Enterprise Content Management System (ECM-System) Referenznummer der Bekanntmachung: BL 16/20
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://charite.de
Adresse des Beschafferprofils: https://vergabeplattform.charite.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://charite.de
Adresse des Beschafferprofils: https://vergabeplattform.charite.de
Abschnitt II: Gegenstand
Enterprise Content Management System (ECM-System)
Enterprise Content Management System (ECM-System).
10117
Gegenstand der Vergabe ist eine DMS- bzw. ECM-Software zur Implementierung eines unternehmensweiten Systems mit dem Ziel, Informationsflüsse innerhalb der Charité Facility Management GmbH (CFM) als auch im Austausch mit Externen papierlos abzubilden, effizient zu gestalten und zielgerichtet zu steuern.
Lizenzumfang: 400 concurrent User
Inhaltlicher Umfang: 6 Fachanwendungen.
Option zusätzliche Lizenzen
Der Auftraggeber kann nicht abschätzen, inwieweit zukünftig weitere Lizenzen benötigt werden. Daher soll eine Option zum Kauf weiterer Lizenzen in 25er-Schritten vereinbart werden.
Option Rechnungsbearbeitung / Prüfung
Momentan nutzen die CFM eine eigenständige Software von Seeburger für die Prüfung von Rechnungen. Die Archivierung erfolgt bereits in einem gemieteten DMS. Seeburger bildet in der derzeitigen Einstellung unsere Anforderungen leider nicht zufriedenstellend ab. Für den jetzigen Auftraggeber bedeutet es also je nach angebotener Produktpalette des Bieters entweder Seeburger anzupassen oder ein anderes System zu nutzen. Da die meisten DMS/ECM-Systeme bereits einen Workflow für die Rechnungsprüfung vorsehen, muss sich dabei der Auftraggeber zur Vermeidung der Wettbewerbsbeschränkung die Möglichkeit offen halten, das angebotene System nicht nur für die Archivierung der Rechnungen zu verwenden, sondern auch eine Prüfung in ein und demselben System durchführen zu können.
Option Zusatzaufwände
Es kann in einem solchen Projekt immer wieder passieren, dass durch Mitarbeiterwechsel beim AG erneute Schulungen oder durch notwendige Systemanpassungen kleinere außerordentliche Programmieraufwendungen notwendig werden. Um dieser Eventualität gerecht zu werden, sollen jetzt schon die Preise abgefragt werden. Eine Bewertung dieser Preise in den Zuschlagskriterien ist nicht gewünscht.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Erklärung zur Registereintragung: Die Bieter haben ihre Berechtigung zur erlaubten Berufsausübung durch Übersendung eines aktuellen Nachweises, nicht älter als 6 Monate vor dem Datum der EU-Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens, über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise (je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist), nachzuweisen (Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ – Dokument 10).
Es sind mithin 2 Dokumente einzureichen:
Das Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ sowie der Nachweis selbst.
2. Erklärung zur Abfrage nach dem KRG: Es ist eine Erklärung beizufügen, aus der die Angaben gemäß § 6 Abs. 3 Korruptionsregistergesetz (KRG) i.V.m. § 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 KRG zur Abfrage nach § 6 KRG ersichtlich sind.
Hierfür ist das Formblatt „Erklärung über Informationen zur Abfrage nach § 6 und Auskunft nach § 7 Korruptionsregistergesetz („KRG“)“ – Dokument 11 zu verwenden.
3. Erklärung zur Berufs-/Haftpflichtversicherung: Der Bieter/die Bietergemeinschaft muss spätestens mit Auftragserteilung über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckung von mindestens [Betrag gelöscht] EUR (in Worten: zweieinhalb Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall verfügen.
Zum Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist die Erklärung gemäß Formblatt „Erklärung zum Versicherungsschutz“ (Dokument 12) vorzulegen. Auf gesondertes Verlangen des AG ist zusätzlich ein entsprechender Versicherungsschein oder ein Nachweis in Gestalt einer unwiderruflichen Deckungszusage eines Versicherers, dass im Falle des Zuschlags eine Versicherung mit den zuvor genannten Mindestsummen abgeschlossen wird, nachzureichen.
4. Erklärung zum Mindestjahresumsatz: 17.2.2 Erklärung zum Mindestjahresumsatz
Der Bieter/ die Bietergemeinschaft muss in dem Tätigkeitsbereich Dokumentenmanagement einen Mindestjahresumsatz in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren gemacht haben.
Zum Nachweis des geforderten Mindestjahresumsatzes hat der Bieter eine entsprechende Eigenerklärung nach dem Formblatt „Erklärung zum Umsatz“ (Dokument 13) vorzulegen. Bietergemeinschaften müssen für jedes Mitglied eine entsprechende Erklärung vorlegen. Bei Prüfung der Erfüllung der Mindestvorgabe werden die Summen aus den Eigenerklärungen aller Mitglieder der Bietergemeinschaft berücksichtigt.
Zu Eignungskriterium 3: Deckung von mindestens [Betrag gelöscht] EUR (in Worten: zweieinhalb Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall verfügen.
Zu Eignungskriterium 4: Mindestjahresumsatz in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren
5. 17.3.1 Mind. 3 Unternehmensreferenzen über vergleichbare Aufträge: Nachweis über mindestens 3 geeignete, d.h. vergleichbare, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes nach Formblatt „Erklärung zu Referenzprojekten“ (Dokument 14).
Vergleichbar ist eine Referenz im vorstehenden Sinne, wenn sie der ausgeschriebenen Leistung im Hinblick auf Umfang, Komplexität und Anforderungen soweit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet.
6.. (5) Referenzen mit Angabe von Fachanwendungszahlen: Nachweis über mindestens 5 geeignete, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren erbrachten Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes nach Formblatt „Erklärung zu Referenzprojekten“ (Dokument 14).
Geeignet ist eine Referenz im vorstehenden Sinne, wenn der betreffende Auftrag eine ECM-Lösung mit mindestens 10 inkludierten Fachanwendungen umfasst.
7. Angabe von Fachkräften: Die Bieter haben Angaben zu machen, über die Zahl der Fachkräfte (IT-Fachleute) oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind.
Mindeststandard: 10 IT-Fachleute.
Zudem haben die Bieter Angaben über die Zahl der Kundenberater, welche während der Auftragsausführung durchgängig am Standort der Auftraggeberin in Berlin innerhalb der vertraglich definierten Reaktionszeiten gem. Dokument 16 verfügbar sein werden, zu machen.
Mindeststandard: 20 Kundenberater.
Hierfür ist das Formblatt „Erklärung zu Beschäftigtenzahl“ (Dokument 15) zu verwenden.
8. Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigungszahl: Die Bieter haben Erklärungen abzugeben, aus denen die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich sind. Zum Erreichen der diesbezüglichen Eignungsanforderungen müssen die Bieter durchschnittlich mindestens 15 Personen (d.h. insgesamt 15 Vollzeitpositionen; exklusive Führungskräfte) beschäftigen. Teilzeitkräfte werden entsprechend Ihrer jeweiligen Quote berücksichtigt (Bspl: Eine Halbtagsstelle = ½ Mitarbeiter).
Zu Eignungskriterium 5: Mindestens 3 geeignete, d.h. vergleichbare, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren
Es gelten insoweit folgende Mindeststandards:
1. Der Auftragswert je Referenz muss mindestens [Betrag gelöscht] EUR (netto) betragen;
2. die Dauer der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Referenzgeber muss mindestens 4 Jahre betragen.
Zu Eignungskriterium 6: Mindestens 5 geeignete, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge (eine ECM-Lösung mit mindestens 10 inkludierten Fachanwendungen) in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren.
Zu Eignungskriterium 7: Mindeststandard:
10 IT-Fachleute
20 Kundenberater
Zu Eignungskriterium 8: Die Bieter müssen durchschnittlich in den letzten 3 Jahren mindestens 15 Personen (d.h. insgesamt 15 Vollzeitpositionen; exklusive Führungskräfte) jährlich beschäftigen. Teilzeitkräfte werden entsprechend Ihrer jeweiligen Quote berücksichtigt (Bspl: Eine Halbtagsstelle = ½ Mitarbeiter).
Siehe Vertragsbedingungen in den Vergabeunterlagen
Abschnitt IV: Verfahren
Zentrale Vergabestelle der Charité
Kein Bieter zugelassen.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf unserem Bieterportal zum Download zur Verfügung.
Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen, da Sie dann über alle Änderungen informiert werden und so das Risiko der Einreichung falscher/ungenügender Unterlagen gemindert wird.
Ihre Fragen/Hinweise reichen Sie bitte ebenfalls nur über https://vergabeplattform.charite.de ein.
Es sind nur elektronische Angebote zugelassen.
Signatur und Zusatzsoftware werden nicht benötigt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [gelöscht]
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB).
Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).
Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.
Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [gelöscht]