Rahmenvereinbarung Fashion
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10623
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.berlin-partner.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Fashion
Beschaffungsziel sind Marketing-Leistungen zur Positionierung Berlins als Fashion-Standort inkl. Betreuung und Umsetzung der zweimal jährlich stattfindenden Berlin Fashion Week sowie das Einladungs- und Guestmanagement sowie umfassende PR-Aktivitäten.
Berlin Partner beabsichtigt hierfür, ab 1. Dezember 2021 einen Rahmenvertrag abzuschließen.
Die Leistungen werden in den drei nachstehenden Losen vergeben:
Los 1: Marketingleistungen Fashion Standort Berlin
Los 2: Einladungs- und Guestmanagement Fashion Week
Los 3: PR-Aktivitäten Fashion Week
Marketingleistungen Fashion Standort Berlin
Website-Betreuung http://www.fashion-week-berlin.com/
Redaktionelle Pflege und Betreuung der Website, Community Management und Content-Pflege
Redaktion und Content-Management
Redaktionelle Planung, Erstellung Redaktionskalender, Abstimmung
Themenrecherche, Themenfindung und Contributoren-Management
Erstellung Artikel und Posts (mind. 20 Artikel für Website während der jeweiligen Fashion Week sowie
weitere 20 bis 40 Artikel für die Bereiche Fashion Future und Sustainable Fashion)
ggf. grafische Reinzeichnung für Post- und Artikelbilder
Bildrecherche und Bildredaktion
Rücksprachen mit Veranstaltern und Freigaben zu Inhalten einholen
CMS-seitige Einstellung, Keyword-Optimierung, Zwischenüberschriften etc.
Einpflegen englischer Inhalte inklusive Übersetzung
Partnerlogos, Bildergalerien, Rückblickpflege
Permanente Aktualisierung der Basisinhalte nach Rücksprache mit Auftraggeberin und Partnern
(Veranstaltern)
Befüllung des Kalenders der Website für die drei Bereiche. Das beinhaltet sowohl die Recherche relevanter
Veranstaltungen als auch die Erstellung der Eventtexte inkl. Bildmaterial.
Pflege und Aktualisierung der Designer-Datenbank (bis zu 100 Designern)
Bereitstellung der statistischen Auswertung der Seite (Nutzerzahlen etc. über Piwik)
Designer- und Veranstalter Accounts und Management
Beantwortung und Qualifizierung der Community-Responses
Anfragen quantitativ pro Woche während der Fashion Week: ca. 250 per Mail, ca. 100 über Facebook,
ca. 80 per Telefon)
Themen der Anfragen:
-Beantwortung von Fragen zu Sicherheitskonzepten der jeweiligen Messen
-Nationale und internationale Presse- und Designeranfragen
-Modelanfragen
-Ticketanfragen
Reporting und Monitoring von definierten KPIs
Ableitung neuer Strategien und Optimierung
Regelmäßige Jour Fixe- und Kunden-Termine
Performanceoptimierung, Qualitätssicherung
Der Bieter hat dafür Sorge zu tragen, dass er über ein ausreichendes Portfolio an Videos und Bildern zur
Erbringung der nachfolgend aufgeführten Leistungen verfügt. Sofern der Bieter kein eigenes Archiv hat
und beabsichtigt, das Material einzukaufen, sind die Kosten hierfür im Angebot gesondert auszuweisen.
Die Kosten für das Material fließen nicht mit in die Bewertung der Angebote ein.
Die Ausführungsfrist beginnt unverzüglich nach Zuschlagserteilung.
Die Vertragslaufzeit beginnt mit der Zuschlagserteilung und beläuft sich auf einen festen Zeitraum von 12
Monaten. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor
Ablauf des Vertrages schriftlich gekündigt wird.
Einladungs- und Guestmanagement Fashion Week
Lead im VIP Guestmanagement: Konzeption, Organisation und Durchführung – Übernahme der
Gesamtverantwortung
Kommunikation mit den BFW Veranstaltern zur Definition der Zielmärkte & Abfrage von
Wunschkandidaten
Ansprache und Akquise von A-List Einkäufern & Redakteuren, Nutzen eigener nationaler und
internationaler Kontakte und Vernetzungen
Reiseorganisation für die eingeladenen Gäste (ca. 30, max. 35). Reisekosten für An- und Abreise,
Unterkunft, Entertainment und Verpflegung etc. werden innerhalb des Rahmenvertrages als
Fremdleistungen Reisekosten abgerufen und berechnet. In dieser Position ist keine separate Handlings-
Fee für den Einkauf von Fremdleistungen vorgesehen.
Gestaltung des Berliner Programmes für eingeflogene Gäste (Gruppenprogramm aber auch individuell
zugeschnittene Programmelemente)
Begleitung bei den Programmelementen
Vorort Service / Concierge-Service für Gäste
Vor- und Nachkommunikation mit den Gästen
Aufbau Berliner VIP Gästedatenbank
Die Ausführungsfrist beginnt unverzüglich nach Zuschlagserteilung.
Die Vertragslaufzeit beginnt mit der Zuschlagserteilung und beläuft sich auf einen festen Zeitraum von 12
Monaten. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor
Ablauf des Vertrages schriftlich gekündigt wird.
PR-Aktivitäten Fashion Week
Eigenständiges Verfassen von insgesamt 6 Pressemitteilungen mit unterschiedlichen Inhalten zur Berlin
Fashion Week (Recherche, Content Erstellung, Redaktionsplanung, Community Management)
Recherche und Kontaktaufnahme zu den einzelnen Veranstaltern der Berlin Fashion Week, Interviews und
Abfrage von Statements der Veranstalter für die Pressemitteilungen
Kontaktaufnahme und Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe zur
Abfrage von Zitaten inkl. Zitat der Senatorin Ramona Pop
Eigenständige Recherche von passendem Bildmaterial zu den Pressemitteilungen, inkl. Einholung aller
Rechte und Genehmigungen
Die Ausführungsfrist beginnt unverzüglich nach Zuschlagserteilung.
Die Vertragslaufzeit beginnt mit der Zuschlagserteilung und beläuft sich auf einen festen Zeitraum von 12
Monaten. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor
Ablauf des Vertrages schriftlich gekündigt wird.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
f) Betriebshaftpflicht für die Lose 1, 2 und 3
Der Bieter hat nachzuweisen, dass eine – zum Zeitpunkt des Fristendes - für den Eingang des Angebots –
aufrechte Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen besteht, bzw. dass eine solche
Betriebshaftpflichtversicherung durch eine Versicherung in Deckung genommen wird:
(1) für Personen- und Sachschäden: mindestens EUR 1.000.000,--
(2) für Vermögensschäden: mindestens EUR 100.000,--,
sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind.
Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht
geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.
a) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen Los 1
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich
„Marketingaktivitäten Online und Social Media speziell in der Mode-Branche“, die mit dem
gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Konzeption, Planung und Durchführung von Online & Social Media Marketingaktvitäten im Bereich Mode
und Textil und
(2) Ansprache nationaler u./o. internationaler Zielgruppe.
b) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen Los 2
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung zwei Unternehmensreferenzen im Bereich
„Einladungs- und Guestmanagement für Veranstaltungen der Mode-Branche“, die mit dem
gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Konzeption, Planung und Durchführung eines Einladungs- und Guestmanagements im Bereich Mode und
Textil,
(2) Ansprache nationaler u./o. internationaler Zielgruppe und
(3) Einbindung eines fachbezogenen Netzwerks (Presse, Einzelhandel, Fachpublikum, Multiplikatoren).
c) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen Los 3
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung drei Unternehmensreferenzen im Bereich „PRUnterstützung
im Bereich der Mode-Branche“, die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar sind,
nachzuweisen.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Betreuung einer Veranstaltung/ eines Events im Bereich Mode und Textil national u./o. international,
(2) unter Einbezug eines guten Netzwerks in der Berliner Modewirtschaft und
(3) Durchführung von Presseaktivitäten.
d) Unternehmensprofil für die Lose 1, 2 und 3
Als Mindestanforderung für die Eignung hat der Bieter ein aussagekräftiges Unternehmensprofil einzureichen.
Das Unternehmensprofil muss Informationen zu den folgenden Mindestinhalten geben:
(1) Leistungsspektrum / Portfolio des Unternehmens,
(2) Vorstellung Projektteam des Unternehmens, Erfahrungen im Bereich Fashion
(3) Nationales und internationales Netzwerk „Mode“ des Unternehmens (Kontakte zu Akteuren Presse,
Einzelhandel, Branchenverbänden Mode, Multiplikatoren) und
(4) Branchenexpertise / Erfahrungen.
e) Mindestanforderung Schlüsselpersonal für die Lose 1,2 und 3
Da ein wesentlicher Teil der Leistungen im Auftragsfall voraussichtlich im jeweiligen Kampagnenzeitraum
(jeweils ca. vier Monate vor und ein Monat nach den Saisons) zu erbringen ist, hat der Bieter die Verfügbarkeit
des Schlüsselpersonals in diesen Zeiträumen zu gewährleisten. Urlaubszeiten in den Kampagnenzeiträumen
müssen ausgeschlossen werden und Abstimmungen und Meetings vor Ort bei der Auftraggeberin auch
kurzfristig gewährleistet sein.
Die Aufgaben während der jeweiligen Saisons sind nicht ausschließlich während der allgemein gültigen
Regelarbeitszeit zu erbringen, sondern können teilweise bis 20:00 Uhr, in Einzelfällen auch darüber hinaus
zu leisten sein.
Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass die Bearbeitung jeglicher Leistungen und die Einstellung von
Informationen, während der Berlin Fashion Week innerhalb von ein bis maximal drei Stunden erfolgt.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen. Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.