Support- und Softwarewartungsvertrag für ECM-/DMS-System

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.gkv-spitzenverband.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Support- und Softwarewartungsvertrag für ECM-/DMS-System

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72267000 Software-Wartung und -Reparatur
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Leistung umfasst Support- und Softwarewartung für das ECM-/DMS-System des GKV-Spitzenverbandes.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE30 Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Beschaffung umfasst im Einzelnen folgende Leistungen:

1. Unterstützungsleistungen (2nd & 3rd Level Support) innerhalb der Servicezeit:

- Montag bis Freitag von 08:30 Uhr bis 17:30 Uhr.

- Die Bearbeitung von gemeldeten Fehlern muss beginnen:

umgehend bei betriebsverhinderten, schweren Fehlern innerhalb von 24 Stunden bei leichten und mittelschweren Fehlern

2. Die Serviceleistungen (2nd & 3rd Level Support) müssen beinhalten:

- telefonischen Support,

- E-Mail-Support

- Vor-Ort-Service und

- im Einzelfall Service mittels einer Fernwartung, die bei Bedarf freigeschaltet und vom GKV-SV begleitet wird.

3. Bereitstellung und Implementierung von Softwareupdates, welche zur Fehlerbeseitigung und Stabilisierung des ECM-/DMS-Systems erforderlich sind.

4. Kostenlose Bereitstellung von Major(Upgrade/Version)- und Minor(Patch/Update) Releases (sowie Servicepacks) der ECM-/DMS-Software. Minor Releases beinhalten Verbesserungen der Funktionalität/Performance. Hierbei handelt es sich um Softwareupdates, welche durch die Versionsnummer hinter dem ersten Punkt gekennzeichnet sind (z.B. 8.00 auf 8.50 oder 8.50 auf 8.51). Servicepacks beinhalten eine Mängelbeseitigung, welche die Hauptfunktionalität nicht erhöht. Major Releases beinhalten große Überarbeitungen der Software, welche auch durch Anpassungen an aktuelle Betriebssysteme entstehen können. Sie werden durch die Versionsnummer vor dem ersten Punkt gekennzeichnet (z.B. 7.50 auf 8.50 oder 8.50 auf 10.00).

- Die Lieferung muss (einschließlich Übersendung) auf einem Trägermedium erfolgen.

- Zu der Lieferung müssen auch die aktuellen „Technical Release Notes und Dokumentationen beigefügt sein.

- Der Anbieter informiert den GKV-Spitzenverband über neue Versionsstände/Releases.

II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
    • nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Erläuterung:

Der GKV-Spitzenverband nutzt nach ursprünglicher Ausschreibung seit einigen Jahren eine DMS-Lösung der Optimal Systems GmbH, für das die Optimal Systems GmbH auch den fachlichen und technischen Support im Sinne einer Software-Pflege erbringt.

Vorliegend soll ein Anschluss-Vertrag für die weitere Software-Pflege im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, weil aus technischen Gründen und wegen bestehender Schutzrechte kein Wettbewerb vorhanden ist und der Auftrag daher nur von einem bestimmten Unternehmen durchgeführt werden kann, vgl. § 14 Abs. 4 Nr. 2b und 2c VgV.

Zum weiteren gesicherten Betrieb der DMS-Lösung ist es unabdingbar, dass Service und Wartung regelmäßig erbracht werden, um die Software stets auf dem neuesten Stand zu halten und durch den Hersteller erkannte Risiken zu beheben. Dies ist vorliegend nur gewährleistet, wenn Bugfixing, neue Releases und weitere Wartungsarbeiten regelmäßig durchgeführt werden. Für die Erbringung dieser Arbeiten ist es nach Angaben des Herstellers Voraussetzung, Zugriff auf den Quellcode der Software zu haben. Dieser Zugriff ist weiterhin laut Aussage des Herstellers ausschließlich diesem selbst als Ersteller der Software möglich. Daher kann der hier zu schließende Software-Pflege Vertrag ausschließlich mit dem Hersteller selbst geschlossen werden.

Die DMS-Lösung wird in allen Bereichen des Auftraggebers genutzt, insbesondere auch zur Dokumentenablage vor allem revisionssicher zu archivierender Vorgänge wie Verwaltungsakte im Leistungsbereich sowie zur Abbildung interner Arbeitsprozesse. Aufgrund der intensiven Nutzung des Systems wurde auch internes Know-how aufgebaut. Das Gesamtsystem umfasst im finanziellen Rahmen daher ein Vielfaches der hier zu beauftragenden Software-Pflege, so dass ein grundsätzlicher Neuaufbau der DMS-Lösung als Alternative nicht in Betracht kommt. Dieses wurde mit Blick auf technische Herausforderungen, der Prüfung möglicher Migrationsaufwände und unter Abwägung entstehender Betriebsrisiken geprüft.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
15/08/2021
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE30 Berlin
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
20/08/2021