Rahmenvereinbarung Databased Fundraising für das DRK-Mailingprogramm Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-34-002
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.drk.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Databased Fundraising für das DRK-Mailingprogramm
Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Databased Fundraising Dienstleister für die Mailing-Aktivitäten des DRK. Der Dienstleister erbringt datenbankbasierte Adressdienstleistungen und strategische sowie analytische Beratungsleistungen zum Datenbestand.
Deutsches Rotes Kreuz e.V. Carstennstraße 58 12205 Berlin
Gesucht wird ein Dienstleister mit Erfahrung im Datenhandling für Fundraising-Aktionen, spezifisch für postalische Spendenbriefe (=Mailings). Es soll eine Rahmenvereinbarung über die Vorbereitung und Durchführung von Direktmarketingaktionen sowie Bestandsanalysen geschlossen werden.
Der gesuchte Vertragspartner leistet datenbankbasierte Adressdienstleistungen sowie strategische Beratungsleistungen. Hierzu zählen insbesondere die strategische Beratung zur Zielgruppengestaltung und Programmgestaltung, datenbankbasierte Adressdienstleistungen inkl. Portoptimierung für verschiedene Versanddienstleister, Bestandsanalysen der DRK-Spenderdatenbank, Beratung und Pflege des Adressbestandes, Adressabgleiche und Bereitstellen von definierten Adressdateien nach der Datenaufbereitung für ein Mailing, Entwicklung von Scoringmodellen, Reporting für einzelne Aktionen und allgemeine strategische Beratung zur Steigerung des Spendenaufkommens. Ein starker Fokus liegt auf der Analyse der Hausliste zur Optimierung des Spendenverhaltens und der operativen Abwicklung der Datenaufbereitung, um den Versand der postalischen Mailings (=Briefe) reibungslos zu ermöglichen. Der Versand selbst erfolgt dabei durch die von unserer Kreativagentur beauftragten variierenden Lettershops.
Der Dienstleister ist überdies in der Lage, angelieferte Fremdadresslisten abzugleichen und für den Versand aufzubereiten, unter Beachtung diverser Vorgaben des DRK zur Adressauswahl aus den Listen
Eine besondere Verantwortung kommt dem gesuchten Dienstleister bei der Aufbereitung der Daten zur Versendung der jährlichen Spendenquittung zu. Hierzu gibt es einen eigens abgestimmten Prozess.
Der Dienstleister erhält die notwendigen Daten, um seiner Tätigkeit nachkommen zu können, standardisiert wöchentlich.
Das DRK verfügt über langjährige Erfahrung im Dialogmarketing. In den Mailings des DRK werden unterschiedliche Aufgaben aus dem satzungsgemäßen Spektrum des DRK - sowie In- und Auslandsthemen - exemplarisch kommuniziert.
In den letzten Jahren hat das DRK Mailings mit einer durchschnittlichen Gesamtauflage im mittleren einstelligen Millionenbereich versendet. Die Gesamtauflage basiert grundsätzlich auf einer internen Strategie und externen Markteinflüssen. Die Auflagen je Mailing variieren dabei, in Abhängigkeit von der Zielsetzung, den Zielgruppen und dem Versandzeitpunkt stark. Es werden über 65 Mailings im Jahr versandt.
Die Rahmenvereinbarung verlängert sich einmalig um weitere 12 Monate, sofern der Auftraggeber nicht 3 Monate vor dem Ende der regulären Vertragslaufzeit (spätestens zum 30.09.2024) schriftlich kündigt.
Zur Prüfung der Eignung sind vom Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs (1.Phase) die unter Punkt 2.2 (Aufforderungsschreiben) geforderten Erklärungen und Angaben mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Nichtabgabe einer oder mehrerer Erklärungen und Angaben bis zum Ende der Teilnahmefrist kann zum Ausschluss des Bewerbers führen. Maßgebend für die Auswahl der erfolgreichsten Bewerber ist die unter Punkt 5 (Aufforderungsschreiben) aufgeführte Eignungsmatrix. Im Teilnahmewettbewerb ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die drei bis fünf bestplatzierten Bewerber. Bei gleicher Gesamtpunktzahl von Bewerbern bei Rang fünf werden maximal weitere zwei gleichplatzierte Bewerber zu Teilnehmern am Wettbewerb. Liegen mehr als insgesamt zwei Bewerber bei Rang fünf gleichauf entscheidet das Los.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Betriebshaftpflichtversicherung
a) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Der Auftragnehmer hat insbesondere eine branchenübliche und ausreichende Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung abgeschlossen und die ausstehenden Prämien bezahlt.
Die Versicherungspolicen sind als Anlage beizufügen.
- Unternehmensprofil
- Unternehmensreferenzen
- Angaben zu Fachkräften
- Angaben zum Kernteam
a) Unternehmensprofil
Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geprüft. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an das Unternehmensprofil:
- Unternehmensvorstellung des Bieters
inkl. Gründung
inkl. aktuelle Betriebsgröße
inkl. spezialisierte Leistungsart, Portfolio
- Erläuterung des einzusetzenden Teams
inkl. Teamgröße
inkl. Qualifikationen
b) Unternehmensreferenz(en) im Bereich "Zielgruppenbestimmung, Datenscoring und Datenaufbereitung von Hauslistmailings"
Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis von mindestens einer vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht.
Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en):
- Leistungsgegenstand war die Datenauswahl und Datenaufbereitung für Mailings mit einer Mindestauflage von ca. >= 100.000 Stück.
- Die Dienstleistung bestand aus dem Datenscoring sowie der Datenaufbereitung für den Lettershop. Aus der Referenz geht hervor, ob es sich tatsächlich um ein Scoring oder hingegen um eine reine Selektion handelte.
- Unternehmensreferenz nicht älter als 3 Jahre.
Wünschenswerte Anforderung (keine Mindestanforderung):
- Referenzauftraggeber aus dem Non-Profit-Bereich.
- Leistungsbestandteil war die Portooptimierung.
c) Unternehmensreferenz(en) im Bereich "Datenaufbereitung und -verwaltung von Fremdadressmailings"
Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis von mindestens einer vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht.
Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en):
- Leistungsgegenstand war die Datenaufbereitung und die Datenverwaltung eines Fremdadressmailings. Dabei lag der Fokus auf der Datenaufbereitung und -verwaltung, inklusive Bestandsabgleichen, nicht auf der Listauswahl selbst.
- Unternehmensreferenz nicht älter als 3 Jahre.
- Zu jeder Unternehmensreferenz ist eine separate Anlage einzureichen.
Wünschenswerte Anforderung (keine Mindestanforderung):
- Referenzauftraggeber aus dem Non-Profit-Bereich.
- Leistungsbestandteil war die Portooptimierung.
d) Angaben zu Fachkräften
Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch die Angabe(n) zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bewerber sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt:
Projektleiter (m/w/d):
Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für die Auftraggeberin bereit zu stellen.
Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:
- die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
- zumindest ein Jahr Berufserfahrung im Bereich "Projektleitung von Mailingabwicklung" aufweisen;
Data Analytics Consultant (m/w/d):
Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf eine große Expertise des leitenden Data Analytics Consultants.
Der Data Analytics Consultant hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:
- die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
- Eine Tätigkeit im Bereich Datenauswahl, Zielgruppenbestimmung, Scoring und Datenanalysen über mindestens ein Jahr wird vorausgesetzt.
e) Angaben zum Kernteam
Der Bewerber hat die Anzahl der für die Auftragsausführung gewählten Personen, inkl. Projektleitung, anzugeben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
3 - 4 Quartal 2025 für weitere vier Jahre (Rahmenvereinbarung).
Bekanntmachungs-ID: CXP4YF1R4CX
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de
Wichtiger Hinweis: Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.
Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen:
Deutschen Roten Kreuz e.V.
Team Recht / Compliance
Carstennstraße 58
12205 Berlin
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de