Beschaffung einer neuen Computer Aided Facility Management-Software (CAFM) Referenznummer der Bekanntmachung: 1003085

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]00
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.dak.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YRXYYEG/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YRXYYEG
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung einer neuen Computer Aided Facility Management-Software (CAFM)

Referenznummer der Bekanntmachung: 1003085
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48421000 Softwarepaket für das Facility-Management
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Beschaffung einer neuen CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) und Erweiterung um die fehlenden Standard-Module sowie Schnittstellen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
Hauptort der Ausführung:

DAK-Gesundheit

Nagelsweg 27-31

20097 Hamburg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Zur Unterstützung des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements möchte die DAK-Gesundheit eine neue CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) beschaffen und die fehlenden Standard-Module sowie Schnittstellen erweitern.

Die eingesetzte CAFM-Software „ConjectFM“ wurde im Jahr 2001 von der DAK-Gesundheit (DAK-G) beschafft und befindet sich seit diesem Zeitpunkt in verschiedenen Ausbaustufen im Einsatz. Die CAFM-Software wurde durch die DAK-G mit externer Unterstützung auf die Bedürfnisse der DAK-G angepasst. Der Customizing-Anteil beträgt ca. 80 %. Das Hosting erfolgt durch die BMT. Die CAFM-Software selbst wird als Client-Server-Lösung betrieben und nicht nennenswert weiterentwickelt, da eine webbasierte Lösung (gleiche CAFM-Software nur andere Umgebung) angeboten wird.

Folgende Module der Software werden genutzt:

— Mietvertragsmanagement,

— Vertragsmanagement,

— Wartungs- und Auftragsverwaltung (Gebäude Nagelsweg),

— Belegungsmanagement (Gebäude Nagelsweg),

— Parkplatzverwaltung,

— Reinigungsmanagement,

— Energiemanagement.

Die derzeit eingesetzte CAFM-Software „ConjectFM“ beinhaltet kein Modul „Servicedesk“ (Ticket-System). Eine Erweiterung der bestehenden Softwarelösung um das dringend benötigte Modul „Servicedesk“, wäre nur im Rahmen eines Customizings mit erheblichen finanziellen Aufwänden möglich.

Weiterhin fehlen die Schnittstellen zu SAP (bidirektional) und zu den gängigen Standard-Software im Gebäudemanagement (z. B. Revit, BIM).

Ebenfalls stehen keine standardisierten Schnittstellen von der CAFM-Software „ConjectFM“ zum Dienststellen-Information-Bestand (DIB) bzw. dessen Nachfolger DIBitt oder an das active directory der DAK-G zur Verfügung. Gleiches gilt für die Anbindung an das Personendokument zur Abfrage der Mitarbeiterdaten (Anzahl der Beschäftigten je Stellentyp und Dienststelle) an einem Standort.

Zukünftig soll eine standardisierte CAFM-Software eingesetzt werden, um damit den bis dato sehr hohen Customizing-Anteil von ca. 80 % auf ein Minimum zu reduzieren. Damit werden die Risiken und Kosten bei Softwareupgrades bzw. Softwareupdate minimiert (Umfangreiche händische Anpassung/ Programmierungen entfallen).

Die CAFM-Software soll nach GEFMA-Richtlinie 444 (German Facility Management Association/ Deutscher Verband für Facility Management e. V.) zertifiziert sein und sich an Best-Practice-Ansätzen orientieren. Die CAFM-Software soll weiterhin über die in der Problembeschreibung benannten Module und Schnittstellen verfügen bzw. um die fehlenden Module und Schnittstellen ergänzt werden.

Das Hosting der Software soll als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) auf europäischen-Servern direkt beim Hersteller erfolgen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 84
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Die DAK-Gesundheit ist berechtigt, den Vertrag 2 Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Anlage A1),

2. Eigenerklärung Mindestlohn und Tariftreue (Anlage A2a),

3. ggfls. Eigenerklärung Mindestlohn und Tariftreue für Nachunternehmer (Anlage A2b nur für den Fall, dass Nachunternehmer eingesetzt werden sollen),

4. den Nachweis über Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als 1.1.2021).

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Eigenerklärung über das Bestehen einer aktuellen Vermögensschaden- und allgemeine Betriebshaftpflichtversicherung oder entsprechende Verpflichtungserklärung über Abschluss einer solchen Versicherung (Anlage A5).

2. Nachweis einer Betriebsunterbrechungsversicherung.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Referenzliste (Anlage A3): Mindestens 2 Referenzen über die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind,

2. Nachweise über Erfüllung der Anforderungen an ein Rechenzentrum (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.2.2 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)):

— ISO 27001 (Informationssicherheit),

— ISO 27018 (Informationssicherheit in Cloud-Lösungen),

— ISAE 3402 (internes Kontrollsystem von Dienstleistern),

— ISO 22301 (Business Continuity Management),

— ISO 9001 (Qualitätsmanagement).

3. Kurzbeschreibung des CAFM-Systems (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.1.2 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)),

4. Nachweis über Erfüllung der Anforderungen an eine barrierefreie Software (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.3.1.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1): Im Angebot ist der Grad der Umsetzung der Barrierefreiheit der Anwendung nachzuweisen und nach welchem Standard und welcher Version des Standards dieser getestet wurde (z.B. BITV, WCAG, BITI-Test, sonstige internationale Standards).

5. Nachweis über Vorliegen eines Löschkonzepts (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.3.1.15 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)),

6. Unternehmensdarstellung (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.1.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)),

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 24/08/2021
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 22/09/2021
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Keine Angaben.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YRXYYEG

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
22/07/2021