Technische Abwicklung der Sozialversicherungswahl 2023 - DRV Träger Referenznummer der Bekanntmachung: FV12-22-0005-31-99
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10704
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.Deutsche-Rentenversicherung-Bund.de/Einkaufskoordination/NetServer
Abschnitt II: Gegenstand
Technische Abwicklung der Sozialversicherungswahl 2023 - DRV Träger
Technische Abwicklung der Sozialversicherungswahl 2023 für die Träger der Deutschen Rentenversicherung unter Berücksichtigung u. a. des Vierten Buchs Sozialgesetzbuch (SGB IV), der Wahlordnung für die Sozialversicherung (SVWO) und des § 80 SGB X
Herstellung/Druck, Auswertung, Lagerung, Vernichtung div. Wahlunterlagen
Bundesrepublik Deutschland
Herstellung und Versand von ca. 44,5 Mio. Wahlbriefsendungen, die Beförderung unfrei eingelieferter (roter) Wahlbriefe sowie die Auswertung, die Lagerung und die Vernichtung von Wahlunterlagen.
Es werden acht Lose ausgeschrieben.
Los 1 beinhaltet folgende Arbeitsschritte:
- Herstellung von Wahlbriefsendungen (bestehend aus Wahlanschreiben, Anforderungspostkarte, Stimmzettel, Wahlbriefumschlag, Merkblatt und Versandumschlag)
- Bearbeitung von eingehenden Anforderungspostkarten
- Aussortierung und ggf. Weiterleitung von Rückläufern
- Herstellung von Selbstdarstellungsbroschüren
- Wahlauswertung
- Lagerung der ausgewerteten Stimmzettel, der Stimmzettelumschläge und ggf. der Rückläufer
- datenschutzgerechte Entsorgung der gelagerten Wahlunterlagen
Eine optionale Verlängerung ist von der Dauer der Lagerung der Wahlbriefumschläge und der Stimmzettel abhängig.
Bei Anfechtung des Wahlergebnisses wird die Dauer der Lagerung ggf. bis zum Abschluss des Rechtsmittelverfahrens verlängert.
Der Bieter/die Bietergemeinschaft verpflichtet sich zu einer Testinstallation für einen Probebetrieb, um die Praxistauglichkeit dreier technischer Verfahren vorzuführen:
- Erfassung der Rückläufer
- Auswertung der Antwortpostkarten
- Auswertung der Stimmzettel
Ca. 100 Vorgänge werden je Verfahren getestet.
Mit welcher technischen Unterstützung die Testinstallation und die spätere Durchführung realisiert wird, bleibt dem Bieter/der Bietergemeinschaft überlassen. Die für die Testinstallation gewählten technischen Verfahren sind verbindlich und daher im Fall der Zuschlagserteilung auch für die Ausführung des Auftrages einzusetzen.
Die Testinstallation findet innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung der Auftraggeberinnen in den Geschäftsräumen des Bieters/der Bietergemeinschaft/ggf. des Nachunternehmens voraussichtlich im II. Quartal 2022 statt. Die Auftraggeberinnen werden die Testinstallation mit bis zu zehn Personen abnehmen.
Die Kosten der Testinstallation werden von dem Bieter/der Bietergemeinschaft getragen.
Es wird zunächst nur der Bieter/die Bietergemeinschaft zur Testinstallation aufgefordert, der/die nach der Wertung (Preis und Konzept) auf dem ersten Rang liegt. Sollte die Teststellung nicht erfolgreich abgeschlossen werden können, scheidet das Angebot aus dem Vergabeverfahren aus.
In diesem Fall wird der/die in der Wertung auf dem nächsten Rang liegende Bieter/Bietergemeinschaft zur Teststellung aufgefordert.
Briefdienstleistungen Region Nord
Die Zustellung erfolgt überwiegend in den nördlichen Bundesländern sowie vereinzelt auch bundesweit.
Los 2 beinhaltet die Abholung von Auftragnehmer Los 1 an einem Standort innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, die anschließende bundesweite Zustellung sowie abschließende Portoabrechnung mit der Auftraggeberin von:
- ca. 7 Mio. Wahlbriefsendungen, ggf. weniger
- ca. 210.000 Selbstdarstellungsbroschüren, ggf. weniger
Das Verfahren der Portooptimierung ist dem Auftragnehmer Los 1 rechtzeitig vor Beginn des Herstellungsprozesses sämtlicher Wahlunterlagen mitzuteilen.
Briefdienstleistungen Region Ost
Die Zustellung erfolgt überwiegend in den östlichen Bundesländern sowie vereinzelt auch bundesweit.
Los 3 beinhaltet die Abholung von Auftragnehmer Los 1 an einem Standort innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, die anschließende bundesweite Zustellung sowie abschließende Portoabrechnung mit der Auftraggeberin von:
- ca. 6,7 Mio. Wahlbriefsendungen, ggf. weniger
- ca. 201.000 Selbstdarstellungsbroschüren, ggf. weniger
Das Verfahren der Portooptimierung ist dem Auftragnehmer Los 1 rechtzeitig vor Beginn des Herstellungsprozesses sämtlicher Wahlunterlagen mitzuteilen.
Briefdienstleistungen Region Süd
Die Zustellung erfolgt überwiegend in Bayern sowie vereinzelt auch bundesweit.
Los 4 beinhaltet die Abholung von Auftragnehmer Los 1 an einem Standort innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, die anschließende bundesweite Zustellung sowie abschließende Portoabrechnung mit der Auftraggeberin von:
- ca. 7,6 Mio. Wahlbriefsendungen, ggf. weniger
- ca. 228.000 Selbstdarstellungsbroschüren, ggf. weniger
Das Verfahren der Portooptimierung ist dem Auftragnehmer Los 1 rechtzeitig vor Beginn des Herstellungsprozesses sämtlicher Wahlunterlagen mitzuteilen.
Briefdienstleistungen Region Süd-West
Die Zustellung erfolgt überwiegend in den südwestlichen Bundesländern (einschließlich Hessen) sowie vereinzelt auch bundesweit.
Los 5 beinhaltet die Abholung von Auftragnehmer Los 1 an einem Standort innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, die anschließende bundesweite Zustellung sowie abschließende Portoabrechnung mit der Auftraggeberin von:
- ca. 10,7 Mio. Wahlbriefsendungen, ggf. weniger
- ca. 321.000 Selbstdarstellungsbroschüren, ggf. weniger
Das Verfahren der Portooptimierung ist dem Auftragnehmer Los 1 rechtzeitig vor Beginn des Herstellungsprozesses sämtlicher Wahlunterlagen mitzuteilen.
Briefdienstleistungen Region West
Die Zustellung erfolgt überwiegend in Nordrhein-Westfalen sowie vereinzelt auch bundesweit.
Los 6 beinhaltet die Abholung von Auftragnehmer Los 1 an einem Standort innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, die anschließende bundesweite Zustellung sowie abschließende Portoabrechnung mit der Auftraggeberin von:
- ca. 8,5 Mio. Wahlbriefsendungen, ggf. weniger
- ca. 255.000 Selbstdarstellungsbroschüren, ggf. weniger
Das Verfahren der Portooptimierung ist dem Auftragnehmer Los 1 rechtzeitig vor Beginn des Herstellungsprozesses sämtlicher Wahlunterlagen mitzuteilen.
Briefdienstleistungen Knappschaft-Bahn-See
Die Zustellung erfolgt bundesweit.
Los 7 beinhaltet die Abholung von Auftragnehmer Los 1 an einem Standort innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, die anschließende bundesweite Zustellung sowie abschließende Portoabrechnung mit der Auftraggeberin von:
- ca. 3,9 Mio. Wahlbriefsendungen, ggf. weniger
- ca. 117.000 Selbstdarstellungsbroschüren, ggf. weniger
Das Verfahren der Portooptimierung ist dem Auftragnehmer Los 1 rechtzeitig vor Beginn des Herstellungsprozesses sämtlicher Wahlunterlagen mitzuteilen.
Beförderung unfrei eingelieferter (roter) Wahlbriefe
Bundesrepublik Deutschland
Los 8 beinhaltet die Beförderung der unfrei zurückgesandten (roten) Wahlbriefe und Zustellung direkt an die von Auftragnehmer Los 1 benannten Adressen (max. 6) innerhalb der Bundesrepublik Deutschland.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
siehe III.1.3
siehe III.1.3
Weitere Unterlagen und Nachweise können auf Anforderung
der Auftraggeberin nachgefordert werden:
- Handelsregisterauszug des Bewerbers (nicht älter als 12 Monate)
- Gewerbezentralregisterauszug als juristische Person oder Personenvereinigung (GZR 4) (nicht älter als 12 Monate)
- Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes (bei nachgewiesener Nichtausstellung durch das Finanzamt ist auch eine Erklärung des Steuerberaters zu-lässig) (nicht älter als 12 Monate)
- Nachweis der ordnungsgemäßen Zahlung der Sozialbeiträge (nicht älter als 12 Monate)
- Bescheinigung der Berufsgenossenschaft über die ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge (nicht älter als 12 Monate)
Die Einreichung einer ULV-Bescheinigung einer zur Ausstellung berechtigten Einrichtung (nicht älter als 12 Monate) kann alternativ zur Einreichung einiger der genannten Nachweise erfolgen. Dabei ist vom Bieter nachzuweisen, welche Eignungsnachweise durch die Bescheinigung ersetzt werden. Angaben zur Aktualität bzw. Gültigkeitsdauer der Nachweise beziehen sich auf den Zeitpunkt des Schlusstermins für die Abgabe der Angebote.
Für den Fall der Einbeziehung von Unterauftragnehmern oder bei Bewerbergemeinschaften sind sämtliche mit dem Angebot einzureichende Eignungsnachweise und sonstigen Erklärungen auch für die Unterauftragnehmer bzw. die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft einzureichen.
Ausländische Bieter haben die entsprechenden Registerauszüge, Nachweise und Bescheinigungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorzulegen.
Werden die geforderten Unterlagen und Nachweise nicht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Angebotes führen.
siehe III.1.3
Mit dem Angebot je Los einzureichende Unterlagen und Nachweise:
- das vollständig ausgefüllte Leistungsverzeichnis (systemintegriert)
- das vollständig ausgefüllte Angebotsschreiben (systemintegriert)
- Anlage "Eigenerklärung" zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied der Gemeinschaft. Für andere Unternehmen ist die Eigenerklärung mit dem Angebot einzureichen, sofern auf diese zum Nachweis der Eignung (Eignungsleihe) zurückgegriffen wird, andernfalls erst auf Verlangen der Auftraggeberin.
- Anlage "Bietergemeinschaftserklärung"
Sofern das Angebot als Bietergemeinschaft vorgelegt werden soll, ist eine Erklärung mit dem Angebot einzureichen, in der sich die Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft, die gesamtschuldnerische Haftung sowie ein bevollmächtigter Vertreter, der auch zur Entgegennahme von Zahlungen mit befreiender Wirkung gegenüber den Mitgliedern der Bietergemeinschaft berechtigt ist, und die Absicht, sich im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergeben.
- Sofern für die Erledigung dieses Auftrages Nachunternehmer zum Einsatz kommen, muss die Anlage "Verzeichnis der Leistung anderer Unternehmen" ausgefüllt werden.
- Anlage "NU Erklärung_Verpflichtungserklärung"
Sofern zum Nachweis der Eignung auf Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgegriffen wird, ist die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen/Eignungsleihe einzureichen. Anderenfalls ist diese Anlage erst auf Verlangen der Auftraggeberin einzureichen.
- Anlage "Erklaerung Umsatz_Beschaeftigte" (je Los) mit den Angaben zum Umsatz (netto) sowie der Anzahl der Beschäftigten des Bieters bzw. des Mitglieds der Bietergemeinschaft in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, bezogen auf mit diesem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistungen
- Anlage "Referenzen" (je Los)
Eine Referenzliste mit Angabe des erbrachten Leistungsumfanges von mindestens drei Referenzobjekten, bei denen vergleichbare Leistungen innerhalb der letzten fünf Jahre erbracht wurden.
- Ein aussagekräftiges Firmenprofil des Bieters/der Mitglieder der Bietergemeinschaft inklusive der Angaben der Rechtsform, des Unternehmensträgers (z.B. Inhaber, Gesell-schafter), des Stammkapitals, der Organisationsstruktur. Die Darstellung sollte 5 DIN A4-Seiten nicht überschreiten und ist von dem Bieter/der Bietergemeinschaft als formlose Anlage dem Angebot beizufügen. Alternativ kann eine Firmenbroschüre eingereicht werden, soweit sie die in Satz 1 geforderten Angaben vollständig enthält.
- Zur qualitativen Auswertung erbitten wir die Übermittlung eines auftragsbezogenen
Konzeptes anhand der detaillierten Beschreibungen zur Leistungserbringung in den
Einzelpositionen und unter Beachtung der beigefügten Anlage "Bewertungsmatrix_
Konzept" (je Los). Das Konzept sollte einen Umfang von maximal 30 Seiten (Schriftgröße 11, Schriftart Arial, 1,5zeilig) nicht überschreiten. Es besteht die Möglichkeit, das Konzept um z.B. Grafiken, Screenshots bzw. Anhänge zu erweitern.
- DIN EN ISO 9001 Zertifizierung, Qualitätsmanagement oder gleichwertig *)
- DIN EN ISO 14001 Zertifizierung, Umweltmanagement oder gleichwertig *)
*)"gleichwertig" bedeutet: Sollte die Bieterin/Bietergemeinschaft diese Zertifizierung nicht nachweisen können, erwartet die Vergabestelle auf gesonderter Anlage eine Beschreibung der Maßnahmen im Unternehmen, die geeignet sind, die Zertifizierung zu substituieren.
Es wird darauf hingewiesen, dass nur die geforderten Unterlagen berücksichtigt werden und darüber hinausgehende Unterlagen nicht erwünscht sind.
Angebote, die die als Mindestanforderungen bezeichneten Unterlagen/Erklärungen/Nachweise nicht beinhalten, werden ausgeschlossen.
Zusätzlich für Los 1:
- Nachweis einer über die gesamte Vertragslaufzeit gültigen Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung jeweils für Personenschäden, Sachschäden (pro Schadensfall) und Vermögensschäden in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR. Falls eine entsprechende Versicherung bei Angebotsabgabe nicht besteht, muss eine Erklärung eines Versicherers abgegeben werden, aus der hervorgeht, dass der Abschluss einer derartigen Versicherung im Auftragsfall zugesichert wird.
- Die Anlage "Datenschutz" wird mit Abgabe des Angebots akzeptiert und angenommen. Teil C Tabelle B ist um die geforderten Daten zu ergänzen. Im Zuschlagsfall ist Teil D, um die geforderten Daten ergänzt, unverzüglich nachzureichen.
Zusätzlich für die Lose 2 bis 7:
- Auflistung der Standorte der Auftragnehmer in der Bundesrepublik Deutschland, von denen aus Standorte des Auftragnehmers zu Los 1 angefahren werden können, um sämtliche Wahlunterlagen für die Zustellung abzuholen. Die Anzahl und die Verteilung der Standorte in der Bundesrepublik Deutschland sind kein Wertungskriterium; die Auflistung dient jedoch unter Einbeziehung der Kilometerpauschale (siehe Leistungsverzeichnis, Lose 2 bis 7 in der jeweiligen Position 2.1) als Grundlage für die tatsächliche Abrechnung.
Zusätzlich für die Lose 2 bis 8:
- Vorzulegen ist die Lizenz zur gewerblichen Briefbeförderung der Bundesnetzagentur gemäß §§ 5, 6 PostG.
- DIN EN 13850 Zertifizierung, externe Messung von Brieflaufzeiten, oder gleichwertig*). Es genügt ein Bestätigungsschreiben des für die Laufzeitmessung zuständigen Unternehmens, dass das Laufzeitsystem ein Zertifizierung nach DIN EN 13850 oder gleichwertig bebesitzt. Die Anforderung entfällt bei Übergabe aller Sendungen zur Zustellung an die DPAG.
Hinweise zu den Unterlagen:
Wenn die DPAG als Nachunternehmerin eingesetzt wird, müssen von der DPAG in diesem Fall als Nachunternehmerin keine weiteren Nachweise eingereicht werden. Die DPAG muss mit Benennung der Teilleistungen in der Anlage "Verzeichnis der Leistung anderer Unternehmern" als Nachunternehmerin aufgeführt werden.
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1.) Hinweis zur Abgabe von Angeboten
Die Angebote müssen über das Bietercockpit der Deutschen Rentenversicherung Bund (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer) ausgefüllt und eingereicht werden.
Diese können
- elektronisch mit fortgeschrittener Signatur
- elektronisch mit qualifizierter Signatur
- elektronisch ohne Signatur (Textform)
abgegeben werden.
Für die Angebotsabgabe stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:
1. Angebotsabgabe ohne Signatur:
Die Abgabe eines elektronischen Angebotes ohne Signatur wird bezeichnet als Angebotsabgabe "elektronisch in Textform". Hierfür ist nach der Erstellung und Abgabe des Angebotes der Bearbeitungsschritt "Einfache elektronische Signatur" zu aktivieren. Für Angebote in Textform ist keine Signatur erforderlich.
2. Angebotsabgabe mit fortgeschrittener bzw. qualifizierter Signatur:
Für die Abgabe von elektronischen Angeboten benötigen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Sie erhalten diese Signaturen (gegen ein Entgelt) bei einer Vielzahl von Anbietern. Bitte informieren Sie sich dazu im Internet. Achten Sie bitte darauf, dass die Signatur für die "e- Vergabe" zugelassen ist. Die Bereitstellung einer Signatur durch den von Ihnen gewählten Anbieter sollte mit einer Lieferzeit von mindestens 2 Wochen kalkuliert werden. Bitte beachten Sie dies bei Ihrer Angebotsplanung.
Für Testzwecke haben wir eine "TESTAUSSCHREIBUNG FÜR DIE ELEKTRONISCHE ANGEBOTSABGABE" auf unserer Vergabeplattform bereitgestellt. Bitte nutzen Sie diese vor Ihrer ersten elektronischen Angebotsabgabe.
Bei technischen Problemen mit der Vergabesoftware wenden Sie sich bitte an unsere Hotline (Telefon: 030/86584776).
2.) Bieterfragen
Bieterfragen sind ausschließlich schriftlich an die Vergabestelle über die Vergabeplattform bis 03.03.2022 einzureichen.
Eine schriftliche Auskunftserteilung hierzu erfolgt bis zum 10.03.2022.
3.) Zusätzliche Informationen zur Ausschreibung
Die Träger der Deutschen Rentenversicherung (ausgenommen die DRV Bund) beabsichtigen, den Auftrag für die technische Abwicklung der Sozialversicherungswahl im Jahr 2023 für die Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung sowie für die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zu vergeben.
Die Deutsche Rentenversicherung Bund wurde durch die o. g. Träger beauftragt, federführend alle Ausschreibungs- und Vertragsmodalitäten durchzuführen. Mit der Bezeichnung Auftraggeberin ist die Auftraggebergemeinschaft bzw. der jeweilige Träger der Deutschen Rentenversicherung (ausgenommen die DRV Bund) gemeint.
Die Mitglieder der Vertreterversammlungen der Träger der Deutschen Rentenversicherung werden im Rahmen der Sozialversicherungswahlen alle sechs Jahre neu gewählt. Wahltermin ist der 31.05.2023.
Im Gegensatz zur Deutschen Rentenversicherung Bund kommt es bei den Regionalträgern der Deutschen Rentenversicherung sowie der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See nicht unbedingt zu einer Wahlhandlung. In den vergangenen Jahren wurden sogenannte Friedenswahlen (s. Begriffserläuterungen Nr. 1) durchgeführt. Lediglich bei der Deutschen Rentenversicherung Saarland kam es bei der Sozialversicherungswahl 2017 zu einer Wahlhandlung.
Aufgrund zwischenzeitlich in Kraft getretener gesetzlicher Änderungen (z. B. Herabsetzung der Zahl benötigter Unterstützerunterschriften - Unterschriftenquorum) steigt jedoch für die kommende Wahl 2023 die Wahlwahrscheinlichkeit der Urwahl bei den Regionalträgern der Deutschen Rentenversicherung sowie für die Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
Die Entscheidungen, ob und bei welchem Träger es zu einer Wahlhandlung kommt, können frühestens Mitte November 2022, spätestens Mitte Februar 2023 getroffen werden. Um im Bedarfsfall die Terminvorgaben einhalten zu können, muss diese europaweite Ausschreibung bereits im I./II. Quartal 2022 erfolgen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.