Enterprise Content Management System (ECM-System) Referenznummer der Bekanntmachung: BL 16/20

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://charite.de
Adresse des Beschafferprofils: https://vergabeplattform.charite.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Enterprise Content Management System (ECM-System)

Referenznummer der Bekanntmachung: BL 16/20
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48311100 Dokumentenverwaltungssystem
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Enterprise Content Management System (ECM-System).

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48311100 Dokumentenverwaltungssystem
72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

10117

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der Vergabe ist eine DMS- bzw. ECM-Software zur Implementierung eines unternehmensweiten Systems mit dem Ziel, Informationsflüsse innerhalb der Charité Facility Management GmbH (CFM) als auch im Austausch mit Externen papierlos abzubilden, effizient zu gestalten und zielgerichtet zu steuern.

Lizenzumfang: 400 concurrent User.

Inhaltlicher Umfang: 6 Fachanwendungen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Konzept Customizing / Konfiguration und Administration / Gewichtung: 10
Qualitätskriterium - Name: Konzept Implementierung / Migration / Technische Konzeption / Gewichtung: 20
Qualitätskriterium - Name: Konzept Projektmanagement / Gewichtung: 10
Qualitätskriterium - Name: Konzept Anwendungsfall Personalakte / Gewichtung: 20
Kostenkriterium - Name: Preis Software / Gewichtung: 20
Kostenkriterium - Name: Preis Dienstleistung Systemeinführung / Gewichtung: 10
Kostenkriterium - Name: Folgekosten Software Pflege (4 Jahre) / Gewichtung: 5
Kostenkriterium - Name: Option zusätzliche Lizenzen / Gewichtung: 2
Kostenkriterium - Name: Option Rechnungsbearbeitung / Prüfung / Gewichtung: 3
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Option zusätzliche Lizenzen

Der Auftraggeber kann nicht abschätzen, inwieweit zukünftig weitere Lizenzen benötigt werden. Daher soll eine Option zum Kauf weiterer Lizenzen in 25er-Schritten vereinbart werden.

Option Rechnungsbearbeitung / Prüfung

Momentan nutzen die CFM eine eigenständige Software von Seeburger für die Prüfung von Rechnungen. Die Archivierung erfolgt bereits in einem gemieteten DMS. Seeburger bildet in der derzeitigen Einstellung unsere Anforderungen leider nicht zufriedenstellend ab. Für den jetzigen Auftraggeber bedeutet es also je nach angebotener Produktpalette des Bieters entweder Seeburger anzupassen oder ein anderes System zu nutzen. Da die meisten DMS / ECM-Systeme bereits einen Workflow für die Rechnungsprüfung vorsehen, muss sich dabei der Auftraggeber zur Vermeidung der Wettbewerbsbeschränkung die Möglichkeit offen halten, das angebotene System nicht nur für die Archivierung der Rechnungen zu verwenden, sondern auch eine Prüfung in ein und demselben System durchführen zu können.

Option Zusatzaufwände

Es kann in einem solchen Projekt immer wieder passieren, dass durch Mitarbeiterwechsel beim AG erneute Schulungen oder durch notwendige Systemanpassungen kleinere außerordentliche Programmieraufwendungen notwendig werden. Um dieser Eventualität gerecht zu werden, sollen jetzt schon die Preise abgefragt werden. Eine Bewertung dieser Preise in den Zuschlagskriterien ist nicht gewünscht.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 020-044344
IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: BL 16/20
Bezeichnung des Auftrags:

Enterprise Content Management System (ECM-System)

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2)Auftragsvergabe
V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:
30/03/2021
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10709
Land: Deutschland
Internet-Adresse: www.optimal-systems.de
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: [Betrag gelöscht] EUR
Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Angaben zum Wert des Auftrags können nicht erfolgen, da die Veröffentlichung dieser Angaben den berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden würde (vgl. § 39 Abs. 6 Nr. 3).

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB).

Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).

Die o. a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.

Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.

Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
13/04/2021