Technische Abwicklung der Sozialwahl 2023 Referenznummer der Bekanntmachung: VBG/2021/09/5153

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 22305
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.vbg.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXSUYYDYHAV/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXSUYYDYHAV
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Sozialwesen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Technische Abwicklung der Sozialwahl 2023

Referenznummer der Bekanntmachung: VBG/2021/09/5153
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
22000000 Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Unterstützung bei der Durchführung der Sozialversicherungswahl im Jahr 2023, insbesondere des Drucks von Wahlunterlagen und Wahlanträgen unter Aufsicht des verantwortlichen Wahlausschusses und der Auftraggeberin.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
22821000 Wahlformulare
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Hauptort der Ausführung:

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) - Hauptverwaltung Hamburg Massaquoipassage 1 22305 Hamburg Die Aufgabe zum Versand erfolgt bei einem Postdienstleister, der in einer späteren Ausschreibung ermittelt wird und innerhalb des Bundesgebiets der Bundesrepublik Deutschland erfolgt.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Unterstützung bei der Durchführung der Sozialversicherungswahl im Jahr 2023.

Dies umfasst insbesondere den Druck, die Fertigung von Wahlunterlagen inklusive Wahlanträgen, Kuvertierhüllen/ Versandtaschen, Kuvertierung, Aufgabe zum Versand der Unterlagen, die Beleglesung und Auswertung der Wahlanträge, die Entgegennahme und Öffnung der Wahlbriefe sowie deren Auszählung unter Aufsicht der Briefwahlleitung, und die Aufbewahrung der Wahlunterlagen. Die Wahlunterlagen sollen maschinell geöffnet und unter Nutzung von Informationstechnik ausgewertet und gelagert werden. Zuletzt sind die Unterlagen nach Ablauf der Lagerungsfrist datenschutzgerecht zu vernichten.

Im gesamten Verlauf ist der enge, exakt vorgegebene Zeitplan unbedingt einzuhalten und die besonderen Datenschutzvorgaben sind sicher zu stellen.

Näheres ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/03/2022
Ende: 31/12/2023
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge erfolgt nach folgendem System:

- Prüfung der Teilnahmeanträge auf Einhaltung der in diesen Bewerbungsbedingungen genannten Formalien sowie auf das vollständige Vorliegen von geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweisen nach diesen Bewerbungsbedingungen;

- Prüfung der Teilnahmeanträge auf Vorliegen von Ausschlussgründen und Erfüllung der Mindestanforderungen;

- Prüfung der persönlichen Lage, der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers gemessen an der zu vergebenden Leistung anhand der vom Bewerber eingereichten Angaben, Erklärungen und Nachweise nach diesen Bewerbungsbedingungen;

- Sollten danach mehr als fünf Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, so wird die Auftraggeberin die Bewerber mit den höchsten Punktwerten absteigend gemäß der Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb auswählen:

Anzahl der Referenzprojekte für Wahlhandlungen bei einem öffentlichen Auftraggeber

Anzahl der Referenzprojekte für Wahlhandlungen bei einer Sozialversicherung als Auftraggeber

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Verwahrung der Wahlunterlagen, Stimmzettel, Stimmzettelumschläge und Wahlbriefumschläge über den 31.12.2023 hinaus.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Einzureichende Unterlagen:

- Nachweis der Existenz des Unternehmens (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bewerber reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister, soweit der Bieter dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens bei, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als sechs Monate ist.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Einzureichende Unterlagen:

- Angabe des Gesamtjahresumsatz 2020 (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Zur Sicherstellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erwartet die Auftraggeberin einen Gesamtjahresumsatz von mindestens [Betrag gelöscht] Euro netto.

- Angabe Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bewerber erzielte in einem der letzten 6 abgeschlossenen Geschäftsjahren einen Umsatz von mindestens [Betrag gelöscht] Euro netto im Bereich Wahlhandlungen.

- Betriebs- / Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bewerber erklärt, dass eine Haftpflichtversicherung über den Betrag von [Betrag gelöscht] EUR besteht oder im Fall der Zuschlagserteilung abgeschlossen wird.

Die Deckungsbeiträge, welche während der Auftragsdurchführung bestehen müssen sind eine Eignungsvoraussetzung, da im Fall eines schuldhaften Handelns alle Kosten einer Wahlwiederholung incl. Versanddienstleistungen abgesichert werden müssen.

Der Versicherungsschutz ist bei Zuschlagserteilung nachzuweisen

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Einzureichende Unterlagen:

- Konzept über die Aufgabenabwicklung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen):

Der Bewerber hat in einem Konzept über die Aufgabenabwicklung darzulegen, dass er über die technischen und personellen Ressourcen verfügt um den Auftrag in dem geforderten Umfang auszuführen und somit seine Eignung nachzuweisen.

Darlegung der internen Prozessabläufe, insbesondere die Darstellung des Drucks und Wahlmanagement/Beleglesung, Vorbereitung Versand und des Auszählungsprozesses und der Aufbewahrung.

Eine Prüfung erfolgt u. a. hinsichltich:

- Schlüssigkeit

- Ressourcenplanung

- Technische Möglichkeiten der Beleglesung

Darlegung einer Meilensteinplanung:

- Inhaltliche und zeitliche Ausgestaltung des Gesamtprozesses

- Termintreue

Darstellung des für den Auftrag eingesetzten Projektteams inkl. deren Rollen und Aufgaben und Erreichbarkeit.

Art und Umfang des Einsatzes technischer Hilfsmittel (Druck, Falz und Kuvertiermaschinen, Beleglesetechnik, Einsatz verschlüsselter Datenverbindungen etc.)

Vorlauf- und Reaktionszeiten um auf Entscheidungen / Festlegungen des Wahlausschusses zu reagieren, ohne dass es zu Verzögerungen im Ablauf kommt.

Kompensation von längerer geplanter (z. B. Urlaub) oder ungeplanter Abwesenheit (z. B. Krankheit) von Personal wie insbesondere der Projektleitung und / oder der Stellvertreter.

Kompensation von Ausfällen im Bereich Druckerei, Drucker, Druckerserver, Kuvertiereinheit.

Kompensation bei Ausfällen der Beleglesetechnik.

Darstellung, dass Sicherheitstechnisch getrennte Systeme vorliegen.

Darstellung der auftragsbezogenen Qualitätssicherungsmaßnahmen,

u. a. Sicherstellung der

- geforderten Plausibilitätsprüfungen im Wahl- und Auszählungsprozess

- fristgerechten Auszählung insbesondere bei einer höheren, als der von der VBG angenommenen Wahlbeteiligung.

- Referenzen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen):

Als Nachweis der Erfahrung mit der Erbringung von Leistungen bei Vorbereitung und Durchführung von Wahlhandlungen weist der Bewerber/ das Mitglied der Bewerbergemeinschaft 3 geeignete Referenzprojekte nach, die mit dem hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. Diese müssen in den letzten 6 Jahren begonnen und abgeschlossen worden sein.

Mindestanforderungen an die Referenzprojekte:

- Erbrachte Leistung umfasst Vorbereitung und Durchführung von Wahlhandlungen

- Auftragsvolumen mind. [Betrag gelöscht] Euro

Idealerweise weisen die Referenzprojekte folgende Eigenschaften auf:

- Wahlhandlungen bei einem öffentlichen Auftraggeber

- Wahlhandlungen bei einer Sozialversicherung

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Einzureichende Unterlagen:

- Datenschutzkonzept (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Das vorgelegte Datenschutzkonzept entspricht den gesetzlichen Voraussetzungen bei der Verarbeitung von Sozialdaten.

- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Abgabe der Anlage Erklärung Ausschlussgründe vom Bewerber bzw. allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft.

-Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Diese Vereinbarung regelt die Maßnahmen zum Schutz des Sozialgeheimnisses und der Sozialdaten im Sinne des § 35 SGB I bei der Datenverarbeitung im Auftrag unter Berücksichtigung des § 80 SGB X sowie des Art. 28 DS-GVO.

-Vertraulichkeitsvereinbarung

Die Parteien beabsichtigen, Gespräche über die Durchführung der Sozialwahl 2023 zu führen. Zum Zweck der Prüfung und Bewertung des Vorhabens beabsichtigt die Inhaberin dem Empfänger bestimmte Daten, Unterlagen und andere Vertrauliche Informationen, die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sein können oder an deren vertraulicher Behandlung die Inhaberin ein Interesse hat, zur Verfügung zu stellen.

Der Zuschlag erfolgt vorbehaltlich der Zustimmung der Aufsichtsbehörde der VBG, dem BAS, dessen Zustimmung zur Ausführung der Wahlleistungen durch den Auftragnehmer erforderlich ist.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2016/S 041-066860
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 26/10/2021
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 10/11/2021
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: ja
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen:

01.10.2029

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgender URL im Internet erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei.

Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten).

Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.

Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben:

· Microsoft Internet Explorer bzw. Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version

· Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version

· Google Chrome in der jeweils aktuellen Version

· Apple Safari ab Version 5

Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich.

Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools an Vergabeverfahren auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann.

Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden.

Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote und Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher.

Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung. Im Fall der elektronischen Textform genügt im Regelfall die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, empfohlen werden zudem Angaben zum Unternehmen (Kontaktinformationen) für das Sie das Angebot abgeben.

Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird (je nach E-Vergabeplattform) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert.

Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Bekanntmachungs-ID: CXSUYYDYHAV

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):

§ 134, Informations- und Wartepflicht,

§ 135, Unwirksamkeit,

§ 160, Einleitung, Antrag.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
21/09/2021