Projektmanager Digitalisierung Referenznummer der Bekanntmachung: 2020_SpriG_VS_Projektmanager_Digitalisierung_2

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20095
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.sprinkenhof.de/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Städtische GmbH
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Projektentwicklung und Immobiliengesellschaft für die Freie und Hansestadt Hamburg

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Projektmanager Digitalisierung

Referenznummer der Bekanntmachung: 2020_SpriG_VS_Projektmanager_Digitalisierung_2
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, den eingehenden Schriftverkehr die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.

Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten muss die Leistung vollständig vor Ort erbracht werden.

Zu den Aufgaben gehören:

— Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen,

— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt,

— Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT,

— Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen,

— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen,

— Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen,

— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse,

— Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen,

— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, …),

— Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems),

— Change Management.

Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Hauptort der Ausführung:

Hamburg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Sprinkenhof GmbH hat verschiedene Digitalisierungsprojekte aufgesetzt, die im Rahmen der Tätigkeiten zu einem Gesamtprojekt zusammengeführt und koordiniert werden sollen.

— Ansprechpartner für den Aufbau der digitalen Akten,

— Digitalisierung der kaufmännischen und technischen Akten (Vorbereitung der Ausschreibung (Erstellung und Abstimmung der Leistungsbeschreibung), interne Abstimmung der Prozesse, Begleitung der Ausschreibung, Begleitung der Umsetzung.),

— Modellierung und Abstimmung der Prozesse mit den Fachbereichen zur Umsetzung der digitalen Akten,

— Begleitung der Einführung des Scans des eingehenden Schriftverkehrs,

— Unternehmensweite Abstimmung der Digitalisierung u.a. auch mit den von den ersten Maßnahmen nicht betroffenen Unternehmensbereichen.

Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.

Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort zu erbringen.

Zu den Aufgaben gehören:

— Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen,

— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt,

— Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT,

— Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen,

— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen,

— Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen,

— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse,

— Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen,

— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, …),

— Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems),

— Change Management.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität der persönlichen Referenzen über vergleichbare Leis-tungen des Projektmanagers / Gewichtung: 20
Qualitätskriterium - Name: Konzept für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitali-sierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten) / Gewichtung: 35
Qualitätskriterium - Name: Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektmanagers (max. 4 DIN A4-Seiten) / Gewichtung: 15
Preis - Gewichtung: 30
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S [removed]
IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Projektmanager Digitalisierung

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2)Auftragsvergabe
V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:
25/01/2021
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 5
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 9
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Glückstadt
NUTS-Code: DEF0E Steinburg
Postleitzahl: 25348
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
08/02/2021