CRM-System 2.0 Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-1

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.komische-oper-berlin.de/
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/148068
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://my.vergabeplattform.berlin.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Freizeit, Kultur und Religion

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

CRM-System 2.0

Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-1
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72268000 Bereitstellung von Software
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Zusammenführung aller vorhandenen (CRM- und Adress-)Datenbanken innerhalb der KOB in eine CRM-Datenbank für alle kunden- bzw. kontaktrelevanten Bereiche.

Nutzung eines integrierten Newsletter-Systems.

Möglichkeit zur Einrichtung automatisierter Prozesse für die Marketing Automation.

Detaillierte Analyse der Kundendaten und Kampagnen.

Umsetzung wesentlicher Prozesse aus dem Fundraising

Weitergabe von relevanten Informationen für die Verkaufsförderung vom CRM zu SAP z.B. Status Freundeskreis, letzten drei Kommunikationsmaßnahmen mit dem Kunden

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48445000 Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
72263000 Software-Implementierung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
NUTS-Code: DE300 Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der Beschaffung sind folgende Leistungen:

- Zusammenführung aller vorhandenen (CRM- und Adress-)Datenbanken innerhalb der KOB in eine CRM-Datenbank für alle kunden- bzw. kontaktrelevanten Bereiche

- Pflege und Wartung der CRM-Datenbank

- Umfangreiche Auswertung der CRM-Datenbank bzw. dem Ticketing (BI)

- Bidirektionale Anbindung der derzeitigen Ticketing-Software SAP Ticketing an die CRM-Datenbank

- Bereitstellung und Anbindung eines Newsletter-Systems

- Integration von Funktionalitäten für die Anforderungen aus dem Fundraising

- Planung, Durchführung und Reporting von manuellen und automatisierten CRM-Kampagnen

- Möglichkeit zur Einrichtung automatisierter Prozesse für die Marketing Automation.

- Abwicklung des Einladungsmanagements für Premieren und andere Anlässe

- Softwarepflege für die Dauer von 4 Jahren (2 Jahre fest und 2 Jahre optional).

Der Auftraggeber bevorzugt die Bereitstellung des ausgeschriebenen CRM-Systems als Software as a Service (SaaS). Angeboten werden kann auch ein Kauf „on premises“ inkl. aller Bereitstellungen, um die Nutzung einer webbasierten Nutzung gleichzustellen oder Mischformen, die die vorgenannte Gleichstellung zu einer webbasierten Nutzung berücksichtigen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/01/2022
Ende: 31/12/2023
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Verlängerung der Bereitstellung um 2 Jahre

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

a) Eigenerklärung des Bieters zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB

b) Eigenerklärung des Bieters zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB, AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG

c) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen einer Eintragung im Gewerbezentralregister und Berliner Korruptionsregister

Der Auftraggeber stellt mit den Vergabeunterlagen nach Ziff. I.3 ein Formblatt für die Abgabe der Eigenerklärungen zur Verfügung.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

a) Eigenerklärung zum Umsatz des Bieters (EUR, netto), der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

b) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Bieters (EUR, netto), aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Der Auftraggeber stellt mit den Vergabeunterlagen nach Ziff. I.3 ein Formblatt für die Abgabe der Eigenerklärungen zur Verfügung.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

zu Ziff. III.1.2 b):

Der angegebene jährliche Gesamtumsatz darf im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre nicht unter 250.000,00 € p.a. (ohne Umsatzsteuer) liegen.

Für die Einhaltung der vorgenannten Mindestbedingungen werden bei allen Kooperationsformen nach Ziffer VI.3 b) die Angaben der benannten Unternehmen addiert.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

a) Benennung der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beim Bieter beschäftigten Arbeitskräfte (für jedes Geschäftsjahr getrennt als FTE), gegliedert nach Berufsgruppen sowie nach Anzahl.

b) Angaben zu realisierten Referenzprojekten (=Implementierung abgeschlossen) aus den vor der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 3 Jahren, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen durchgeführt wurden, mit folgenden Angaben:

- Bezeichnung der Referenz, Name des Auftraggebers, Adresse des Auftraggebers; die Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleibt vorbehalten.

- Kurzbeschreibung des Referenzprojekts (Theater/Konzerthaus, Festivalbetrieb, andere Kultureinrichtung, sonstiges Objekt)

- Art der mit der Software abgebildeten Funktionen (CRM-Datenbank Anbindung an Ticketing-Software, Bereitstellung und Anbindung an Newsletter-Funktion, Integration Fundraising, CRM-Kampagnen, Business-Intelligence-Software, Sonstiges

- Einordnung der erbrachten Leistungen (Customizing, Implementierung, Schulungen, Softwarepflege / Support, Sonstiges)

- Art der Bereitstellung (Lizenzkauf „on premises“, Software as a Service)

- Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen (Anzahl der Lizenzen oder Nutzer, Anzahl der jahresdurchschnittlich gespeicherten Kundendatensätze, Anzahl der E-Mails, die jahresdurchschnittlich über das CRM verschickt werden, ca.-Angabe zur Auftragssumme, Anzahl der eingesetzten IT-Projektmanager, Anzahl der durchschnittlich eingesetzten Programmierer

- Zeitraum der Leistungserbringung

- Angaben zu Eigenleistung bzw. Kooperation (Eigenleistungsanteil)

Der Auftraggeber stellt mit den Vergabeunterlagen nach Ziff. I.3 ein Formblatt für die Abgabe der Eigenerklärungen zur Verfügung.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Der Bieter muss seine besondere Erfahrung dadurch nachweisen, dass zusätzlich zu den in Ziffer III.1.3 b) genannten Anforderungen folgende Mindestanforderungen mindestens einmal erfüllt werden:

Implementierung einer CRM-Software in einem Kultur- oder Kunstbetrieb mit einer Bündelung von mind. 2 unterschiedlichen Leistungsbereichen (z.B. Kunden/Besucher, Sponsoring, Förderkreis).

Die vorgenannten Mindeststandards müssen nicht in einer Referenz erfüllt werden.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 22/11/2021
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/01/2022
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 22/11/2021
Ortszeit: 11:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

a) Die unter Ziffer III.1.1), III.1.2) und III.1.3) der vorliegenden Bekanntmachung genannten Eignungsunterlagen sind bei Vorliegen einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert vorzulegen. Beabsichtigt der Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft, sich zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (z. B durch Subunternehmer) zu berufen, so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen gesondert mit einer eigenen Eigenerklärung Eignung insoweit vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bieter im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet. Beabsichtigt der Bieter, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

b) Angebote sind in allen Bestandteilen in deutscher Sprache einzureichen; bei fremdsprachigen Dokumenten in deutscher Übersetzung

c) Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien ohne Mitwirkung des Auftraggebers veröffentlicht wird und der dort veröffentlichte Bekanntmachungstext nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
21/10/2021