Beratung, Betreuung und Umsetzung im SAP HCM System Referenznummer der Bekanntmachung: V-2021-000457

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10178
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://my.vergabeplattform.berlin.de
Adresse des Beschafferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/148242
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://my.vergabeplattform.berlin.de
Im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich unter: https://my.vergabeplattform.berlin.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Vermögen des Landes Berlin
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Immobilienmanagement

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beratung, Betreuung und Umsetzung im SAP HCM System

Referenznummer der Bekanntmachung: V-2021-000457
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Für den Leistungszeitraum vom 01.01.2022 bis 31.10.2025 wird ein Dienstleister benötigt, der der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH mit ca. 100 Personentagen (PT) pro Jahr für Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Verfügung steht.

Weiteres Siehe Abschnitt II.2.4

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Für den Leistungszeitraum vom 01.01.2022 bis 31.10.2025 wird ein Dienstleister benötigt, der der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH mit ca. 100 Personentagen (PT) pro Jahr zur Verfügung steht, um die im folgenden beschriebenen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu erbringen und die aufgeführten Projekte zu begleiten.

Der Dienstleister soll unter Nutzung eines Professionellen Ticketsystems die fortlaufende Betriebsbereitschaft z.B. bei Störungen sicherzustellen. Des Weiteren soll die laufende Pflege der Personalmaßnahmen und die Schulung der Anwender durchgeführt werden.

Zusätzlich soll das Beratungshaus die gesetzlichen Änderungen einrichten und einspielen können. Außerdem sollen die Überprüfung und die ggf. notwendigen HCM spezifischen Anpassungen durch den HCM Dienstleister erfolgen.

Bei Bedarf soll der Dienstleister unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:

a) Beseitigen auftretender Fehler in der Abbildung der BV Entgelt im System,

b) Anlegen bzw. Ändern neuer Lohnarten,

c) Anpassen des Entgeltbelegs,

d) Anlegen neuer Krankenkassen bzw. Abgrenzung bei Fusion, Rollen/Nutzereinrichtung (bei Erweiterung),

e) Anlegen von Auswertungsschemen bei Bedarf,

f) Betreuung ESS/MSS (Mitarbeiterservice)

Es finden regelmäßige Jour Fixe zur Abstimmung der Aufgaben statt.

Der Dienstleister soll das Einrichten der Rückstellungsreporting übernehmen, sowie die Abbildung von Anhörungsprozessen, die Digitalisierung der Personalakten, die Personalkostenpläne, die Vorbereitung des Upgrades auf das neue HCM Release H4S4 und die Erweiterung der Nutzung ESS/MSS (inkl. Reporting). Die Nutzung von ESS/MSS soll deutlich ausgebaut und um diverse Prozesse erweitert werden. Der Dienstleister unterstützt den Auftraggeber bei der Definition der Prozesse, der Auswahl der passenden FIORI-Anwendung und übernimmt die Einrichtung der Prozesse.

Bei uns sind das HCM System und das FI/CO System voneinander getrennte Systeme. Der Dienstleister unterstützt bei der Pflege und Anpassung der ALE-Szenarien (bspw. Buchung der Personalabrechnung, Synchronisation der Personal- und Organisationsdaten und Synchronisation der Kostenstellen etc.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Gesamtkonzept / Gewichtung: 60
Preis - Gewichtung: 40
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/01/2022
Ende: 31/12/2025
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit gekündigt, verlängert er sich um jeweils 6 Monate, längstens jedoch um 12 Monate. Die Kündigungsfrist beträgt dann 6 Wochen zum Monatsende.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärung gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB abzugeben. Die ergänzenden Vertragsbedingungen für IT-Dienstleistungen (EVB IT Dienstleistung mit EVB-IT Dienstleistungs-AGB und EVB-IT Dienstvertrag - Langfassung und den Muser 1 Leistungsnachweis und Muster 2 Änderungsverfahren) werden mit elektronischer Angebotsabgabe Vertragsbestandteil.

Die Besonderen Vertragsbedingungen Teile B und Teil C werden mit elektronischer Angebotsabgabe Vertragsbestandteil. Die Besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung (Teil B) sind mit Angebotsabgabe auszufüllen und werden ebenfalls Vertragsbestandteil. Die Verpflichtungserklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Verpflichtungserklärung für Teilleistungen durch Nachunternehmer und die Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung sind, wenn erforderlich, mit dem Angebot abzugeben (siehe "Checkliste"). Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3). Der Auftraggeber behält sich vor, einen Handelsregisterauszug einzufordern.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Das Beratungshaus ist mindestens SAP Silver Partner.

2. Die zum Einsatz kommenden Berater verfügen über mindestens 10 Jahre Erfahrung

mit SAP HCM.

3. Die zum Einsatz kommenden Berater verfügen darüber hinaus über umfassende und

sichere Kenntnisse sowie mehrjährige Erfahrung in der Anwendung des deutschen

Steuer- und Sozialversicherungsrechts.

4. Das Beratungshaus gibt die Zusage, dass die namentlich benannten Berater bei der

BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH zum Einsatz kommen und das System SAP HCM betreuen. Ein Wechsel der Berater findet nur nach Rücksprache mit den verantwortlichen Ansprechpartnern bei der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH statt.

5. Erfahrung und nachgewiesene Referenzen in den HCM Modulen OM, PA, PY,

ESS/MSS (SAPUI5)

6. Erfahrung und nachgewiesene Referenzen mit SAP HCM Systemen im öffentlichen

Sektor

7. Erfahrung zu den Themen HCM Kontextberechtigungen, ALE–Verteilung, SAP

Workflow, ABAP-Programmierung

8. Erfahrung mit dem Modul Reisekosten

9. Kenntnisse des SAP Erweiterungskonzeptes (BADI’s, Kundenexits, Enhancements)

10. Erfahrung und nachgewiesene Referenzen mit BW HR und Personalkostenplanung

11. Erfahrung in der Abbildung von Gehaltsmodellen mit Jahreszielgehalt,

leistungsorientierten Komponenten und Bonusberechnung mit Berücksichtigung von

Verdienstsicherung

12. Erfahrung mit der Wartung unterschiedlicher Tarife

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten
Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift:

Siehe Vergabedokument Eignungskriterien.pdf

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Die Bieter werden auf die Verpflichtungen zur Zahlung bestimmter Mindeststundenentgelte und zur Tariftreue gem. § 9 Abs. 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer - siehe Besondere Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt BVB (Teil B) - hingewiesen. Für die Teilnehmer von Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen.

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 30/11/2021
Ortszeit: 08:30
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 29/01/2022
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 30/11/2021
Ortszeit: 08:30
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Es dürfen keine Personen bei der Öffnung der Angebote anwesend sein.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Zu Pkt I): Wir weisen darauf hin, dass die BIM - Berliner Immobilienmanagement GmbH auch geschäftsbesorgend für andere Auftraggeber des Landes Berlin tätig wird.

Zu Pkt I.3): Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über itwo-tender bereitgestellt. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen mehr in Papier versendet. Um sich bewerben zu können, ist eine einmalige Registrierung auf itwo-tender notwendig. Nach der erfolgreichen Registrierung kann die sofortige Bewerbung mit dem selbst vergebenen Benutzer-Login erfolgen. Die Registrierung sowie die Vergabe-/Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: URL siehe I.3)

Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich über itwo-tender erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf itwo-tender hochgeladen wurden. Bei der elektronischen Abgabe in Textform ist die zu erklärende Person zu benennen.

Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen.

Zu Pkt IV): Fragen zum Verfahren sind spätestens bis zum 22.11.2021 um 12:00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform itwo-tender einzustellen. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf itwo-tender einzusehen ist.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen. Bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
21/10/2021