Rahmenvereinbarung Eventagentur Referenznummer der Bekanntmachung: 210087-125-1
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10623
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.berlin-partner.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Eventagentur
Die Auftraggeber planen zur Realisierung des Beschaffungsziels den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer im Bereich von Eventdienstleistungen einschließlich technischer Leitung.
Ziel ist es, mittels des Rahmenvertrages (technische) Dienstleistungen mit einem Wirtschaftsteilnehmer für den gemäß Aufforderung benannten Zeitraum abrufen zu können.
Berlin
Leistungspaket Eventmanagement:
— Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art (live, digital, hybrid) regional, national und international, inkl. Technischer Projektleitung,
— Technische Planung und Umsetzung von Veranstaltungsformaten regional, national und international (inkl. Projektleitung), dazugehörige Erstellung von Produktions- und Lieferplänen inklusive Erfassung von Logistikvorgängen Dritter (z. B. Anlieferungstermine),
— Einkauf/Miete von Veranstaltungsmaterialien wie beispielsweise Möblierung, Veranstaltungstechnik, Raummiete sowie aller notwendigen Lizenzen,
— Sonderanfertigungen im Rahmen des technischen Aufbaus oder von (interaktiven) Aktionen für die Gäste, beispielsweise Bühnenrückwände, Logos im 3D-Effekt, Branding von Spezialbauten (Tribünen, Treppen o. ä.),
— Recherche und Beauftragung Catering in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit,
— Recherche und Buchung von Personal, bspw. Hostessen, Messebauern, Veranstaltungsfotografen, Einlass-Helfer, Security, Platzanweiser usw.,
— Recherche und Buchung von Künstlern in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, z. B. Musiker, Bildende Künstler, Performance Artists, Graphic Recording Artists, etc.
— Abschließen von entsprechenden Versicherungen,
— Miete, Produktion oder Beauftragung von Exponaten (Exponate für Events; Kosten für bspw. Miete und Reisekosten),
— Einladungsmanagement,
— Notwendige logistische Maßnahmen zur Realisierung der Veranstaltungen,
— Vor jeglicher Beauftragung, der genannten Leistungen hat der Dienstleister der Auftraggeberin ein Angebot vorzulegen und die Zustimmung zur Beauftragung/Abruf der Leistungen einzuholen,
— Die vorgenannten Leistungen sind nicht abschließend benannt, da diese auf Basis der aktuellen Rahmenbedingungen definiert sind. Unvorhersehbare Entwicklungen (technische Weiterentwicklungen, äußere Umstände wie Pandemie etc.) können Anpassungen der Leistungen erfordern. Diese Anpassungen können nur soweit vorgenommen und abgerufen werden, sofern sie in einem engen Sachzusammenhang mit den bereits beschriebenen Leistungsteilen stehen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
d) Betriebshaftpflicht:
Der Bieter hat nachzuweisen, dass eine – zum Zeitpunkt des Fristendes – für den Eingang des Angebots – aufrechte Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen besteht, bzw. dass eine solche Betriebshaftpflichtversicherung durch eine Versicherung in Deckung genommen wird:
Für Personen, Sach- und Vermögensschäden: mindestens [Betrag gelöscht] EUR sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind. Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.
a) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen:
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung 3 Unternehmensreferenzen im Bereich „Event-Produktion“ die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist/sind, nachzuweisen. Die Referenzen sollen je ein Live-Format, ein digitales Format und eine Hybrid-Veranstaltungen aufweisen. Dabei wäre es wünschenswert, wenn Referenzen angegeben werden, die sich nicht auf Leistungen beziehen, die für die Auftraggeberin selbst erbracht wurden.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Konzeption, Projektmanagement des Events,
(2) technische Planung und Durchführung und
(3) Zusammenarbeit mit weiteren Partnern (bspw. Künstleragenturen, Catering-Unternehmen etc.).
Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Ausfüllen der Beilage „Unternehmensreferenzen“ nachzuweisen.
b) Unternehmensprofil
Der Bieter hat mit dem Angebot ein aussagekräftiges Unternehmensprofil mit max. 2 Seiten und folgendem Inhalt einzureichen:
— Unternehmensportrait (z. B. Gründungsjahr, Team, Leistungsportfolio).
c) Mindestanforderung Schlüsselpersonal.
— Projektleiter.
Der Projektleiter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist,
(2) zumindest 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungs-Produktion oder – management aufweisen,
(3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an 3 Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Hinweis: Der Bieter hat die Qualifikation des Schlüsselpersonals durch das vollständige Ausfüllen der Beilage „Schlüsselpersonal“ nachzuweisen!
— Projektleiter-Stellvertreter.
Der Bieter hat einen Projektleiter-Stellvertreter zu benennen, der den Projektleiter im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann.
Der Projektleiter-Stellvertreter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist,
(2) zumindest 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsproduktion oder – management aufweisen,
(3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an 3 Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Hinweis: Der Bieter hat die Qualifikation des Schlüsselpersonals durch das vollständige Ausfüllen der Beilage „Schlüsselpersonal“ nachzuweisen!
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.
Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.