Rahmenvertrag Tagungshotel Referenznummer der Bekanntmachung: V0021/2021

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
NUTS-Code: DE50 Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.vergabe.bremen.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabe.bremen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-177620c8029-59a88ee765759c87
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Bremen
NUTS-Code: DE50 Bremen
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.vergabe.bremen.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: www.vergabe.bremen.de
Im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich unter: https://www.vergabe.bremen.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Rahmenvertrag Tagungshotel

Referenznummer der Bekanntmachung: V0021/2021
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
55100000 Dienstleistungen von Hotels
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Rahmenvertrag über die Bereitstellung von Tagungsräumen und Übernachtungsmöglichkeiten mit Verpflegung. Als Tagungsort wird Göttingen festgelegt.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE50 Bremen
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Im Rahmen des gemeinsamen Betriebs der fachlichen IT-Standards der Innenverwaltung ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards beim Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen (KoSIT) beauftragt, regelmäßige 1-, 2- und 3-tägige Veranstaltungen mit Experten durchzuführen. Diese Veranstaltungen müssen in einem Tagungshotel durchgeführt werden, in dem die Teilnehmenden ihre Gremiensitzungen durchführen, übernachten und verpflegt werden. Ziel dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer über die entsprechende Leistung abzuschließen.

Leistungsumfang:

Die Veranstaltungen finden werktags (in Einzelfällen kann eine Voranreise und die damit verbundene Übernachtungsmöglichkeit bereits an einem Sonntag erforderlich sein) und in regelmäßigen Abständen verteilt über das Jahr statt. Im Rahmen einer Veranstaltung tagen regelhaft 2 Unterarbeitsgruppen parallel (AG Modellierung und AG Test). Jede Unterarbeitsgruppe besteht aus ca. 13 Personen. Die Unterarbeitsgruppen müssen zeitweilig als Gesamtplenum zusammenarbeiten können.

Entsprechend muss pro Veranstaltung ein großer Sitzungsraum für das Gesamtplenum (ca. 26 Personen) und ein kleiner Sitzungsraum (ca. 13 Personen) zur Verfügung gestellt werden.

Die von der KoSIT durchgeführten Veranstaltungen lassen sich anhand der Sitzungsdauer in 3 Typen unterteilen.

Typ A:

Diese 2-tägigen Sitzungen beginnen am ersten Tag am Vormittag und enden am zweiten Tag mittags. Sie beinhalten neben der Bereitstellung der Tagungsräume/-technik (s. Abschnitt 4.4) und der Übernachtung (s. Abschnitt 3) der Teilnehmer folgende Leistungen aus Abschnitt 0:

— Tag 1: Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Kaffeepause am Nachmittag, Abendessen,

— Tag 2: Frühstücksbuffet, Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen bzw. Reiseverpflegung.

Typ B:

Diese 2-tägigen Sitzungen beginnen am ersten Tag am Vormittag und enden am zweiten Tag am Nachmittag. Sie beinhalten neben der Bereitstellung der Tagungsräume/-technik (s. Abschnitt 4.4) und der Übernachtung (s. Abschnitt 3) der Teilnehmer folgende Leistungen aus Abschnitt 0:

— Tag 1: Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Kaffeepause am Nachmittag und Abendessen,

— Tag 2: Frühstücksbuffet, Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen und Kaffeepause am Nachmittag.

Typ C:

Diese 1-tägigen Sitzungen beginnen am Vormittag und enden am Nachmittag, Sie beinhalten neben der Bereitstellung der Tagungsräume/-technik (s. Abschnitt 4.4) folgende Leistungen aus Abschnitt 0:

— Tag 1: Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Kaffeepause am Nachmittag.

Pro Jahr ist von ca. 42 Sitzungen auszugehen:

Sitzungstypen Sitzungen pro Jahr

Typ A – AG Modellierung 6

Typ A – AG Test Modellierung 4

Typ B – AG Modellierung 16

Typ B – AG Test 14

Typ C – AG Modellierung 2

Ein Anspruch des Auftragnehmers auf eine Mindestbelegung bzw. eine Mindestanzahl an Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen besteht nicht. Die Zimmerbelegung ist in Einzelzimmern oder in einem Doppelzimmer mit preisgleicher Einzelnutzung mit Dusche/WC (Nichtraucherzimmer) erforderlich.

Anforderungen an Lage und Erreichbarkeit

Die Teilnehmenden der Veranstaltungen reisen aus der gesamten Bundesrepublik überwiegend per Bahn an. Um für die Teilnehmer eine Anreise am Vorabend der Veranstaltung zu vermeiden, muss das Tagungshotel in einem zentral in Deutschland gelegenen Ort liegen. Um auch den Mitarbeitern der KoSIT die Gelegenheit zu geben, zur Vorbereitung der Sitzung vor Ort mit ausreichend Vorlauf vor den restlichen Teilnehmern einzutreffen, wird als Tagungsort Göttingen festgelegt. Das Tagungshotel muss mindestens die Anforderungen der DEHOGA-Klassifizierung von 3 Sternen Superior erfüllen (Kriterienkatalog 2020-2025; HOTELSTARS.EU; abrufbar unter:

https://www.hotelstars.eu/de/deutschland/kriterien/kriterienkatalog).

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Preis
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/05/2021
Ende: 30/04/2023
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag beinhaltet die zweifache einseitige Verlängerungsoption:

1.5.2023 bis 30.4.2024 (1. Verlängerung)

1.5.2024 bis 30.4.2025 (2. Verlängerung)

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die „Anlage 1 – Eigenerklärungen zur Eignung“ sowie -falls

Zutreffend- die entsprechenden Formblätter ausgefüllt mit dem Angebot einreichen. Die Auftrag-geberin behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Die gilt auch für Nachweise gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3).

Angaben zum Firmenprofil/Unternehmensdarstellung (Formblatt 1)

Eigenerklärung, dass für Ihr Unternehmen keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen. (Formblatt 2)

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 6 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen

Oder einer Geldbuße von mehr als [Betrag gelöscht] EUR belegt worden ist. (Formblatt 2)

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über den Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister verfügt. (Formblatt 2)

Eigenerklärung, dass das Unternehmen Mitglied der Berufsgenossenschaft ist (Formblatt 2)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die „Anlage 1 – Eigenerklärungen zur Eignung“ sowie -fallszutreffend- die entsprechenden Formblätter ausgefüllt mit dem Angebot einreichen.

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen ist den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2019, 2018, 2017), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen (Formblatt 2)

Eigenerklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet (Formblatt 2)

Eigenerklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. (Formblatt 2)

Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohns (Formblatt 6)

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung verfügt, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: 1 000 000 EUO Personen- und Sachschäden pro Schadensfall und Person, [Betrag gelöscht] EUR für Vermögensschäden pro Schadensfall, [Betrag gelöscht] EUR für Verletzungen von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich Sozialdaten) pro Schadensfall und [Betrag gelöscht] EUR für sonstige Schäden (Formblatt 2)

Eigenerklärung, dass das absehbare jährlichen Rechnungsvolumen des vorgesehenen Angebotes nicht mehr als 1/3 des Geschäftsumsatzes des Unternehmens ausmacht (Formblatt 5)

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die „Anlage 1 – Eigenerklärungen zur Eignung“ sowie -falls

Zutreffend- die entsprechenden Formblätter ausgefüllt mit dem Angebot einreichen.

Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über die erforderlichen Arbeitskräfte verfügt, die für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen erforderlich sind (Formblatt 2)

Eigenerklärung, dass das Tagungshotel den gehobenen Ansprüchen gemäß der Deutschen Hotel-klassifizierung (Kriterienkatalog 2020-2025; HOTELSTARS.EU) entspricht und erfüllt (Formblatt 3)

Der Bieter hat mit dem Angebot 3 Referenzen über Aufträge, die mit dem Anforderungsprofil der Auftraggeberin vergleichbar sind, aus den letzten 3 Geschäftsjahren (2017, 2018, 2019) einzureichen (Formblatt 4).

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Die Ausschreibung richtet sich unmittelbar an Tagungshotels. Eine Angebotsabgabe im Wege der Eignungsleihe ist nicht zulässig. Das Tagungshotel muss alle geforderten MUSS-Anforderungen gemäß Leistungsbeschreibung erfüllen. Als Tagungsort wird Göttingen festgelegt.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 05/03/2021
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 05/05/2021
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 05/03/2021
Ortszeit: 10:00
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Entfällt

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: ja
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen:

2026

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
VI.3)Zusätzliche Angaben:

1. Rügen sind ausschließlich an den unter I.1) genannten Auftraggeber zu senden.

2. Im bzw. in den Vergabeverfahren werden nur Email als Kommunikationsmittel zugelassen. Geben Sie dazu bitte immer die Vergabenummer: V0021/2021 an.

3. Werden im Vergabeverfahren Bescheinigungen von Auftraggebern oder amtlichen Stellen gefordert, sind sie – soweit sie nicht in Deutsch verfasst wurden – inklusive einer beglaubigten deutschsprachigen Übersetzung einzureichen.

4. In den Vergaben ist Transparency International eingebunden.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

a) Ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht, kann ein Nachprüfungsverfahren gemäß der §§ 160 ff GWB bei der unter IV.4.1) genannte Stelle einleiten.

b) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften in dem Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Vergabebekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Anagebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— Mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

c) Die Ausführungen zur Unzulässigkeit (vorstehend unter lit. B) gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Satz 2 GWB.

§ 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
02/02/2021