Rahmenvereinbarung Full-Service Agentur für das DRK-Mailingprogramm Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-34-001

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.drk.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1RHML/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1RHML
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Deutsches Rotes Kreuz e. V.
I.5)Haupttätigkeit(en)
Sozialwesen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Rahmenvereinbarung Full-Service Agentur für das DRK-Mailingprogramm

Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-34-001
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79342100 Direktmarketing
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine Full-Service-Agentur für die Mailing-Aktivitäten des Bundesverbands des Deutschen Roten Kreuz e. V..

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Deutsche Rotes Kreuz e. V.

Carstennstraßen 58

12205 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gesucht wird eine Full-Service-Agentur mit Erfahrung im Fundraising, mit der eine Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Kreation, Produktionsabwicklung und Projektsteuerung des DRK-Mailingprogrammes abgeschlossen werden soll. Die bestehenden Mailingkonzepte sollen weiterentwickelt, Spender gebunden und Neuspender gewonnen werden. Der Fokus der Mailingaktivitäten liegt auf der Spendeneinwerbung, Neuspendergewinnung und Verbreitungsarbeit.

Das DRK verfügt über langjährige Erfahrung im Dialogmarketing. In der Ausschreibung geht es grundsätzlich um postalische Spendenbriefe (=Mailings). In den Mailings des DRK werden unterschiedliche Aufgaben aus dem satzungsgemäßen Spektrum des DRK – sowie In- und Auslandsthemen – exemplarisch kommuniziert.

In den letzten Jahren hat das DRK Mailings mit einer durchschnittlichen Gesamtauflage im mittleren einstelligen Millionenbereich versendet. Die Gesamtauflage basiert grundsätzlich auf einer internen Strategie und externen Markteinflüssen. Die Auflagen je Mailing variieren dabei, in Abhängigkeit von der Zielsetzung, den Zielgruppen und dem Versandzeitpunkt stark. Es werden über 65 Mailings im Jahr versandt.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität Angebotskonzept / Gewichtung: 25
Qualitätskriterium - Name: Qualität Arbeitsproben / Gewichtung: 40
Preis - Gewichtung: 35
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/01/2021
Ende: 31/12/2024
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Optionale Vertragsverlängerung: Die Rahmenvereinbarung verlängert sich einmalig um weitere 12 Monate, sofern der Auftraggeber nicht 3 Monate vor dem Ende der regulären Vertragslaufzeit (spätestens zum 30.9.2024) schriftlich kündigt.

Der Vertrag endet jedoch spätestens

— am 31.12.2025 oder

— bei Erreichen der budgetären Obergrenze i. H. v. 12,5 Mio. EUR (sofern keine Nachtragsvereinbarungen in Bezug auf Katastrophenmailings vereinbart werden).

Ohne dass es einer schriftlichen Kündigung bedarf.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Zur Prüfung der Eignung sind vom Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs (1.Phase) die unter Punkt 2.2 (Aufforderungsschreiben) geforderten Erklärungen und Angaben mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Nichtabgabe einer oder mehrerer Erklärungen und Angaben bis zum Ende der Teilnahmefrist kann zum Ausschluss des Bewerbers führen. Maßgebend für die Auswahl der erfolgreichsten Bewerber ist die unter Punkt 5 (Aufforderungsschreiben) aufgeführte Eignungsmatrix. Im Teilnahmewettbewerb ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die 3 bis 5 bestplatzierten Bewerber. Bei gleicher Gesamtpunktzahl von Bewerbern bei Rang 5 werden maximal weitere 2 gleichplatzierte Bewerber zu Teilnehmern am Wettbewerb. Liegen mehr als insgesamt zwei Bewerber bei Rang 5 gleichauf entscheidet das Los.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

a) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung.

Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Der Auftragnehmer hat insbesondere eine branchenübliche und ausreichende Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung abgeschlossen und die ausstehenden Prämien bezahlt.

Die Versicherungspolicen sind als Anlage beizufügen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

a) Unternehmensprofil

Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geprüft. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an das Unternehmensprofil:

— Unternehmensvorstellung des Bieters: Gründung, aktuelle Betriebsgröße, spezialisierte Leistungsart, Portfolio,

— Erläuterung des einzusetzenden Teams: Teamgröße, Qualifikationen.

b) Unternehmensreferenz(en)

Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis von mindestens einer vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht.

Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en):

— Leistungsgegenstand war die Mailingabwicklung von Mailings mit einer Auflage von ca. >= 100 000 Mailings,

— Mailing bestand aus Anschreiben, Hülle und ggf. Flyer,

— Unternehmensreferenz nicht älter als 3 Jahre,

— Der Bewerber hat zu jeder eingereichten Unternehmensreferenz eine separate Übersicht mit den dazugehörigen Anschreiben, Hüllen, Flyern etc. einzureichen (1 DIN A4-Seite ausreichend)!

Wünschenswerte Anforderungen:

— Referenzauftraggeber aus dem Bereich Non-Profit,

— Referenzauftraggeber aus dem Bereich Wohlfahrt.

c) Angaben zu Fachkräften

Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch die Angabe(n) zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bewerber sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt:

Projektleiter (m/w/d):

Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für die Auftraggeberin bereit zu stellen.

Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:

— die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist,

— zumindest 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich „Projektleitung von Mailingabwicklung“ aufweisen.

d) Angaben zum Kernteam:

Der Bewerber hat die Anzahl der für die Auftragsausführung gewählten Personen, inkl. Projektleitung, anzugeben.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Nichtoffenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 26/07/2021
Ortszeit: 13:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 02/08/2021
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 29/10/2021

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: ja
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen:

Juni - Juli 2025 für weitere 4 Jahre (Rahmenvereinbarung).

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4YF1RHML

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Wichtiger Hinweis: Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.

Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen:

Deutschen Roten Kreuz e. V.

Team Recht / Compliance

Carstennstraße 58

12205 Berlin.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.drk.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
23/06/2021