5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79900000 Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13405
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über den durchschnittlichen Jahresumsatz für vergleichbare Dienstleistungen im Eventbereich in den letzten drei Geschäftsjahren. Die Mindestanforderung für durchschnittlichen Jahresumsatz an Agenturleistungen im Bereich Event der letzten drei Geschäftsjahre (2023-2025) beträgt 350.000 EUR netto. Die Mindestanforderung für durchschnittlichen Jahresumsatz an Agentur- und Fremdleistungen im Bereich Event der letzten drei Geschäftsjahre (2023-2025) beträgt 600.000 EUR netto.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Als Mindestanforderung an die Eignung und für die Berücksichtigung im weiteren Vergabeverfahren gelten folgende Anforderungen an die Versicherungsbedingungen: Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen mindestens betragen: a) für Personenschäden 3 Mio. EUR b) für sonstige Schäden 3 Mio. EUR (Sach- und Vermögensschäden) je Schadensereignis und einer Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungs-jahres mit mindestens dem Zweifachen der Deckungssummen. Bei Bietergemeinschaften muss jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft über eine den Mindestanforderungen entsprechende Berufshaftpflichtversicherung verfügen.
Kriterium: Anzahl der Führungskräfte
Beschreibung des Eignungskriteriums: Als Mindestanforderung gilt eine Anzahl von 6 festangestellten qualifizierten Mitarbeitenden im Projektmanagement für Events mit mind. 3 Jahren Berufserfahrung bezogen auf Vollzeitstellen im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (2023-2025). Die Mitarbeitenden können auch per Eignungsleihe nachgewiesen werden.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Qualifikation der zentralen Ansprechpersonen des Bewerbers / der Bewerbergemein-schaft oder dessen / deren Unterauftragnehmer Mindestanforderungen Projektleitung › Beherrschen der deutschen Sprache auf verhandlungssicherem Niveau › Sofern diese Kompetenz nicht durch die stellvertretende Projektleitung abgedeckt wird: fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift › Umfangreiche, einschlägige Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement von mindestens 8 Jahren Mindestanforderungen Stellvertretende Projektleitung: › Beherrschen der deutschen Sprache auf verhandlungssicherem Niveau › Sofern diese Kompetenz nicht durch die Projektleitung abgedeckt wird: fließende Englisch-kenntnisse in Wort und Schrift › Umfangreiche, einschlägige Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement von mindestens 4 Jahren Nachweis durch Eigenerklärung im Eignungsformblatt
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Vergaben im Eignungsformblatt. Im Rahmen der Umsetzung von Events sind für einzelne Eventgewerke Direktvergaben sowie Verhandlungsvergaben durchzuführen. Dies erfolgt in Zusammenarbeit mit dem AN und der Berlin TXL-Vergabestelle. Die Bereiche der Recherche (Markterkundung), Angebotsabfragen wie auch Angebotsauswertungen sind dabei eigenständig vom AN zu erbringen.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft hat ein Unternehmensprofil (max. 2 Seiten) einzureichen, welches eine einschlägige Erfahrung im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen nachvollziehbar darlegt. Einzubeziehen sind Leistungsschwerpunkte, Spezialisierungen, Kun-denspektrum sowie Teamstruktur. Fehlt ein erkennbarer Bezug zu den ausgeschriebenen Leis-tungsinhalten erfolgt der Ausschluss vom weiteren Verfahren.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 35,00
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft hat vier Referenzprojekte (Marketing-Events) vorzule-gen, die hinsichtlich Art, Umfang und Komplexität mit den ausgeschriebenen Leistungen ver-gleichbar sind. Für die Beschreibung jeder Referenz sind maximal zwei separate DIN-A4-Seiten einzureichen. Folgende Angaben sind je Referenz zu machen: › Referenzkunde › Ansprechperson beim Referenzkunden inklusive Kontaktdaten › kurze Eventbeschreibung (Anlass, Setting, Programm, Zielgruppe, etc.) › Rolle des Bieters bei dem Event › Art und Umfang der ausgeführten Leistung › Umsetzungszeitraum sowie Veranstaltungsdatum › Vom Bewerber bzw. der Bietergemeinschaft gesteuerte Gewerke › Begleitende Kommunikationsmaßnahmen, sofern selbst erbracht › Link mit Impressionen oder Berichterstattung zur benannten Maßnahme › Auftragswert (Eine allgemeine Angabe „unterer, mittlerer, oberer 4/5/6/7-stelliger Nettoauf-tragswert ist ausreichend.)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 65,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: 1. Wertungspreis gemäß Preisblatt
Beschreibung: 1. Wertungspreis gemäß Preisblatt
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: 2.1 Arbeitsprobe Projektmanagement
Beschreibung: 2.1 Arbeitsprobe Projektmanagement
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: 2.2 Qualifikation und Erfahrung der vorgesehenen Mitarbeitenden
Beschreibung: 2.2 Qualifikation und Erfahrung der vorgesehenen Mitarbeitenden
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: 2.3 Projektorganisation
Beschreibung: 2.3 Projektorganisation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Wettbewerbsbedingungen:
Die Entscheidung der Jury ist für den Erwerber bindend: ja
Jeder Dienstleistungsauftrag im Anschluss an den Wettbewerb wird an einen der Gewinner des Wettbewerbs vergeben
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 20/11/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Die Unterlagen sind vom Bewerber oder Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin