Einführung der IT-Lösung Servalino HABAU für das haushaltsbasierte Mängel- und Auftragsmanagement

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 12681
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.berlin.de/ba-marzahn-hellersdorf/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung der IT-Lösung Servalino HABAU für das haushaltsbasierte Mängel- und Auftragsmanagement

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48421000 Softwarepaket für das Facility-Management
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat am 17.12.2021 die Mängel- und Auftragsmanagement Software Servalino HABAU der Firma Axentris beschafft. Die Software ersetzt ein bestehendes analoges Mängelmanagement. Durch das digitale Mängelmanagement wird es möglich, alle Meldungen und jeweiligen Bearbeitungsstände in Echtzeit einzusehen. Für alle Beteiligten wird eine Transparenz und Übersichtlichkeit hergestellt werden, wie sie mit einem analogen Mängelmanagement nicht erreicht werden kann. Darüber hinaus werden die Mängelmeldungen und die daraus resultierenden Aufträge automatisch und an zentraler Stelle dokumentiert. Hieraus resultiert, dass neben der Reduzierung des Arbeitsaufwandes die Gewährleistungsnachverfolgung insbesondere bei der kleinen baulichen Unterhaltung möglich bzw. in erheblicher Weise verbessert wird.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat folgende Teilleitungen beschafft:

- Einrichtung der Server bei einem IT-Dienstleister über die Firma Axentris.

- Bereitstellung der Linzensen und der Software durch die Firma Axentris.

- Betreuung der Anpassung des Systems an die Geschäftsprozesse des Bezirksamts.

- Anlegen der Nutzer und erstmaliges Einpflegen der Stammdaten.

- Schulung der Nutzer.

- Support und Betreuung des Systems im Betrieb.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Bei dem Qualitätkriterium handelt es sich um eine Technische Besonderheit, weiteres dazu in der Begründung für die Wahl der Verfahrensart. / Gewichtung: 100
Preis - Gewichtung: 0
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Auftragswert beinhaltet die Servicekosten für die nächsten vier Jahre gem. § 106 GWB i.V.m. § 3 VgV bzw. § 3 VSVgV bzw. § 2 KonzVgV oder § 1 Abs. 1 UVgO.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)
  • Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
    • nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Erläuterung:

Bei der Software Servalino handelt es sich um ein Web-Basiertes System. Die Zulässig-keit der Beschaffung von Servalino im Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnah-mewettbewerb ist an den Vorgaben des § 14 Abs. 4 Ziffer 2 VgV zu bewerten.

Demnach ist ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn der Auftrag wegen seiner künstlerischen oder technischen Besonderheiten oder aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten (insbesondere gewerbliche Schutzrechte wie z. B. Patent-, Urheberrechte) objektiv nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann.

Im vorliegenden Falle handelt es sich um technische Besonderheiten, die die Zulässig-keit eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb rechtfertigen sollen. Aus technischen Gründen ist dann kein Wettbewerb vorhanden, wenn für den zu verge-benden Auftrag nur ein Dienstleistungserbringer die erforderliche Befähigung bzw. (Per-sonal- oder Geräte-) Ausstattung oder Erfahrung aufweist (Müller-Wrede/Müller-Wrede § 3 VOF Rdn. 67; Ingenstau/Korbion/Stolz § 3a EU VOB/A Rdn. 47).

Unsere Anforderungen an eine Mängelbearbeitungs-Software decken sich mit denen der anderen Bezirksämter. Mit dem System muss man Mängel aufnehmen können, Firmen beauftragen können, Rechnungen prüfen, ConjectFM einbeziehen können, einen Überblick über Maßnahmen in einem Gebäude haben und ggf. eine Schnittstelle zu ProFiskal nutzen können. Diese Anforderungen erfüllt Servalino seit Langem in folgen-den Bezirken:

Bezirksamt Mitte, Bezirksamt Treptow-Köpenick, Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf und Bezirksamt Spandau

Eine technische Besonderheit von Servalino ist, dass die Datenbankstruktur und die im System verwendeten vorgefertigten Workflows bereits sehr gut zu den spezifischen Pro-zessen der Berliner Verwaltung passen. Aufgrund dieser technischen Besonderheiten ist der Aufwand zur Einführung von Servalino geringer als bei jeder anderen vergleichbaren Software (auch im Vergleich zur Einführung des Mängelmanagement- Moduls für con-jectFM). Dadurch, dass das die Berliner Bezirksämter, beginnend mit der Einführung im Bezirk Treptow Köpenick im Jahr 2014, bisher ausschließlich das System Servalino als Mängelmanagement-Software beschafften haben und bis heute nutzen, war die Axentris GmbH in der Lage ihr Programm durch die enge Zusammenarbeit mit den Bezirksämtern über die Jahre so weiterzuentwickeln, dass diese mittlerweile ein einzigartiges Gesamt-produkt anbieten kann. Dieses Produkt sorgt durch die o. g. technischen und weitere organisatorische Besonderheiten für einen sehr geringen Einführungsaufwand und beinhaltet einen auf die Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnittenen Service im Betrieb, wie ihn andere Softwareanbieter erst entwickeln müssten.

Die Bezirke, in denen das Programm bislang zum Einsatz kam, bestätigten, dass es stö-rungsunanfällig ist und es zu keinen Abstürzen kommt.

Dies ist ein weiterer Grund warum im Land Berlin kein anderes Mängelbearbeitungspro-gramm eingesetzt wird.

Allein dies rechtfertigt, gemäß Beschluss des OLG Düsseldorf vom 22. Mai 2013 (Verg 16/12) in einem letztlich vergleichbaren Fall (Beschaffung Nachfolgeversion einer be-währten Software im Vergleich zur Beschaffung einer Software, die sich erfolgreich in vergleichbaren Bezirksämtern des Landes Berlin bewährt hat), die Direktvergabe an einen Softwareanbieter. Ausschlaggebend waren auch in diesem Verfahren der Umstel-lungsaufwand (hier Implementierungsaufwand) sowie der Aufwand zur Umschulung von Mitarbeitern.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Einführung einer IT-Lösung Servalino HABAU für das haushaltsbasierte Mängel- und Auftragsmanagement

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2)Auftragsvergabe
V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:
17/12/2021
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 14199
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.axentris.de/servalino/www/index.html
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: [Betrag gelöscht] EUR
Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12627
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/ba-marzahn-hellersdorf/politik-und-verwaltung/service-und-organisationseinheiten/rechtsamt/
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
23/02/2022