebildet. Die gesuchte Oberfläche muss dem aktuellen Standard und „look and feel“ entsprechen. Alle Bestandteile müssen frei konfigurierbar sein. Die gesamte Modellierung im Betrieb wird durch die Polizei Berlin selbst vorgenommen. Die Software muss skalierbar und barrierearm sein. Die Beachtung der bestehenden Regelungen des Datenschutzes ist unabdingbar. Es soll auf ein bestehendes Produkt zurückgegriffen werden, das bereits bei Kunden mit mindestens 10.000 Lizenzen im Einsatz ist.
Aufgrund des hohen Datenbestands besteht die Notwendigkeit der Migration der Bestandsdaten in das neue System. Die Notwendigkeit einer Clientinstallation wird ausgeschlossen. Perspektivisch muss gemäß IKT-Architekturvorgaben im Land Berlin eine Umstellung auf MySQL, MariaDB oder PostgreSQL möglich sein.
Folgende wichtige Bestandteile einer zukünftigen webbasierten Software zur Personaleinsatzplanung müssen vorhanden sein:
• Allgemeines
Alle Stammdaten müssen historisch begrenzbar sein. Alle Tätigkeiten sollen in einer Oberfläche mit einem durchgängigen Anwendungsschema durchgeführt werden können.
• Zeiterfassung
Die zukünftige Zeiterfassung soll mittels den bereits vorhanden Zeiterfassungsgeräten der Fa. DATAFOX, einer entsprechenden WEB-Oberfläche und per APP erfolgen.
• Stammdatenverwaltung
Die zukünftige Stammdatenstruktur soll die Behördenstruktur darstellen. Der Zugriff muss durch eine Rechtevergabe steuerbar sein. Stammdaten müssen sprechend benannt werden können. Ein Mehrsprachenkonzept muss vorhanden sein.
• Benutzerverwaltung
Die zukünftige Benutzerverwaltung erfordert eine kleinteilige Rechtezuweisung. Die Bearbeitung des eigenen Stammdatums und der Zugriff auf nicht benötigte Stammdaten darf nicht möglich sein.
• Zeitwirtschaft
In der Polizei Berlin bestehen sehr umfangreiche Anforderungen an die Berechnung der Arbeitszeit. Beispielsweise sind folgende Anforderungen notwendig:
- Zulagen gruppierbar und abstufbar
- Definition von eigenen besonderen Tagen, z.B. landesspezifische Feier-tage
- Assistenten für Stammdatenerstellung bzw. –import und Massenände-rungen von Stammdaten
- individuelle Berechnungsregeln müssen möglich sein
- Zulagen, wie z.B. die Zulage für Dienst zu wechselnden Zeiten, gem. § 17 EZulV oder die Berechnung der Vergütung der Rufbereitschaft gem. § 8 TV-L , müssen im Programm berechnet werden können
Fortsetzung unter Ziffer VI.3
Mit dieser Markterkundung sollen Unternehmen konsultiert werden, um Ideen für das geplante Vergabeverfahren zu sammeln. Interessierte Unternehmen melden sich bitte bei der in dieser Vorinformation genannten Kontaktstelle. Die Teilnahme ist freiwillig. Unternehmen werden durch die Teil- /Nichtteilnahme an der Markterkundung keine Nachteile im eigentlichen Vergabeverfahren entstehen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Fortsetzung von Ziffer II.2.4
• Dienstkräfte
Den Dienstkräften müssen individuelle Arbeitszeitregeln sowie Schichtpläne zugewiesen werden können. Die Zuordnung von Qualifikationen und Funktionen der Dienstkräfte ist notwendig. Die Dienstkräfte müssen Dienstbereichen zugewiesen werden können. Die weitere individuelle evtl. temporäre Gruppen- und Teambildung muss möglich sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, diesen individuellen Gruppen einzelne Dienstkräfte bzw. feste Gruppen zuzuweisen.
• Planung
Die Monatsplanung bzw. tageweise Planung muss durch Eintragen eines Schichtdienstes, mit oder ohne fest hinterlegter Dienstzeit, erfolgen können. Die Dienstzeit ist durch den Rollenträger „Planung" individuell für eine Dienstkraft für einen bestimmten Tag änderbar. Die Planung ist für einen oder mehrere Dienstkräfte anzuzeigen, unabhängig davon, welcher Gruppe diese angehören. Mehrere Gruppen sollen in einem Plan angezeigt werden können. Hierbei sollen einzelne Gruppen ausblendbar sein. Im Plan muss angezeigt werden, ob die Besetzungsstärke erfüllt ist bzw. ob die Dienstkräfte für diesen Dienst die ausreichende Qualifikation aufweisen. Darf die Dienstkraft z.B. auf Grund von Arbeitsschutzvorschriften nicht eingesetzt werden, muss ein Hinweis erfolgen. Diese Hinweise müssen ignoriert werden können.
• Untertägige Planung
Für verschiedene Dienstbereiche muss eine untertägige Planung möglich sein. Hierbei muss der Tätigkeit eine Anfangs- und Endzeit hinterlegt werden können. Besetzungsstärke sowie die Qualifikation der Dienstkraft ist durch das System zu prüfen. Auf Fehler ist hinzuweisen.
• Reporting
Die Erstellung von Reports ist die Grundlage für ein notwendiges Controlling. Umfangreiche Auswertungen für Dienststellenleitungen und Controlling-Bereiche, müssen aufwandsarm zu erstellen sein. Ein automatisiertes Auslösen dieser Auswertungen mit einem weitestgehend automatisierten Versand per Mail muss möglich sein. Das Benutzer- und Rechtekonzept ist hier zwingend zu beachten.
• Mitarbeiterportal (Self Rostering)
Über das Mitarbeiterportal erhalten die Dienstkräfte jederzeit eigenständig Einsicht über die geleistete Arbeitszeit. Es können über dieses System selbständig und einfach Anträge für z.B. Urlaub, Wunschdienste, Diensttausch usw. an die Führungskraft gestellt werden. Die verantwortliche Führungskraft erhält per E-Mail eine Benachrichtigung und kann über einen Link in der E-Mail die Anträge komfortabel bearbeiten. Die Dienstkraft erhält per E-Mail Kenntnis.
• Schnittstellen
Für den Im- und Export von Stammdaten sowie berechneten Daten müssen in den gängigen Formaten Schnittstellen vorhanden sein. Zum Erstellen dieser Schnittstellen muss eine graphische Oberfläche zur Verfügung stehen.
Bestehende Schnittstellen wie der Export in das SAP Abrechnungssystem müssen zwingend im Programm umsetzbar sein.
• Protokoll
Alle Änderungen im Programm (Schichtdiensteintrag, Änderung jeglicher Stammdaten usw.) müssen nachvollziehbar sowie speicherarm protokollierbar sein. Es muss protokolliert werden durch wen und wann die Änderungen vorgenommen worden sind. Der Ursprungszustand ist zu protokollieren.