CRM-System 2.0 Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-1
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.komische-oper-berlin.de/
Abschnitt II: Gegenstand
CRM-System 2.0
Zusammenführung aller vorhandenen (CRM- und Adress-)Datenbanken innerhalb der KOB in eine CRM-Datenbank für alle kunden- bzw. kontaktrelevanten Bereiche.
Nutzung eines integrierten Newsletter-Systems.
Möglichkeit zur Einrichtung automatisierter Prozesse für die Marketing Automation.
Detaillierte Analyse der Kundendaten und Kampagnen.
Umsetzung wesentlicher Prozesse aus dem Fundraising
Weitergabe von relevanten Informationen für die Verkaufsförderung vom CRM zu SAP z.B. Status Freundeskreis, letzten drei Kommunikationsmaßnahmen mit dem Kunden
Gegenstand der Beschaffung sind folgende Leistungen:
- Zusammenführung aller vorhandenen (CRM- und Adress-)Datenbanken innerhalb der KOB in eine CRM-Datenbank für alle kunden- bzw. kontaktrelevanten Bereiche
- Pflege und Wartung der CRM-Datenbank
- Umfangreiche Auswertung der CRM-Datenbank bzw. dem Ticketing (BI)
- Bidirektionale Anbindung der derzeitigen Ticketing-Software SAP Ticketing an die CRM-Datenbank
- Bereitstellung und Anbindung eines Newsletter-Systems
- Integration von Funktionalitäten für die Anforderungen aus dem Fundraising
- Planung, Durchführung und Reporting von manuellen und automatisierten CRM-Kampagnen
- Möglichkeit zur Einrichtung automatisierter Prozesse für die Marketing Automation.
- Abwicklung des Einladungsmanagements für Premieren und andere Anlässe
- Softwarepflege für die Dauer von 4 Jahren (2 Jahre fest und 2 Jahre optional).
Der Auftraggeber bevorzugt die Bereitstellung des ausgeschriebenen CRM-Systems als Software as a Service (SaaS). Angeboten werden kann auch ein Kauf „on premises“ inkl. aller Bereitstellungen, um die Nutzung einer webbasierten Nutzung gleichzustellen oder Mischformen, die die vorgenannte Gleichstellung zu einer webbasierten Nutzung berücksichtigen.
Verlängerung der Bereitstellung um 2 Jahre
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
a) Eigenerklärung des Bieters zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB
b) Eigenerklärung des Bieters zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB, AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG
c) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen einer Eintragung im Gewerbezentralregister und Berliner Korruptionsregister
Der Auftraggeber stellt mit den Vergabeunterlagen nach Ziff. I.3 ein Formblatt für die Abgabe der Eigenerklärungen zur Verfügung.
a) Eigenerklärung zum Umsatz des Bieters (EUR, netto), der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
b) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Bieters (EUR, netto), aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Der Auftraggeber stellt mit den Vergabeunterlagen nach Ziff. I.3 ein Formblatt für die Abgabe der Eigenerklärungen zur Verfügung.
zu Ziff. III.1.2 b):
Der angegebene jährliche Gesamtumsatz darf im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre nicht unter 250.000,00 € p.a. (ohne Umsatzsteuer) liegen.
Für die Einhaltung der vorgenannten Mindestbedingungen werden bei allen Kooperationsformen nach Ziffer VI.3 b) die Angaben der benannten Unternehmen addiert.
a) Benennung der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beim Bieter beschäftigten Arbeitskräfte (für jedes Geschäftsjahr getrennt als FTE), gegliedert nach Berufsgruppen sowie nach Anzahl.
b) Angaben zu realisierten Referenzprojekten (=Implementierung abgeschlossen) aus den vor der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 3 Jahren, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen durchgeführt wurden, mit folgenden Angaben:
- Bezeichnung der Referenz, Name des Auftraggebers, Adresse des Auftraggebers; die Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleibt vorbehalten.
- Kurzbeschreibung des Referenzprojekts (Theater/Konzerthaus, Festivalbetrieb, andere Kultureinrichtung, sonstiges Objekt)
- Art der mit der Software abgebildeten Funktionen (CRM-Datenbank Anbindung an Ticketing-Software, Bereitstellung und Anbindung an Newsletter-Funktion, Integration Fundraising, CRM-Kampagnen, Business-Intelligence-Software, Sonstiges
- Einordnung der erbrachten Leistungen (Customizing, Implementierung, Schulungen, Softwarepflege / Support, Sonstiges)
- Art der Bereitstellung (Lizenzkauf „on premises“, Software as a Service)
- Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen (Anzahl der Lizenzen oder Nutzer, Anzahl der jahresdurchschnittlich gespeicherten Kundendatensätze, Anzahl der E-Mails, die jahresdurchschnittlich über das CRM verschickt werden, ca.-Angabe zur Auftragssumme, Anzahl der eingesetzten IT-Projektmanager, Anzahl der durchschnittlich eingesetzten Programmierer
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Angaben zu Eigenleistung bzw. Kooperation (Eigenleistungsanteil)
Der Auftraggeber stellt mit den Vergabeunterlagen nach Ziff. I.3 ein Formblatt für die Abgabe der Eigenerklärungen zur Verfügung.
Der Bieter muss seine besondere Erfahrung dadurch nachweisen, dass zusätzlich zu den in Ziffer III.1.3 b) genannten Anforderungen folgende Mindestanforderungen mindestens einmal erfüllt werden:
Implementierung einer CRM-Software in einem Kultur- oder Kunstbetrieb mit einer Bündelung von mind. 2 unterschiedlichen Leistungsbereichen (z.B. Kunden/Besucher, Sponsoring, Förderkreis).
Die vorgenannten Mindeststandards müssen nicht in einer Referenz erfüllt werden.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
a) Die unter Ziffer III.1.1), III.1.2) und III.1.3) der vorliegenden Bekanntmachung genannten Eignungsunterlagen sind bei Vorliegen einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert vorzulegen. Beabsichtigt der Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft, sich zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (z. B durch Subunternehmer) zu berufen, so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen gesondert mit einer eigenen Eigenerklärung Eignung insoweit vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bieter im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet. Beabsichtigt der Bieter, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
b) Angebote sind in allen Bestandteilen in deutscher Sprache einzureichen; bei fremdsprachigen Dokumenten in deutscher Übersetzung
c) Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien ohne Mitwirkung des Auftraggebers veröffentlicht wird und der dort veröffentlichte Bekanntmachungstext nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]