Abwicklung und Durchführung des Förderprogramms Kongressfonds Berlin Referenznummer der Bekanntmachung: 2020-D-024

Bekanntmachung einer Änderung

Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.berlin.de/sen/web/
Adresse des Beschafferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Abwicklung und Durchführung des Förderprogramms Kongressfonds Berlin

Referenznummer der Bekanntmachung: 2020-D-024
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung
75100000 Dienstleistungen der Verwaltung
75110000 Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung
75111000 Dienstleistungen der Exekutive und Legislative
75112000 Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit
75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
75310000 Beihilfen, Unterstützungsleistungen und Zuwendungen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags:

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe eines Dienstleistungsauftrages zur Abwicklung und Durchführung des Förderprogramms „Kongressfonds Berlin“. Der Auftrag umfasst die Übernahme der fachlichen und administrativen Vorbereitung sowie die Übernahme aller Aufgaben im Zusammenhang mit der Durchführung und der Berichterstattung für das Förderprogramm. Ziel des Förderprogramms ist es, dazu zu motivieren, trotz der durch die Auflagen zur Eindämmung von COVID-19 entstehenden Mehrkosten, Veranstaltungen in Berlin durchzuführen. Dies bezieht sich sowohl auf analoge als auch auf hybride Veranstaltungen und soll dazu führen, dass in der Tagungs- und Veranstaltungswirtschaft Tätige Aufträge erhalten und Einnahmen generieren. Zudem soll das Förderprogramm dazu beitragen, das Profil Berlins als international führende Kongress- und Wissenschaftsmetropole zu erhalten.

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Beginn: 26/02/2021
Ende: 31/12/2021
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Laufzeit in Monaten: Beginn voraussichtlich mit Zuschlagserteilung und Ende voraussichtlich 31.12.2021. Verlängerungsoption: Der Vertrag kann seitens des Auftraggebers bis max. 31.12.2022 verlängert werden. Das Verlängerungsoptionsrecht muss von dem Auftraggeber bis 2 Monate vor Vertragsende ausgeübt werden.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 045-112985

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 2020-D-024
Bezeichnung des Auftrags:

Abwicklung und Durchführung des Förderprogramms Kongressfonds Berlin

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe:
01/03/2021
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE3 Berlin
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)
Gesamtwert der Beschaffung: [Betrag gelöscht] EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Berlin
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Mit Erteilung des Zuschlags endet das Vergabeverfahren.

Nach § 135 GWB kann die Unwirksamkeit des Zuschlags nur festgestellt werden, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Verpflichtung zur Vorabinformation nach § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Diese Unwirksamkeit kann im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht werden. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
31/01/2022

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen
VII.1.1)CPV-Code Hauptteil
75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
VII.1.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe eines Dienstleistungsauftrages zur Abwicklung und Durchführung des Förderprogramms „Kongressfonds Berlin“. Der Auftrag umfasst die Übernahme der fachlichen und administrativen Vorbereitung sowie die Übernahme aller Aufgaben im Zusammenhang mit der Durchführung und der Berichterstattung für das Förderprogramm. Ziel des Förderprogramms ist es, dazu zu motivieren, trotz der durch die Auflagen zur Eindämmung von COVID-19 entstehenden Mehrkosten, Veranstaltungen in Berlin durchzuführen. Dies bezieht sich sowohl auf analoge als auch auf hybride Veranstaltungen und soll dazu führen, dass in der Tagungs- und Veranstaltungswirtschaft Tätige Aufträge erhalten und Einnahmen generieren. Zudem soll das Förderprogramm dazu beitragen, das Profil Berlins als international führende Kongress- und Wissenschaftsmetropole zu erhalten.

VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Beginn: 01/03/2021
Ende: 31/12/2021
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Verlängerungsoption: Der Vertrag kann seitens des Auftraggebers bis max. 31.12.2022 verlängert werden. Das Verlängerungsoptionsrecht muss von dem Auftraggeber bis 2 Monate vor Vertragsende ausgeübt werden.

VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE3 Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
VII.2)Angaben zu den Änderungen
VII.2.1)Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

Es handelt sich zum einen um eine Ausweitung des Leistungsumfangs. Der Umfang der bereits im ursprünglichen Auftrag vorgesehenen Leistungen wurde erweitert. Konkret wird die Menge der vereinbarten Leistung erhöht. Konkret handelt es sich dabei um folgende in der Leistungsbeschreibung genannte Leistungen: „2.2 Durchführung des Antrags- und Bewilligungsverfahrens, 2.3 Prüfung der Verwendungsnachweise, 2.4 Ausreichung der Mittel und 2.5 Monitoring, Berichterstattung und sonstige Aufgaben“. Zum anderen wurde die Auftragsdauer verlängert. Die Laufzeit des Vertrages endet nun am 31.03.2023.

Frühere Vertragsänderungen:

Der zwischen den Vertragsparteien geschlossene Geschäftsbesorgungsvertrag vom 01.03.2021 (GBV) war zunächst bis zum 31.12.2021 befristet. In § 12 Abs. 1 S. 2 bis 5 GBV ist eine Verlängerungsoption vorgesehen, wodurch der GBV seitens des AG bis max. 31.12.2022 verlängert werden kann. Der AG hat hiervon mit der 1. Vertragsverlängerung vom 08.07.2021 (GBV verlängert bis 31.03.2022) und der 2. Vertragsverlängerung vom 20.10.2021 (GBV verlängert bis 31.12.2022) Gebrauch gemacht, so dass die Vertragsdauer schließlich bis zum 31.12.2022 verlängert wurde.

Für die durch die 2.Vertragsverlängerung des Auftragszeitraums bis zum 31.12.2022 entstehenden Mehrkosten bei der beauftragten Dienstleisterin wurde ein zusätzliches Entgelt in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR netto vereinbart. Dabei handelt es sich um eine zulässige Auftragsänderung gemäß der De-minimis-Regelung des § 132 Abs. 3 GWB innerhalb der 10 % Grenze.

VII.2.2)Gründe für die Änderung
Notwendigkeit der Änderung aufgrund von Umständen, die ein öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber bei aller Umsicht nicht vorhersehen konnte (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie 2014/25/EU)
Beschreibung der Umstände, durch die die Änderung erforderlich wurde, und Erklärung der unvorhersehbaren Art dieser Umstände:

Die Ausschreibung sah die Abwicklung eines Fördermittelvolumens von ca. 10 Mio. Euro vor. Nach Zuschlagserteilung und Abschluss des Geschäftsbesorgungsvertrages (GBV) wurde vom Hauptausschuss des Abgeordnetenhauses das Fördervolumen für den Kongressfonds unvorhergesehen um weitere 10 Mio. Euro aufgestockt, so dass nun ein Fördervolumen von insgesamt ca. 20 Mio. Euro abzuwickeln ist. Um auch die weiteren 10 Mio. Euro ausreichen zu können, wurde eine Anpassung des GBV erforderlich, durch die der ursprünglich vorgesehene Leistungsumfang der AN erweitert wird. Denn bei der Verdopplung des Fördervolumens müssen von der AN mehr Anträge geprüft und bewilligt werden. Zudem sollen auch Veranstaltungen bis einschließlich 31.12.2022 gefördert werden, was ebenfalls zu einem erhöhten Aufwand bei der AN führen wird, so dass auch aus diesem Grund eine Ergänzung des Vertrags vonnöten ist. Die Schlussabwicklung des Auftrags erfordert eine Vertragsverlängerung um weitere drei Monate (bis 31.03.2022).

VII.2.3)Preiserhöhung
Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
Gesamtauftragswert nach den Änderungen
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR